Cum poate începerea unei afaceri să vă reducă taxele: deduceri, cheltuieli deductibile și conformitate

Începerea unei afaceri poate face mai mult decât să creeze noi surse de venit. Poate, de asemenea, să deblocheze deduceri fiscale care nu sunt disponibile pentru majoritatea angajaților W-2. Pentru mulți fondatori aflați la început de drum, perspectiva fiscală este unul dintre primele motive pentru care iau în considerare înființarea unui LLC, a unei corporații sau a altei entități juridice.

Totuși, avantajele fiscale funcționează doar atunci când afacerea este reală, organizată și condusă cu intenția de a obține profit. IRS urmărește cheltuieli obișnuite și necesare, evidențe clare și dovezi că încercați cu adevărat să construiți o afacere operațională.

Dacă vă gândiți să porniți o activitate secundară, o afacere de acasă sau un startup cu normă întreagă, înțelegerea regulilor fiscale vă poate ajuta să luați decizii mai bune încă din prima zi.

De ce o structură de afaceri poate influența taxele

O afacere înființată corect poate separa finanțele afacerii de finanțele personale și poate crea un mod mai clar de a urmări cheltuielile. Această separare face mai ușoară identificarea deducerilor, documentarea activității de afaceri și depunerea unor declarații corecte.

În general, cheltuielile de afaceri sunt deductibile atunci când sunt obișnuite și necesare pentru activitatea sau afacerea dumneavoastră. În termenii IRS, obișnuit înseamnă comun și acceptat în domeniul dumneavoastră, iar necesar înseamnă util și adecvat pentru activitatea pe care o desfășurați.

Asta nu înseamnă că orice cheltuială este deductibilă. Cheltuielile personale rămân cheltuieli personale. Dar, odată ce desfășurați o afacere legitimă, lista posibilă de deduceri devine mult mai amplă decât în cazul unei hobby.

Costuri de pornire deductibile frecvent

Înainte ca afacerea să își deschidă porțile, este posibil să cheltuiți bani pentru cercetare, planificare și pregătire. IRS tratează multe dintre aceste costuri ca cheltuieli de pornire.

Exemplele includ adesea:

• Cercetare de piață și sondaje pentru clienți
• Călătorii pentru evaluarea locațiilor sau a furnizorilor
• Publicitate și marketing pentru lansare
• Formare pentru proprietari sau pentru primul personal
• Onorarii juridice și contabile legate de înființare
• Anumite costuri organizatorice legate de crearea entității

Conform orientărilor actuale ale IRS, o afacere poate alege să deducă până la 5.000 USD din costurile de pornire și până la 5.000 USD din costurile organizatorice, supuse regulilor de reducere treptată atunci când costurile totale de pornire sau organizatorice depășesc 50.000 USD. Orice costuri eligibile rămase trebuie, în general, amortizate.

Ideea principală este că aceste costuri nu sunt ignorate doar pentru că afacerea nu a fost încă lansată. Dacă se califică, ele pot oferi totuși o ușurare fiscală valoroasă în etapa incipientă a afacerii.

Cheltuielile operaționale curente se pot acumula rapid

Odată ce afacerea este activă, cheltuielile obișnuite de operare devin adesea cea mai mare sursă de deduceri. Acestea sunt costurile de zi cu zi pentru administrarea companiei.

Exemple obișnuite includ:

• Consumabile de birou
• Abonamente software
• Costuri de website și găzduire
• Servicii profesionale
• Marketing și publicitate
• Livrare și ambalare
• Comisioane bancare aferente conturilor de afaceri
• Asigurare pentru afacere

Aceste cheltuieli contează deoarece pot reduce venitul impozabil în anul în care sunt suportate, cu condiția să fie documentate corespunzător și legate de activitatea de afaceri.

Pentru întreprinderile mici, acest lucru poate crea o diferență semnificativă în fluxul de numerar. Fiecare dolar deductibil reduce suma venitului supus impozitării, ceea ce lasă mai mult capital disponibil pentru salarii, stocuri, echipamente sau creștere.

Deducerea pentru biroul de acasă pentru afacerile eligibile

O afacere desfășurată de acasă poate fi eligibilă pentru deducerea biroului de acasă dacă spațiul este folosit în mod regulat și exclusiv pentru afaceri.

Acest standard contează. O masă din bucătărie care este folosită și pentru mese, de obicei, nu se califică. O cameră dedicată sau o zonă clar delimitată, folosită doar pentru afaceri, are adesea o bază mai solidă.

În funcție de metoda utilizată, contribuabilii eligibili pot deduce o parte din costurile legate de locuință, cum ar fi:

• Chirie sau dobânda ipotecară, dacă este cazul
• Taxe pe proprietate
• Utilități
• Asigurarea locuinței
• Reparații și întreținere
• Amortizare, dacă se folosește metoda obișnuită

IRS oferă și o metodă simplificată pentru calcularea deducerii pentru biroul de acasă. Aceasta poate reduce documentația, dar nu schimbă regulile de eligibilitate de bază. Spațiul trebuie totuși să îndeplinească standardul de utilizare exclusivă și regulată.

Pentru fondatorii care lucrează de la distanță și pentru operatorii individuali, deducerea pentru biroul de acasă poate fi unul dintre cele mai utile avantaje fiscale disponibile, dar este și unul dintre cele mai atent analizate. Evidențele bune sunt esențiale.

Deduceri pentru vehicul, călătorii și mese

Călătoriile de afaceri pot genera, de asemenea, deduceri atunci când cheltuielile sunt obișnuite, necesare și legate de activitatea desfășurată.

Utilizarea vehiculului

Dacă folosiți o mașină în scopuri de afaceri, este posibil să deduceți partea de cheltuieli aferentă utilizării în afaceri. Acest lucru se poate face prin urmărirea cheltuielilor reale sau, în anumite cazuri, folosind rata standard pe milă.

Conducerea în scop de afaceri poate include drumuri pentru a întâlni clienți, a cumpăra consumabile, a vizita locații de lucru sau a merge la întâlniri legate de afacere.

Călătorii

Cheltuielile de călătorie pentru deplasările de afaceri legitime pot fi deductibile atunci când călătoria are în principal scop de afaceri. Aceasta poate include biletele de avion, cazarea, transportul la sol și alte costuri necesare de deplasare.

Mese

Mesele de afaceri pot fi, de asemenea, deductibile în anumite situații, dar regulile sunt specifice. Masa trebuie să aibă un scop real de afaceri, iar, în general, este deductibilă doar partea aferentă activității de afaceri.

Cea mai sigură abordare este să păstrați bonul, să notați scopul de afaceri și să documentați cine a participat și de ce masa a fost necesară.

Echipamente, software și tehnologie

O afacere modernă depinde adesea de laptopuri, telefoane, imprimante, instrumente de design, software de contabilitate și alte tehnologii. Multe dintre aceste achiziții pot fi deductibile, fie imediat, fie prin reguli de amortizare, în funcție de activ și de modul în care este utilizat.

Această categorie poate include:

• Calculatoare și monitoare
• Imprimante și scanere
• Telefoane de afaceri
• Software de design și productivitate
• Instrumente pe bază de abonament pentru contabilitate, programare sau gestionarea relațiilor cu clienții
• Mobilier folosit într-un spațiu de birou eligibil

În unele cazuri, puteți deduce echipamentele imediat, în baza unor reguli speciale IRS, în loc să le amortizați pe mai mulți ani. Tratamentul exact depinde de activ, de structura afacerii și de momentul achiziției.

Ideea principală este simplă: atunci când cumpărați instrumente pentru a conduce afacerea, acele achiziții pot avea valoare fiscală dacă sunt urmărite corect și utilizate în scopuri de afaceri.

Costuri juridice, contabile și de conformitate

Noii proprietari de afaceri au adesea nevoie de ajutor pentru înregistrare, configurarea taxelor, contracte, contabilitate și depuneri anuale. Aceste costuri pot fi, de asemenea, deductibile atunci când sunt legate de afacere.

Exemplele pot include:

• Taxe de înființare și depunere pentru entitate
• Servicii de registered agent
• Suport contabil și de evidență contabilă
• Onorarii pentru pregătirea declarațiilor fiscale ale afacerii
• Onorarii de avocat pentru chestiuni de afaceri
• Taxe de conformitate la nivel de stat și taxe pentru raportul anual, când este cazul

Acesta este unul dintre motivele pentru care mulți fondatori aleg să își înființeze afacerea din timp, în loc să opereze informal. O entitate formală poate face mai ușoară separarea cheltuielilor, documentarea activității și menținerea conformității.

Intenția de profit contează mai mult decât economiile fiscale

O greșeală frecventă este presupunerea că orice activitate care generează venit se califică automat drept afacere. IRS analizează dacă desfășurați activitatea cu o adevărată intenție de a obține profit.

Dacă o activitate este, de fapt, un hobby, deducerile sunt limitate, iar tratamentul fiscal se schimbă. IRS ia în considerare factori precum:

• Dacă țineți evidențe corecte și registre contabile
• Dacă desfășurați activitatea într-un mod specific unei afaceri
• Dacă depuneți timp și efort semnificativ în activitate
• Dacă depindeți de venit
• Dacă pierderile sunt tipice etapei de pornire
• Dacă faceți schimbări pentru a îmbunătăți profitabilitatea

În termeni practici, asta înseamnă că afacerea ar trebui să arate și să funcționeze ca o afacere. Un cont bancar separat, facturi, un website, contracte, bonuri și contact regulat cu clienții ajută toate la susținerea acestei poziții.

A porni o afacere doar pentru a crea cheltuieli deductibile este o strategie proastă. Economiile fiscale contează doar dacă afacerea este reală, organizată și construită pentru a funcționa pe termen lung.

Evidența contabilă este ceea ce face deducerile apărate

O planificare fiscală bună fără evidențe bune este o strategie slabă.

Dacă doriți să revendicați deduceri cu încredere, păstrați:

• Bonuri și facturi
• Extrase bancare și ale cardului de credit
• Jurnale de kilometraj
• Contracte și comunicări cu clienții
• Evidențe de salarizare și de contractori
• Documente de înființare și depuneri de conformitate
• Note care arată scopul de afaceri al cheltuielilor

O evidență contabilă solidă nu doar susține deducerile. Ea vă ajută, de asemenea, să înțelegeți dacă afacerea este profitabilă, ce cheltuieli cresc prea repede și unde puteți îmbunătăți marjele.

Cum pot folosi strategic acest lucru fondatorii aflați la început

Cea mai bună strategie fiscală nu este să vânați orbește deduceri. Este să construiți o afacere structurată corect încă de la început.

O abordare practică arată astfel:

1. Înființați entitatea potrivită pentru obiectivele dvs.
2. Deschideți conturi separate pentru afacere.
3. Urmăriți costurile de pornire înainte de lansare.
4. Clasificați fiecare cheltuială operațională.
5. Păstrați separate cheltuielile de afaceri și cele personale.
6. Revizuiți periodic evidențele, în loc să așteptați sezonul fiscal.
7. Colaborați cu un specialist fiscal atunci când afacerea devine mai complexă.

O astfel de organizare face două lucruri simultan. Îmbunătățește conformitatea și facilitează captarea deducerilor legitime.

Concluzia

Da, începerea unei afaceri vă poate reduce taxele, dar numai atunci când afacerea este reală și cheltuielile sunt documentate corespunzător. Costurile de pornire, cheltuielile pentru biroul de acasă, echipamentele, călătoriile, software-ul, onorariile juridice și alte costuri obișnuite și necesare pot contribui toate la reducerea venitului impozabil.

Cei mai eficienți fondatori nu se bazează doar pe facilități fiscale. Ei construiesc o structură de afaceri care sprijină profitabilitatea, conformitatea și o contabilitate clară încă de la început.

Dacă vă pregătiți să lansați un LLC, o corporație sau o altă nouă inițiativă, Zenind vă poate ajuta să simplificați etapele de înființare și conformitate, astfel încât să vă puteți concentra pe construirea afacerii și pe valorificarea beneficiilor fiscale care vin odată cu aceasta.