Drepturile angajaților pe care fiecare angajator din SUA ar trebui să le înțeleagă înainte de angajare

Pentru companiile noi și cele aflate în creștere, angajarea primului salariat este o etapă importantă. Este, de asemenea, momentul în care proprietarii de afaceri intră într-un mediu de conformitate mult mai complex. Regulile privind salarizarea, standardele de siguranță, legile anti-discriminare, obligațiile legate de concedii și protecțiile împotriva represaliilor devin relevante imediat.

Înțelegerea drepturilor angajaților nu înseamnă doar evitarea sancțiunilor. Înseamnă construirea unei afaceri care poate angaja, conduce și crește cu încredere. Când angajatorii cunosc regulile, creează locuri de muncă mai bune, reduc fluctuația de personal și scad riscul unor dispute costisitoare.

Acest ghid explică principalele drepturi ale angajaților pe care angajatorii din SUA ar trebui să le înțeleagă înainte de a aduce pe cineva în statul de plată.

De ce contează drepturile angajaților pentru angajatori

Mulți proprietari de mici afaceri cred că respectarea regulilor la locul de muncă începe după ce compania a crescut. În realitate, cadrul juridic începe cu primul angajat. De îndată ce un lucrător este încadrat ca angajat, angajatorii trebuie să se gândească la salarizare, program, evidențe, siguranță și echitate.

Acest lucru contează deoarece drepturile angajaților influențează operațiunile zilnice în mod practic:

• Salariile trebuie gestionate corect încă de la prima plată.
• Managerii trebuie să evite deciziile discriminatorii și comportamentul ostil.
• Locul de muncă trebuie să fie rezonabil de sigur.
• Cererile de concediu și acomodare trebuie tratate consecvent.
• Deciziile disciplinare și de încetare a raporturilor de muncă trebuie documentate și luate fără represalii.

Pentru un fondator, cel mai bun moment pentru a pune aceste sisteme la punct este înainte ca echipa să înceapă să crească.

1. Dreptul la plata legală

Unul dintre cele mai de bază drepturi ale angajaților este dreptul de a fi plătit corect pentru munca prestată. Angajatorii trebuie să înțeleagă mai mult decât un tarif orar sau un salariu.

Ce ar trebui să facă corect angajatorii

• Să plătească cel puțin salariul minim cerut de legea aplicabilă.
• Să plătească ore suplimentare atunci când acest lucru este obligatoriu pentru angajații neexceptați.
• Să urmărească exact orele lucrate.
• Să se asigure că plățile finale respectă termenele statului aplicabil.
• Să folosească politici clare, scrise, pentru bonusuri, comisioane și rețineri.

Atenție la încadrarea greșită

O greșeală frecventă de conformitate este încadrarea greșită a unui lucrător ca exceptat, deși se aplică regulile privind orele suplimentare, sau etichetarea unei persoane ca antreprenor independent atunci când ar trebui tratată ca angajat. O astfel de încadrare greșită poate crea probleme salariale, fiscale și de beneficii care sunt costisitoare de corectat mai târziu.

O regulă bună pentru fondatori: dacă munca arată ca un rol continuu aflat sub controlul companiei, merită o analiză atentă de conformitate înainte de integrare.

2. Dreptul la un loc de muncă sigur

Angajații au dreptul să lucreze într-un mediu lipsit de riscuri cunoscute pentru sănătate și siguranță. Obligațiile privind siguranța nu se limitează la fabrici sau depozite. Birourile, spațiile de retail, restaurantele, munca la distanță și activitățile de teren prezintă toate riscuri pe care angajatorii ar trebui să le gestioneze.

Practici bune de siguranță includ

• Instruirea angajaților cu privire la riscurile specifice postului.
• Furnizarea echipamentului corect și a echipamentului de protecție atunci când este necesar.
• Menținerea liberei a ieșirilor, culoarelor și zonelor de lucru.
• Raportarea și corectarea promptă a riscurilor.
• Menținerea unor politici pentru boală, accident și răspuns la urgențe.

De ce siguranța este o chestiune de leadership

Siguranța la locul de muncă nu este doar o problemă operațională. Este și o problemă de cultură organizațională. Angajații observă când o companie tratează siguranța cu seriozitate și observă, de asemenea, când conducerea ignoră semnalele de avertizare. Un proces consecvent de siguranță poate preveni accidentările, reduce întreruperile și crește încrederea.

3. Dreptul de a fi protejat împotriva discriminării și hărțuirii

Legile federale privind ocuparea forței de muncă protejează lucrătorii împotriva discriminării pe criterii precum rasa, culoarea, religia, sexul, originea națională, dizabilitatea, vârsta în situații acoperite și informațiile genetice. În multe cazuri, legile statale și locale oferă protecții suplimentare.

Angajatorii trebuie să înțeleagă și că hărțuirea poate crea răspundere chiar și atunci când comportamentul vine de la un superior, un coleg, un client sau un furnizor.

Implicații practice pentru angajatori

• Deciziile de angajare ar trebui să se bazeze pe calificări și nevoi de business.
• Promovările, remunerația, disciplina și încetarea raporturilor de muncă ar trebui să urmeze criterii obiective.
• Managerii nu ar trebui să facă glume despre caracteristici protejate și nici să tolereze comportamentul ofensator.
• Procedurile de sesizare trebuie să fie clare, confidențiale pe cât posibil și aplicate consecvent.

Politicile solide nu sunt suficiente de unele singure

Un manual al angajaților este util, dar nu înlocuiește instruirea și aplicarea regulilor. Angajații trebuie să știe cum să raporteze problemele, iar managerii trebuie să știe cum să răspundă fără a respinge sau minimiza plângerile.

4. Dreptul la acomodare rezonabilă

Mulți angajați pot avea nevoie de ajustări la locul de muncă din cauza unei dizabilități, a religiei, a sarcinii, a nașterii sau a unor afecțiuni medicale conexe. În astfel de situații, angajatorii pot fi nevoiți să ia în considerare acomodări rezonabile, cu excepția cazului în care acestea ar crea o sarcină excesivă potrivit legii aplicabile.

Exemple de acomodări pot include

• Programe modificate.
• Timp suplimentar pentru anumite sarcini.
• Aranjamente de lucru de la distanță sau hibride în roluri potrivite.
• Sarcini sau echipamente ajustate.
• Concediu pentru tratament medical sau recuperare.

O abordare practică pentru angajatori

Atunci când un angajat solicită o ajustare, nu vă grăbiți să spuneți da sau nu fără o analiză. Întrebați ce limitare există, ce modificare este solicitată și dacă o alternativă eficientă ar putea funcționa. Un proces structurat și documentat este, de obicei, mai bun decât o decizie punctuală luată pe moment.

5. Dreptul la concediu protejat

Drepturile la concediu pot proveni din legi federale, statale și locale, precum și din politicile companiei. Una dintre cele mai cunoscute legi federale în acest domeniu este Family and Medical Leave Act, care oferă angajaților eligibili de la angajatori acoperiți concediu neplătit, protejat la locul de muncă, pentru anumite motive familiale și medicale.

De ce contează acest lucru pentru angajatori

Problemele legate de concedii sunt adesea cele mai dificile pentru companiile mici. Un fondator poate presupune că timpul liber este doar o chestiune de programare, însă concediul protejat poate crea obligații legale privind reintegrarea în post, beneficiile de sănătate și interdicția represaliilor.

Cele mai bune practici

• Puneți regulile privind concediile în scris.
• Separați concediul protejat de PTO-ul obișnuit.
• Instruiți managerii să nu descurajeze cererile de concediu.
• Urmăriți concediile cu atenție și consecvent.

6. Dreptul la confidențialitate în privința informațiilor medicale și personale

Angajații se așteaptă, în general, ca informațiile sensibile să fie gestionate cu atenție, iar în multe cazuri legea impune acest lucru. Dosarele medicale, detaliile privind acomodările și anumite informații de background nu ar trebui partajate la întâmplare în cadrul companiei.

Angajatorii ar trebui să:

• Limiteze accesul la dosarele sensibile ale angajaților.
• Păstreze informațiile medicale separate de dosarele generale de personal, atunci când este necesar.
• Partajeze doar informațiile necesare pentru scopuri legitime de business.
• Le reamintească managerilor că simpla curiozitate nu reprezintă un motiv de business.

Protejarea confidențialității angajaților este, de asemenea, o bună practică de management. Angajații sunt mai dispuși să fie sinceri cu privire la probleme atunci când au încredere că firma gestionează informațiile în mod responsabil.

7. Dreptul de a raporta probleme fără represalii

Angajații au, în general, dreptul de a ridica probleme legate de salarii, siguranță, discriminare, hărțuire sau alte încălcări la locul de muncă fără a fi pedepsiți pentru că au vorbit. Represaliile pot include concedierea, reducerea orelor, atribuirea unor sarcini nedorite, amenințări, excludere sau alt tratament nefavorabil.

Prevenirea represaliilor ar trebui integrată în procesul companiei

• Instruirea supervizorilor să escaladeze plângerile, nu să le dezbată.
• Analizarea disciplinei propuse atunci când a fost făcută recent o plângere.
• Documentarea problemelor reale de performanță înainte ca acestea să devină dispute.
• Evitarea tratamentului negativ brusc după ce un angajat raportează o problemă.

Dacă o companie tratează corect plângerile, reduce riscul și îi încurajează pe angajați să semnaleze problemele intern înainte ca acestea să devină dispute externe.

8. Dreptul la tratament echitabil în disciplină și concediere

Angajarea la nevoie nu înseamnă că angajatorii pot lua decizii fără atenție. Măsurile disciplinare și concedierea trebuie să se bazeze tot pe motive legitime de business și să fie aplicate consecvent.

Angajatorii ar trebui să documenteze

• Problemele de prezență.
• Aspectele de performanță.
• Încălcările politicilor.
• Sesiunile de coaching și avertismentele.
• Justificarea de business pentru concediere.

Documentarea ajută la demonstrarea faptului că o decizie s-a bazat pe fapte legate de muncă, nu pe caracteristici protejate, plângeri sau conflicte personale.

Concedierea ar trebui gestionată cu disciplină

Un proces clar de ieșire contează. Plata finală, informațiile despre beneficii, dezactivarea accesului și returnarea bunurilor companiei ar trebui toate gestionate conform politicii și legii. Un proces de concediere grăbit sau emoțional poate crea riscuri evitabile.

9. Dreptul de a înțelege regulile de la locul de muncă

Angajații ar trebui să știe ce se așteaptă de la ei. Politicile clare fac mai ușoară respectarea drepturilor și mai simplă gestionarea performanței.

Fiecare afacere în creștere ar trebui să ia în considerare un manual de bază pentru angajați care să acopere:

• Salarizarea și pontajul.
• Prezența și programarea.
• Reguli anti-discriminare și anti-hărțuire.
• Practici de siguranță.
• Cereri de concediu și acomodare.
• Confidențialitate și gestionarea datelor.
• Proceduri de raportare a plângerilor.
• Standarde de disciplină și conduită.

Un manual nu ar trebui să fie doar o formalitate. Ar trebui să reflecte modul în care compania chiar funcționează.

10. Cum pot fondatorii să construiască o bază de angajare conformă

Cel mai bun mod de a respecta drepturile angajaților este să integrați conformitatea în companie de la început.

O listă simplă pentru startup-uri

• Confirmați încadrarea lucrătorului înainte de angajare.
• Înregistrați și configurați corect statul de plată.
• Creați fișe de post scrise.
• Pregătiți scrisori de ofertă și documente de integrare.
• Construiți un manual cu politicile esențiale de la locul de muncă.
• Instruiți managerii despre discriminare, siguranță și represalii.
• Creați un proces pentru cererile de concediu și acomodare.
• Păstrați dosarele angajaților organizate și securizate.
• Examinați cerințele statale și locale în fiecare locație în care compania are lucrători.

Acest lucru este deosebit de important pentru echipele mici, deoarece o singură greșeală poate afecta o mare parte din forța de muncă.

Când să cereți ajutor profesional

Unele întrebări legate de ocuparea forței de muncă sunt de rutină, dar altele nu sunt. Dacă firma dvs. angajează în mai multe state, gestionează o plângere, restructurează roluri sau administrează decizii de concediu și încetare a raporturilor de muncă, poate merita să solicitați îndrumare profesională.

Acest lucru este valabil mai ales pentru afacerile noi, care încă își construiesc sistemele operaționale. Politicile potrivite, stabilite de la început, pot preveni costuri de corectare mult mai mari ulterior.

Concluzii finale

Drepturile angajaților nu sunt un obstacol în calea creșterii. Ele fac parte din modul în care o afacere stabilă crește responsabil. Angajatorii care înțeleg regulile salariale, obligațiile de siguranță, standardele anti-discriminare, protecțiile privind concediile și limitele privind represaliile sunt mai bine poziționați să angajeze cu încredere și să păstreze oameni buni.

Pentru o companie nouă, această înțelegere ar trebui să înceapă înainte ca primul angajat să înceapă munca. O bază juridică și operațională solidă ajută afacerea să se concentreze pe construire, pe deservirea clienților și pe scalare, cu mai puțin risc.

Conținut educațional numai. Acest articol nu reprezintă consultanță juridică.