Odliczenia podatkowe dla LLC i korporacji: 12 legalnych sposobów na obniżenie podatków firmowych

Wybór odpowiedniej formy prawnej to dopiero początek. Prawdziwe oszczędności podatkowe wynikają z dopasowania struktury, księgowości i zasad zwrotu kosztów do wymogów IRS. Dobrze uporządkowane rozliczenia ułatwiają korzystanie z legalnych odliczeń, uniknięcie wydatków niedopuszczalnych oraz udokumentowanie stanowiska, jeśli IRS kiedykolwiek poprosi o potwierdzenie.

Jeśli zakładasz nową firmę, Zenind może pomóc Ci utworzyć LLC lub korporację, aby dokumentacja podatkowa była poprawna od pierwszego dnia.

Jak opodatkowane są LLC i korporacje

Zanim zaczniesz myśleć o odliczeniach, musisz zrozumieć, jak IRS traktuje samą firmę. Domyślny sposób opodatkowania LLC zależy od liczby właścicieli, a ta klasyfikacja wpływa na to, jakie zeznanie składasz i jakie odliczenia są dostępne na poziomie podmiotu.

LLC z jednym właścicielem jest zasadniczo traktowana jako podmiot pomijany dla federalnego podatku dochodowego, chyba że wybierze opodatkowanie jak korporacja. LLC z wieloma właścicielami jest zasadniczo traktowana jako spółka osobowa, chyba że wybierze opodatkowanie jak korporacja. Kwalifikująca się firma może również wybrać status korporacji S, składając Form 2553.

Ma to znaczenie, ponieważ niewłaściwa klasyfikacja podatkowa może utrudnić uznanie legalnego odliczenia albo spowodować, że dochód będzie opodatkowany mniej efektywnie niż to konieczne.

1. Wybierz odpowiednio wcześnie klasyfikację podatkową podmiotu

Dla wielu właścicieli firm największa różnica podatkowa nie wynika z konkretnej kategorii wydatków. Wynika z samego wyboru formy opodatkowania.

LLC może pozostać podmiotem transparentnym podatkowo, wybrać opodatkowanie jak korporacja C za pomocą Form 8832 lub, jeśli spełnia warunki, wybrać status korporacji S za pomocą Form 2553. Właściwy wybór zależy od poziomu zysków, wynagrodzenia właściciela, planów rozwoju oraz tego, czy firma zamierza zatrzymywać zyski.

Kilka praktycznych uwag:

• Struktura transparentna podatkowo może być prosta i elastyczna, ale aktywni właściciele mogą podlegać podatkowi od samozatrudnienia od zysków firmy, zgodnie z zasadami właściwymi dla danego typu podmiotu.
• Korporacja S może ograniczyć narażenie na podatek od samozatrudnienia w odniesieniu do dystrybucji, ale tylko wtedy, gdy prawidłowo prowadzi się listę płac i ustala rozsądne wynagrodzenie.
• Korporacja C obecnie płaci federalny podatek dochodowy według stałej stawki 21% od dochodu podlegającego opodatkowaniu, ale dywidendy wypłacane właścicielom mogą tworzyć drugi poziom opodatkowania.

Najlepsza struktura to ta, która pasuje do całości sytuacji, a nie tylko do jednego odliczenia.

2. Odliczaj zwykłe i konieczne wydatki operacyjne

IRS pozwala odliczyć zwykłe i konieczne wydatki poniesione na prowadzenie działalności gospodarczej. Ta szeroka zasada stanowi podstawę niemal każdego firmowego odpisu.

Do często odliczanych wydatków operacyjnych należą:

• Czynsz za biuro lub koszt przestrzeni roboczej
• Opłaty za obsługę listy płac
• Usługi księgowe i prowadzenie ksiąg
• Opłaty prawne i koszty utrzymania podmiotu
• Subskrypcje oprogramowania i SaaS
• Internet i telefon wykorzystywane do celów firmowych
• Marketing i reklama
• Koszty wysyłki, opłat pocztowych i dostawy
• Materiały biurowe i drobny sprzęt
• Składki na ubezpieczenie firmowe
• Opłaty bankowe i prowizje operatorów płatności

Kluczowe jest oddzielenie części firmowej od ewentualnego użytku prywatnego. Jeśli wydatek jest częściowo prywatny, zasadniczo odlicza się tylko część firmową.

3. Korzystaj z accountable plan przy zwrotach kosztów

Jeśli Twoja korporacja opłaca wydatki właściciela lub pracownika, accountable plan może zamienić chaotyczne wydatki w przejrzyste odliczenia.

W ramach prawidłowo przygotowanego accountable plan zwroty kosztów za udokumentowane wydatki firmowe zasadniczo nie są traktowane jak wynagrodzenie. Może to być szczególnie przydatne przy:

• Zwrotach za przebieg samochodu
• Kosztach podróży
• Zwrotach za biuro domowe
• Materiałach kupowanych z własnej kieszeni
• Internecie, telefonie i sprzęcie wykorzystywanym do pracy

Aby accountable plan był ważny, firma powinna wymagać dowodu wydatku, potwierdzenia celu biznesowego oraz zwrotu ewentualnej nadwyżki zaliczki.

To jedno z najbardziej praktycznych narzędzi podatkowych dostępnych dla korporacji, ponieważ wspiera odliczenia, a jednocześnie utrzymuje prostsze rozliczanie płac.

4. Prawidłowo odliczaj biuro domowe

Biuro domowe może podlegać odliczeniu, ale tylko wtedy, gdy spełnia wymogi IRS.

Zasadniczo przestrzeń musi być używana wyłącznie i regularnie do celów firmowych. Stół kuchenny, pokój gościnny lub okazjonalne miejsce do pracy zwykle się nie kwalifikują. Oddzielny pokój używany wyłącznie do pracy często już tak.

Istnieją dwie popularne metody:

• Metoda standardowa: alokacja rzeczywistych kosztów domu, takich jak czynsz, odsetki od kredytu hipotecznego, ubezpieczenie, media, naprawy i amortyzacja, w oparciu o użytek firmowy.
• Metoda uproszczona: skorzystanie z uproszczonej opcji IRS, która zasadniczo pozwala odliczyć 5 USD za stopę kwadratową, maksymalnie do 300 stóp kwadratowych.

Metoda uproszczona jest łatwiejsza, ale nie pozwala odliczyć amortyzacji dla tej części domu i nie powoduje później odzyskania amortyzacji.

Ważne ograniczenie: pracownicy zasadniczo nie mogą obecnie odliczać niezwrotnego kosztu biura domowego w swoim zeznaniu osobistym. Dla właścicieli-pracowników lepszym rozwiązaniem jest zwykle właściwa struktura podmiotu i, tam gdzie to odpowiednie, accountable plan.

5. Oddzielaj koszty pojazdu, podróży i posiłków

Koszty pojazdu, podróży i posiłków są częstymi odliczeniami, ale też częstymi celami kontroli, ponieważ ludzie mieszają wydatki firmowe z prywatnymi.

W przypadku pojazdów firma może zwykle odliczyć albo:

• Standardowy przebieg, jeśli spełnione są warunki, albo
• Rzeczywiste wydatki, takie jak paliwo, naprawy, ubezpieczenie, amortyzacja, raty leasingowe i opłaty rejestracyjne, rozliczane według wykorzystania firmowego

W przypadku podróży wydatki zasadniczo muszą być zwykłe, konieczne i poniesione poza miejscem zamieszkania w celu prowadzenia działalności.

W przypadku posiłków zasada jest bardziej ograniczona. Firmowe posiłki są zazwyczaj odliczalne w 50%, gdy obecny jest podatnik lub pracownik, posiłek nie jest wystawny ani ekstrawagancki, a posiłek ma uzasadniony cel biznesowy. Wydatki rozrywkowe z kolei zasadniczo nie podlegają odliczeniu.

W tej kategorii liczy się dobra dokumentacja. Zachowuj:

• Datę i miejsce
• Cel biznesowy
• Osoby obecne
• Rejestr przebiegu lub szczegóły podróży
• Szczegółowe paragony

Im czytelniejsza dokumentacja, tym łatwiej uzasadnić odliczenie.

6. Uważnie korzystaj z amortyzacji i opcji natychmiastowego rozliczenia

Wiele firm może odzyskać koszt sprzętu, oprogramowania, mebli i niektórych ulepszeń szybciej niż poprzez rozliczanie ich przez wiele lat.

W zależności od składnika majątku i obowiązujących zasad podatkowych firma może skorzystać z:

• Section 179
• Bonus depreciation
• Zwykłej amortyzacji MACRS

Ten obszar często się zmienia i zależy od procentu wykorzystania firmowego, rodzaju aktywa oraz rocznych limitów. Zakup, który wygląda jak zwykły wydatek biurowy, może dać bardzo różny efekt podatkowy w zależności od tego, czy zostanie potraktowany jako bieżący koszt, majątek podlegający amortyzacji, czy składnik o mieszanym przeznaczeniu.

Praktyczna zasada: przed zakupem większego sprzętu sprawdź, jak zostanie zaksięgowany i czy firma rzeczywiście może wykorzystać odliczenie w roku zakupu.

7. Prawidłowo odliczaj koszty uruchomienia i organizacyjne

Założenie firmy nie musi oznaczać czystej straty.

Niektóre koszty uruchomienia i koszty organizacyjne mogą podlegać odliczeniu lub amortyzacji, z zastrzeżeniem limitów IRS i rodzaju wydatku. Mogą to być między innymi określone opłaty prawne, opłaty rejestracyjne stanowe, przygotowanie księgowe oraz koszty poniesione przed rozpoczęciem aktywnej działalności.

Istotne rozróżnienie dotyczy:

• Kosztów uruchomienia lub organizacyjnych, które mogą podlegać odliczeniu lub amortyzacji, oraz
• Wydatków kapitałowych, które trzeba rozliczać w inny sposób

Firmy powinny oddzielać koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności od bieżących kosztów operacyjnych. Ułatwia to późniejsze zastosowanie właściwego traktowania i zapobiega błędnemu mieszaniu kosztów założenia firmy ze zwykłymi odliczeniami.

8. Nie pomijaj ubezpieczeń, składek, subskrypcji i opłat profesjonalnych

Właściciele firm często pomijają drobniejsze, powtarzalne wydatki, ponieważ wydają się rutynowe. W skali roku sumują się jednak znacząco.

Do typowych odliczeń w tej kategorii należą:

• Ogólne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
• Ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej
• Ubezpieczenie od wypadków przy pracy
• Ubezpieczenie cybernetyczne
• Ubezpieczenie mienia firmowego
• Zatrzymania prawne i opłaty za przygotowanie deklaracji podatkowych firmy
• Oprogramowanie księgowe i do obsługi płac
• Opłaty za registered agent
• Branżowe publikacje i subskrypcje
• Składki na organizacje branżowe, jeśli są związane z działalnością

Zasada pozostaje ta sama: wydatek musi być związany z firmą, a nie z użytkiem prywatnym.

9. Wykorzystuj plany emerytalne do obniżenia dochodu podlegającego opodatkowaniu

Plany emerytalne robią więcej niż tylko pomagają właścicielom odkładać na przyszłość. Mogą też generować znaczące odliczenia firmowe.

W zależności od rodzaju planu wpłaty pracodawcy mogą być odliczalne, a odroczenia pracowników mogą obniżać bieżący dochód podlegający opodatkowaniu. Popularne opcje obejmują:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• Tradycyjny 401(k) dla większych zespołów

Najlepszy plan zależy od przepływów pieniężnych, liczby pracowników i tego, ile właściciel chce wpłacać. Dla niektórych firm plan emerytalny jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na przekształcenie zysków w korzyść podatkową zamiast pełnego opodatkowania.

10. Ostrożnie traktuj wynagrodzenie właściciela i świadczenia zdrowotne

To obszar, w którym rodzaj podmiotu ma ogromne znaczenie.

W korporacji C wynagrodzenie i świadczenia są zazwyczaj rozliczane przez listę płac oraz zasady świadczeń pracowniczych. W korporacji S udziałowcy-pracownicy zwykle muszą otrzymywać rozsądne wynagrodzenie przez listę płac, zanim wypłacą dodatkowe dystrybucje z zysku.

Oznacza to, że firma nie powinna zakładać, że wszystkie płatności na rzecz właściciela są traktowane tak samo. Ubezpieczenie zdrowotne, świadczenia dodatkowe, zwroty kosztów i podatki od wynagrodzeń mogą się zmieniać w zależności od podmiotu i roli właściciela.

Jeśli firma rozliczy świadczenia w niewłaściwy sposób, może stracić odliczenia albo stworzyć opodatkowane wynagrodzenie, którego nie zamierzano tworzyć.

11. Nie ignoruj zasad dotyczących prezentów biznesowych i wydatków dla klientów

Prezenty dla klientów i wydatki związane z obsługą mogą podlegać odliczeniu, ale zasady są węższe, niż wielu właścicieli się spodziewa.

Zgodnie z wytycznymi IRS prezenty biznesowe są zasadniczo ograniczone do 25 USD na osobę rocznie, z pewnymi wyjątkami dla kosztów ubocznych, takich jak wysyłka lub grawerowanie, które nie zwiększają istotnie wartości. Rzeczy, które wyglądają jak rozrywka, są zwykle traktowane jako rozrywka, a rozrywka zasadniczo nie podlega odliczeniu.

Jeśli kupujesz posiłki podczas spotkań z klientami, oddzielaj te koszty od rozrywki, gdy to możliwe, i dbaj o szczegółowy rachunek. Im wyraźniej paragon pokazuje koszt posiłku, tym łatwiej go obronić.

12. Prowadź dokumentację tak, jakbyś spodziewał się pytania w przyszłości

Dobra dokumentacja to nie luksus księgowy. To różnica między odliczeniem popartym dowodami a takim, które może zostać zakwestionowane.

Przynajmniej przechowuj:

• Wyciągi z firmowego rachunku bankowego i karty kredytowej
• Szczegółowe paragony
• Rejestry przebiegu
• Faktury i umowy
• Dokumentację listy płac
• Kopie wyborów podatkowych i złożonych deklaracji
• Protokoły zarządu lub pisemne zatwierdzenia w przypadku korporacji
• Dokumentację zwrotów kosztów w ramach accountable plan

Sama deklaracja podatkowa to tylko część historii. Dokumenty potwierdzające są tym, co sprawia, że odliczenie jest trwałe.

Najczęstsze błędy, które kasują oszczędności podatkowe

Kilka powtarzających się błędów powoduje, że właściciele firm tracą odliczenia albo narażają się na problemy z IRS:

• Mieszanie wydatków prywatnych i firmowych na tym samym koncie
• Traktowanie rozrywki jak kosztu posiłku
• Odliczanie biura domowego bez wyłącznego użycia firmowego
• Brak dokumentacji przebiegu lub celu podróży
• Wybór statusu S corp lub C corp bez planowania listy płac
• Brak rozdzielenia zwrotów kosztów od wynagrodzeń
• Niedopasowanie wydatku do właściwego zeznania podatkowego

Jeśli księgowość jest słaba, deklaracja podatkowa zwykle też będzie słabsza.

Dlaczego założenie i zgodność z przepisami mają znaczenie

Strategia podatkowa działa najlepiej wtedy, gdy firma jest prawidłowo założona i utrzymywana w dobrej kondycji formalnej. W tym właśnie pomaga usługa zakładania firmy. Zenind daje właścicielom lepszy punkt startu, pomagając utworzyć LLC lub korporację oraz utrzymać porządek w zgłoszeniach i obowiązkach zgodności, które wspierają strukturę podatkową.

Nie zastępuje to doradcy podatkowego, ale zmniejsza chaos, który często powoduje, że właściciele tracą odliczenia lub składają deklaracje w niewłaściwy sposób.

Przydatne odniesienia IRS

• About Form 8832, Entity Classification Election
• About Form 2553, Election by a Small Business Corporation
• LLC filing as a corporation or partnership
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
• Publication 587, Business Use of Your Home
• Publication 542, Corporations
• Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
• Credits and deductions for businesses

Największe korzyści podatkowe zwykle wynikają z trzech rzeczy: właściwego podmiotu, uporządkowanej dokumentacji i zdyscyplinowanego śledzenia wydatków. Jeśli zadbasz o te elementy, odliczenia stają się znacznie łatwiejsze do zastosowania i obrony.