Cách các công ty xây dựng tiết kiệm chi phí trong thời kỳ suy thoái kinh tế

Một giai đoạn suy thoái kinh tế tạo áp lực lên mọi khía cạnh của một doanh nghiệp xây dựng. Giá vật liệu biến động. Việc tài trợ vốn trở nên chặt chẽ hơn. Khách hàng trì hoãn thanh toán. Các dự án mới khó giành được hơn, và biên lợi nhuận hiện có có thể biến mất rất nhanh nếu ban lãnh đạo không phản ứng bằng kỷ luật và kế hoạch rõ ràng.

Những công ty vượt qua suy thoái thường không thắng bằng cách cắt giảm chi phí một cách bừa bãi. Họ thắng bằng cách bảo vệ dòng tiền, cải thiện kỷ luật mua sắm, siết chặt kiểm soát dự án và đưa ra các quyết định mang tính cấu trúc để tăng sức bền dài hạn.

Đối với những người sáng lập và điều hành doanh nghiệp xây dựng, đây cũng là thời điểm để suy nghĩ kỹ về cấu trúc doanh nghiệp và tuân thủ pháp lý. Loại hình pháp nhân phù hợp, hồ sơ minh bạch và quy trình ổn định có thể giảm rủi ro và làm cho công ty hấp dẫn hơn đối với bên cho vay, nhà cung cấp và các đối tác tiềm năng. Nếu bạn đang xây dựng hoặc hoàn thiện một doanh nghiệp xây dựng, chiến lược vận hành vững chắc và nền tảng thành lập phù hợp nên đi cùng nhau.

Vì sao suy thoái ảnh hưởng đặc biệt nặng đến ngành xây dựng

Xây dựng là ngành đòi hỏi vốn lớn. Các dự án thường yêu cầu chi trước cho lao động, thiết bị, giấy phép, bảo hiểm, vật liệu và nhà thầu phụ rất lâu trước khi khoản thanh toán cuối cùng đến hạn. Khoảng cách thời gian đó tạo ra rủi ro ngay cả trong một nền kinh tế mạnh.

Trong thời kỳ suy thoái, áp lực tăng lên theo nhiều cách:

• Khách hàng có thể kéo dài chu kỳ thanh toán.
• Các dự án tư nhân và thương mại có thể chậm lại hoặc tạm dừng.
• Nhà cung cấp có thể tăng giá để bảo vệ biên lợi nhuận của họ.
• Chi phí tài trợ vốn có thể tăng lên.
• Thiếu hụt lao động vẫn có thể tồn tại ở các nghề chuyên môn, ngay cả khi nhu cầu giảm.

Sự kết hợp đó có nghĩa là một công ty xây dựng không thể chỉ dựa vào tăng trưởng doanh thu. Công ty cần một chiến lược chi phí có chủ đích để cải thiện hiệu quả mà không đánh đổi chất lượng hay an toàn.

Bắt đầu từ dòng tiền, không chỉ từ chi phí

Nhiều công ty chỉ tập trung cắt những khoản mục rõ ràng. Điều đó có ích, nhưng không giải quyết được thách thức cốt lõi nếu tiền vẫn rời doanh nghiệp nhanh hơn tốc độ đi vào.

Một kế hoạch ứng phó suy thoái nên bắt đầu bằng quản lý dòng tiền:

• Xem lại thời điểm các khoản phải thu và phải trả.
• Rút ngắn thời gian chậm thanh toán khi có thể.
• Đàm phán thanh toán theo mốc tiến độ đối với các dự án lớn.
• Yêu cầu đặt cọc khi thị trường và điều khoản hợp đồng cho phép.
• Theo dõi chi phí theo từng công trình theo thời gian thực, không đợi đến cuối tháng.

Mục tiêu là biết chính xác dự án nào tạo ra lợi nhuận và dự án nào âm thầm tiêu hao vốn lưu động.

Một quy trình dòng tiền lành mạnh giúp ban lãnh đạo có không gian để ra quyết định hợp lý thay vì phản ứng trong căng thẳng.

Siết chặt mua sắm và quản lý nhà cung cấp

Mua sắm là một trong những khu vực dễ tiết kiệm nhất vì việc mua hàng ảnh hưởng đến gần như mọi công trình. Khi công ty xây dựng không quản lý mua sắm tốt, họ mất tiền do đặt hàng trùng lặp, phí vận chuyển gấp, giá của nhà cung cấp không nhất quán và lãng phí vật liệu có thể tránh được.

Một quy trình mua sắm mạnh hơn nên bao gồm:

• Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt và chuẩn hóa.
• Phê duyệt mua hàng tập trung.
• So sánh giá trước các đơn hàng lớn.
• Kiểm soát tồn kho đối với các vật tư dùng thường xuyên.
• Quy tắc rõ ràng cho vật liệu thay thế.

Phần mềm có thể hỗ trợ ở đây, nhưng công cụ quan trọng không bằng quy trình. Ngay cả một hệ thống đơn giản theo dõi lịch sử mua hàng, điều khoản nhà cung cấp và thời gian giao hàng cũng có thể cho thấy doanh nghiệp đang chi tiêu vượt mức ở đâu.

Với các công ty có nhiều công trường đang hoạt động, mua hàng tập trung có thể tạo ra khoản tiết kiệm đáng kể. Mua số lượng lớn thường làm giảm đơn giá, nhưng chỉ khi doanh nghiệp có kỷ luật về lưu trữ, điều phối và sử dụng để tránh lãng phí.

Giảm chi phí vật liệu mà không hạ thấp chất lượng

Thay thế vật liệu không có nghĩa là mua lựa chọn rẻ nhất. Nó là chọn lựa chọn phù hợp nhất cho công việc.

Lãnh đạo xây dựng nên đánh giá vật liệu bằng ba câu hỏi:

• Phương án thay thế có đáp ứng yêu cầu hiệu năng không?
• Có duy trì an toàn và tuân thủ quy chuẩn không?
• Có làm giảm tổng chi phí lắp đặt, không chỉ giá mua không?

Đôi khi một vật liệu rẻ hơn còn giúp giảm thời gian lao động. Đôi khi một sản phẩm đắt hơn một chút lại giảm chi phí bảo trì trong suốt vòng đời dự án. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào chức năng của dự án, tiến độ và kỳ vọng của khách hàng.

Những công ty hiệu quả nhất xây dựng một quy trình rà soát lặp lại để nhân viên dự toán, quản lý dự án và đội mua sắm đều dùng cùng một tiêu chuẩn.

Ứng dụng value engineering một cách chiến lược

Value engineering là một trong những công cụ tốt nhất để quản lý suy thoái khi được thực hiện có kỷ luật.

Về bản chất, value engineering đặt ra một câu hỏi đơn giản: đâu là cách rẻ nhất để đạt được chức năng yêu cầu mà không đánh đổi chất lượng, an toàn hoặc tuân thủ quy chuẩn?

Quy trình đó có thể tìm ra tiết kiệm trong:

• Các chi tiết thiết kế có thể được đơn giản hóa.
• Lựa chọn thiết bị có chi phí lắp đặt thấp hơn.
• Phương pháp lắp đặt làm giảm giờ công lao động.
• Vật liệu có tính sẵn có tốt hơn và ít chậm trễ hơn.
• Quyết định sắp xếp trình tự thi công giúp giảm thời gian nhàn rỗi.

Điểm mấu chốt là đánh giá tác động chi phí tổng thể, không chỉ giá thầu ban đầu. Một giải pháp trông rẻ hơn trên giấy có thể trở nên đắt hơn nếu gây làm lại, chậm tiến độ hoặc vấn đề bảo hành.

Tối ưu lao động thay vì cắt giảm mù quáng

Lao động thường là một trong những khoản chi lớn nhất trong xây dựng, vì vậy đây là mục tiêu rõ ràng trong thời kỳ suy thoái. Nhưng sa thải một cách thiếu chọn lọc thường tạo ra vấn đề mới:

• Năng suất giảm khi nhân sự giàu kinh nghiệm rời đi.
• Những người còn lại bị quá tải.
• Chi phí đào tạo tăng lên khi sau này tuyển mới.
• Tai nạn an toàn có thể tăng khi đội ngũ thiếu người.

Cách làm tốt hơn là giảm lãng phí lao động.

Tập trung vào:

• Lập lịch tốt hơn để hạn chế thời gian chết.
• Phân bổ đội thi công thông minh hơn giữa các công trình đang hoạt động.
• Giảm việc làm lại thông qua phạm vi công việc và kiểm tra rõ ràng hơn.
• Cải thiện giao tiếp giữa đội hiện trường và văn phòng.
• Theo dõi năng suất theo đội, theo nhiệm vụ và theo giai đoạn dự án.

Những công ty bảo vệ được nhân sự giỏi nhất trong thời điểm khó khăn thường phục hồi nhanh hơn khi nhu cầu quay trở lại.

Cải thiện kiểm soát dự án và tính giá thành công việc

Nếu một công ty không hiểu rõ lợi nhuận theo từng dự án, công ty đó không thể quản lý chi phí hiệu quả.

Mỗi công trình đang triển khai nên có khả năng theo dõi rõ ràng về:

• Lao động dự toán và lao động thực tế.
• Vật liệu dự toán và vật liệu thực tế.
• Các yêu cầu thay đổi và trạng thái phê duyệt của chúng.
• Việc sử dụng thiết bị.
• Chi phí nhà thầu phụ.
• Biên lợi nhuận gộp theo từng công trình.

Khi quản lý nhìn thấy chênh lệch sớm, họ có thể can thiệp trước khi một dự án trở nên không có lãi.

Điều này đặc biệt quan trọng trong thời kỳ suy thoái vì biên lợi nhuận mỏng hơn và khách hàng có thể ép giá mạnh hơn. Kiểm soát tốt giúp công ty tránh nhận những hợp đồng xấu trông có vẻ bận rộn nhưng thực chất làm tổn hại bảng cân đối kế toán.

Bảo vệ mối quan hệ với nhà cung cấp và nhà thầu phụ

Trong giai đoạn chậm lại, một số doanh nghiệp cố gắng gây áp lực lên mọi nhà cung cấp và nhà thầu phụ để có mức giá thấp nhất có thể. Điều đó có thể tạo ra lợi ích ngắn hạn, nhưng cũng có thể làm hỏng độ tin cậy và tăng chi phí dài hạn.

Quan hệ tốt với nhà cung cấp mang lại nhiều lợi ích:

• Phản hồi nhanh hơn khi vật liệu khan hiếm.
• Linh hoạt hơn về thanh toán.
• Lịch trình đáng tin cậy hơn.
• Sẵn sàng hơn trong việc thảo luận các sản phẩm thay thế.

Điều tương tự đúng với nhà thầu phụ. Những đối tác đáng tin cậy có thể giúp công ty triển khai nhanh khi có cơ hội. Nếu họ cảm thấy bị ép quá mức, họ có thể ưu tiên khách hàng khác.

Những nhà đàm phán giỏi nhất hiểu rằng kiểm soát chi phí và quản lý quan hệ không đối lập nhau. Chúng củng cố lẫn nhau khi được xử lý tốt.

Làm cho cấu trúc doanh nghiệp của bạn phù hợp với thời kỳ suy thoái

Suy thoái là thời điểm tốt để xác nhận rằng doanh nghiệp xây dựng đang được thiết lập theo cách hỗ trợ quản lý rủi ro và tăng trưởng.

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là xem xét công ty nên hoạt động dưới dạng LLC hay corporation. Loại hình phù hợp phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, mục tiêu thuế, mức độ trách nhiệm pháp lý và kế hoạch dài hạn. Doanh nghiệp xây dựng thường đối mặt với rủi ro đáng kể về hợp đồng, bảo hiểm và thiết bị, vì vậy lựa chọn pháp nhân rất quan trọng.

Một doanh nghiệp được thành lập đúng cách có thể giúp chủ sở hữu:

• Tách biệt tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp.
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn đối với nhà cung cấp và bên cho vay.
• Xây dựng nền tảng gọn gàng hơn cho giấy phép, ngân hàng và cấp phép hoạt động.
• Giữ hồ sơ nội bộ ngăn nắp cho tăng trưởng hoặc tài trợ vốn trong tương lai.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ bằng một quy trình đơn giản và tuân thủ. Đối với các nhà sáng lập công ty xây dựng, đây có thể là bước đầu quan trọng trước khi tìm kiếm hợp đồng, tuyển đội thi công hoặc mua thiết bị.

Giữ tuân thủ và bảo hiểm luôn cập nhật

Cố gắng tiết kiệm bằng cách bỏ qua tuân thủ là một cách tiết kiệm giả tạo.

Các công ty xây dựng nên rà soát:

• Yêu cầu cấp phép của bang và địa phương.
• Bảo hiểm trách nhiệm chung.
• Nghĩa vụ bồi thường cho người lao động.
• Thực hành phân loại bảng lương và nhà thầu độc lập.
• Hạn chót nộp báo cáo thường niên và duy trì pháp nhân.

Một hồ sơ bị quên nộp hoặc một khoảng trống bảo hiểm có thể tốn kém hơn rất nhiều so với chi phí duy trì tuân thủ. Suy thoái thường là lúc sai sót lộ rõ, vì tiền mặt eo hẹp hơn và doanh nghiệp có ít dư địa để hấp thụ phạt hoặc khiếu nại.

Sử dụng công nghệ ở những nơi thực sự giảm chi phí quản lý

Không phải phần mềm nào cũng giúp tiết kiệm tiền. Một số công cụ chỉ làm tăng phí thuê bao, chi phí đào tạo và độ phức tạp mà không cải thiện kết quả.

Những khoản đầu tư công nghệ tốt nhất là những khoản giảm công việc thủ công hoặc cải thiện khả năng ra quyết định:

• Phần mềm dự toán giúp đưa ra báo giá chính xác hơn.
• Hệ thống tính giá thành công việc hiển thị lợi nhuận theo thời gian thực.
• Công cụ mua sắm giảm tình trạng đặt hàng trùng lặp.
• Hệ thống lập lịch điều phối đội thi công và thiết bị.
• Công cụ quản lý tài liệu giữ hợp đồng và yêu cầu thay đổi được tổ chức gọn gàng.

Trước khi mua phần mềm, hãy xác định rõ vấn đề quy trình trước. Sau đó chọn công cụ giải quyết đúng vấn đề đó.

Đấu thầu thông minh hơn, không chỉ rẻ hơn

Trong thời kỳ suy thoái, nhiều công ty chạy theo nhiều việc hơn bằng cách giảm giá thầu quá mức. Điều đó có thể phản tác dụng nếu doanh nghiệp giành được những công việc biên lợi nhuận thấp gây áp lực tiền mặt.

Chiến lược đấu thầu tốt hơn là tập trung vào những dự án phù hợp với thế mạnh của công ty:

• Các dự án có mức rủi ro có thể kiểm soát.
• Khách hàng có lịch sử thanh toán đúng hạn.
• Công việc sử dụng các kênh lao động và nhà cung cấp quen thuộc.
• Phạm vi công việc có bản vẽ rõ ràng và ít tranh chấp phát sinh thay đổi.

Thường thì tốt hơn là thắng ít dự án có lãi còn hơn nhiều dự án yếu.

Xây dựng một kế hoạch ứng phó suy thoái

Một công ty xây dựng không nên đợi đến khi doanh thu giảm mới chuẩn bị.

Một kế hoạch ứng phó suy thoái thực tế có thể bao gồm:

• Rà soát dòng tiền hàng tuần.
• Phân tích biên lợi nhuận dự án hàng tháng.
• Kiểm tra hợp đồng nhà cung cấp.
• Quy tắc phê duyệt mua sắm.
• Theo dõi năng suất lao động.
• Rà soát các mốc tuân thủ và bảo hiểm.
• Quy trình được ghi chép để đánh giá công việc mới.

Kiểu kế hoạch này tạo ra kỷ luật. Nó cũng làm cho công ty dễ quản lý hơn khi thị trường trở nên khó đoán.

Kết luận

Tiết kiệm chi phí trong thời kỳ suy thoái kinh tế không phải là làm mọi thứ nhỏ đi. Mà là làm mọi thứ sắc bén hơn.

Các công ty xây dựng có thể tự bảo vệ bằng cách cải thiện mua sắm, giảm lãng phí, tăng cường tính giá thành công việc, giữ chân lao động lành nghề và lựa chọn cấu trúc doanh nghiệp hỗ trợ tăng trưởng và quản lý rủi ro. Những công ty làm tốt nhất thường là những công ty coi kiểm soát chi phí là một hệ thống, chứ không phải một đợt cắt giảm một lần.

Nếu bạn đang bắt đầu hoặc tái cấu trúc một doanh nghiệp xây dựng, một quy trình thành lập vững chắc có thể giúp việc vận hành sau đó dễ quản lý hơn. Một nền tảng cẩn thận sẽ hỗ trợ các quyết định tốt hơn khi thị trường trở nên khó khăn.