Πώς οι κατασκευαστικές εταιρείες μπορούν να εξοικονομήσουν χρήματα κατά τη διάρκεια μιας οικονομικής ύφεσης

Μια οικονομική ύφεση ασκεί πίεση σε κάθε πτυχή μιας κατασκευαστικής επιχείρησης. Οι τιμές των υλικών μεταβάλλονται. Η χρηματοδότηση γίνεται πιο αυστηρή. Οι πελάτες καθυστερούν τις πληρωμές. Τα νέα έργα γίνονται δυσκολότερο να εξασφαλιστούν και τα υπάρχοντα περιθώρια κέρδους μπορούν να εξαφανιστούν γρήγορα, αν οι ηγέτες δεν ανταποκριθούν με πειθαρχία και σχεδιασμό.

Οι εταιρείες που επιβιώνουν σε υφέσεις συνήθως δεν κερδίζουν μειώνοντας αδιακρίτως το κόστος. Κερδίζουν προστατεύοντας τις ταμειακές ροές, βελτιώνοντας την πειθαρχία στις αγορές, αυστηροποιώντας τους ελέγχους των έργων και λαμβάνοντας δομικές αποφάσεις που ενισχύουν τη μακροπρόθεσμη ανθεκτικότητα.

Για ιδρυτές και διαχειριστές κατασκευαστικών επιχειρήσεων, αυτή είναι επίσης η στιγμή να σκεφτούν προσεκτικά τη νομική δομή και τη συμμόρφωση της επιχείρησης. Η σωστή νομική οντότητα, τα καθαρά αρχεία και οι προβλέψιμες διαδικασίες μπορούν να μειώσουν τον κίνδυνο και να κάνουν την εταιρεία πιο ελκυστική για δανειστές, προμηθευτές και δυνητικούς συνεργάτες. Αν χτίζετε ή βελτιώνετε μια κατασκευαστική επιχείρηση, μια ισχυρή επιχειρησιακή στρατηγική και ένα σταθερό θεμέλιο σύστασης πρέπει να λειτουργούν μαζί.

Γιατί οι υφέσεις πλήττουν ιδιαίτερα τον κατασκευαστικό κλάδο

Ο κατασκευαστικός κλάδος απαιτεί σημαντικό κεφάλαιο. Τα έργα συχνά χρειάζονται προκαταβολική δαπάνη για εργασία, εξοπλισμό, άδειες, ασφάλιση, υλικά και υπεργολάβους πολύ πριν φτάσει η τελική πληρωμή. Αυτό το χρονικό κενό δημιουργεί κίνδυνο ακόμη και σε μια ισχυρή οικονομία.

Κατά τη διάρκεια μιας ύφεσης, η πίεση αυξάνεται με διάφορους τρόπους:

• Οι πελάτες μπορεί να επιμηκύνουν τους κύκλους πληρωμών.
• Τα ιδιωτικά και εμπορικά έργα μπορεί να επιβραδυνθούν ή να παγώσουν.
• Οι προμηθευτές μπορεί να αυξήσουν τις τιμές για να προστατεύσουν τα δικά τους περιθώρια.
• Το κόστος χρηματοδότησης μπορεί να αυξηθεί.
• Οι ελλείψεις σε εξειδικευμένο εργατικό δυναμικό μπορεί να εξακολουθούν να υπάρχουν, ακόμη και όταν η ζήτηση υποχωρεί.

Αυτός ο συνδυασμός σημαίνει ότι μια κατασκευαστική εταιρεία δεν μπορεί να βασίζεται μόνο στην αύξηση εσόδων. Χρειάζεται μια συνειδητή στρατηγική κόστους που βελτιώνει την αποδοτικότητα χωρίς να θυσιάζει την ποιότητα ή την ασφάλεια.

Ξεκινήστε με τις ταμειακές ροές, όχι μόνο με τα έξοδα

Πολλές εταιρείες επικεντρώνονται μόνο στη μείωση των προφανών κατηγοριών δαπανών. Αυτό βοηθά, αλλά δεν λύνει το βασικό πρόβλημα αν τα χρήματα συνεχίζουν να φεύγουν από την επιχείρηση πιο γρήγορα από ό,τι εισέρχονται.

Ένα σχέδιο για ύφεση πρέπει να ξεκινά με τη διαχείριση των ταμειακών ροών:

• Εξετάστε τον χρονισμό των απαιτήσεων και των υποχρεώσεων.
• Μειώστε τις καθυστερήσεις πληρωμών όπου είναι δυνατόν.
• Διαπραγματευτείτε τιμολόγηση βάσει ορόσημων σε μεγαλύτερα έργα.
• Απαιτήστε προκαταβολές όταν το επιτρέπουν η αγορά και οι όροι της σύμβασης.
• Παρακολουθείτε το job costing σε πραγματικό χρόνο και όχι στο τέλος του μήνα.

Στόχος είναι να γνωρίζετε ακριβώς ποια έργα παράγουν περιθώριο κέρδους και ποια καταναλώνουν αθόρυβα κεφάλαιο κίνησης.

Μια υγιής διαδικασία ταμειακών ροών δίνει στη διοίκηση χώρο να λαμβάνει λογικές αποφάσεις αντί να αντιδρά υπό πίεση.

Αυστηροποιήστε τις προμήθειες και τη διαχείριση προμηθευτών

Οι προμήθειες είναι ένας από τους πιο ξεκάθαρους τομείς εξοικονόμησης, επειδή οι αγορές επηρεάζουν σχεδόν κάθε έργο. Όταν οι κατασκευαστικές εταιρείες δεν διαχειρίζονται σωστά τις προμήθειες, χάνουν χρήματα μέσω διπλών παραγγελιών, ακριβών μεταφορών, ασυνεπών τιμών προμηθευτών και αποφεύξιμων αποβλήτων υλικών.

Μια πιο ισχυρή διαδικασία προμηθειών θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Τυποποιημένες λίστες εγκεκριμένων προμηθευτών.
• Κεντρικοποιημένη έγκριση αγορών.
• Σύγκριση τιμών πριν από μεγάλες παραγγελίες.
• Έλεγχο αποθεμάτων για είδη που χρησιμοποιούνται συχνά.
• Σαφείς κανόνες για υποκατάστατα υλικά.

Το λογισμικό μπορεί να βοηθήσει, αλλά το εργαλείο έχει μικρότερη σημασία από τη διαδικασία. Ακόμη και ένα απλό σύστημα που παρακολουθεί το ιστορικό αγορών, τους όρους των προμηθευτών και τους χρόνους παράδοσης μπορεί να αποκαλύψει πού η επιχείρηση ξοδεύει περισσότερα από όσα χρειάζεται.

Για εταιρείες με πολλαπλά ενεργά έργα, οι συγκεντρωτικές αγορές μπορούν να προσφέρουν ουσιαστική εξοικονόμηση. Η μαζική αγορά συχνά μειώνει το μοναδιαίο κόστος, αλλά μόνο αν η επιχείρηση διαθέτει την πειθαρχία αποθήκευσης, προγραμματισμού και χρήσης για να αποφύγει τη σπατάλη.

Μειώστε το κόστος υλικών χωρίς να υποβαθμίζετε την ποιότητα

Η υποκατάσταση υλικών δεν σημαίνει αγορά της φθηνότερης επιλογής. Σημαίνει επιλογή της σωστής επιλογής για το έργο.

Οι ηγέτες στον κατασκευαστικό κλάδο θα πρέπει να αξιολογούν τα υλικά με τρεις ερωτήσεις:

• Η εναλλακτική πληροί τις απαιτήσεις απόδοσης;
• Διατηρεί την ασφάλεια και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς;
• Μειώνει το συνολικό εγκατεστημένο κόστος και όχι μόνο την τιμή αγοράς;

Μερικές φορές ένα φθηνότερο υλικό μειώνει και τον χρόνο εργασίας. Κάποιες φορές ένα λίγο ακριβότερο προϊόν μειώνει το κόστος συντήρησης στη διάρκεια ζωής του έργου. Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από τη λειτουργία του έργου, το χρονοδιάγραμμα και τις προσδοκίες του πελάτη.

Οι πιο αποτελεσματικές εταιρείες δημιουργούν μια επαναλήψιμη διαδικασία αξιολόγησης, ώστε οι εκτιμητές, οι υπεύθυνοι έργων και οι ομάδες προμηθειών να χρησιμοποιούν τα ίδια πρότυπα.

Χρησιμοποιήστε στρατηγικά το value engineering

Το value engineering είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για τη διαχείριση μιας ύφεσης, όταν εφαρμόζεται με πειθαρχία.

Στην ουσία του, το value engineering θέτει ένα απλό ερώτημα: ποιος είναι ο φθηνότερος τρόπος να επιτευχθεί η απαιτούμενη λειτουργία χωρίς να θυσιαστούν η ποιότητα, η ασφάλεια ή η συμμόρφωση με τους κανονισμούς;

Αυτή η διαδικασία μπορεί να αποκαλύψει εξοικονομήσεις σε:

• Λεπτομέρειες σχεδιασμού που μπορούν να απλοποιηθούν.
• Επιλογές εξοπλισμού με χαμηλότερο κόστος εγκατάστασης.
• Μεθόδους συναρμολόγησης που μειώνουν τις εργατοώρες.
• Υλικά με καλύτερη διαθεσιμότητα και λιγότερες καθυστερήσεις.
• Αποφάσεις αλληλουχίας που μειώνουν τον χρόνο αδράνειας.

Το κλειδί είναι να αξιολογείται η συνολική επίδραση στο κόστος και όχι μόνο η αρχική προσφορά. Μια λύση που φαίνεται φθηνότερη στα χαρτιά μπορεί να καταλήξει ακριβότερη αν προκαλέσει επανεργασίες, καθυστερήσεις ή προβλήματα εγγύησης.

Βελτιστοποιήστε την εργασία αντί να κάνετε τυφλές περικοπές

Η εργασία είναι συνήθως το μεγαλύτερο ή ένα από τα μεγαλύτερα κόστη στην κατασκευή, γεγονός που την καθιστά προφανή στόχο κατά τη διάρκεια μιας ύφεσης. Όμως οι αδιάκριτες απολύσεις συχνά δημιουργούν νέα προβλήματα:

• Η παραγωγικότητα πέφτει όταν αποχωρούν έμπειροι εργαζόμενοι.
• Οι υπόλοιποι εργαζόμενοι επιβαρύνονται υπερβολικά.
• Το κόστος εκπαίδευσης αυξάνεται αργότερα για νέες προσλήψεις.
• Τα περιστατικά ασφάλειας μπορεί να αυξηθούν όταν οι ομάδες είναι υποστελεχωμένες.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι η μείωση της σπατάλης εργασίας.

Εστιάστε σε:

• Καλύτερο προγραμματισμό για τον περιορισμό του χρόνου αδράνειας.
• Πιο έξυπνη κατανομή συνεργείων σε ενεργά έργα.
• Μείωση των επανεργασιών μέσω πιο σαφών προδιαγραφών και επιθεωρήσεων.
• Βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ εργοταξίου και γραφείου.
• Παρακολούθηση της παραγωγικότητας ανά συνεργείο, εργασία και φάση έργου.

Οι εταιρείες που προστατεύουν τους καλύτερους ανθρώπους τους σε δύσκολες περιόδους συχνά ανακάμπτουν πιο γρήγορα όταν η ζήτηση επιστρέφει.

Βελτιώστε τους ελέγχους έργων και το job costing

Αν μια εταιρεία δεν κατανοεί την κερδοφορία ανά έργο, δεν μπορεί να διαχειριστεί αποτελεσματικά το κόστος.

Κάθε ενεργό έργο θα πρέπει να έχει σαφή ορατότητα σε:

• Προϋπολογισμένη και πραγματική εργασία.
• Προϋπολογισμένα και πραγματικά υλικά.
• Αλλαγές παραγγελίας και την κατάσταση έγκρισής τους.
• Χρήση εξοπλισμού.
• Κόστη υπεργολάβων.
• Μικτό περιθώριο ανά έργο.

Όταν οι διοικητές βλέπουν έγκαιρα τις αποκλίσεις, μπορούν να επέμβουν πριν ένα έργο γίνει ζημιογόνο.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε υφέσεις, επειδή τα περιθώρια είναι μικρότερα και οι πελάτες ενδέχεται να πιέζουν περισσότερο τις τιμές. Οι ισχυροί έλεγχοι προστατεύουν την εταιρεία από το να αναλαμβάνει κακή εργασία που φαίνεται απασχολημένη αλλά βλάπτει τον ισολογισμό.

Προστατέψτε τις σχέσεις με προμηθευτές και υπεργολάβους

Σε μια επιβράδυνση, ορισμένες επιχειρήσεις προσπαθούν να πιέσουν κάθε προμηθευτή και υπεργολάβο για τη χαμηλότερη δυνατή τιμή. Αυτό μπορεί να προσφέρει βραχυπρόθεσμη ανακούφιση, αλλά μπορεί επίσης να βλάψει την αξιοπιστία και να αυξήσει το μακροπρόθεσμο κόστος.

Οι καλές σχέσεις με τους προμηθευτές βοηθούν με διάφορους τρόπους:

• Ταχύτερες απαντήσεις όταν τα υλικά είναι δυσεύρετα.
• Καλύτερη ευελιξία στις πληρωμές.
• Πιο αξιόπιστος προγραμματισμός.
• Μεγαλύτερη προθυμία για συζήτηση εναλλακτικών προϊόντων.

Το ίδιο ισχύει και για τους υπεργολάβους. Αξιόπιστοι συνεργάτες μπορούν να βοηθήσουν μια εταιρεία να κινηθεί γρήγορα όταν παρουσιαστούν ευκαιρίες. Αν αυτοί οι συνεργάτες νιώθουν ότι πιέζονται υπερβολικά, μπορεί να δώσουν προτεραιότητα σε άλλους πελάτες.

Οι καλύτεροι διαπραγματευτές κατανοούν ότι ο έλεγχος κόστους και η διαχείριση σχέσεων δεν είναι αντίθετες έννοιες. Λειτουργούν συμπληρωματικά όταν χειρίζονται σωστά.

Κάντε τη δομή της επιχείρησής σας να λειτουργεί για την ύφεση

Μια ύφεση είναι καλή στιγμή για να επιβεβαιώσετε ότι η κατασκευαστική επιχείρηση έχει δομηθεί με τρόπο που υποστηρίζει τη διαχείριση κινδύνου και την ανάπτυξη.

Για πολλούς ιδιοκτήτες, αυτό σημαίνει επανεξέταση του αν η εταιρεία πρέπει να λειτουργεί ως LLC ή corporation. Η σωστή δομή εξαρτάται από το επιχειρηματικό μοντέλο, τους φορολογικούς στόχους, τις ανησυχίες περί ευθύνης και τα μακροπρόθεσμα σχέδια. Οι κατασκευαστικές επιχειρήσεις συχνά αντιμετωπίζουν σημαντικούς κινδύνους από συμβάσεις, ασφάλιση και εξοπλισμό, επομένως η επιλογή νομικής οντότητας έχει σημασία.

Μια σωστά συσταθείσα επιχείρηση μπορεί να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες:

• Να διαχωρίζουν την προσωπική από την επιχειρηματική περιουσία.
• Να παρουσιάζουν πιο επαγγελματικό προφίλ σε προμηθευτές και δανειστές.
• Να χτίζουν πιο καθαρή βάση για άδειες, τραπεζικές σχέσεις και αδειοδοτήσεις.
• Να διατηρούν τα εσωτερικά αρχεία οργανωμένα για μελλοντική ανάπτυξη ή χρηματοδότηση.

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να συστήσουν επιχειρήσεις στις Η.Π.Α. με μια απλή, συμμορφωμένη διαδικασία. Για ιδρυτές στον κατασκευαστικό κλάδο, αυτό μπορεί να είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα πριν την ανάληψη συμβολαίων, την πρόσληψη συνεργείων ή την αγορά εξοπλισμού.

Διατηρήστε τη συμμόρφωση και την ασφάλιση ενημερωμένες

Η προσπάθεια εξοικονόμησης χρημάτων με την παράβλεψη της συμμόρφωσης είναι ψευδής οικονομία.

Οι κατασκευαστικές εταιρείες θα πρέπει να επανεξετάζουν:

• Τις απαιτήσεις αδειοδότησης σε πολιτειακό και τοπικό επίπεδο.
• Τη γενική ασφάλιση αστικής ευθύνης.
• Τις υποχρεώσεις ασφάλισης εργατικών ατυχημάτων.
• Τις πρακτικές μισθοδοσίας και ταξινόμησης εργολάβων.
• Τις προθεσμίες ετήσιων εκθέσεων και διατήρησης της οντότητας.

Μια χαμένη κατάθεση ή ένα κενό στην κάλυψη μπορεί να είναι πολύ πιο ακριβό από το κόστος της τήρησης των υποχρεώσεων. Οι υφέσεις είναι συχνά η περίοδος κατά την οποία τα λάθη γίνονται ορατά, επειδή τα μετρητά είναι πιο περιορισμένα και η επιχείρηση έχει λιγότερο περιθώριο να απορροφήσει πρόστιμα ή αξιώσεις.

Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία εκεί όπου μειώνει πραγματικά τα γενικά έξοδα

Δεν εξοικονομεί κάθε αγορά λογισμικού χρήματα. Ορισμένα εργαλεία προσθέτουν συνδρομές, κόστος εκπαίδευσης και πολυπλοκότητα χωρίς να βελτιώνουν τα αποτελέσματα.

Οι καλύτερες επενδύσεις τεχνολογίας είναι εκείνες που μειώνουν τη χειροκίνητη εργασία ή βελτιώνουν τη λήψη αποφάσεων:

• Λογισμικό κοστολόγησης που παράγει πιο ακριβείς προσφορές.
• Συστήματα job costing που δείχνουν την κερδοφορία σε πραγματικό χρόνο.
• Εργαλεία προμηθειών που μειώνουν τις διπλές παραγγελίες.
• Συστήματα προγραμματισμού που συντονίζουν συνεργεία και εξοπλισμό.
• Εργαλεία διαχείρισης εγγράφων που κρατούν οργανωμένες τις συμβάσεις και τις αλλαγές παραγγελίας.

Πριν αγοράσετε λογισμικό, ορίστε πρώτα το πρόβλημα της διαδικασίας. Έπειτα επιλέξτε το εργαλείο που το λύνει.

Προσφέρετε πιο έξυπνες προσφορές, όχι απλώς χαμηλότερες

Κατά τη διάρκεια μιας ύφεσης, πολλές εταιρείες κυνηγούν περισσότερη δουλειά μειώνοντας υπερβολικά τις προσφορές τους. Αυτό μπορεί να γυρίσει μπούμερανγκ αν η επιχείρηση κερδίσει έργα με χαμηλό περιθώριο που δημιουργούν πίεση στις ταμειακές ροές.

Μια καλύτερη στρατηγική προσφορών είναι η εστίαση σε έργα που ταιριάζουν στα δυνατά σημεία της εταιρείας:

• Έργα με διαχειρίσιμο κίνδυνο.
• Πελάτες με ιστορικό έγκαιρων πληρωμών.
• Εργασίες που χρησιμοποιούν γνωστά κανάλια εργασίας και προμηθευτών.
• Αντικείμενα με σαφή σχέδια και λιγότερες διαφωνίες για αλλαγές παραγγελίας.

Συχνά είναι προτιμότερο να κερδίζετε λιγότερα κερδοφόρα έργα παρά πολλά αδύναμα.

Δημιουργήστε ένα εγχειρίδιο αντιμετώπισης ύφεσης

Μια κατασκευαστική εταιρεία δεν πρέπει να περιμένει να μειωθούν τα έσοδα για να προετοιμαστεί.

Ένα πρακτικό εγχειρίδιο αντιμετώπισης ύφεσης μπορεί να περιλαμβάνει:

• Εβδομαδιαίες ανασκοπήσεις ταμειακών ροών.
• Μηνιαία ανάλυση περιθωρίου έργων.
• Ελέγχους συμβάσεων προμηθευτών.
• Κανόνες έγκρισης προμηθειών.
• Παρακολούθηση παραγωγικότητας εργασίας.
• Ημερομηνίες επανεξέτασης συμμόρφωσης και ασφάλισης.
• Τεκμηριωμένη διαδικασία αξιολόγησης νέων εργασιών.

Αυτό το είδος εγχειριδίου δημιουργεί πειθαρχία. Επίσης, κάνει την εταιρεία πιο εύκολη στη διαχείριση όταν η αγορά γίνεται απρόβλεπτη.

Το συμπέρασμα

Η εξοικονόμηση χρημάτων κατά τη διάρκεια μιας οικονομικής ύφεσης δεν σημαίνει να γίνετε μικρότεροι σε κάθε τομέα. Σημαίνει να γίνετε πιο ευέλικτοι και πιο αποτελεσματικοί.

Οι κατασκευαστικές εταιρείες μπορούν να προστατευθούν βελτιώνοντας τις προμήθειες, μειώνοντας τη σπατάλη, ενισχύοντας το job costing, διατηρώντας εξειδικευμένο εργατικό δυναμικό και επιλέγοντας μια επιχειρηματική δομή που υποστηρίζει την ανάπτυξη και τη διαχείριση κινδύνου. Οι εταιρείες που τα πηγαίνουν καλύτερα είναι συνήθως εκείνες που αντιμετωπίζουν τον έλεγχο κόστους ως σύστημα και όχι ως μια εφάπαξ περικοπή.

Αν ξεκινάτε ή αναδιαρθρώνετε μια κατασκευαστική επιχείρηση, μια ισχυρή διαδικασία σύστασης μπορεί να κάνει πιο εύκολη τη διαχείριση των υπόλοιπων λειτουργιών. Μια προσεκτική βάση υποστηρίζει καλύτερες αποφάσεις όταν η αγορά γίνεται δυσκολότερη.