Регистрация за данък върху продажбите в Ню Йорк: Пълно ръководство за бизнеса и дистанционните продавачи

Ако вашият бизнес продава облагаеми стоки или облагаеми услуги в Ню Йорк, регистрацията за данък върху продажбите не е по избор. Преди да започнете да извършвате облагаеми продажби, трябва да определите дали е необходимо да получите Certificate of Authority за данък върху продажбите в Ню Йорк, каква информация трябва да подадете и как ще изглеждат текущите задължения за подаване след регистрацията.

Ню Йорк приема спазването на правилата за данък върху продажбите много сериозно, а процесът на регистрация е тясно свързан с правната структура на вашия бизнес, с физическото или икономическото му присъствие в щата и с вида сделки, които извършвате. За новите бизнеси най-сигурният подход е регистрацията за данък върху продажбите да се третира като част от същия списък за стартиране, както учредяването на дружеството, федералната данъчна регистрация и счетоводната организация.

Какво осигурява регистрацията за данък върху продажбите в Ню Йорк

Регистрацията за данък върху продажбите в Ню Йорк позволява на вашия бизнес да:

• събира данък върху продажбите от клиентите при облагаеми сделки
• издава и приема повечето удостоверения за освобождаване от данък върху продажбите
• подава декларации за данък върху продажбите към New York State Department of Taxation and Finance
• поддържа добро състояние спрямо държавните изисквания за данъчно съответствие

След като заявлението ви бъде одобрено, щатът издава Certificate of Authority. Не трябва да извършвате облагаеми продажби, преди да го получите.

Кой трябва да се регистрира за данък върху продажбите в Ню Йорк

По принцип всеки човек или бизнес, който продава облагаема материална лична собственост или облагаеми услуги в Ню Йорк, трябва да се регистрира преди да започне дейност. Това може да включва:

• търговци на дребно, продаващи физически продукти
• ресторанти и кетъринг услуги, продаващи облагаема храна и напитки
• бизнеси, които начисляват вход за облагаеми развлечения или събития
• хотели и доставчици на краткосрочно настаняване
• доставчици на услуги, които предоставят облагаеми услуги
• онлайн продавачи и продавачи в маркетплейси с облагаема дейност в Ню Йорк
• временни търговци и продавачи от дома, ако продажбите им са облагаеми

Ню Йорк също третира определени бизнеси извън щата като задължени да се регистрират. Бизнес без физическо присъствие в щата може все пак да трябва да се регистрира, ако редовно търси клиенти в Ню Йорк и извършва облагаеми продажби на материална лична собственост на клиенти в щата. Операторите на маркетплейси също могат да имат отделни регистрационни задължения.

Кога да се регистрирате

Трябва да подадете заявление за Certificate of Authority поне 20 дни преди да извършите първата облагаема продажба или да предоставите облагаема услуга в Ню Йорк. Щатът също посочва, че не трябва да извършвате облагаеми продажби, докато не получите Certificate of Authority.

Това означава, че регистрацията за данък върху продажбите трябва да се случи преди старта, а не след първата ви фактура.

Ако създавате нова компания, първо регистрирайте бизнеса в подходящата правна форма, а след това завършете данъчната настройка. Ако вече съществуващ бизнес се разширява към Ню Йорк, включете регистрацията за данък върху продажбите в списъка за разширяване, преди да започнете да продавате в щата.

Какво ви е необходимо преди подаване

Процесът на регистрация в Ню Йорк минава през New York Business Express и обикновено изисква:

• NY.gov Business акаунт
• информация за контакт на вашия бизнес
• информация за отговорното лице
• елементи от контролния списък, изисквани от щата
• Form DTF-17.1, Business Contact and Responsible Person Questionnaire
• информация за това кога планирате да започнете дейност

В зависимост от бизнеса може да се наложи да предоставите и данни за вашите локации, бизнес дейност и метод на подаване.

Как да се регистрирате за Certificate of Authority за данък върху продажбите в Ню Йорк

Процесът на регистрация е ясен, ако се подготвите предварително.

1. Потвърдете дали продажбите ви са облагаеми

Започнете с определяне дали вашите продукти или услуги подлежат на данък върху продажбите в Ню Йорк. Материалната лична собственост често е облагаема, но някои услуги също са облагаеми. Бизнеси, които продават храна, настаняване, входни билети или определени услуги, трябва внимателно да прегледат правилата.

2. Съберете информацията за бизнеса си

Преди да започнете заявлението, съберете информацията, която щатът ще изиска, включително:

• юридическото име на бизнеса
• данни за собственика и отговорното лице
• адрес на бизнеса и пощенски адрес
• очаквана дата на започване
• описание на бизнес дейността
• локации, на които ще се извършват продажби
• федерални данъчни и корпоративни данни

3. Кандидатствайте чрез New York Business Express

Ню Йорк насочва кандидатите да се регистрират чрез New York Business Express. Щатът обработва заявлението и изпраща Certificate of Authority по пощата, ако то бъде одобрено.

4. Изчакайте одобрение, преди да извършвате облагаеми продажби

Не започвайте да начислявате или събирате данък върху продажбите, докато не бъде издаден Certificate of Authority. Преждевременните продажби могат да създадат проблеми със съответствието и санкции.

5. Настройте подаването на декларации и воденето на записи

След регистрацията ще трябва също да водите записи и да подавате декларации по графика, определен за вашия бизнес.

Подаване след регистрацията

Новите търговци обикновено подават тримесечни декларации за данък върху продажбите. Първата декларация се базира на данъчния период, който включва датата, на която планирате да започнете дейност, дори ако бизнесът не стартира точно на тази дата.

След регистрацията включете в календара си за съответствие следните задачи:

• събирайте правилната ставка на данъка върху продажбите за облагаемите сделки
• водете записи за облагаеми и освободени продажби
• съхранявайте удостоверения за освобождаване, когато е необходимо
• подавайте декларации навреме
• превеждайте събрания данък до крайния срок
• актуализирайте регистрацията си при промени в бизнеса

Ако бизнесът ви има повече от една локация, Ню Йорк може да позволи отделни Certificates of Authority за всяка локация или консолидирана структура на подаване, в зависимост от това как е организирана дейността.

Дистанционни продавачи и икономически nexus в Ню Йорк

Продавачите извън щата не могат да приемат, че са освободени само защото нямат физически офис в Ню Йорк. Ню Йорк изисква определени дистанционни продавачи да се регистрират, когато достигнат стандартите за икономически nexus на щата.

За оператори на маркетплейси и други продавачи на материална лична собственост, доставяна в Ню Йорк, текущият праг, описан от щата, включва:

• повече от $500,000 в продажби, доставени в щата, и
• повече от 100 продажби, доставени в щата

Ако бизнесът ви отговаря на прага за дистанционен продавач в Ню Йорк, може да се наложи да се регистрирате, дори без офис, служители или склад в Ню Йорк.

Правилата за маркетплейси могат да се различават от директните продажби към крайни клиенти. В някои случаи операторът на маркетплейса носи отговорност за събирането и превеждането на данъка, докато продавачът в маркетплейса може да разчита на сертификата за събиране или на споразумението на оператора. Бизнесите, които продават чрез маркетплейси, трябва да прегледат кой всъщност е отговорен за събирането на данъка при всяка сделка.

Чести грешки, които трябва да се избягват

Регистрацията за данък върху продажбите изглежда проста, но много бизнеси допускат грешки, които могат да се избегнат.

Изчакване до след първата продажба

Това е една от най-честите грешки. Ню Йорк очаква регистрацията да бъде завършена преди започване на облагаеми продажби.

Предположение, че всички услуги са освободени от данък

Много собственици на бизнес мислят, че данък върху продажбите се прилага само за физически продукти. В действителност някои услуги също са облагаеми.

Пропускане на правилата за дистанционни продавачи

Бизнес без физическа локация в Ню Йорк може все пак да има задължение за регистрация, ако достигне прага на щата.

Смесване на учредяване и данъчна регистрация

Бизнес, който не е надлежно учреден или не е упълномощен да извършва дейност, може да срещне забавяния при регистрация за данъчни цели. Уверете се, че структурата на дружеството е завършена, преди да преминете към данъчно съответствие.

Липса на водене на записи

Дори когато данъкът върху продажбите се събира правилно, лошото водене на записи може да създаде сериозни проблеми при одит или преглед на декларации.

Контролен списък за съответствие за нови бизнеси

Използвайте този списък при стартиране в Ню Йорк:

• учредете правното си дружество или извършете чуждестранна регистрация, ако е необходимо
• получите федерален EIN, ако е приложимо
• определете дали вашите продукти или услуги са облагаеми
• регистрирайте се за Certificate of Authority за данък върху продажбите в Ню Йорк
• изчакайте одобрение, преди да извършвате облагаеми продажби
• настройте счетоводството и събирането на данък върху продажбите във вашите системи
• разберете честотата на подаване и крайните срокове
• поддържайте записи и документация за освобождаване

Как Zenind може да помогне

Zenind помага на предприемачите да изграждат съответстващи на изискванията бизнеси от самото начало. Ако стартирате в Ню Йорк или разширявате дейността си в щата, е полезно да координирате учредяването на компанията, планирането на регистрацията и настройката за съответствие като един процес, вместо да ги третирате като отделни задачи.

Това има значение, защото регистрацията за данък върху продажбите е по-лесна, когато правната структура на бизнеса ви вече е организирана, данните за отговорното лице са готови и счетоводните ви записи са настроени правилно. Добрата основа намалява забавянията и ви помага да се фокусирате върху управлението на бизнеса, вместо да поправяте документи по-късно.

Заключителни мисли

Регистрацията за данък върху продажбите в Ню Йорк е основна стъпка за съответствие за бизнеси, които продават облагаеми стоки или услуги в щата. Ако продавате на място, онлайн, чрез маркетплейс или през щатски граници, трябва да прегледате правилата, преди първата си облагаема сделка.

Ключовите точки са прости: потвърдете дали продажбите ви са облагаеми, регистрирайте се поне 20 дни преди започване на дейност, изчакайте Certificate of Authority и след това поддържайте подаването на декларации и записите си. За бизнеси, които навлизат в Ню Йорк за първи път, правилното ранно завършване на регистрацията е най-лесният начин да избегнете санкции и да останете в съответствие с изискванията.