Реєстрація з податку з продажів у Нью-Йорку: повний посібник для бізнесу та віддалених продавців

Якщо ваш бізнес продає оподатковувані товари або оподатковувані послуги в Нью-Йорку, реєстрація з податку з продажів є обов’язковою. Перш ніж почати здійснювати оподатковувані продажі, вам потрібно визначити, чи потрібен вашому бізнесу сертифікат повноважень Нью-Йорка щодо податку з продажів, яку інформацію слід підготувати для подання заявки та як працюватимуть поточні зобов’язання щодо подання звітності після реєстрації.

Нью-Йорк серйозно ставиться до дотримання вимог щодо податку з продажів, а процес реєстрації тісно пов’язаний із вашою бізнес-структурою, фізичною або економічною присутністю в штаті та типом транзакцій, які ви здійснюєте. Для нових бізнесів найбезпечніший підхід — розглядати реєстрацію з податку з продажів як частину того самого чекліста запуску, що й створення юридичної особи, налаштування федеральних податків і бухгалтерський облік.

Що дає реєстрація з податку з продажів у Нью-Йорку

Реєстрація з податку з продажів у Нью-Йорку дозволяє вашому бізнесу:

• стягувати податок з продажів із клієнтів за оподатковуваними операціями
• видавати та приймати більшість сертифікатів звільнення від податку з продажів
• подавати декларації з податку з продажів до New York State Department of Taxation and Finance
• залишатися в належному статусі щодо вимог штату з податкового комплаєнсу

Після схвалення заявки штат видає Certificate of Authority. Не слід здійснювати оподатковувані продажі, доки ви його не отримаєте.

Хто повинен реєструватися для податку з продажів у Нью-Йорку

Загалом будь-яка особа або бізнес, який продає оподатковуване матеріальне особисте майно або оподатковувані послуги в Нью-Йорку, повинен зареєструватися до початку діяльності. Це може включати:

• роздрібних продавців фізичних товарів
• ресторани та кейтерингові компанії, які продають оподатковувані їжу та напої
• бізнеси, що стягують плату за доступ до оподатковуваних розваг або атракціонів
• готелі та провайдерів короткострокового розміщення
• сервісні компанії, які надають оподатковувані послуги
• онлайн-продавців і продавців на маркетплейсах, які мають оподатковувану діяльність у Нью-Йорку
• тимчасових продавців і продавців із дому, якщо їхні продажі є оподатковуваними

Нью-Йорк також вважає деякі компанії з інших штатів такими, що зобов’язані реєструватися. Бізнес без фізичної присутності в штаті все одно може потребувати реєстрації, якщо він регулярно залучає клієнтів у Нью-Йорку та здійснює оподатковувані продажі матеріального особистого майна покупцям у штаті. У провайдерів маркетплейсів також можуть бути окремі обов’язки щодо реєстрації.

Коли реєструватися

Ви повинні подати заявку на Certificate of Authority щонайменше за 20 днів до того, як здійсните будь-який оподатковуваний продаж або надасте будь-яку оподатковувану послугу в Нью-Йорку. Штат також зазначає, що не слід здійснювати оподатковувані продажі, доки ви не отримаєте Certificate of Authority.

Це означає, що реєстрацію з податку з продажів потрібно завершити до запуску, а не після першого рахунка.

Якщо ви створюєте нову компанію, спочатку зареєструйте бізнес у відповідній юридичній формі, а потім завершіть податкове налаштування. Якщо ви вже маєте бізнес і розширюєтеся в Нью-Йорк, включіть реєстрацію з податку з продажів до чекліста розширення ще до початку продажів у штаті.

Що потрібно підготувати перед поданням заявки

Процес реєстрації в Нью-Йорку здійснюється через New York Business Express і зазвичай вимагає:

• обліковий запис NY.gov Business
• контактну інформацію вашого бізнесу
• інформацію про відповідальну особу
• пункти з чекліста заявки, які запитує штат
• Form DTF-17.1, Business Contact and Responsible Person Questionnaire
• інформацію про дату, коли ви плануєте почати діяльність

Залежно від вашого бізнесу, вам також може знадобитися надати відомості про ваші локації, діяльність компанії та метод подання звітності.

Як зареєструватися для отримання Certificate of Authority з податку з продажів у Нью-Йорку

Процес реєстрації простий, якщо підготуватися заздалегідь.

1. Переконайтеся, що ваші продажі є оподатковуваними

Почніть із визначення того, чи підлягають ваші товари або послуги оподаткуванню в Нью-Йорку. Матеріальне особисте майно часто є оподатковуваним, але деякі послуги також можуть оподатковуватися. Бізнеси, які продають їжу, проживання, квитки на заходи або певні послуги, повинні уважно перевірити правила.

2. Зберіть інформацію про ваш бізнес

Перед початком заявки зберіть інформацію, яку попросить штат, зокрема:

• юридичну назву бізнесу
• дані про власників і відповідальну особу
• адресу бізнесу та поштову адресу
• орієнтовну дату початку діяльності
• опис бізнес-діяльності
• локації, де відбуватимуться продажі
• федеральні податкові та корпоративні дані

3. Подайте заявку через New York Business Express

Нью-Йорк пропонує заявникам реєструватися через New York Business Express. Штат опрацьовує заявку та надсилає Certificate of Authority поштою, якщо заявку схвалено.

4. Дочекайтеся схвалення перед здійсненням оподатковуваних продажів

Не починайте нараховувати або стягувати податок з продажів, доки не буде видано Certificate of Authority. Передчасні продажі можуть створити проблеми з комплаєнсом і штрафи.

5. Налаштуйте подання звітності та ведення обліку

Після реєстрації вам також потрібно буде вести облік і подавати декларації за графіком, який буде призначено вашому бізнесу.

Подання звітності після реєстрації

Нові продавці зазвичай подають квартальні декларації з податку з продажів. Перша декларація базується на кварталі з податку з продажів, який включає дату, коли ви плануєте розпочати діяльність, навіть якщо ваш бізнес не стартує саме в цю дату.

Після реєстрації тримайте в календарі комплаєнсу такі завдання:

• стягувати правильну ставку податку з продажів за оподатковуваними операціями
• зберігати записи про оподатковувані та звільнені від оподаткування продажі
• зберігати сертифікати звільнення, коли це потрібно
• подавати декларації вчасно
• перераховувати зібраний податок до дати сплати
• оновлювати реєстрацію, якщо ваш бізнес змінюється

Якщо ваш бізнес має більше ніж одну локацію, Нью-Йорк може дозволити окремі Certificate of Authority для кожної локації або консолідовану систему подання звітності, залежно від того, як організований бізнес.

Віддалені продавці та економічний nexus у Нью-Йорку

Продавці з інших штатів не повинні припускати, що вони звільнені лише тому, що не мають фізичного офісу в Нью-Йорку. Нью-Йорк вимагає, щоб певні віддалені продавці реєструвалися, коли вони досягають економічних порогів штату.

Для провайдерів маркетплейсів та інших продавців матеріального особистого майна, доставленого до Нью-Йорка, поточний поріг, визначений штатом, включає:

• понад 500 000 доларів США продажів, доставлених у штат, і
• понад 100 продажів, доставлених у штат

Якщо ваш бізнес досягає порога для віддалених продавців у Нью-Йорку, вам може знадобитися реєстрація навіть без офісу, працівників або складу в Нью-Йорку.

Правила для маркетплейсів можуть відрізнятися від прямих продажів споживачам. У деяких випадках відповідальність за стягнення та перерахування податку несе провайдер маркетплейсу, тоді як продавець на маркетплейсі може покладатися на сертифікат збору або угоду провайдера. Бізнеси, які продають через маркетплейси, повинні перевірити, хто саме відповідає за стягнення податку за кожною транзакцією.

Поширені помилки, яких слід уникати

Реєстрація з податку з продажів здається простою, але багато бізнесів стикаються з помилками, яких можна було уникнути.

Очікування до першого продажу

Це одна з найпоширеніших помилок. Нью-Йорк очікує, що реєстрація відбудеться до початку оподатковуваних продажів.

Припущення, що всі послуги не оподатковуються

Багато власників бізнесу думають, що податок з продажів застосовується лише до фізичних товарів. Насправді деякі послуги також оподатковуються.

Забуття про правила для віддалених продавців

Бізнес без фізичної локації в Нью-Йорку все одно може мати зобов’язання щодо реєстрації, якщо досягає порога штату.

Плутанина між створенням компанії та податковою реєстрацією

Бізнес, який ще не був належним чином створений або не отримав дозвіл на ведення діяльності, може зіткнутися із затримками під час податкової реєстрації. Переконайтеся, що налаштування юридичної особи завершено, перш ніж переходити до податкового комплаєнсу.

Відсутність обліку

Навіть якщо податок з продажів стягується правильно, слабке ведення документів може створити серйозні проблеми під час аудиту або перевірки звітності.

Чекліст комплаєнсу для нових бізнесів

Використовуйте цей чекліст під час запуску в Нью-Йорку:

• створіть юридичну особу або пройдіть foreign qualification, якщо це потрібно
• отримайте федеральний EIN, якщо це застосовно
• визначте, чи оподатковуються ваші товари або послуги
• зареєструйтеся для отримання Certificate of Authority з податку з продажів у Нью-Йорку
• дочекайтеся схвалення перед здійсненням оподатковуваних продажів
• налаштуйте бухгалтерський облік і стягнення податку з продажів у ваших системах
• зрозумійте свою частоту подання звітності та дати сплати
• ведіть облік і документацію щодо звільнення від оподаткування

Як Zenind може допомогти

Zenind допомагає підприємцям будувати комплаєнтний бізнес із самого початку. Якщо ви запускаєтеся в Нью-Йорку або розширюєтеся в штат, корисно координувати створення компанії, планування реєстрації та налаштування комплаєнсу як один процес, а не як окремі завдання.

Це важливо, тому що реєстрація з податку з продажів проходить легше, коли структура вашого бізнесу вже впорядкована, дані відповідальної особи підготовлені, а облік налаштований правильно. Міцна основа зменшує затримки та допомагає зосередитися на веденні бізнесу, а не на виправленні документів пізніше.

Підсумок

Реєстрація з податку з продажів у Нью-Йорку є ключовим кроком комплаєнсу для бізнесів, які продають оподатковувані товари або послуги в штаті. Якщо ви продаєте особисто, онлайн, через маркетплейс або між штатами, вам слід перевірити правила ще до першої оподатковуваної транзакції.

Основні пункти прості: визначте, чи ваші продажі є оподатковуваними, зареєструйтеся щонайменше за 20 днів до початку діяльності, дочекайтеся свого Certificate of Authority та надалі дотримуйтеся вимог щодо подання звітності й ведення обліку. Для бізнесів, які вперше виходять у Нью-Йорк, правильно й завчасно пройти процес реєстрації — це найпростіший спосіб уникнути штрафів і залишатися в межах вимог.