Înregistrarea organizațiilor caritabile în Minnesota: reguli de depunere, permise de strângere de fonduri și raportare anuală

Înregistrarea organizațiilor caritabile în Minnesota este un pas esențial de conformitate pentru organizațiile nonprofit care solicită donații, desfășoară campanii de strângere de fonduri sau organizează jocuri caritabile. Pentru multe organizații, procesul este clar odată ce înțelegeți ce activități declanșează obligația de înregistrare, ce scutiri se pot aplica și ce obligații de raportare anuală urmează.

Acest ghid explică cadrul de înregistrare caritabilă al Procurorului General din Minnesota, scutirile comune, elementele de bază ale depunerii și regulile de strângere de fonduri care surprind adesea organizațiile nonprofit. De asemenea, acoperă aprobările pentru jocuri caritabile din partea Minnesota Gambling Control Board, inclusiv permisele scutite și bingo-ul exclus.

Ce acoperă înregistrarea organizațiilor caritabile în Minnesota

În Minnesota, înregistrarea organizațiilor caritabile se aplică în general organizațiilor care solicită contribuții de la public sau care intră în sfera legilor statului privind solicitările caritabile. Biroul Procurorului General din Minnesota supraveghează acest domeniu și menține o bază de date publică pentru căutarea organizațiilor caritabile.

O organizație nonprofit poate fi obligată să se înregistreze dacă:

• solicită contribuții caritabile de la public;
• primește sau se așteaptă să primească peste 25.000 USD în contribuții totale în cursul unui an contabil;
• plătește personal, contractori independenți, administratori sau alte persoane care nu sunt voluntari;
• folosește un strângător profesionist de fonduri.

Înregistrarea nu este doar un eveniment unic. Majoritatea organizațiilor înregistrate trebuie să depună un raport anual și să își mențină informațiile actualizate la Divizia de Organizații Caritabile a Procurorului General.

Cine trebuie să se înregistreze

Legea din Minnesota impune multor organizații caritabile să se înregistreze înainte de a solicita contribuții în stat. Aceasta include organizațiile constituite în Minnesota și organizațiile nonprofit din alte state care solicită donații de la locuitorii din Minnesota.

Cerința de înregistrare se aplică frecvent și atunci când o organizație:

• desfășoară o campanie de strângere de fonduri prin corespondență directă, online, prin e-mail sau în persoană;
• angajează un consultant pentru strângere de fonduri sau un strângător profesionist de fonduri;
• primește donații caritabile peste pragul legal;
• funcționează cu personal plătit, nu doar cu voluntari.

Dacă înființați o nouă organizație nonprofit, aceasta este una dintre primele întrebări de conformitate la care trebuie să răspundeți după constituire. Organizația poate avea nevoie să finalizeze pași interni de guvernanță, să obțină un EIN federal și să pregătească evidențele necesare pentru înregistrarea la nivel de stat și pentru raportarea anuală ulterioară.

Scutiri comune

Nu orice organizație caritabilă trebuie să depună o declarație standard de înregistrare. Minnesota recunoaște mai multe scutiri, dar acestea sunt specifice și trebuie analizate cu atenție.

Categoriile comune de scutiri includ:

• organizații care primesc mai puțin de 25.000 USD în contribuții totale;
• organizații religioase care îndeplinesc excepțiile aplicabile de depunere;
• anumite instituții de învățământ;
• organizații care solicită contribuții doar de la membri cu drept de vot care aveau drept de vot înainte de solicitare;
• unele aranjamente de strângere de fonduri pentru beneficiari desemnați;
• anumite fundații private care nu au solicitat contribuții de la mai mult de 100 de persoane în anul anterior.

Chiar dacă o organizație consideră că este scutită, este posibil să fie totuși necesar să depună o cerere de scutire sau documente justificative la Biroul Procurorului General. Statutul de scutire se poate schimba și dacă organizația crește, angajează personal sau modifică modul în care strânge fonduri.

Cum funcționează înregistrarea organizațiilor caritabile în Minnesota

Divizia de Organizații Caritabile a Procurorului General pune la dispoziție formularele și instrucțiunile de depunere pentru organizațiile caritabile. O organizație care depune pentru prima dată completează, în general, formularul inițial de înregistrare și transmite informațiile justificative necesare.

Un pachet tipic de înregistrare include:

• formularul inițial de înregistrare;
• detalii despre organizație;
• documente de guvernanță și informații financiare, atunci când sunt necesare;
• divulgarea administratorilor și a personalului-cheie;
• taxa de depunere aplicabilă.

Minnesota acceptă, de asemenea, în unele cazuri, Declarația Unificată de Înregistrare, care poate simplifica înregistrarea caritabilă în mai multe state pentru organizațiile care strâng fonduri peste granițele statelor.

Cerințe de raportare anuală

Înregistrarea este doar începutul. O organizație caritabilă înregistrată în Minnesota trebuie să depună un raport anual pentru a rămâne în bună regulă.

Raportul anual actualizează, în general, statul cu privire la:

• operațiunile și activitățile organizației;
• informații financiare;
• administratori și directori;
• date privind remunerația pentru anumite persoane foarte bine plătite;
• conturi bancare și detalii organizaționale conexe, atunci când sunt solicitate.

Termenul de depunere anuală este legat de sfârșitul anului fiscal al organizației. În practică, majoritatea organizațiilor ar trebui să înscrie acest termen în calendar din timp și să includă timp pentru revizuire internă în procesul lor de conformitate.

O depunere întârziată poate crea probleme serioase. Dacă raportul anual nu este transmis la timp, înregistrarea poate expira, iar organizația poate fi nevoită să remedieze depunerile restante înainte de a reveni la conformitate. Se pot aplica și taxe de întârziere.

Strângători profesioniști de fonduri și furnizori pentru strângerea de fonduri

Regulile de înregistrare caritabilă din Minnesota nu se aplică doar organizațiilor caritabile. Strângătorii profesioniști de fonduri sunt, de asemenea, în general obligați să se înregistreze și să depună materiale de raportare anuală.

Acest lucru contează deoarece organizațiile nonprofit lucrează adesea cu furnizori externi pentru:

• campanii de strângere de fonduri;
• apeluri de solicitare a donațiilor;
• programe de corespondență directă;
• campanii de donații online;
• eforturi de strângere de fonduri gestionate de consultanți.

Înainte de a angaja un furnizor pentru strângerea de fonduri, o organizație nonprofit ar trebui să confirme dacă furnizorul este înregistrat corespunzător și dacă structura contractului creează obligații suplimentare de depunere. O organizație nonprofit ar trebui, de asemenea, să revizuiască modul în care campania va fi descrisă donatorilor și dacă strângătorul de fonduri acționează ca strângător profesionist de fonduri conform legii din Minnesota.

Jocuri caritabile în Minnesota

Minnesota tratează jocurile caritabile ca pe o ramură separată de conformitate față de înregistrarea pentru solicitări caritabile. Dacă o organizație nonprofit dorește să organizeze bingo, tombole, pull-tabs, tipboards sau paddlewheels, organizația trebuie să verifice dacă activitatea necesită o licență, un permis sau nicio aprobare suplimentară.

Permise scutite

Pentru activități de joc limitate, poate fi disponibil un permis scutit. Conform îndrumărilor actuale ale Minnesota Gambling Control Board, permisele scutite permit, în general:

• până la cinci evenimente de jocuri într-un an calendaristic;
• o limită combinată a premiilor de 50.000 USD într-un an calendaristic;
• activități precum bingo, tombole, pull-tabs, tipboards sau paddlewheels.

Fiecare eveniment necesită, în general, propria cerere și documentație de raportare.

Bingo exclus

Bingo-ul exclus este o opțiune simplificată pentru anumite activități limitate de bingo. Este conceput pentru organizațiile care organizează bingo la scară foarte mică, de exemplu la un târg județean sau la o celebrare civică.

Îndrumările actuale ale consiliului indică faptul că bingo-ul exclus se poate aplica atunci când:

• organizația organizează patru sau mai puține evenimente de bingo într-un an calendaristic; sau
• organizația desfășoară bingo timp de până la 12 zile consecutive în legătură cu un târg județean, o celebrare civică sau Minnesota State Fair.

Bingo-ul exclus nu acoperă orice format de joc. Pull-tabs, tipboards și paddlewheels necesită în continuare un permis sau o licență.

Licențe de organizație

Dacă o organizație nonprofit planifică activități continue de jocuri caritabile, poate avea nevoie de o licență de organizație mai formală de la Minnesota Gambling Control Board. Aceasta este separată de înregistrarea caritabilă la Biroul Procurorului General.

O problemă practică de conformitate în Minnesota este că o organizație poate, în general, să opereze într-o singură categorie de jocuri caritabile pe an calendaristic. Aceasta înseamnă că o organizație nonprofit ar trebui să își planifice cu atenție calendarul de strângere de fonduri înainte de a alege activități scutite, excluse sau licențiate.

Listă de verificare pentru conformitatea organizațiilor nonprofit din Minnesota

Folosiți această listă de verificare dacă organizația dumneavoastră strânge fonduri în Minnesota:

• confirmați dacă organizația trebuie să se înregistreze la Biroul Procurorului General;
• stabiliți dacă se aplică o scutire;
• colectați documentele de guvernanță, informațiile despre administratori și evidențele financiare;
• depuneți înregistrarea inițială sau cererea de scutire;
• înscrieți în calendar termenul pentru raportul anual;
• revizuiți toate contractele de strângere de fonduri și aranjamentele cu furnizorii;
• verificați dacă orice activitate de jocuri caritabile necesită un permis sau o licență;
• păstrați evidențe ale depunerilor, aprobărilor și acțiunilor consiliului.

Cele mai bune practici pentru menținerea statutului de bună regulă

Un proces solid de conformitate este, de obicei, mai simplu decât încercarea de a remedia ulterior o înregistrare expirată. Câteva obiceiuri practice ajută:

• desemnați o persoană responsabilă de termenele de înregistrare caritabilă;
• mențineți un dosar de conformitate cu formulare și depuneri actuale;
• revizuiți informațiile despre administratori, adresă și bancă ori de câte ori se schimbă;
• confirmați planurile de strângere de fonduri înainte de lansarea unei campanii;
• verificați din nou regulile privind jocurile caritabile înainte de a programa un eveniment;
• păstrați procese-verbale sau hotărâri ale consiliului care documentează aprobările-cheie de conformitate.

Acești pași sunt deosebit de utili pentru organizațiile nonprofit mici, care au sprijin administrativ limitat, dar trebuie totuși să depună documente corect și la timp.

Cum poate ajuta Zenind

Dacă organizația dumneavoastră nonprofit este în curs de constituire sau restructurare, Zenind poate ajuta la eficientizarea părții de formare a afacerii, astfel încât echipa dumneavoastră să se poată concentra pe guvernanță, depuneri și pregătirea pentru strângerea de fonduri. Pentru multe organizații, aceasta înseamnă mai puține blocaje administrative și o bază mai clară pentru activitatea de conformitate.

Deși înregistrarea organizațiilor caritabile în Minnesota este gestionată prin sistemul de depunere al statului, o configurare bine organizată a constituirii și conformității face fiecare pas ulterior mai ușor.

Resurse-cheie ale statului

• Procurorul General din Minnesota, Divizia de Organizații Caritabile
• Minnesota Gambling Control Board, permise și licențe pentru jocuri caritabile
• Baza de date de căutare a organizațiilor caritabile din Minnesota

Concluzie finală

Înregistrarea organizațiilor caritabile în Minnesota este gestionabilă atunci când separați regulile în trei părți: înregistrarea solicitărilor, raportarea anuală și conformitatea pentru jocurile caritabile. Majoritatea organizațiilor pot evita problemele depunând din timp, verificând cu atenție eligibilitatea pentru scutire și urmărind termenele înainte ca strângerea de fonduri să înceapă.

Dacă organizația dumneavoastră nonprofit se pregătește să solicite donații sau să lanseze o campanie de strângere de fonduri în Minnesota, integrați conformitatea în plan înainte ca această campanie să fie lansată. Aceasta este cea mai simplă modalitate de a proteja statutul de înregistrare și de a menține organizația concentrată asupra misiunii sale.