Como apresentar impostos se tiver duas empresas: um guia prático

Ter duas empresas pode criar uma complexidade fiscal real, sobretudo se as empresas estiverem estruturadas de formas diferentes. Uma pode ser uma empresa em nome individual, outra uma LLC, ou uma pode ser tributada como S corporation enquanto a outra opera como partnership ou C corporation. Cada estrutura tem as suas próprias regras de declaração, formulários fiscais e obrigações de reporte.

A boa notícia é que a apresentação de impostos para várias empresas se torna muito mais simples quando compreende como cada entidade é tratada pelo IRS e como o rendimento empresarial passa para a sua declaração pessoal. Com os registos certos e um sistema claro para acompanhar receitas e despesas, pode manter a conformidade e evitar surpresas de última hora.

Este guia explica como funcionam os impostos quando possui duas empresas, quais os formulários normalmente exigidos, como separar registos e como manter a organização ao longo do ano.

A primeira pergunta: que tipo de empresas possui?

Antes de decidir como declarar, precisa de saber como cada empresa é classificada para efeitos fiscais. A estrutura jurídica de uma empresa e a respetiva opção fiscal determinam onde o rendimento é declarado e se a empresa apresenta a sua própria declaração ou se o rendimento passa para a sua declaração pessoal.

As estruturas mais comuns incluem:

• Empresa em nome individual
• LLC de único sócio
• LLC de vários sócios
• Partnership
• S corporation
• C corporation

Algumas destas são entidades de passagem, o que significa que os lucros e prejuízos passam para a declaração individual do proprietário. Outras são entidades fiscais separadas que apresentam a sua própria declaração empresarial.

Se não tiver a certeza de como cada empresa é tributada, reveja os documentos de constituição, as opções fiscais e os registos no IRS de ambas as entidades. Esse passo é importante porque duas empresas com o mesmo proprietário nem sempre seguem as mesmas regras de declaração.

Como as principais estruturas empresariais são tributadas

Empresa em nome individual

Uma empresa em nome individual é a estrutura mais simples para efeitos fiscais. A empresa não é tratada como uma entidade fiscal separada do seu proprietário. O rendimento e as despesas são declarados na sua declaração pessoal, normalmente no Schedule C anexado ao Form 1040.

Se tiver duas empresas em nome individual, geralmente declara cada uma separadamente no seu próprio Schedule C. Isso permite calcular o rendimento, as despesas e o lucro líquido de cada empresa de forma independente.

LLC de único sócio

Uma LLC de único sócio é normalmente tributada como uma empresa em nome individual, a menos que opte por tributação societária. Isso significa que o IRS geralmente trata a LLC como uma entidade disregarded para efeitos de imposto sobre o rendimento.

Se possuir duas LLCs de único sócio, normalmente apresentará um Schedule C separado para cada empresa. Mesmo que ambas as empresas lhe pertençam, cada uma deve ter os seus próprios registos, contas bancárias e acompanhamento de despesas.

LLC de vários sócios

Uma LLC de vários sócios é normalmente tributada como partnership por defeito. A LLC apresenta uma declaração informativa e cada sócio recebe um Schedule K-1 que mostra a sua parte dos lucros, prejuízos, deduções e créditos.

Se possuir mais do que uma LLC de vários sócios, cada LLC normalmente apresenta o seu próprio Form 1065 e fornece um K-1 separado para cada sócio. A sua declaração pessoal inclui depois o rendimento indicado nesses K-1.

Partnership

As partnerships são entidades de passagem. A própria partnership apresenta o Form 1065, mas os sócios declaram a sua parte atribuída do rendimento na sua declaração individual através do Schedule K-1.

Se for sócio de duas partnerships separadas, normalmente recebe um K-1 separado de cada partnership. Depois declara esses valores na sua declaração pessoal nas secções apropriadas.

S corporation

Uma S corporation também transfere o rendimento para os acionistas, mas tem requisitos de conformidade fiscal mais formais. A entidade apresenta o Form 1120-S e emite Schedule K-1 aos acionistas.

Se possuir várias S corporations, cada corporação apresenta normalmente o seu próprio Form 1120-S. Se trabalhar na empresa, também pode receber salários através de um W-2 enquanto empregado da corporação, os quais são declarados separadamente das distribuições de acionistas.

C corporation

Uma C corporation é tributada como uma entidade separada. Apresenta o Form 1120 e paga imposto sobre o rendimento ao nível da empresa antes de eventuais dividendos serem distribuídos aos acionistas.

Se possuir mais do que uma C corporation, cada corporação apresenta a sua própria declaração. Se receber salário de uma corporação, essa remuneração é declarada num W-2. Se receber dividendos, estes são declarados separadamente na sua declaração pessoal.

Como apresentar impostos se tiver duas empresas

O processo exato de declaração depende da estrutura de cada empresa. Na prática, existem alguns cenários comuns.

Duas empresas em nome individual ou duas LLCs de único sócio

Se ambas as empresas forem entidades disregarded para efeitos fiscais, normalmente apresenta um Schedule C separado para cada empresa com o seu Form 1040.

Cada Schedule C deve mostrar:

• Receitas brutas ou vendas
• Custo das mercadorias vendidas, se aplicável
• Despesas ordinárias e necessárias da empresa
• Lucro ou prejuízo líquido

Este reporte separado ajuda a manter claro o desempenho de cada empresa e facilita a identificação de deduções por atividade.

Duas LLCs de vários sócios ou duas partnerships

Se ambas as empresas forem tributadas como partnerships, cada entidade normalmente apresenta o seu próprio Form 1065. Recebe um Schedule K-1 separado de cada empresa e declara os valores na sua declaração pessoal.

Também pode ser necessário manter registos de suporte separados para cada partnership, especialmente se as empresas operarem em setores diferentes ou tiverem percentagens de participação diferentes.

Duas S corporations

Se ambas as empresas forem S corporations, cada uma apresenta o seu próprio Form 1120-S. Os acionistas recebem K-1 de cada corporação, e quaisquer salários pagos a si são declarados separadamente em formulários W-2.

Como as S corporations podem envolver tanto payroll como distribuições a acionistas, o controlo rigoroso dos registos é importante. Não deve misturar registos de payroll, retiradas do proprietário e distribuições corporativas entre entidades.

Duas C corporations

Se ambas as empresas forem C corporations, cada corporação apresenta o seu próprio Form 1120. As corporações pagam imposto ao nível da entidade, e quaisquer dividendos ou salários pagos a si são declarados separadamente na sua declaração pessoal.

Esta estrutura exige uma forte separação entre a contabilidade corporativa, o payroll e o reporte aos acionistas.

Estruturas mistas

Muitos empresários gerem mais do que um tipo de entidade. Por exemplo, pode possuir uma LLC de único sócio e também ser acionista de uma S corporation. Nesse caso, declara cada empresa de acordo com as suas próprias regras.

O essencial é tratar cada entidade de forma separada. Não assuma que possuir ambas as empresas lhe permite agregar tudo numa única declaração. Na maioria dos casos, o IRS espera que cada entidade seja declarada no formulário e no anexo corretos.

Quais são os formulários mais usados?

Eis uma visão simplificada dos formulários mais comuns quando possui duas empresas:

• Form 1040: a sua declaração individual
• Schedule C: lucro ou prejuízo da atividade para empresas em nome individual e LLCs disregarded
• Schedule E: rendimento e perdas suplementares, incluindo rendimento de K-1 em muitos casos
• Form 1065: declaração de partnership
• Schedule K-1: parte do proprietário em rendimentos, deduções e créditos
• Form 1120-S: declaração de S corporation
• Form 1120: declaração de C corporation
• Form W-2: salários pagos a empregados, incluindo em alguns casos proprietários-empregados
• Form 1099s: certos pagamentos a prestadores de serviços, fornecedores ou acionistas, consoante a situação

O conjunto exato de declarações depende de como cada empresa é tributada, se tem empregados e se efetuou alguma opção especial.

Como funciona o payroll quando tem duas empresas

Se uma ou ambas as empresas tiverem empregados, cada empresa é responsável pela sua própria conformidade com o payroll.

O payroll normalmente inclui retenções para:

• Imposto federal sobre o rendimento
• Segurança Social
• Medicare
• Impostos de desemprego, quando aplicável

Cada entidade empregadora deve reter, depositar e declarar os impostos sobre salários separadamente. Isso significa que o payroll de uma empresa nunca deve ser misturado com o de outra.

Se receber salários de uma das suas entidades, esses salários também são separados das distribuições do proprietário ou das alocações de lucro. Esta distinção é especialmente importante para S corporations e C corporations.

Como manter os registos organizados quando possui duas empresas

A maior origem de problemas fiscais para proprietários de várias empresas é a fraca separação. Quanto mais cada entidade partilha contas bancárias, registos contabilísticos e despesas, mais difícil se torna declarar com precisão.

Use as seguintes práticas para se manter organizado:

Mantenha contas bancárias separadas

Cada empresa deve ter a sua própria conta bancária empresarial. Se possível, cada empresa deve também ter o seu próprio cartão de crédito e conta de processamento de pagamentos.

Esta separação facilita o acompanhamento de receitas, a categorização de despesas e a comprovação de deduções se o IRS solicitar documentação.

Utilize ficheiros de contabilidade separados

Não mantenha um único livro-razão combinado para várias entidades. Crie um ficheiro de contabilidade separado para cada empresa, para que receitas e despesas sejam associadas à empresa correta.

Se as suas empresas estiverem relacionadas, ainda pode geri-las na mesma plataforma contabilística, mantendo os livros de cada entidade separados.

Acompanhe cuidadosamente as despesas partilhadas

Algumas despesas podem beneficiar mais do que uma empresa, como subscrições de software, espaço de escritório ou serviços profissionais. As despesas partilhadas devem ser alocadas de forma razoável e documentadas de forma consistente.

Evite reclamar o custo total em mais do que um local. Se uma despesa for partilhada, deve dividi-la de forma a refletir a utilização real.

Guarde os documentos de suporte

Guarde faturas, recibos, registos de quilometragem, registos de payroll, pagamentos a prestadores de serviços e extratos bancários de cada entidade. Uma boa documentação acelera a declaração e fortalece a sua posição caso surja alguma questão mais tarde.

Separe a remuneração do proprietário das despesas empresariais

Se uma empresa lhe pagar um salário, isso não é o mesmo que uma distribuição, uma retirada ou uma despesa empresarial. Mantenha essas categorias separadas nos seus registos para que a sua declaração fiscal corresponda ao tratamento da entidade.

Erros fiscais comuns a evitar

Gerir duas empresas cria mais oportunidades para erros de declaração. Os erros mais comuns incluem:

• Usar um único conjunto de livros para várias entidades
• Declarar rendimento na entidade errada
• Misturar despesas pessoais e empresariais
• Esquecer-se de apresentar uma declaração informativa para uma partnership ou S corporation
• Não emitir K-1, W-2 ou 1099 obrigatórios
• Perder depósitos de impostos sobre salários
• Ignorar requisitos de declaração ao nível estadual

Mesmo que as empresas sejam pequenas, cada entidade deve seguir as regras de declaração aplicáveis à sua estrutura.

Precisa de EINs separados?

Na maioria dos casos, cada entidade empresarial deve ter o seu próprio Employer Identification Number se for uma entidade jurídica separada que precise dele. Isso é especialmente comum em partnerships, corporações e LLCs que contratam empregados ou apresentam declarações como entidades separadas para efeitos fiscais.

Um EIN separado ajuda a manter distintos os registos de declaração, payroll e banca. Também reduz a confusão quando está a gerir várias entidades em simultâneo.

Como a Zenind pode ajudar os proprietários de empresas a manterem-se organizados

Se está a construir várias empresas, a disciplina de constituição e conformidade é importante desde o início. Estruturar corretamente cada entidade, manter registos separados e cumprir as obrigações de declaração pode poupar tempo na época fiscal.

A Zenind ajuda fundadores a constituir e gerir entidades empresariais nos EUA com foco em conformidade e clareza. Para proprietários com mais do que uma empresa, essa estrutura facilita a separação de entidades, a manutenção de bons registos e o cumprimento dos prazos de declaração.

Essa base é especialmente valiosa quando chega a época fiscal e cada empresa precisa dos seus próprios formulários, relatórios e documentação.

Lista prática de verificação de fim de ano

Antes da época fiscal, reveja o seguinte para cada empresa:

• Confirmar a classificação fiscal da entidade
• Reconciliar todas as contas bancárias e cartões de crédito
• Rever categorias de receitas e despesas
• Identificar quaisquer despesas partilhadas que precisem de alocação
• Confirmar registos de payroll e depósitos fiscais
• Reunir K-1, W-2 e formulários de prestadores de serviços
• Verificar obrigações de declaração estaduais
• Confirmar se alguma opção ou declaração mudou durante o ano

Uma lista como esta pode ajudar a evitar formulários em falta e reduzir o risco de erros de declaração.

FAQs

Apresento uma ou duas declarações fiscais se tiver duas empresas?

Depende da estrutura fiscal de cada empresa. Algumas empresas são declaradas na sua declaração pessoal, enquanto outras apresentam declarações próprias ao nível da entidade.

Posso usar os mesmos formulários fiscais para ambas as empresas?

Por vezes sim, por vezes não. Por exemplo, duas empresas em nome individual podem usar cada uma um Schedule C, mas duas corporações apresentarão cada uma a sua própria declaração societária.

Posso combinar despesas das duas empresas?

Não. Mantenha as despesas separadas para cada empresa e aloque apenas as despesas partilhadas de forma razoável e documentada.

E se uma das empresas estiver a dar prejuízo?

Os prejuízos são geralmente declarados de acordo com as regras fiscais aplicáveis a essa entidade. O tratamento depende da estrutura da empresa, da sua base, da sua participação material e de outros fatores fiscais.

Preciso de um contabilista para duas empresas?

Muitos proprietários beneficiam de apoio fiscal profissional quando gerem várias entidades. Quanto mais diferentes forem as estruturas, mais útil se torna a orientação especializada.

Conclusão

Se tem duas empresas, a forma correta de declarar depende de como cada uma é tributada. Alguns proprietários apresentarão formulários Schedule C separados, enquanto outros precisarão de declarações de partnership, S corporation ou corporação para cada entidade.

O passo mais importante é manter cada empresa separada nos seus registos, na banca, no payroll e no reporte fiscal. Com livros organizados e a estrutura de entidade certa, a declaração torna-se muito mais gerível e muito menos stressante.

Se está a iniciar uma nova empresa ou a expandir para uma segunda, construir um sistema de conformidade limpo desde o primeiro dia poupará tempo mais tarde e tornará a época fiscal muito mais simples.