New York-registrering for omsetningsavgift: En komplett guide for bedrifter og fjernsalgsselgere

Hvis virksomheten din selger avgiftspliktige varer eller avgiftspliktige tjenester i New York, er registrering for omsetningsavgift ikke valgfritt. Før du begynner å gjøre avgiftspliktige salg, må du finne ut om du trenger et New York sales tax Certificate of Authority, hvilken informasjon du må oppgi for å søke, og hvordan de løpende rapporteringsforpliktelsene vil fungere når du er registrert.

New York tar etterlevelse av omsetningsavgift på alvor, og registreringsprosessen er tett knyttet til virksomhetsstrukturen din, den fysiske eller økonomiske tilstedeværelsen din i delstaten, og typen transaksjoner du gjennomfører. For nye virksomheter er den tryggeste tilnærmingen å behandle registrering for omsetningsavgift som en del av samme oppstartscheckliste som etablering av selskap, føderal skatteregistrering og bokføring.

Hva registrering for omsetningsavgift i New York gjør

En registrering for omsetningsavgift i New York gjør det mulig for virksomheten din å:

• kreve inn omsetningsavgift fra kunder ved avgiftspliktige transaksjoner
• utstede og akseptere de fleste fritaksbevis for omsetningsavgift
• sende inn omsetningsavgiftsoppgaver til New York State Department of Taxation and Finance
• holde seg i god stand i forhold til statens skattekrav

Når søknaden din er godkjent, utsteder delstaten et Certificate of Authority. Du bør ikke gjøre avgiftspliktige salg før du mottar det.

Hvem som må registrere seg for New York sales tax

Generelt må enhver person eller virksomhet som selger avgiftspliktig løsøre eller avgiftspliktige tjenester i New York registrere seg før virksomheten starter. Dette kan inkludere:

• detaljister som selger fysiske produkter
• restauranter og cateringleverandører som selger avgiftspliktig mat og drikke
• virksomheter som tar betalt for avgiftspliktig underholdning eller fornøyelse
• hoteller og tilbydere av korttidsinnkvartering
• tjenestebedrifter som leverer avgiftspliktige tjenester
• nettbutikker og markedsplassselgere med avgiftspliktig aktivitet i New York
• midlertidige selgere og hjemmebaserte selgere, dersom salgene deres er avgiftspliktige

New York behandler også enkelte virksomheter utenfor delstaten som registreringspliktige. En virksomhet uten fysisk tilstedeværelse i delstaten kan likevel måtte registrere seg dersom den jevnlig oppsøker kunder i New York og selger avgiftspliktig løsøre til kunder i delstaten. Markedsplassaktører kan også ha egne registreringsforpliktelser.

Når du må registrere deg

Du må søke om Certificate of Authority minst 20 dager før du gjør noe avgiftspliktig salg eller leverer noen avgiftspliktig tjeneste i New York. Delstaten sier også at du ikke bør gjøre avgiftspliktige salg før du har mottatt Certificate of Authority.

Det betyr at registrering for omsetningsavgift bør skje før lansering, ikke etter den første fakturaen.

Hvis du etablerer et nytt selskap, registrer virksomheten først i riktig selskapsform, og fullfør deretter skatteoppsettet. Hvis du allerede har en virksomhet som utvider til New York, bør registrering for omsetningsavgift være en del av ekspansjonschecklisten før du begynner å selge inn i delstaten.

Hva du trenger før du søker

New Yorks registreringsprosess går gjennom New York Business Express og krever vanligvis:

• en NY.gov Business-konto
• kontaktinformasjonen til virksomheten
• informasjon om ansvarlig person
• sjekklistepunkter som delstaten ber om
• Form DTF-17.1, Business Contact and Responsible Person Questionnaire
• informasjon om når du planlegger å starte virksomheten

Avhengig av virksomheten din kan du også måtte oppgi detaljer om lokasjoner, forretningsaktivitet og innleveringsmetode.

Slik registrerer du deg for et New York sales tax Certificate of Authority

Registreringsprosessen er enkel hvis du forbereder deg på forhånd.

1. Bekreft at salgene dine er avgiftspliktige

Begynn med å identifisere om produktene eller tjenestene dine er underlagt New York sales tax. Løsøre er ofte avgiftspliktig, men enkelte tjenester er også avgiftspliktige. Virksomheter som selger mat, overnatting, adgangsavgifter eller visse tjenester bør gjennomgå reglene nøye.

2. Samle virksomhetsinformasjonen din

Før du starter søknaden, samler du inn informasjonen delstaten vil be om, inkludert:

• juridisk virksomhetsnavn
• opplysninger om eierskap og ansvarlig person
• forretningsadresse og postadresse
• estimert startdato
• beskrivelse av forretningsaktivitet
• steder der salg vil finne sted
• føderale skatte- og enhetsopplysninger

3. Søk via New York Business Express

New York ber søkere om å registrere seg gjennom New York Business Express. Delstaten behandler søknaden og sender Certificate of Authority i posten hvis søknaden godkjennes.

4. Vent på godkjenning før du gjør avgiftspliktige salg

Ikke begynn å kreve inn eller innkreve omsetningsavgift før Certificate of Authority er utstedt. For tidlig salg kan skape etterlevelsesproblemer og bøter.

5. Sett opp innlevering av oppgaver og bokføring

Når du er registrert, må du også føre regnskap og sende inn oppgaver etter den planen som er tildelt virksomheten din.

Innlevering etter registrering

Nye registrerte virksomheter sender vanligvis inn kvartalsvise omsetningsavgiftsoppgaver. Den første oppgaven baseres på omsetningsavgiftskvartalet som inkluderer datoen du planlegger å starte virksomheten, selv om virksomheten ikke starter akkurat den datoen.

Etter registrering bør du holde disse oppgavene på etterlevelseskalenderen din:

• kreve inn riktig omsetningsavgiftssats på avgiftspliktige transaksjoner
• føre registre over avgiftspliktig og avgiftsfri omsetning
• oppbevare fritaksbevis når det er nødvendig
• sende inn oppgaver i tide
• betale inn innkrevd skatt innen forfallsdatoen
• oppdatere registreringen hvis virksomheten endrer seg

Hvis virksomheten din har mer enn ett sted, kan New York tillate separate Certificates of Authority for hver lokasjon eller en samlet innleveringsstruktur, avhengig av hvordan virksomheten er organisert.

Fjernsalgsselgere og økonomisk tilknytning i New York

Selgere utenfor delstaten kan ikke anta at de er unntatt bare fordi de ikke har et fysisk kontor i New York. New York krever at enkelte fjernsalgsselgere registrerer seg når de oppfyller delstatens økonomiske terskel for tilknytning.

For markedsplassaktører og andre selgere av løsøre som leveres inn i New York, inkluderer den gjeldende terskelen som delstaten beskriver:

• mer enn 500 000 dollar i salg levert inn i delstaten, og
• mer enn 100 salg levert inn i delstaten

Hvis virksomheten din oppfyller New Yorks terskel for fjernsalgsselgere, kan du måtte registrere deg selv uten kontor, ansatte eller lager i New York.

Reglene for markedsplasser kan være annerledes enn for direkte salg til forbruker. I noen tilfeller er en markedsplassaktør ansvarlig for innkreving og innbetaling, mens en markedsplassselger kan basere seg på aktørens innkrevingsbevis eller avtale. Virksomheter som selger gjennom markedsplasser bør undersøke hvem som faktisk er ansvarlig for å kreve inn skatten på hver transaksjon.

Vanlige feil å unngå

Registrering for omsetningsavgift virker enkel, men mange virksomheter møter unngåelige problemer.

Å vente til etter første salg

Dette er en av de vanligste feilene. New York forventer registrering før avgiftspliktige salg starter.

Å tro at alle tjenester er skattefrie

Mange bedriftseiere tror at omsetningsavgift bare gjelder fysiske produkter. I realiteten er også noen tjenester avgiftspliktige.

Å glemme reglene for fjernsalgsselgere

En virksomhet uten fysisk plassering i New York kan likevel ha registreringsplikt dersom den når delstatens terskel.

Å blande sammen etablering og skatteregistrering

En virksomhet som ikke er korrekt etablert eller kvalifisert til å drive virksomhet, kan møte forsinkelser når den registrerer seg for skatt. Sørg for at selskapsoppsettet er fullført før du går videre til skatteetterlevelse.

Å unnlate å føre regnskap

Selv når omsetningsavgiften kreves inn riktig, kan dårlig bokføring skape store problemer ved en revisjon eller gjennomgang av oppgavene.

Etterlevelsescheckliste for nye virksomheter

Bruk denne sjekklisten når du starter opp i New York:

• etabler din juridiske enhet eller registrer deg som utenlandsk selskap hvis nødvendig
• skaff et føderalt EIN-nummer hvis det er aktuelt
• avgjør om produktene eller tjenestene dine er avgiftspliktige
• registrer deg for et New York sales tax Certificate of Authority
• vent på godkjenning før du gjør avgiftspliktige salg
• sett opp bokføring og innkreving av omsetningsavgift i systemene dine
• forstå innleveringsfrekvensen og forfallsdatoene dine
• oppbevar registre og dokumentasjon for fritak

Hvordan Zenind kan hjelpe

Zenind hjelper gründere med å bygge etterlevelsesdyktige virksomheter fra starten av. Hvis du lanserer i New York eller utvider til delstaten, lønner det seg å koordinere selskapsdannelse, registreringsplanlegging og oppsett for etterlevelse som én prosess i stedet for å behandle dem som separate problemer.

Det er viktig fordi registrering for omsetningsavgift er enklere når virksomhetsstrukturen din allerede er organisert, opplysningene om ansvarlig person er klare, og regnskapet er satt opp riktig. Et ryddig fundament reduserer forsinkelser og hjelper deg å fokusere på å drive virksomheten i stedet for å rette opp papirarbeid senere.

Avsluttende tanker

Registrering for omsetningsavgift i New York er et sentralt etterlevelsessteg for virksomheter som selger avgiftspliktige varer eller tjenester i delstaten. Hvis du selger fysisk, på nett, gjennom en markedsplass eller over delstatsgrenser, bør du gjennomgå reglene før din første avgiftspliktige transaksjon.

Hovedpunktene er enkle: bekreft om salgene dine er avgiftspliktige, registrer deg minst 20 dager før du starter virksomheten, vent på Certificate of Authority, og følg opp innleveringer og registre etter at du begynner å kreve inn skatt. For virksomheter som går inn i New York for første gang, er det enkleste å unngå bøter og holde seg i samsvar å få registreringsprosessen riktig fra starten av.