Cum pot economisi bani companiile de construcții în timpul unei recesiuni economice

O recesiune economică pune presiune pe fiecare parte a unei afaceri din construcții. Prețurile materialelor fluctuează. Finanțarea devine mai dificilă. Clienții întârzie plățile. Noile proiecte sunt mai greu de obținut, iar marjele existente pot dispărea rapid dacă liderii nu reacționează cu disciplină și planificare.

Companiile care supraviețuiesc recesiunilor, de obicei, nu câștigă prin reducerea costurilor fără discernământ. Ele reușesc prin protejarea fluxului de numerar, îmbunătățirea disciplinei de achiziții, înăsprirea controalelor asupra proiectelor și luarea unor decizii structurale care susțin reziliența pe termen lung.

Pentru fondatorii și operatorii din construcții, acesta este și momentul potrivit pentru a analiza cu atenție structura afacerii și conformitatea. Entitatea juridică potrivită, evidențele clare și procesele previzibile pot reduce riscul și pot face compania mai atractivă pentru creditori, furnizori și potențiali parteneri. Dacă dezvoltați sau perfecționați o afacere de construcții, o strategie operațională solidă și o bază bună de înființare trebuie să funcționeze împreună.

De ce recesiunile afectează în special construcțiile

Construcțiile sunt intensive din punct de vedere al capitalului. Proiectele necesită adesea cheltuieli inițiale pentru forță de muncă, echipamente, autorizații, asigurări, materiale și subcontractori cu mult înainte de a sosi plata finală. Acest decalaj de timp creează risc chiar și într-o economie puternică.

În timpul unei recesiuni, presiunea crește în mai multe moduri:

• Clienții pot prelungi ciclurile de plată.
• Proiectele private și comerciale se pot încetini sau pot fi puse în așteptare.
• Furnizorii pot crește prețurile pentru a-și proteja propriile marje.
• Costurile de finanțare pot crește.
• Pot exista în continuare lipsuri de personal în meseriile specializate, chiar dacă cererea scade.

Această combinație înseamnă că o companie de construcții nu se poate baza doar pe creșterea veniturilor. Are nevoie de o strategie deliberată de costuri care să îmbunătățească eficiența fără a compromite calitatea sau siguranța.

Începeți cu fluxul de numerar, nu doar cu cheltuielile

Multe companii se concentrează doar pe tăierea liniilor de cost evidente. Asta ajută, dar nu rezolvă problema de fond dacă banii tot ies din afacere mai repede decât intră.

Un plan pentru recesiune ar trebui să înceapă cu gestionarea fluxului de numerar:

• Analizați momentul încasării creanțelor și al plății datoriilor.
• Reduceți întârzierile la plată ori de câte ori este posibil.
• Negociați facturarea pe etape pentru proiectele mai mari.
• Solicitați avansuri atunci când piața și termenii contractuali permit acest lucru.
• Urmăriți costurile pe proiect în timp real, nu la sfârșitul lunii.

Scopul este să știți exact care proiecte generează marjă și care consumă discret capital de lucru.

Un proces sănătos de flux de numerar oferă conducerii spațiul necesar pentru a lua decizii raționale, în loc să reacționeze sub presiune.

Întăriți achizițiile și gestionarea furnizorilor

Achizițiile sunt una dintre cele mai clare zone de economisire, deoarece cumpărăturile afectează aproape fiecare proiect. Atunci când companiile de construcții nu gestionează bine achizițiile, pierd bani prin comenzi redundante, transport urgent, prețuri inconsistente de la furnizori și risipă evitabilă de materiale.

Un proces mai solid de achiziții ar trebui să includă:

• Liste standardizate de furnizori aprobați.
• Aprobarea centralizată a achizițiilor.
• Compararea prețurilor înaintea comenzilor mari.
• Controale de inventar pentru articolele utilizate frecvent.
• Reguli clare pentru materialele substitutive.

Software-ul poate ajuta aici, dar instrumentul contează mai puțin decât procesul. Chiar și un sistem simplu care urmărește istoricul achizițiilor, condițiile furnizorilor și timpii de livrare poate arăta unde afacerea cheltuie prea mult.

Pentru companiile cu mai multe șantiere active, achizițiile consolidate pot produce economii semnificative. Cumpărarea în cantități mari reduce adesea costurile unitare, dar numai dacă afacerea are disciplina necesară de depozitare, programare și utilizare pentru a evita risipa.

Reduceți costurile materialelor fără a scădea calitatea

Substituția materialelor nu înseamnă să cumpărați cea mai ieftină opțiune. Înseamnă să alegeți opțiunea potrivită pentru lucrare.

Liderii din construcții ar trebui să evalueze materialele folosind trei întrebări:

• Alternativa îndeplinește cerințele de performanță?
• Menține siguranța și conformitatea cu normele?
• Reduce costul total instalat, nu doar prețul de achiziție?

Uneori, un material mai ieftin reduce și timpul de lucru. Alteori, un produs puțin mai scump scade costurile de întreținere pe durata de viață a proiectului. Cea mai bună alegere depinde de funcția proiectului, de calendar și de așteptările clientului.

Cele mai eficiente companii construiesc un proces repetabil de analiză, astfel încât estimatorii, managerii de proiect și echipele de achiziții să folosească aceleași standarde.

Folosiți value engineering în mod strategic

Value engineering este unul dintre cele mai bune instrumente pentru gestionarea unei recesiuni atunci când este aplicat cu disciplină.

În esență, value engineering pune o întrebare simplă: care este cea mai ieftină modalitate de a obține funcția cerută fără a sacrifica calitatea, siguranța sau conformitatea cu normele?

Acest proces poate scoate la iveală economii în:

• Detalii de proiectare care pot fi simplificate.
• Opțiuni de echipamente cu costuri mai mici de instalare.
• Metode de asamblare care reduc orele de muncă.
• Materiale cu disponibilitate mai bună și mai puține întârzieri.
• Decizii de secvențiere care reduc timpul mort.

Cheia este să evaluați impactul total asupra costurilor, nu doar oferta inițială. O soluție care pare mai ieftină pe hârtie poate deveni mai costisitoare dacă generează refaceri, întârzieri sau probleme de garanție.

Optimizați forța de muncă în loc să faceți reduceri oarbe

Forța de muncă este, de obicei, cel mai mare sau unul dintre cele mai mari costuri în construcții, ceea ce o face o țintă evidentă în timpul unei recesiuni. Dar concedierile fără discernământ creează adesea probleme noi:

• Productivitatea scade atunci când pleacă angajații cu experiență.
• Lucrătorii rămași devin supraîncărcați.
• Costurile de instruire cresc ulterior pentru noii angajați.
• Incidentele de siguranță pot crește atunci când echipele sunt subdimensionate.

O abordare mai bună este reducerea risipei de muncă.

Concentrați-vă pe:

• Programare mai bună pentru a limita timpii morți.
• Alocarea mai inteligentă a echipelor între proiectele active.
• Reducerea refacerilor prin definiții mai clare ale lucrărilor și inspecții mai bune.
• Îmbunătățirea comunicării dintre echipele din teren și cele de la birou.
• Urmărirea productivității pe echipă, sarcină și fază de proiect.

Companiile care își protejează cei mai buni oameni în perioade dificile se redresează adesea mai repede atunci când cererea revine.

Îmbunătățiți controalele proiectelor și costurile pe lucrare

Dacă o companie nu înțelege profitabilitatea pe proiect, nu poate gestiona eficient costurile.

Fiecare proiect activ ar trebui să aibă vizibilitate clară asupra:

• Muncii estimate și a muncii efective.
• Materialelor bugetate și a materialelor efective.
• Ordinelor de modificare și a stării lor de aprobare.
• Utilizării echipamentelor.
• Costurilor subcontractorilor.
• Marjei brute pe proiect.

Când managerii văd devierile din timp, pot interveni înainte ca un proiect să devină neprofitabil.

Acest lucru este deosebit de important în timpul recesiunilor, deoarece marjele sunt mai mici și clienții pot presa mai mult asupra prețului. Controalele solide protejează compania de câștigarea unor lucrări proaste care par să mențină activitatea, dar afectează bilanțul.

Protejați relațiile cu furnizorii și subcontractorii

Într-o perioadă de încetinire, unele companii încearcă să preseze fiecare furnizor și subcontractor pentru cel mai mic preț posibil. Acest lucru poate aduce o ușurare pe termen scurt, dar poate deteriora fiabilitatea și crește costurile pe termen lung.

Relațiile bune cu furnizorii ajută în mai multe feluri:

• Răspunsuri mai rapide atunci când materialele sunt rare.
• Flexibilitate mai mare la plată.
• Programare mai sigură.
• O disponibilitate mai mare de a discuta produse alternative.

Același lucru este valabil și pentru subcontractori. Partenerii de încredere pot ajuta o companie să acționeze rapid atunci când apar oportunități. Dacă acești parteneri se simt presați prea tare, este posibil să acorde prioritate altor clienți.

Cei mai buni negociatori înțeleg că controlul costurilor și gestionarea relațiilor nu sunt opuse. Ele se întăresc reciproc atunci când sunt administrate corect.

Faceți ca structura afacerii să funcționeze pentru recesiune

O recesiune este un moment bun pentru a verifica dacă afacerea de construcții este organizată într-un mod care susține gestionarea riscului și creșterea.

Pentru mulți proprietari, asta înseamnă să analizeze dacă firma ar trebui să funcționeze ca LLC sau ca corporație. Structura potrivită depinde de modelul de afaceri, obiectivele fiscale, preocupările legate de răspundere și planurile pe termen lung. Afacerile din construcții se confruntă adesea cu riscuri semnificative legate de contracte, asigurări și echipamente, deci alegerea entității contează.

O afacere înființată corect îi poate ajuta pe proprietari să:

• Separați activele personale de cele ale afacerii.
• Prezinte un profil mai profesionist pentru furnizori și creditori.
• Construiască o bază mai clară pentru autorizații, servicii bancare și licențiere.
• Țină evidențele interne organizate pentru creștere viitoare sau finanțare.

Zenind ajută antreprenorii să își formeze afaceri în SUA printr-un proces simplu și conform. Pentru fondatorii din construcții, acesta poate fi un prim pas important înainte de a căuta contracte, de a angaja echipe sau de a cumpăra echipamente.

Mențineți conformitatea și asigurarea la zi

Încercarea de a economisi bani ignorând conformitatea este o economie falsă.

Companiile de construcții ar trebui să revizuiască:

• Cerințele de licențiere la nivel de stat și local.
• Acoperirea de răspundere civilă generală.
• Obligațiile privind asigurarea pentru accidente de muncă.
• Practicile de salarizare și de clasificare a contractorilor.
• Termenele pentru rapoartele anuale și pentru menținerea entității.

O depunere ratată sau o lacună în acoperire poate costa mult mai mult decât menținerea la zi. Recesiunile sunt adesea momentul în care greșelile devin vizibile, pentru că numerarul este mai strâns și afacerea are mai puțin spațiu pentru a absorbi penalități sau daune.

Folosiți tehnologia doar acolo unde reduce cu adevărat costurile generale

Nu orice achiziție de software economisește bani. Unele instrumente adaugă abonamente, costuri de instruire și complexitate fără a îmbunătăți rezultatele.

Cele mai bune investiții tehnologice sunt cele care reduc munca manuală sau îmbunătățesc procesul decizional:

• Software de estimare care produce oferte mai precise.
• Sisteme de costuri pe proiect care arată profitabilitatea în timp real.
• Instrumente de achiziții care reduc comenzile duplicate.
• Sisteme de programare care coordonează echipele și echipamentele.
• Instrumente de gestionare a documentelor care păstrează contractele și ordinele de modificare organizate.

Înainte de a cumpăra software, definiți mai întâi problema de proces. Apoi alegeți instrumentul care o rezolvă.

Licitați mai inteligent, nu doar mai ieftin

În timpul unei recesiuni, multe companii urmăresc mai multă muncă prin scăderea prea agresivă a ofertelor. Acest lucru poate avea efect contrar dacă afacerea câștigă proiecte cu marjă mică, care creează presiune pe fluxul de numerar.

O strategie mai bună de ofertare este să vă concentrați pe lucrări care se potrivesc punctelor forte ale companiei:

• Proiecte cu risc gestionabil.
• Clienți cu istoric de plată la timp.
• Lucrări care folosesc canale cunoscute de forță de muncă și furnizori.
• Scurgeri de lucrări cu planuri clare și mai puține dispute privind ordinele de modificare.

Adesea este mai bine să câștigi mai puține proiecte profitabile decât multe proiecte slabe.

Construiți un manual pentru recesiune

O companie de construcții nu ar trebui să aștepte până când veniturile scad pentru a se pregăti.

Un manual practic pentru recesiune poate include:

• Revizuiri săptămânale ale fluxului de numerar.
• Analiză lunară a marjei proiectelor.
• Verificarea contractelor cu furnizorii.
• Reguli de aprobare pentru achiziții.
• Monitorizarea productivității forței de muncă.
• Date pentru revizuirea conformității și a asigurării.
• Un proces documentat pentru evaluarea lucrărilor noi.

Acest tip de manual creează disciplină. De asemenea, face compania mai ușor de administrat atunci când piața devine imprevizibilă.

Concluzia

Economisirea banilor în timpul unei recesiuni economice nu înseamnă să devii mai mic în toate privințele. Înseamnă să devii mai eficient.

Companiile de construcții se pot proteja prin îmbunătățirea achizițiilor, reducerea risipei, întărirea costurilor pe proiect, păstrarea forței de muncă specializate și alegerea unei structuri de afaceri care susține creșterea și gestionarea riscului. Companiile care se descurcă cel mai bine sunt, de obicei, cele care tratează controlul costurilor ca pe un sistem, nu ca pe o reducere unică.

Dacă înființați sau restructurați o afacere de construcții, un proces solid de formare poate face restul operațiunii mai ușor de gestionat. O bază atent construită susține decizii mai bune atunci când piața devine mai dificilă.