Права на служителите, които всеки работодател в САЩ трябва да разбира преди наемане

За новите и развиващи се компании наемането на първия служител е важен етап. Това е и моментът, в който собствениците на бизнес навлизат в много по-сложна среда за съответствие с изискванията. Правилата за заплащане, стандартите за безопасност, законите срещу дискриминация, задълженията за отпуск и защитата срещу ответни действия започват да имат значение веднага.

Разбирането на правата на служителите не е важно само за да се избегнат санкции. То е начин да се изгради бизнес, който може да наема, ръководи и расте уверено. Когато работодателите познават правилата, те създават по-добри работни места, намаляват текучеството и понижават риска от скъпи спорове.

Това ръководство обяснява основните права на служителите, които работодателите в САЩ трябва да разбират, преди да включат някого в списъка за заплати.

Защо правата на служителите са важни за работодателите

Много собственици на малък бизнес смятат, че спазването на трудовите правила започва едва след като компанията порасне. В действителност правната рамка започва още с първото наемане. Веднага щом даден работник бъде класифициран като служител, работодателите трябва да мислят за практиките на заплащане, графиците, записите, безопасността и справедливостта.

Това е важно, защото правата на служителите влияят върху ежедневните операции по практичен начин:

• Заплащането трябва да бъде обработвано правилно още от първата заплата.
• Мениджърите трябва да избягват дискриминационни решения и враждебно поведение.
• Работното място трябва да бъде разумно безопасно.
• Исканията за отпуск и настаняване трябва да се обработват последователно.
• Решенията за дисциплина и прекратяване трябва да бъдат документирани и да не са ответни.

За основателя най-доброто време да се изградят тези системи е преди екипът да започне да расте.

1. Правото на законно заплащане

Едно от най-основните права на служителите е правото да бъдат заплатени правилно за извършената работа. Работодателите трябва да разбират повече от това просто колко е часовата ставка или заплатата.

Какво работодателите трябва да направят правилно

• Да плащат поне изискуемата минимална заплата по приложимото право.
• Да изплащат извънреден труд, когато това се изисква за служители без освобождаване от извънреден труд.
• Да отчитат часовете точно.
• Да се уверят, че последните заплати спазват приложимите срокове на щата.
• Да използват ясни писмени политики за бонуси, комисиони и удръжки.

Внимавайте за неправилно класифициране

Честа грешка при спазването на правилата е да се класифицира неправилно работник като освободен от извънреден труд, когато правилата за извънреден труд важат, или да се обозначи някой като независим изпълнител, когато лицето трябва да се третира като служител. Неправилното класифициране може да създаде проблеми със заплати, данъци и обезщетения, които са скъпи за коригиране по-късно.

Добро правило за основателите: ако работата изглежда като постоянна роля под контрола на компанията, тя заслужава внимателен преглед на съответствието преди въвеждане в системата.

2. Правото на безопасно работно място

Служителите имат право да работят в среда, свободна от известни опасности за здравето и безопасността. Задълженията за безопасност не се ограничават само до фабрики или складове. Офиси, търговски обекти, ресторанти, дистанционни работни среди и полеви операции също крият рискове, които работодателите трябва да управляват.

Добри практики за безопасност включват

• Обучение на служителите относно рисковете, свързани с работата.
• Осигуряване на подходящо оборудване и защитни средства, когато са необходими.
• Поддържане на изходите, проходите и работните зони свободни.
• Своевременно докладване и отстраняване на опасности.
• Поддържане на политики за болест, травма и реакция при извънредни ситуации.

Защо безопасността е въпрос на лидерство

Безопасността на работното място не е само оперативен проблем. Тя е и въпрос на култура. Служителите забелязват, когато една компания приема безопасността сериозно, и също забелязват, когато ръководството игнорира предупредителни знаци. Последователният процес за безопасност може да предотврати наранявания, да намали прекъсванията и да повиши доверието.

3. Правото да бъдат свободни от дискриминация и тормоз

Федералните трудови закони защитават работниците от дискриминация въз основа на характеристики като раса, цвят на кожата, религия, пол, национален произход, увреждане, възраст в обхванати случаи и генетична информация. В много случаи законите на щата и местните закони предоставят допълнителна защита.

Работодателите трябва също да знаят, че тормозът може да доведе до отговорност дори когато поведението идва от ръководител, колега, клиент или доставчик.

Практически последици за работодателите

• Решенията при наемане трябва да се основават на квалификация и бизнес нужди.
• Повишенията, възнаграждението, дисциплината и прекратяването трябва да следват обективни критерии.
• Мениджърите не трябва да правят шеги за защитени характеристики или да толерират обидно поведение.
• Процедурите за подаване на сигнали трябва да са ясни, конфиденциални, когато е възможно, и прилагани последователно.

Силните политики сами по себе си не са достатъчни

Наръчникът е полезен, но не замества обучението и прилагането. Служителите трябва да знаят как да съобщават за проблеми, а мениджърите трябва да знаят как да реагират, без да отхвърлят или омаловажават оплакванията.

4. Правото на разумно приспособяване

Много служители може да се нуждаят от корекции на работното място поради увреждане, религия, бременност, раждане или свързани медицински състояния. В такива ситуации работодателите може да трябва да обмислят разумни приспособявания, освен ако това не би създало неоправдана тежест съгласно приложимото право.

Примери за възможни приспособявания

• Променен график.
• Допълнително време за определени задачи.
• Работа от разстояние или хибриден режим в подходящи роли.
• Променени задължения или оборудване.
• Отпуск за медицинско лечение или възстановяване.

Практичен подход за работодателя

Когато служител поиска корекция, не бързайте с отговор „да“ или „не“ без преглед. Попитайте какво ограничение съществува, каква промяна се иска и дали друга ефективна алтернатива би могла да работи. Структуриран и документиран процес обикновено е по-добър от еднократно решение, взето на момента.

5. Правото на защитен отпуск

Правата на отпуск могат да произтичат от федерални, щатски и местни закони, както и от фирмената политика. Един от най-известните федерални закони в тази област е Законът за семейни и медицински отпуски (Family and Medical Leave Act), който предоставя на отговарящи на условията служители в обхванати работодатели неплатен отпуск със защита на работното място за определени семейни и медицински причини.

Защо това е важно за работодателите

Въпросите, свързани с отпуск, често са мястото, където малките компании срещат най-големи трудности. Основателят може да смята, че отсъствието е просто въпрос на график, но защитеният отпуск може да създаде правни задължения относно връщането на работа, здравните обезщетения и забраната за ответни действия.

Добри практики

• Запишете правилата за отпуск в писмен вид.
• Разграничете защитения отпуск от обикновения платен отпуск.
• Обучете мениджърите да не обезкуражават исканията за отпуск.
• Проследявайте отпуска внимателно и последователно.

6. Правото на поверителност относно медицинска и лична информация

Служителите по принцип очакват чувствителната информация да бъде обработвана внимателно, а в много случаи законът го изисква. Медицински досиета, данни за приспособявания и определена информация от проверки на миналото не трябва да се споделят безразборно в компанията.

Работодателите трябва да:

• Ограничат достъпа до чувствителни кадрови записи.
• Съхраняват медицинската информация отделно от общите лични досиета, когато това се изисква.
• Споделят само информацията, необходима за легитимни бизнес цели.
• Напомнят на мениджърите, че любопитството не е бизнес основание.

Защитата на поверителността на служителите е и добра управленска практика. Работниците са по-склонни да бъдат откровени за проблеми, когато имат доверие, че компанията ще обработва информацията отговорно.

7. Правото да съобщават за проблеми без ответни действия

Служителите по принцип имат право да повдигат въпроси за заплащане, безопасност, дискриминация, тормоз или други нарушения на работното място, без да бъдат наказвани за това, че са проговорили. Ответни действия могат да включват уволнение, намалени часове, нежелани задачи, заплахи, изолация или друго неблагоприятно отношение.

Предотвратяването на ответни действия трябва да бъде вградено в процеса на компанията

• Обучете ръководителите да ескалират оплакванията, вместо да спорят по тях.
• Преглеждайте предложената дисциплина, когато скоро е било подадено оплакване.
• Документирайте легитимните проблеми с представянето, преди те да се превърнат в спорове.
• Избягвайте внезапно негативно отношение след като служител е повдигнал проблем.

Ако компанията обработва оплакванията справедливо, тя намалява риска и насърчава служителите да повдигат проблеми вътрешно, преди да се превърнат във външни спорове.

8. Правото на справедливо третиране при дисциплина и прекратяване

Договорът за наемане по преценка не означава, че работодателите могат да вземат решения без внимание. Дисциплината и прекратяването все още трябва да се основават на легитимни бизнес причини и да се прилагат последователно.

Работодателите трябва да документират

• Проблеми с присъствието.
• Проблеми с представянето.
• Нарушения на правилата.
• Коучинг и предупреждения.
• Бизнес обосновката за прекратяване.

Документацията помага да се покаже, че решението е било основано на факти, свързани с работата, а не на защитени характеристики, оплаквания или личен конфликт.

Прекратяването трябва да се управлява дисциплинирано

Подреденият процес на напускане има значение. Последната заплата, информацията за обезщетенията, прекратяването на достъпа и връщането на фирмено имущество трябва да се обработват съгласно политиката и закона. Прибързан или емоционален процес на прекратяване може да създаде предотвратим риск.

9. Правото да разбират правилата на работното място

Служителите трябва да знаят какво се очаква от тях. Ясните политики улесняват зачитането на правата и управлението на представянето.

Всяка растяща компания трябва да обмисли базов наръчник за служители, който да обхваща:

• Заплащане и отчитане на времето.
• Присъствие и график.
• Правила срещу дискриминация и тормоз.
• Практики за безопасност.
• Искания за отпуск и приспособяване.
• Поверителност и обработка на данни.
• Процедури за подаване на сигнали.
• Стандарти за дисциплина и поведение.

Наръчникът не трябва да бъде просто формалност. Той трябва да отразява начина, по който компанията действително работи.

10. Как основателите могат да изградят основа за съответстващо наемане

Най-добрият начин да се уважават правата на служителите е да се заложи съответствието в компанията от самото начало.

Прост стартов контролен списък

• Потвърдете класификацията на работника преди наемане.
• Регистрирайте и настройте правилно системата за заплати.
• Създайте писмени длъжностни характеристики.
• Подгответе оферти и документи за въвеждане.
• Изградете наръчник с основни политики на работното място.
• Обучете мениджърите по въпросите на дискриминацията, безопасността и ответните действия.
• Създайте процес за искания за отпуск и приспособяване.
• Поддържайте кадровите досиета организирани и защитени.
• Прегледайте изискванията на щата и местните власти във всяко място, където компанията има служители.

Това е особено важно за малки екипи, защото една грешка може да засегне голяма част от работната сила.

Кога да потърсите професионална помощ

Някои трудови въпроси са рутинни, но други не са. Ако компанията ви наема в повече от един щат, обработва оплакване, преструктурира роли или управлява решения за отпуск и прекратяване, може да си струва да потърсите професионално насочване.

Това е особено вярно за нови бизнеси, които все още изграждат своите оперативни системи. Правилните политики в ранен етап могат да предотвратят скъпоструващо коригиране по-късно.

Заключителни мисли

Правата на служителите не са пречка за растежа. Те са част от това как един стабилен бизнес расте отговорно. Работодателите, които разбират правилата за заплащане, задълженията за безопасност, стандартите срещу дискриминация, защитата на отпуска и ограниченията срещу ответни действия, са по-добре позиционирани да наемат уверено и да задържат добри хора.

За нова компания това разбиране трябва да започне преди първият служител да започне работа. Силната правна и оперативна основа помага на бизнеса да се фокусира върху изграждането, обслужването на клиентите и растежа с по-малък риск.

Образователно съдържание само за информативни цели. Тази статия не представлява правен съвет.