Wat is een ITIN-nummer? Een praktische gids voor buitenlandse oprichters en Amerikaanse ondernemers

Als u een bedrijf in de Verenigde Staten start of uitbreidt, krijgt u al snel te maken met verschillende fiscale identificatienummers. Een van de meest misverstane is de ITIN, oftewel Individual Taxpayer Identification Number.

Een ITIN is niet hetzelfde als een Social Security Number (SSN), en het is ook geen werkvergunning, immigratiestatus of algemene identiteitskaart. Het is een federaal belastingnummer dat door de IRS wordt uitgegeven voor mensen die Amerikaanse belastingen moeten aangeven of rapporteren, maar niet in aanmerking komen voor een SSN.

Voor buitenlandse oprichters, internationale investeerders, niet-ingezetene eigenaren en bepaalde afhankelijken kan een ITIN een belangrijk onderdeel zijn van het voldoen aan de Amerikaanse belastingregels.

Basis van het ITIN

Een ITIN is een negencijferig nummer dat door de IRS wordt uitgegeven.

Het wordt alleen gebruikt voor federale belastingdoeleinden. In de praktijk betekent dit dat het de IRS helpt bij het verwerken van belastingaangiften, inhoudingsdocumenten en bepaalde rapportageverplichtingen wanneer de betrokken persoon geen SSN kan krijgen.

Een ITIN begint doorgaans met het cijfer 9 en volgt globaal hetzelfde formaat als een SSN.

Wat een ITIN niet doet, is net zo belangrijk:

• Het geeft geen toestemming om in de Verenigde Staten te werken.
• Het verleent geen immigratiestatus.
• Het maakt u niet gerechtigd op Social Security-uitkeringen.
• Het vervangt geen zakelijk EIN.
• Het dient niet als algemeen identificatienummer buiten het federale belastingstelsel.

Wie heeft een ITIN nodig?

U heeft doorgaans een ITIN nodig als u een Amerikaanse aangifteplicht hebt en niet in aanmerking komt voor een SSN.

Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Buitenlandse personen zonder verblijfsstatus die een Amerikaanse belastingaangifte moeten indienen
• Buitenlandse personen die als afhankelijke worden opgevoerd op een Amerikaanse belastingaangifte
• Buitenlandse echtgenoten of afhankelijken in bepaalde belastingsituaties
• Internationale ondernemers die Amerikaanse aangifte- of rapportageverplichtingen hebben
• Personen die inkomen uit de Verenigde Staten ontvangen waarvoor belastingrapportage vereist is

Voor veel buitenlandse oprichters is de meest voorkomende aanleiding niet simpelweg het bezit van een Amerikaans bedrijf. Het gaat eerder om een persoonlijke Amerikaanse aangifte- of inhoudingsreden waarvoor een fiscaal identificatienummer nodig is.

ITIN versus SSN

De eenvoudigste manier om het verschil te zien is deze: een SSN is voor mensen die volgens de Amerikaanse regels in aanmerking komen voor Social Security-dekking en werkautorisatie, terwijl een ITIN bedoeld is voor belastingadministratie wanneer een SSN niet beschikbaar is.

Social Security Number

Een SSN wordt uitgegeven door de Social Security Administration. Het wordt gebruikt voor werk, loon, uitkeringen en veel persoonlijke administratie.

Individual Taxpayer Identification Number

Een ITIN wordt uitgegeven door de IRS en wordt alleen gebruikt voor federale belastingdoeleinden.

Als u in aanmerking komt voor een SSN, moet u over het algemeen die gebruiken in plaats van een ITIN aan te vragen. De IRS gebruikt het ITIN specifiek voor mensen die geen SSN kunnen krijgen.

Waarom buitenlandse oprichters ITIN's moeten begrijpen

Het starten van een Amerikaans bedrijf vanuit het buitenland kan verwarring veroorzaken, omdat bedrijfseigendom, belastingrapportage en immigratiestatus in alledaagse gesprekken vaak door elkaar worden gehaald. Dat zijn niet dezelfde zaken.

Een oprichter kan een Amerikaanse LLC of corporation oprichten zonder Amerikaans staatsburger of inwoner te zijn. Dat bedrijf kan een EIN nodig hebben voor belasting- en bankdoeleinden. Maar de oprichter kan persoonlijk nog steeds een ITIN nodig hebben als die een Amerikaanse belastingaangifte moet indienen of op bepaalde belastingdocumenten moet verschijnen en geen SSN kan krijgen.

Dat onderscheid is belangrijk, omdat het invloed heeft op hoe u:

• Federale belastingaangiften indient
• Eigendom of inkomen rapporteert
• Inhouding op bepaalde betalingen regelt
• Verdragsvoordelen claimt wanneer dat van toepassing is
• Uw persoonlijke en zakelijke naleving gescheiden houdt

Als u een Amerikaans bedrijf opbouwt, kan Zenind u helpen zich te richten op de oprichtingsstappen, terwijl u fiscale vragen afstemt met een gekwalificeerde belastingprofessional.

Hoe vraagt u een ITIN aan?

De IRS gebruikt doorgaans Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, om ITIN-aanvragen te verwerken.

In veel gevallen wordt de aanvraag samen met een federale belastingaangifte ingediend of samen met documentatie waaruit blijkt dat de aanvrager een geldige federale belastingreden heeft.

Typische stappen voor de aanvraag zijn:

1. Bepaal of u daadwerkelijk niet in aanmerking komt voor een SSN.
2. Bevestig dat u een geldige federale belastingreden hebt voor het ITIN.
3. Vul Form W-7 nauwkeurig in.
4. Verzamel identiteits- en buitenlandse-statusdocumenten.
5. Dien de aanvraag in via de door de IRS goedgekeurde methode.

Omdat ITIN-aanvragen documentgevoelig zijn, is nauwkeurigheid belangrijk. Fouten kunnen de verwerking vertragen of tot afwijzing leiden.

Documenten die vaak vereist zijn

De IRS vereist ondersteunende documenten die identiteit en buitenlandse status aantonen.

Aanvragers gebruiken vaak een paspoort, omdat dit in veel gevallen beide vereisten tegelijk kan vervullen. Als er geen paspoort wordt gebruikt, kan de IRS een combinatie van andere goedgekeurde documenten verlangen.

Belangrijk: documenten moeten voldoen aan de IRS-instructies voor het huidige aanvraagproces. Onvolledige, verlopen of niet-ondersteunde documenten indienen is een van de meest voorkomende oorzaken van vertraging.

Veelgemaakte ITIN-fouten

Veel ITIN-problemen ontstaan doordat men niet goed begrijpt waarvoor het nummer bedoeld is.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende fouten:

• Een ITIN aanvragen terwijl de aanvrager eigenlijk in aanmerking komt voor een SSN
• Denken dat een ITIN kan worden gebruikt om in de VS te werken
• Een ITIN verwarren met een EIN voor een bedrijf
• Vergeten de vereiste belastingdocumentatie mee te sturen
• Verouderde formulieren of instructies gebruiken
• Wachten tot het laatste moment voor een aangiftedatum

Voor ondernemers is een ander veelvoorkomend probleem de veronderstelling dat elke eigenaar van een Amerikaans bedrijf een ITIN nodig heeft. Dat is niet altijd zo. Het juiste antwoord hangt af van de fiscale status en aangifteverplichtingen van de eigenaar.

Hoe een ITIN past binnen Amerikaanse bedrijfsvorming

Een ITIN is geen oprichtingsdocument, maar kan na de oprichting wel relevant worden.

Wanneer een oprichter een LLC of corporation opricht, kan het bedrijf een EIN nodig hebben om bankrekeningen te openen, personeel aan te nemen of belastingformulieren in te dienen. Daarnaast kan de oprichter persoonlijk een ITIN nodig hebben als er een persoonlijke belastingrapportage vereist is en er geen SSN beschikbaar is.

Dat betekent dat bedrijfsvorming en persoonlijke fiscale identificatie vaak parallel lopen:

• Het opzetten van de rechtspersoon kan staatsregistraties en een EIN vereisen
• Persoonlijke belastingnaleving kan een ITIN vereisen
• Immigratie- of werkautorisatie is een afzonderlijke kwestie

Door die trajecten gescheiden te houden, voorkomt u kostbare aangiftemissers.

Wanneer moet u met een professional praten?

U moet met een belastingprofessional spreken als:

• U niet zeker weet of u in aanmerking komt voor een SSN
• U een buitenlandse oprichter bent met Amerikaanse inkomsten of aangifteverplichtingen
• U een afhankelijke of echtgenoot opgeeft die een fiscaal identificatienummer nodig heeft
• U correspondentie van de IRS hebt ontvangen over een ITIN-probleem
• U hulp nodig hebt bij het afstemmen van entity formation, EIN-instelling en belastingnaleving

Voor veel ondernemers is de beste aanpak om eerst de bedrijfsoprichting af te ronden en daarna de belastingnummers en aangifteverplichtingen in de juiste volgorde aan te pakken.

Veelgestelde vragen

Kan ik een ITIN gebruiken om in de VS te werken?

Nee. Een ITIN is alleen voor belastingdoeleinden en geeft geen toestemming om in dienst te treden.

Vervangt een ITIN een SSN?

Nee. Als u in aanmerking komt voor een SSN, is dat doorgaans het nummer dat u moet gebruiken.

Heeft mijn LLC een ITIN nodig?

Nee. Een zakelijke entiteit heeft doorgaans een EIN nodig, geen ITIN. Het ITIN geldt voor een individu, niet voor het bedrijf zelf.

Kan ik een Amerikaans bedrijf openen zonder ITIN?

In veel gevallen wel. De behoefte aan een ITIN hangt af van uw persoonlijke belastingsituatie, niet alleen van het bezit van een Amerikaans bedrijf.

De kern

Een ITIN-nummer is een federaal belastingnummer voor mensen die moeten voldoen aan de Amerikaanse belastingregels maar niet in aanmerking komen voor een SSN. Het kan vooral belangrijk zijn voor buitenlandse oprichters, internationale investeerders en niet-ingezetenen met Amerikaanse aangifteverplichtingen.

Als u een Amerikaans bedrijf opricht, zorg er dan voor dat u drie verschillende zaken uit elkaar houdt: bedrijfsoprichting, zakelijk belastingidentificatienummer en uw eigen persoonlijke fiscale status. Dat is de duidelijkste manier om georganiseerd en compliant te blijven terwijl u in de Verenigde Staten bouwt.