Как строителните компании могат да спестят пари по време на икономически спад

Икономическият спад оказва натиск върху всяка част от един строителен бизнес. Цените на материалите се променят. Финансирането става по-ограничено. Клиентите забавят плащанията. Новите проекти стават по-трудни за спечелване, а съществуващите маржове могат бързо да изчезнат, ако ръководителите не реагират с дисциплина и планиране.

Компаниите, които оцеляват по време на спад, обикновено не печелят чрез безразборно съкращаване на разходи. Те успяват, като защитават паричния поток, подобряват дисциплината при покупките, затягат контрола върху проектите и вземат структурни решения, които подпомагат дългосрочната устойчивост.

За основателите и операторите в строителството това е и момент да обмислят внимателно бизнес структурата и съответствието с изискванията. Правилното юридическо лице, изрядните записи и предвидимите процеси могат да намалят риска и да направят компанията по-привлекателна за кредитори, доставчици и потенциални партньори. Ако изграждате или усъвършенствате строителен бизнес, силната оперативна стратегия и стабилната основа при учредяването трябва да работят заедно.

Защо спадовете засягат строителството особено силно

Строителството е капиталоемко. Проектите често изискват предварителни разходи за труд, оборудване, разрешителни, застраховки, материали и подизпълнители много преди да пристигне окончателното плащане. Тази времева разлика създава риск дори в силна икономика.

По време на спад натискът се увеличава по няколко начина:

• Клиентите могат да удължават цикъла на плащане.
• Частните и търговските проекти могат да се забавят или замразят.
• Доставчиците могат да повишават цените, за да защитят собствените си маржове.
• Разходите за финансиране могат да се увеличат.
• Недостигът на работна сила може да продължи да съществува при специализираните занаяти, дори когато търсенето отслабва.

Тази комбинация означава, че строителната компания не може да разчита само на ръст на приходите. Нужна е целенасочена стратегия за разходите, която подобрява ефективността, без да жертва качеството или безопасността.

Започнете с паричния поток, а не само с разходите

Много компании се фокусират единствено върху съкращаването на очевидни пера. Това помага, но не решава основния проблем, ако парите все още излизат от бизнеса по-бързо, отколкото влизат.

Планът при спад трябва да започне с управление на паричния поток:

• Прегледайте сроковете на вземанията и задълженията.
• Съкращавайте забавянията в плащанията, когато е възможно.
• Договаряйте фактуриране по етапи при по-големи проекти.
• Изисквайте авансови плащания, когато пазарът и договорните условия го позволяват.
• Следете калкулацията на разходите по проект в реално време, а не в края на месеца.

Целта е да знаете точно кои проекти носят марж и кои тихо изяждат оборотен капитал.

Здравословният процес на паричен поток дава на ръководството пространство да взема рационални решения, вместо да реагира под напрежение.

Затегнете снабдяването и управлението на доставчиците

Снабдяването е една от най-ясните области за спестявания, защото покупките влияят на почти всеки обект. Когато строителните компании не управляват добре снабдяването, те губят пари чрез дублирани поръчки, спешни доставки, непоследователни цени от доставчици и избежими материални отпадъци.

По-силният процес на снабдяване трябва да включва:

• Стандартизирани списъци с одобрени доставчици.
• Централизирано одобрение на покупките.
• Сравнение на цените преди големи поръчки.
• Контрол на наличностите за често използвани материали.
• Ясни правила за заместващи материали.

Софтуерът може да помогне, но инструментът е по-малко важен от процеса. Дори проста система, която проследява историята на покупките, условията на доставчиците и сроковете за доставка, може да покаже къде бизнесът харчи повече от необходимото.

За компании с множество активни обекти консолидираните покупки могат да доведат до значителни спестявания. Пазаруването на едро често намалява единичната цена, но само ако бизнесът има дисциплина за складиране, планиране и използване, за да избегне разхищение.

Намалете разходите за материали, без да понижавате качеството

Замяната на материали не означава да купувате най-евтиния вариант. Тя означава да изберете правилния вариант за конкретната работа.

Ръководителите в строителството трябва да оценяват материалите чрез три въпроса:

• Алтернативата отговаря ли на изискванията за производителност?
• Запазва ли безопасността и съответствието с нормите?
• Намалява ли общата цена на изпълнение, а не само покупната цена?

Понякога по-евтин материал намалява и времето за труд. Понякога малко по-скъп продукт понижава разходите за поддръжка през целия жизнен цикъл на проекта. Най-добрият избор зависи от функцията на проекта, графика и очакванията на клиента.

Най-ефективните компании изграждат повторяем процес за преглед, така че калкулаторите на оферти, ръководителите на проекти и екипите по снабдяване да работят по едни и същи стандарти.

Използвайте стратегически value engineering

Value engineering е един от най-добрите инструменти за управление при спад, когато се прилага дисциплинирано.

В основата си value engineering задава прост въпрос: кой е най-евтиният начин да се постигне необходимата функция, без да се жертват качество, безопасност или съответствие с нормите?

Този процес може да открие спестявания в:

• Детайли по дизайна, които могат да бъдат опростени.
• Избор на оборудване с по-ниски разходи за монтаж.
• Методи на сглобяване, които намаляват часовете труд.
• Материали с по-добра наличност и по-малко забавяния.
• Решения за последователност на изпълнение, които намаляват престоя.

Ключът е да се оценява общият ефект върху разходите, а не само първоначалната оферта. Решение, което изглежда по-евтино на хартия, може да стане по-скъпо, ако доведе до преработка, забавяния или гаранционни проблеми.

Оптимизирайте труда, вместо да съкращавате сляпо

Трудът обикновено е един от най-големите разходи в строителството, което го прави очевидна цел по време на спад. Но безразборните съкращения често създават нови проблеми:

• Производителността пада, когато опитни служители напуснат.
• Останалите работници се претоварват.
• По-късно разходите за обучение на нови служители се увеличават.
• Инцидентите за безопасност могат да се повишат, когато екипите са недокомплектовани.

По-добрият подход е да се намали загубата на труд.

Фокусирайте се върху:

• По-добро планиране, за да се ограничи престоят.
• По-интелигентно разпределение на екипите между активните обекти.
• Намаляване на преработките чрез по-ясни обхвати и инспекции.
• Подобряване на комуникацията между теренните и офис екипите.
• Проследяване на производителността по екип, задача и етап на проекта.

Компаниите, които запазват най-добрите си хора в трудни времена, често се възстановяват по-бързо, когато търсенето се върне.

Подобрете контрола върху проектите и калкулацията на разходите

Ако компанията не разбира рентабилността по проект, тя не може да управлява ефективно разходите.

Всеки активен обект трябва да има ясна видимост върху:

• Планиран и реален труд.
• Бюджетирани и реални материали.
• Допълнителни поръчки и статуса на тяхното одобрение.
• Използване на оборудване.
• Разходи за подизпълнители.
• Брутния марж по проект.

Когато мениджърите виждат отклоненията рано, могат да се намесят, преди проектът да стане нерентабилен.

Това е особено важно при спад, защото маржовете са по-тънки, а клиентите могат да оказват по-силен натиск върху цената. Силният контрол предпазва компанията от приемане на лоши поръчки, които изглеждат като заетост, но увреждат баланса.

Пазете отношенията с доставчици и подизпълнители

При забавяне на пазара някои бизнеси се опитват да притиснат всеки доставчик и подизпълнител до възможно най-ниската цена. Това може да даде краткосрочно облекчение, но също така може да увреди надеждността и да увеличи дългосрочните разходи.

Добрите отношения с доставчиците помагат по няколко начина:

• По-бързи реакции при недостиг на материали.
• По-голяма гъвкавост при плащанията.
• По-надеждно планиране.
• По-голяма готовност за обсъждане на алтернативни продукти.

Същото важи и за подизпълнителите. Надеждните партньори могат да помогнат на компанията да действа бързо, когато се появят възможности. Ако тези партньори се почувстват прекалено притиснати, може да дадат приоритет на други клиенти.

Най-добрите преговарящи разбират, че контролът на разходите и управлението на отношенията не са противоположности. Те се подсилват взаимно, когато се прилагат добре.

Направете бизнес структурата си полезна за спада

Спадът е добър момент да потвърдите, че строителният бизнес е структуриран така, че да подпомага управлението на риска и растежа.

За много собственици това означава да прегледат дали компанията трябва да работи като LLC или корпорация. Правилната структура зависи от бизнес модела, данъчните цели, съображенията за отговорност и дългосрочните планове. Строителните компании често се сблъскват със значителни рискове, свързани с договори, застраховки и оборудване, така че изборът на юридическа форма има значение.

Добре учреденият бизнес може да помогне на собствениците да:

• Разделят личните и бизнес активите.
• Представят по-професионален профил пред доставчици и кредитори.
• Изградят по-ясна основа за разрешителни, банкови услуги и лицензиране.
• Поддържат по-организирани вътрешни записи за бъдещ растеж или финансиране.

Zenind помага на предприемачите да учредяват бизнеси в САЩ чрез ясен и съответстващ на изискванията процес. За основателите в строителството това може да е важна първа стъпка преди търсене на договори, наемане на екипи или закупуване на оборудване.

Поддържайте съответствието и застраховките актуални

Опитът да се спестят пари чрез пренебрегване на съответствието е фалшива икономия.

Строителните компании трябва да преглеждат:

• Изискванията за държавно и местно лицензиране.
• Общата застраховка „Гражданска отговорност“.
• Задълженията по трудова злополука.
• Практиките за заплати и класифициране на независими изпълнители.
• Годишните отчети и сроковете за поддържане на юридическото лице.

Пропуснато подаване или липса на застрахователно покритие може да струва много повече от разхода за поддържане на актуалност. Спадовете често са моментът, когато грешките стават видими, защото парите са по-оскъдни и бизнесът има по-малко възможности да понесе глоби или искове.

Използвайте технологии само там, където наистина намаляват общите разходи

Не всяка покупка на софтуер спестява пари. Някои инструменти добавят абонаменти, разходи за обучение и сложност, без да подобряват резултатите.

Най-добрите технологични инвестиции са тези, които намаляват ръчната работа или подобряват вземането на решения:

• Софтуер за офериране, който създава по-точни предложения.
• Системи за калкулация на разходите по проекти, които показват рентабилността в реално време.
• Инструменти за снабдяване, които намаляват дублираните поръчки.
• Системи за планиране, които координират екипите и оборудването.
• Инструменти за управление на документи, които поддържат договорите и допълнителните поръчки организирани.

Преди да купите софтуер, първо дефинирайте проблема в процеса. След това изберете инструмента, който го решава.

Поддавайте оферти по-умно, а не просто по-евтино

По време на спад много компании гонят повече работа, като намаляват офертите твърде агресивно. Това може да се обърне срещу тях, ако спечелят проекти с нисък марж, които създават напрежение върху паричния поток.

По-добрата стратегия за офериране е да се фокусирате върху проекти, които отговарят на силните страни на компанията:

• Проекти с управляем риск.
• Клиенти с история на навременни плащания.
• Работа, която използва познати канали за труд и доставки.
• Обхвати с ясни чертежи и по-малко спорове по допълнителни поръчки.

Често е по-добре да спечелите по-малко, но печеливши проекти, отколкото много слаби.

Изградете план за действие при спад

Строителната компания не трябва да чака приходите да паднат, за да се подготви.

Практическият план за действие при спад може да включва:

• Седмичен преглед на паричния поток.
• Месечен анализ на маржа по проекти.
• Проверка на договорите с доставчици.
• Правила за одобрение на покупки.
• Проследяване на производителността на труда.
• Дати за преглед на съответствието и застраховките.
• Документиран процес за оценка на нови проекти.

Такъв план създава дисциплина. Той също така прави компанията по-лесна за управление, когато пазарът стане непредсказуем.

Изводът

Спестяването на пари по време на икономически спад не означава бизнесът да стане по-малък във всяко отношение. Означава да стане по-прецизен.

Строителните компании могат да се защитят, като подобрят снабдяването, намалят разхищението, засилят контрола върху разходите по проекти, запазят квалифицираните хора и изберат бизнес структура, която подпомага растежа и управлението на риска. Компаниите, които се справят най-добре, обикновено са тези, които третират контрола на разходите като система, а не като еднократно съкращение.

Ако започвате или преструктурирате строителен бизнес, стабилният процес на учредяване може да направи останалата част от операциите по-лесна за управление. Добрата основа подпомага по-добрите решения, когато пазарът стане по-труден.