Τα δικαιώματα των εργαζομένων που κάθε εργοδότης στις ΗΠΑ πρέπει να κατανοεί πριν από την πρόσληψη

Για νέες και αναπτυσσόμενες εταιρείες, η πρόσληψη του πρώτου εργαζομένου είναι ένα σημαντικό ορόσημο. Είναι επίσης το σημείο όπου οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εισέρχονται σε ένα πολύ πιο σύνθετο περιβάλλον συμμόρφωσης. Οι κανόνες για τους μισθούς, τα πρότυπα ασφάλειας, οι νόμοι κατά των διακρίσεων, οι υποχρεώσεις για άδειες και οι προστασίες κατά των αντιποίνων αρχίζουν να ισχύουν αμέσως.

Η κατανόηση των δικαιωμάτων των εργαζομένων δεν αφορά μόνο την αποφυγή κυρώσεων. Αφορά τη δημιουργία μιας επιχείρησης που μπορεί να προσλαμβάνει, να ηγείται και να αναπτύσσεται με αυτοπεποίθηση. Όταν οι εργοδότες γνωρίζουν τους κανόνες, δημιουργούν καλύτερους χώρους εργασίας, μειώνουν την αποχώρηση προσωπικού και περιορίζουν τον κίνδυνο δαπανηρών διαφορών.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τα βασικά δικαιώματα των εργαζομένων που οι εργοδότες στις ΗΠΑ πρέπει να κατανοούν πριν προσλάβουν κάποιον και τον εντάξουν στη μισθοδοσία.

Γιατί τα δικαιώματα των εργαζομένων έχουν σημασία για τους εργοδότες

Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων πιστεύουν ότι η συμμόρφωση στον χώρο εργασίας ξεκινά αφού η εταιρεία μεγαλώσει. Στην πραγματικότητα, το νομικό πλαίσιο ξεκινά με την πρώτη κιόλας πρόσληψη. Μόλις ένας εργαζόμενος ταξινομηθεί ως υπάλληλος, οι εργοδότες πρέπει να σκέφτονται τις πρακτικές αμοιβής, τον προγραμματισμό, τα αρχεία, την ασφάλεια και τη δικαιοσύνη.

Αυτό έχει σημασία επειδή τα δικαιώματα των εργαζομένων επηρεάζουν την καθημερινή λειτουργία με πρακτικούς τρόπους:

• Η αμοιβή πρέπει να γίνεται σωστά από την πρώτη μισθοδοσία.
• Οι προϊστάμενοι πρέπει να αποφεύγουν διακρίσεις και εχθρική συμπεριφορά.
• Ο χώρος εργασίας πρέπει να είναι εύλογα ασφαλής.
• Τα αιτήματα για άδεια και προσαρμογές πρέπει να αντιμετωπίζονται με συνέπεια.
• Οι αποφάσεις για πειθαρχία και απόλυση πρέπει να τεκμηριώνονται και να μην αποτελούν αντίποινα.

Για έναν ιδρυτή, η καλύτερη στιγμή να οργανώσει αυτά τα συστήματα είναι πριν αρχίσει να μεγαλώνει η ομάδα.

1. Το δικαίωμα στη νόμιμη αμοιβή

Ένα από τα πιο βασικά δικαιώματα των εργαζομένων είναι το δικαίωμα να αμείβονται σωστά για την εργασία που παρέχουν. Οι εργοδότες πρέπει να κατανοούν περισσότερα από ένα ωρομίσθιο ή έναν ετήσιο μισθό.

Τι πρέπει να κάνουν σωστά οι εργοδότες

• Να καταβάλλουν τουλάχιστον τον απαιτούμενο κατώτατο μισθό σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
• Να καταβάλλουν υπερωρίες όταν απαιτείται για μη εξαιρούμενους εργαζομένους.
• Να καταγράφουν με ακρίβεια τις ώρες εργασίας.
• Να διασφαλίζουν ότι οι τελικοί μισθοί ακολουθούν τις ισχύουσες προθεσμίες της πολιτείας.
• Να χρησιμοποιούν σαφείς, γραπτές πολιτικές για μπόνους, προμήθειες και κρατήσεις.

Προσοχή στην εσφαλμένη ταξινόμηση

Ένα συνηθισμένο σφάλμα συμμόρφωσης είναι η εσφαλμένη ταξινόμηση ενός εργαζομένου ως εξαιρούμενου όταν ισχύουν οι κανόνες για υπερωρίες ή η επισήμανσή του ως ανεξάρτητου συνεργάτη ενώ θα έπρεπε να αντιμετωπίζεται ως εργαζόμενος. Η εσφαλμένη ταξινόμηση μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα μισθοδοσίας, φορολογίας και παροχών που είναι δαπανηρό να διορθωθούν αργότερα.

Ένας καλός κανόνας για τους ιδρυτές: αν η εργασία μοιάζει με διαρκή ρόλο υπό τον έλεγχο της εταιρείας, αξίζει έναν προσεκτικό έλεγχο συμμόρφωσης πριν από την ένταξη.

2. Το δικαίωμα σε ασφαλές περιβάλλον εργασίας

Οι εργαζόμενοι έχουν το δικαίωμα να εργάζονται σε περιβάλλον που είναι απαλλαγμένο από γνωστούς κινδύνους για την υγεία και την ασφάλεια. Οι υποχρεώσεις ασφάλειας δεν περιορίζονται σε εργοστάσια ή αποθήκες. Τα γραφεία, οι χώροι λιανικής, τα εστιατόρια, οι απομακρυσμένες ρυθμίσεις εργασίας και οι εργασίες πεδίου παρουσιάζουν επίσης κινδύνους που οι εργοδότες πρέπει να διαχειρίζονται.

Καλές πρακτικές ασφάλειας περιλαμβάνουν

• Εκπαίδευση των εργαζομένων σε κινδύνους που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη εργασία.
• Παροχή του κατάλληλου εξοπλισμού και προστατευτικού εξοπλισμού όταν χρειάζεται.
• Διατήρηση των εξόδων κινδύνου, των διαδρόμων και των χώρων εργασίας ελεύθερων.
• Άμεση αναφορά και διόρθωση των κινδύνων.
• Διατήρηση πολιτικών για ασθένεια, τραυματισμό και αντιμετώπιση έκτακτης ανάγκης.

Γιατί η ασφάλεια είναι ζήτημα ηγεσίας

Η ασφάλεια στον χώρο εργασίας δεν είναι μόνο θέμα λειτουργιών. Είναι θέμα κουλτούρας. Οι εργαζόμενοι αντιλαμβάνονται πότε μια εταιρεία αντιμετωπίζει σοβαρά την ασφάλεια, και επίσης πότε η διοίκηση αγνοεί προειδοποιητικά σημάδια. Μια συνεπής διαδικασία ασφάλειας μπορεί να αποτρέψει τραυματισμούς, να μειώσει τον χρόνο διακοπής και να ενισχύσει την εμπιστοσύνη.

3. Το δικαίωμα να μην υφίσταται κανείς διακρίσεις και παρενόχληση

Οι ομοσπονδιακοί νόμοι εργασίας προστατεύουν τους εργαζομένους από διακρίσεις με βάση χαρακτηριστικά όπως η φυλή, το χρώμα, η θρησκεία, το φύλο, η εθνική καταγωγή, η αναπηρία, η ηλικία σε ορισμένες περιπτώσεις και οι γενετικές πληροφορίες. Σε πολλές περιπτώσεις, οι πολιτειακοί και τοπικοί νόμοι παρέχουν πρόσθετες προστασίες.

Οι εργοδότες πρέπει επίσης να κατανοούν ότι η παρενόχληση μπορεί να δημιουργήσει ευθύνη ακόμη και όταν η συμπεριφορά προέρχεται από προϊστάμενο, συνάδελφο, πελάτη ή προμηθευτή.

Πρακτικές συνέπειες για τους εργοδότες

• Οι αποφάσεις πρόσληψης πρέπει να βασίζονται στα προσόντα και στις επιχειρησιακές ανάγκες.
• Οι προαγωγές, οι αμοιβές, η πειθαρχία και οι απολύσεις πρέπει να ακολουθούν αντικειμενικά κριτήρια.
• Οι προϊστάμενοι δεν πρέπει να αστειεύονται με προστατευόμενα χαρακτηριστικά ούτε να ανέχονται προσβλητική συμπεριφορά.
• Οι διαδικασίες καταγγελίας πρέπει να είναι σαφείς, εμπιστευτικές όπου είναι δυνατόν, και να εφαρμόζονται με συνέπεια.

Οι ισχυρές πολιτικές από μόνες τους δεν αρκούν

Ένα εγχειρίδιο εργαζομένων είναι χρήσιμο, αλλά δεν υποκαθιστά την εκπαίδευση και την επιβολή των κανόνων. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν πώς να αναφέρουν ανησυχίες και οι προϊστάμενοι πρέπει να γνωρίζουν πώς να ανταποκρίνονται χωρίς να απορρίπτουν ή να υποβαθμίζουν τις καταγγελίες.

4. Το δικαίωμα σε εύλογη προσαρμογή

Πολλοί εργαζόμενοι μπορεί να χρειάζονται προσαρμογές στον χώρο εργασίας λόγω αναπηρίας, θρησκείας, εγκυμοσύνης, τοκετού ή σχετικών ιατρικών καταστάσεων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι εργοδότες μπορεί να χρειαστεί να εξετάσουν εύλογες προσαρμογές, εκτός αν αυτό δημιουργεί υπερβολική επιβάρυνση σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.

Παραδείγματα προσαρμογών μπορεί να περιλαμβάνουν

• Τροποποιημένα ωράρια.
• Επιπλέον χρόνο για ορισμένες εργασίες.
• Ρυθμίσεις εξ αποστάσεως ή υβριδικής εργασίας σε κατάλληλους ρόλους.
• Προσαρμοσμένα καθήκοντα ή εξοπλισμό.
• Άδεια για ιατρική θεραπεία ή ανάρρωση.

Μια πρακτική προσέγγιση για τον εργοδότη

Όταν ένας εργαζόμενος ζητά μια προσαρμογή, μην βιαστείτε να απαντήσετε ναι ή όχι χωρίς εξέταση. Ρωτήστε ποιος είναι ο περιορισμός, ποια αλλαγή ζητείται και αν μπορεί να λειτουργήσει και μια αποτελεσματική εναλλακτική. Μια δομημένη και τεκμηριωμένη διαδικασία είναι συνήθως καλύτερη από μια μεμονωμένη απόφαση της στιγμής.

5. Το δικαίωμα σε προστατευόμενη άδεια

Τα δικαιώματα για άδεια μπορεί να προέρχονται από ομοσπονδιακούς, πολιτειακούς και τοπικούς νόμους, καθώς και από την πολιτική της εταιρείας. Ένας από τους πιο γνωστούς ομοσπονδιακούς νόμους σε αυτόν τον τομέα είναι ο Family and Medical Leave Act, ο οποίος παρέχει σε επιλέξιμους εργαζομένους σε καλυπτόμενους εργοδότες άδεια χωρίς αποδοχές και με προστασία της θέσης εργασίας για ορισμένους οικογενειακούς και ιατρικούς λόγους.

Γιατί αυτό έχει σημασία για τους εργοδότες

Τα ζητήματα άδειας είναι συχνά το σημείο όπου οι μικρές εταιρείες δυσκολεύονται περισσότερο. Ένας ιδρυτής μπορεί να θεωρήσει ότι η άδεια είναι απλώς ζήτημα προγραμματισμού, αλλά η προστατευόμενη άδεια μπορεί να δημιουργήσει νομικές υποχρεώσεις σχετικά με την επαναφορά στη θέση εργασίας, τα ασφαλιστικά οφέλη και την απαγόρευση αντιποίνων.

Καλές πρακτικές

• Καταγράψτε τους κανόνες άδειας γραπτώς.
• Διαχωρίστε την προστατευόμενη άδεια από τη συνηθισμένη άδεια με αποδοχές.
• Εκπαιδεύστε τους προϊσταμένους να μην αποθαρρύνουν αιτήματα άδειας.
• Παρακολουθείτε την άδεια προσεκτικά και με συνέπεια.

6. Το δικαίωμα στην προστασία της ιδιωτικότητας για ιατρικές και προσωπικές πληροφορίες

Οι εργαζόμενοι γενικά αναμένουν ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες θα αντιμετωπίζονται προσεκτικά, και σε πολλές περιπτώσεις ο νόμος το απαιτεί. Τα ιατρικά αρχεία, οι λεπτομέρειες των προσαρμογών και ορισμένες πληροφορίες για το ιστορικό δεν πρέπει να κοινοποιούνται αβασάνιστα σε όλη την εταιρεία.

Οι εργοδότες πρέπει να:

• Περιορίζουν την πρόσβαση σε ευαίσθητα αρχεία εργαζομένων.
• Διατηρούν τις ιατρικές πληροφορίες ξεχωριστά από τους γενικούς φακέλους προσωπικού όταν απαιτείται.
• Κοινοποιούν μόνο τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς.
• Υπενθυμίζουν στους προϊσταμένους ότι η περιέργεια δεν αποτελεί επιχειρηματικό λόγο.

Η προστασία της ιδιωτικότητας των εργαζομένων είναι επίσης καλή διοίκηση. Οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να είναι ειλικρινείς για τις ανησυχίες τους όταν εμπιστεύονται ότι η εταιρεία θα χειριστεί τις πληροφορίες με υπευθυνότητα.

7. Το δικαίωμα να αναφέρει κανείς ανησυχίες χωρίς αντίποινα

Οι εργαζόμενοι γενικά έχουν το δικαίωμα να εκφράζουν ανησυχίες σχετικά με αμοιβές, ασφάλεια, διακρίσεις, παρενόχληση ή άλλες παραβιάσεις στον χώρο εργασίας χωρίς να τιμωρούνται επειδή μίλησαν. Τα αντίποινα μπορεί να περιλαμβάνουν απόλυση, μείωση ωρών, ανεπιθύμητες αναθέσεις, απειλές, αποκλεισμό ή άλλη δυσμενή μεταχείριση.

Η πρόληψη αντιποίνων πρέπει να ενσωματώνεται στη διαδικασία της εταιρείας

• Εκπαιδεύστε τους προϊσταμένους να κλιμακώνουν τις καταγγελίες αντί να τις αμφισβητούν.
• Ελέγχετε την προτεινόμενη πειθαρχία όταν έχει προηγηθεί πρόσφατα κάποια καταγγελία.
• Τεκμηριώνετε ζητήματα απόδοσης πριν τα προβλήματα εξελιχθούν σε διαφορές.
• Αποφεύγετε ξαφνική αρνητική μεταχείριση μετά από αναφορά εργαζομένου.

Αν μια εταιρεία χειρίζεται δίκαια τις καταγγελίες, μειώνει τον κίνδυνο και ενθαρρύνει τους εργαζομένους να αναφέρουν προβλήματα εσωτερικά πριν αυτά εξελιχθούν σε εξωτερικές διαφορές.

8. Το δικαίωμα σε δίκαιη μεταχείριση στην πειθαρχία και την απόλυση

Η απασχόληση κατά βούληση δεν σημαίνει ότι οι εργοδότες μπορούν να λαμβάνουν αποφάσεις χωρίς προσοχή. Η πειθαρχία και η απόλυση πρέπει και πάλι να βασίζονται σε νόμιμους επιχειρηματικούς λόγους και να εφαρμόζονται με συνέπεια.

Οι εργοδότες πρέπει να τεκμηριώνουν

• Προβλήματα παρουσίας.
• Ζητήματα απόδοσης.
• Παραβιάσεις πολιτικών.
• Καθοδήγηση και προειδοποιήσεις.
• Την επιχειρηματική αιτιολόγηση για την απόλυση.

Η τεκμηρίωση βοηθά να αποδειχθεί ότι η απόφαση βασίστηκε σε πραγματικά περιστατικά που σχετίζονται με την εργασία και όχι σε προστατευόμενα χαρακτηριστικά, καταγγελίες ή προσωπικές συγκρούσεις.

Η απόλυση πρέπει να γίνεται με πειθαρχία

Μια καθαρή διαδικασία αποχώρησης έχει σημασία. Η τελική αμοιβή, οι πληροφορίες για τις παροχές, η απενεργοποίηση πρόσβασης και η επιστροφή της εταιρικής περιουσίας πρέπει όλα να αντιμετωπίζονται σύμφωνα με την πολιτική και τη νομοθεσία. Μια βιαστική ή συναισθηματική διαδικασία απόλυσης μπορεί να δημιουργήσει περιττό κίνδυνο.

9. Το δικαίωμα να κατανοεί κανείς τους κανόνες του χώρου εργασίας

Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς. Οι σαφείς πολιτικές καθιστούν ευκολότερο τον σεβασμό των δικαιωμάτων και τη διαχείριση της απόδοσης.

Κάθε αναπτυσσόμενη επιχείρηση θα πρέπει να εξετάσει ένα βασικό εγχειρίδιο εργαζομένων που καλύπτει:

• Αμοιβή και καταγραφή χρόνου εργασίας.
• Παρουσία και προγραμματισμό.
• Κανόνες κατά των διακρίσεων και της παρενόχλησης.
• Πρακτικές ασφάλειας.
• Αιτήματα για άδεια και προσαρμογές.
• Εμπιστευτικότητα και διαχείριση δεδομένων.
• Διαδικασίες αναφοράς παραπόνων.
• Πρότυπα πειθαρχίας και συμπεριφοράς.

Ένα εγχειρίδιο δεν πρέπει να είναι απλώς τυπικό έγγραφο. Πρέπει να αντανακλά τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί πραγματικά η εταιρεία.

10. Πώς μπορούν οι ιδρυτές να χτίσουν μια συμμορφωμένη βάση προσλήψεων

Ο καλύτερος τρόπος να σεβαστεί μια εταιρεία τα δικαιώματα των εργαζομένων είναι να ενσωματώσει τη συμμόρφωση από την αρχή.

Ένας απλός κατάλογος για νεοφυείς επιχειρήσεις

• Επιβεβαιώστε την ταξινόμηση των εργαζομένων πριν από την πρόσληψη.
• Δημιουργήστε σωστά τη μισθοδοσία και την εγγραφή της.
• Ετοιμάστε περιγραφές θέσεων εργασίας γραπτώς.
• Προετοιμάστε επιστολές προσφοράς και έγγραφα ένταξης.
• Δημιουργήστε ένα εγχειρίδιο με βασικές πολιτικές του χώρου εργασίας.
• Εκπαιδεύστε τους προϊσταμένους σε διακρίσεις, ασφάλεια και αντίποινα.
• Δημιουργήστε διαδικασία για αιτήματα άδειας και προσαρμογών.
• Διατηρείτε τα αρχεία εργαζομένων οργανωμένα και ασφαλή.
• Εξετάζετε τις πολιτειακές και τοπικές απαιτήσεις σε κάθε τοποθεσία όπου η εταιρεία έχει εργαζομένους.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για μικρές ομάδες, επειδή ένα λάθος μπορεί να επηρεάσει μεγάλο μέρος του εργατικού δυναμικού.

Πότε να ζητήσετε επαγγελματική βοήθεια

Ορισμένα ζητήματα εργασίας είναι απλά, άλλα όμως όχι. Αν η εταιρεία σας προσλαμβάνει σε διαφορετικές πολιτείες, χειρίζεται μια καταγγελία, αναδιαρθρώνει ρόλους ή διαχειρίζεται αποφάσεις άδειας και απόλυσης, μπορεί να αξίζει να ζητήσετε επαγγελματική καθοδήγηση.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για νέες επιχειρήσεις που εξακολουθούν να χτίζουν τα λειτουργικά τους συστήματα. Οι σωστές πολιτικές από νωρίς μπορούν να αποτρέψουν ακριβό καθαρισμό αργότερα.

Τελικές σκέψεις

Τα δικαιώματα των εργαζομένων δεν αποτελούν εμπόδιο στην ανάπτυξη. Είναι μέρος του τρόπου με τον οποίο μια σταθερή επιχείρηση αναπτύσσεται υπεύθυνα. Οι εργοδότες που κατανοούν τους κανόνες αμοιβής, τις υποχρεώσεις ασφάλειας, τα πρότυπα κατά των διακρίσεων, τις προστασίες για την άδεια και τα όρια στα αντίποινα είναι σε καλύτερη θέση να προσλαμβάνουν με αυτοπεποίθηση και να διατηρούν καλούς ανθρώπους.

Για μια νέα εταιρεία, αυτή η κατανόηση πρέπει να ξεκινά πριν ακόμη αρχίσει να εργάζεται ο πρώτος υπάλληλος. Ένα ισχυρό νομικό και λειτουργικό θεμέλιο βοηθά την επιχείρηση να επικεντρωθεί στην ανάπτυξη, στην εξυπηρέτηση πελατών και στην κλιμάκωση με μικρότερο κίνδυνο.

Εκπαιδευτικό περιεχόμενο μόνο. Αυτό το άρθρο δεν αποτελεί νομική συμβουλή.