Minnesotan hyväntekeväisyysrekisteröinti: ilmoitussäännöt, varainhankintaluvat ja vuosiraportointi

Minnesotan hyväntekeväisyysrekisteröinti on keskeinen vaatimustenmukaisuuden vaihe voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, jotka pyytävät lahjoituksia, järjestävät varainhankintakampanjoita tai harjoittavat hyväntekeväisyyspelejä. Monille organisaatioille prosessi on suoraviivainen, kun ymmärtää, mitkä toimet laukaisevat rekisteröintivelvollisuuden, mitkä poikkeukset voivat soveltua ja mitä vuosittaisia raportointivelvoitteita seuraa.

Tässä oppaassa selitetään Minnesotan oikeusministerin toimiston hyväntekeväisyysrekisteröinnin viitekehys, tavallisimmat poikkeukset, ilmoittamisen perusteet sekä varainhankintasäännöt, jotka yllättävät usein voittoa tavoittelemattomat organisaatiot. Lisäksi käsitellään Minnesota Gambling Control Boardin hyväksymiä hyväntekeväisyyspelaamisen lupia, mukaan lukien vapautetut luvat ja excluded bingo.

Mitä Minnesotan hyväntekeväisyysrekisteröinti kattaa

Minnesotassa hyväntekeväisyysrekisteröinti koskee yleensä organisaatioita, jotka pyytävät lahjoituksia yleisöltä tai jotka muuten kuuluvat osavaltion hyväntekeväisyyskeräilyä koskevien lakien piiriin. Minnesotan oikeusministerin toimisto valvoo tätä osa-aluetta ja ylläpitää julkista charity search -tietokantaa.

Voittoa tavoittelemattoman organisaation on ehkä rekisteröidyttävä, jos se:

• pyytää hyväntekeväisyyslahjoituksia yleisöltä;
• saa tai odottaa saavansa yli 25 000 dollaria lahjoituksia tilikauden aikana;
• maksaa palkkaa henkilöstölle, itsenäisille urakoitsijoille, toimihenkilöille tai muulle kuin vapaaehtoiselle henkilöstölle;
• käyttää ammatillista varainhankkijaa.

Rekisteröinti ei ole kertaluonteinen toimenpide. Useimpien rekisteröityjen organisaatioiden on jätettävä vuosiraportti ja pidettävä tietonsa ajan tasalla oikeusministerin Charities Division -yksikössä.

Kenen on rekisteröidyttävä

Minnesotan laki edellyttää monilta hyväntekeväisyysorganisaatioilta rekisteröitymistä ennen kuin ne pyytävät lahjoituksia osavaltiossa. Tämä koskee sekä Minnesotassa perustettuja organisaatioita että muualle rekisteröityneitä voittoa tavoittelemattomia toimijoita, jotka pyytävät lahjoituksia minnesotalaisilta.

Rekisteröintivaatimus koskee usein myös tilanteita, joissa organisaatio:

• toteuttaa suorakirje-, verkko-, sähköposti- tai kasvokkain tehtävän varainhankintakampanjan;
• käyttää varainhankintakonsulttia tai ammatillista varainhankkijaa;
• vastaanottaa hyväntekeväisyyslahjoituksia lakisääteisen kynnyksen yli;
• toimii palkatun henkilöstön kanssa eikä pelkästään vapaaehtoisvoimin.

Jos perustat uutta voittoa tavoittelematonta organisaatiota, tämä on yksi ensimmäisistä vaatimustenmukaisuuskysymyksistä, joihin kannattaa vastata heti perustamisen jälkeen. Organisaation on ehkä suoritettava sisäisiä hallinnollisia toimia, hankittava liittovaltion EIN-tunnus ja valmisteltava tiedot, joita tarvitaan osavaltion rekisteröintiä ja myöhempää vuosiraportointia varten.

Tavalliset poikkeukset

Kaikkien hyväntekeväisyysorganisaatioiden ei tarvitse toimittaa tavallista rekisteröinti-ilmoitusta. Minnesota tunnistaa useita poikkeuksia, mutta ne ovat tarkkarajaisia ja ne on arvioitava huolellisesti.

Yleisiä poikkeusluokkia ovat:

• organisaatiot, jotka saavat alle 25 000 dollaria lahjoituksia yhteensä;
• uskonnolliset organisaatiot, joihin soveltuvat asianmukaiset ilmoituspoikkeukset;
• tietyt oppilaitokset;
• organisaatiot, jotka keräävät lahjoituksia vain äänioikeutetuilta jäseniltä, joilla on oikeus äänestää ennen keräystä;
• tietyt nimetyt edunsaajakeräysjärjestelyt;
• tietyt yksityiset säätiöt, jotka eivät edellisenä vuonna pyytäneet lahjoituksia yli 100 henkilöltä.

Vaikka organisaatio uskoisi olevansa vapautettu velvollisuudesta, sen voi silti olla tarpeen toimittaa poikkeusilmoitus tai sitä tukevat asiakirjat oikeusministerin toimistolle. Poikkeusaseman voi myös menettää, jos organisaatio kasvaa, palkkaa henkilöstöä tai muuttaa varainhankintatapaansa.

Miten Minnesotan hyväntekeväisyysrekisteröinti toimii

Oikeusministerin Charities Division tarjoaa lomakkeet ja ohjeet hyväntekeväisyysorganisaatioille. Ensimmäistä kertaa ilmoittava organisaatio täyttää yleensä alkuperäisen rekisteröintilomakkeen ja toimittaa vaaditut tukitiedot.

Tyypillinen rekisteröintipaketti sisältää:

• alkuperäisen rekisteröintilomakkeen;
• organisaatiotiedot;
• hallintoasiakirjat ja taloustiedot, kun niitä vaaditaan;
• hallituksen jäsenten ja avainhenkilöiden tiedot;
• soveltuvan käsittelymaksun.

Minnesota hyväksyy joissakin tapauksissa myös Unified Registration Statement -lomakkeen, mikä voi helpottaa usean osavaltion hyväntekeväisyysrekisteröintiä organisaatioille, jotka keräävät varoja useissa osavaltioissa.

Vuosiraportointivaatimukset

Rekisteröinti on vasta alkua. Minnesotassa rekisteröidyn hyväntekeväisyysorganisaation on jätettävä vuosiraportti pysyäkseen hyvässä asemassa.

Vuosiraportissa päivitetään yleensä seuraavat tiedot:

• organisaation toiminta ja aktiviteetit;
• taloustiedot;
• toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet;
• tiettyjen hyvin palkattujen henkilöiden palkkaustiedot;
• pankkitiliä ja muita organisaatiotietoja koskevat tiedot, jos niitä pyydetään.

Vuosittainen määräaika määräytyy organisaation tilikauden päättymispäivän perusteella. Käytännössä useimpien organisaatioiden kannattaa merkitä määräaika kalenteriin hyvissä ajoin ja varata sisäistä tarkastusaikaa vaatimustenmukaisuusprosessiin.

Myöhästyminen voi aiheuttaa vakavia ongelmia. Jos vuosiraporttia ei toimiteta ajoissa, rekisteröinti voi raueta, ja organisaation on ehkä korjattava myöhästyneet ilmoitukset ennen kuin se palaa vaatimustenmukaiseksi. Myös myöhästymismaksuja voidaan periä.

Ammatilliset varainhankkijat ja varainhankintatoimittajat

Minnesotan hyväntekeväisyysrekisteröintisäännöt eivät koske vain itse hyväntekeväisyysorganisaatioita. Myös ammatillisten varainhankkijoiden on yleensä rekisteröidyttävä ja toimitettava vuosittaiset raportointimateriaalit.

Tämä on tärkeää, koska voittoa tavoittelemattomat organisaatiot käyttävät usein ulkopuolisia toimittajia seuraaviin tarkoituksiin:

• varainhankintakampanjat;
• lahjoittajapuhelut;
• suorakirjekampanjat;
• verkossa toteutettavat lahjoituskampanjat;
• konsulttivetoiset varainhankintatoimet.

Ennen varainhankintatoimittajan palkkaamista organisaation kannattaa varmistaa, että toimittaja on asianmukaisesti rekisteröity ja että sopimusrakenne ei aiheuta lisäilmoitusvelvoitteita. Organisaation on myös hyvä arvioida, miten kampanja kuvataan lahjoittajille ja toimiiko varainhankkija Minnesota-lain tarkoittamana ammatillisena varainhankkijana.

Hyväntekeväisyyspelaaminen Minnesotassa

Minnesota käsittelee hyväntekeväisyyspelaamista erillisenä vaatimustenmukaisuusalueena verrattuna hyväntekeväisyyskeräysten rekisteröintiin. Jos organisaatio haluaa järjestää bingoa, arvontoja, pull-tabs-pelejä, tipboards-pelejä tai paddlewheels-pelejä, sen on tarkistettava, edellyttääkö toiminta lupaa, ilmoitusta vai ei lainkaan erillistä hyväksyntää.

Vapautetut luvat

Rajoitettuun pelaamiseen voi olla saatavilla vapautettu lupa. Nykyisen Minnesota Gambling Control Boardin ohjeistuksen mukaan vapautettu lupa sallii yleensä:

• enintään viisi pelitapahtumaa kalenterivuodessa;
• enintään 50 000 dollarin palkintokokonaisuuden kalenterivuodessa;
• toimintoina esimerkiksi bingo, arvonnat, pull-tabs, tipboards tai paddlewheels.

Jokainen tapahtuma edellyttää yleensä omaa hakemustaan ja raportointiasiakirjojaan.

Excluded bingo

Excluded bingo on kevennetty vaihtoehto tietyille rajatuille bingotoiminnoille. Se on tarkoitettu organisaatioille, jotka järjestävät bingoa hyvin pienessä mittakaavassa, esimerkiksi county fair -tapahtumassa tai civic celebration -juhlassa.

Nykyisen lautakunnan ohjeistuksen mukaan excluded bingo voi soveltua, kun:

• organisaatio järjestää enintään neljä bingo­tapahtumaa kalenterivuodessa; tai
• organisaatio järjestää bingoa enintään 12 peräkkäisen päivän ajan county fair -, civic celebration - tai Minnesota State Fair -tapahtuman yhteydessä.

Excluded bingo ei kata kaikkia pelimuotoja. Pull-tabs, tipboards ja paddlewheels vaativat edelleen luvan tai lisenssin.

Organisaatiolisenssit

Jos voittoa tavoittelematon organisaatio aikoo harjoittaa jatkuvaa hyväntekeväisyyspelaamista, se voi tarvita Minnesota Gambling Control Boardin myöntämän varsinaisen organisaatiolisenssin. Tämä on erillinen asia verrattuna oikeusministerin toimiston hyväntekeväisyysrekisteröintiin.

Yksi käytännön vaatimustenmukaisuuskysymys Minnesotassa on, että organisaatio voi yleensä toimia vain yhdessä hyväntekeväisyyspelaamisen luokassa kalenterivuotta kohden. Siksi organisaation kannattaa suunnitella varainhankintakalenterinsa huolellisesti ennen kuin se valitsee vapautetun, excluded tai lisensoidun toiminnan.

Vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista Minnesotan voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

Käytä tätä tarkistuslistaa, jos organisaatiosi kerää varoja Minnesotassa:

• varmista, onko organisaation rekisteröidyttävä oikeusministerin toimistoon;
• määritä, soveltuuko jokin poikkeus;
• kokoa hallintoasiakirjat, toimihenkilötiedot ja talousasiakirjat;
• toimita alkuperäinen rekisteröinti tai poikkeusilmoitus;
• merkitse vuosiraportin määräaika kalenteriin;
• tarkista kaikki varainhankintasopimukset ja toimittajajärjestelyt;
• varmista, tarvitseeko jokin hyväntekeväisyyspelaamisen muoto luvan tai lisenssin;
• säilytä kopiot ilmoituksista, hyväksynnöistä ja hallituksen päätöksistä.

Parhaat käytännöt hyvän aseman säilyttämiseen

Vahva vaatimustenmukaisuusprosessi on yleensä helpompi kuin vanhentuneen rekisteröinnin korjaaminen myöhemmin. Muutamat käytännön tavat auttavat:

• nimeä yksi vastuuhenkilö hoitamaan hyväntekeväisyysrekisteröinnin määräaikoja;
• ylläpidä vaatimustenmukaisuuskansiota, jossa ovat ajantasaiset lomakkeet ja ilmoitukset;
• tarkista toimihenkilö-, osoite- ja pankkitiedot aina, kun ne muuttuvat;
• varmista varainhankintasuunnitelmat ennen kampanjan käynnistämistä;
• tarkista hyväntekeväisyyspelaamisen säännöt ennen tapahtuman aikatauluttamista;
• pidä hallituksen pöytäkirjat tai päätökset, joilla dokumentoidaan keskeiset vaatimustenmukaisuuspäätökset.

Nämä vaiheet ovat erityisen hyödyllisiä pienille voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, joilla on rajalliset hallinnolliset resurssit mutta joiden on silti toimitettava ilmoitukset tarkasti ja ajallaan.

Miten Zenind voi auttaa

Jos voittoa tavoittelematon organisaatiosi on perustettavana tai rakenteilla uudelleen, Zenind voi auttaa sujuvoittamaan yrityksen perustamiseen liittyvää osuutta, jotta tiimisi voi keskittyä hallintoon, ilmoituksiin ja varainhankinnan valmiuteen. Monille organisaatioille tämä tarkoittaa vähemmän hallinnollisia pullonkauloja ja parempaa perustaa myöhemmälle vaatimustenmukaisuustyölle.

Vaikka Minnesotan hyväntekeväisyysrekisteröinti hoidetaan osavaltion ilmoitusjärjestelmän kautta, hyvin järjestetty perustamis- ja vaatimustenmukaisuusasetelma helpottaa kaikkia myöhempiä vaiheita.

Keskeiset osavaltion resurssit

• Minnesota Attorney General, Charities Division
• Minnesota Gambling Control Board, hyväntekeväisyyspelaamisen luvat ja lisenssit
• Minnesotan charity search -tietokanta

Lopullinen yhteenveto

Minnesotan hyväntekeväisyysrekisteröinti on hallittavissa, kun säännöt pilkotaan kolmeen osaan: keräysrekisteröinti, vuosiraportointi ja hyväntekeväisyyspelaamisen vaatimustenmukaisuus. Useimmat organisaatiot voivat välttää ongelmia toimittamalla ilmoitukset ajoissa, tarkistamalla poikkeusoikeuden huolellisesti ja seuraamalla määräaikoja ennen varainhankinnan aloittamista.

Jos organisaatiosi valmistautuu keräämään lahjoituksia tai käynnistämään varainhankinnan Minnesotassa, sisällytä vaatimustenmukaisuus suunnitelmaan ennen kampanjan käynnistymistä. Se on yksinkertaisin tapa suojata rekisteröintiasema ja pitää organisaatio keskittyneenä tehtäväänsä.