Înregistrarea și licențierea profesioniștilor în fundraising: un ghid complet de conformitate în SUA

Atunci când o organizație nonprofit angajează ajutor extern pentru a strânge fonduri, conformitatea devine la fel de importantă ca strategia de fundraising în sine. Profesioniștii în fundraising pot face campaniile mai eficiente, pot extinde aria de comunicare către donatori și pot aduce expertiză specializată unei organizații aflate în creștere. În același timp, ei adaugă un nivel de supraveghere juridică pe care organizațiile nonprofit nu și-l pot permite să îl ignore.

Majoritatea statelor reglementează într-o anumită formă activitățile de solicitare de donații caritabile. Asta înseamnă că organizațiile nonprofit, firmele de fundraising și persoanele care solicită donații pot fi obligate să se înregistreze, să dezvăluie relațiile contractuale, să reînnoiască depunerile și să trimită rapoarte după campanie înainte sau după începerea unei campanii de strângere de fonduri. Regulile exacte depind de stat, de rolul în fundraising și de faptul dacă fundraiserul are acces la donații sau doar oferă consultanță din culise.

Acest ghid explică principalele categorii de profesioniști în fundraising, depunerile pe care trebuie adesea să le facă și pașii pe care organizațiile nonprofit ar trebui să îi urmeze înainte de a încheia un acord de fundraising.

Ce este un profesionist în fundraising?

„Profesional fundraiser” este un termen general pentru persoanele și companiile care oferă servicii plătite de fundraising organizațiilor caritabile. Eticheta poate include mai mult de un tip de furnizor, iar fiecare categorie poate fi reglementată diferit.

Exemple frecvente includ:

• Profesioniști în solicitare de donații: persoane sau firme care cer direct donații în numele unei organizații caritabile.
• Consultanți în fundraising: consultanți sau firme care oferă strategie, mesagerie, structură de campanie sau evenimente, fără a solicita direct donații.
• Persoane care solicită donații individual: persoane care solicită personal donații pentru o organizație client și care pot fi supuse unor reguli separate de înregistrare în anumite state.
• Responsabili de strângere de fonduri angajați prin contract: profesioniști aduși pentru a gestiona relațiile cu donatorii sau operațiunile de fundraising pentru o organizație client.

Diferența esențială este dacă persoana solicită efectiv donații sau doar oferă consultanță organizației caritabile. Această diferență influențează ce trebuie depus, când trebuie depus și ce autoritate de stat este implicată.

De ce contează conformitatea?

Conformitatea în fundraising nu este doar o chestiune administrativă. Atunci când o organizație nonprofit lucrează cu un fundraiser extern, deficiențele de înregistrare sau de dezvăluire pot crea probleme semnificative.

Consecințele potențiale includ:

• Amenzi civile și taxe de întârziere
• Respingerea depunerilor de către agențiile statale
• Suspendarea dreptului de a solicita donații
• Litigii contractuale între organizație și fundraiser
• Afectarea încrederii donatorilor și a credibilității publice
• Risc de măsuri de aplicare a legii atât împotriva organizației nonprofit, cât și împotriva fundraiserului

Deoarece regulile privind solicitarea de donații caritabile sunt stabilite la nivel de stat, o campanie perfect acceptabilă într-o jurisdicție poate declanșa depuneri suplimentare în alta. Organizațiile care strâng fonduri în mai multe state ar trebui să presupună că este necesară o verificare a înregistrării înainte de lansare.

Cine trebuie să se înregistreze?

Cerințele de înregistrare depind, de regulă, de rolul pe care persoana sau compania îl are în campanie.

Profesioniști în solicitare de donații

Profesioniștii în solicitare de donații sunt cei mai strict reglementați, deoarece solicită direct contribuții de la public. Ei pot lucra prin telefon, poștă, e-mail, gestionarea campaniilor online, solicitări în persoană sau alte metode orientate către donatori.

În multe state, un profesionist în solicitare de donații trebuie să se înregistreze la autoritatea statală competentă înainte de a solicita donații. Unele state cer și garanții financiare, depunerea contractelor, formulări de divulgare sau agenți de serviciu desemnați.

Consultanți în fundraising

Consultanții în fundraising lucrează de obicei în culise. Ei pot ajuta la proiectarea unei campanii, la redactarea mesajelor, la consilierea privind strategia de fundraising sau la organizarea evenimentelor speciale. Deoarece nu cer direct donații, ei sunt adesea supuși unei reglementări mai ușoare decât solicitanții.

Chiar și așa, multe state cer consultanților în fundraising să se înregistreze sau să depună o notificare. Cerințele de depunere pot diferi foarte mult de la un stat la altul, așa că nu este sigur să presupunem că activitatea de consultanță este automat exceptată.

Persoane care solicită donații individual

Unele state reglementează separat persoanele care solicită donații individual, față de firme. Asta înseamnă că o persoană care lucrează sub o companie licențiată poate avea totuși nevoie de propria înregistrare în anumite jurisdicții.

Acest lucru este relevant pentru:

• Profesioniști independenți în fundraising
• Contractori independenți care sprijină o campanie
• Membri ai personalului care solicită personal fonduri pentru mai mulți clienți

O organizație nonprofit ar trebui să confirme dacă fiecare persoană implicată în activități orientate către donatori este autorizată corespunzător să lucreze în fiecare stat în care va avea loc strângerea de fonduri.

Ce depuneri sunt cerute în mod obișnuit?

Deși detaliile variază, conformitatea pentru profesioniștii în fundraising include adesea un amestec de depuneri înainte de începerea activității, depuneri ale contractelor și rapoarte continue.

1. Înregistrare sau licențiere

Multe state cer ca fundraiserul să se înregistreze înainte de a începe solicitarea. În unele jurisdicții, înregistrarea este anuală și trebuie reînnoită înainte de expirare.

2. Depunerea contractului

Adesea este necesar un contract semnat între organizația nonprofit și profesionistul în fundraising. Statele pot dori să examineze acordul înainte de începerea campaniei, mai ales atunci când fundraiserul va fi plătit în funcție de un procent din donații sau va avea alte responsabilități importante.

Contractul poate trebui să includă:

• Domeniul serviciilor
• Condițiile de remunerare
• Datele campaniei
• Responsabilitățile privind păstrarea evidențelor
• Proprietatea și gestionarea donațiilor
• Condițiile de reziliere
• Obligațiile de dezvăluire

3. Notificarea solicitării

Unele state cer o notificare prealabilă că o campanie urmează să înceapă. Această notificare poate trebui depusă cu câteva zile înainte de prima solicitare efectivă.

Acest lucru este deosebit de important pentru campaniile multi-stat, unde data de început trebuie urmărită cu atenție, astfel încât organizația nonprofit să nu înceapă comunicarea înainte ca toate depunerile necesare să fie finalizate.

4. Garanții financiare și siguranță financiară

Anumite jurisdicții cer garanții sau măsuri similare de protecție financiară. Aceste reguli sunt menite să protejeze donatorii și să asigure gestionarea corectă a fondurilor.

5. Rapoarte financiare

După încheierea campaniei, multe state cer un raport financiar post-campanie. Aceste rapoarte sintetizează adesea:

• Suma totală strânsă
• Sumele plătite fundraiserului
• Cheltuielile campaniei
• Venitul net transferat organizației caritabile
• Datele campaniei

Nerespectarea unui termen de raportare poate duce la sancțiuni sau la dificultăți în reînnoirea înregistrărilor viitoare.

6. Formulare și declarații de dezvăluire

Unele state cer formulări de divulgare în materialele de fundraising. Altele solicită o depunere separată care descrie modul în care donatorilor li se va comunica faptul că este implicat un profesionist în fundraising.

Temele tipice de dezvăluire includ:

• Faptul că organizația caritabilă este compensată sau consiliată de un profesionist în fundraising
• Dacă solicitantul este plătit
• Cum vor fi folosite donațiile
• Dacă donațiile sunt deductibile fiscal, dacă este cazul

Ce trebuie să facă organizațiile nonprofit

Deși profesionistul în fundraising poate avea propriile obligații, organizația nonprofit poartă de obicei responsabilitatea principală pentru a se asigura că campania este legală.

Înainte de a angaja un fundraiser, o organizație nonprofit ar trebui să:

• Confirme dacă ea însăși trebuie să se înregistreze în stat
• Verifice dacă fundraiserul trebuie să fie licențiat înainte de începerea activității
• Revizuiască contractul pentru clauzele și termenele cerute
• Verifice dacă sunt necesare dezvăluiri în e-mailuri, pagini web, materiale tipărite sau scenarii de apel
• Introducă termenele de raportare în calendarul de fundraising
• Păstreze copiile tuturor depunerilor și aprobărilor într-un singur loc

O organizație caritabilă nu ar trebui să presupună niciodată că un fundraiser extern gestionează toată conformitatea. În multe cazuri, organizația nonprofit este totuși entitatea cea mai probabil să fie analizată dacă o depunere este întârziată sau lipsește.

Cele mai bune practici înainte de a angaja un fundraiser

O scurtă verificare de conformitate înainte de semnarea unui contract poate preveni probleme majore mai târziu.

Verificați statutul fundraiserului

Solicitați dovada înregistrărilor statale, a licențelor și, dacă este cazul, a asigurărilor. Dacă fundraiserul lucrează în mai multe state, confirmați acoperirea în fiecare jurisdicție în care va avea loc solicitarea de donații.

Revizuiți domeniul campaniei

Planul de conformitate trebuie să corespundă campaniei reale. Un consultant care ulterior începe să solicite direct donații poate avea nevoie de depuneri suplimentare care nu au fost necesare în etapa de consultanță.

Stabiliți responsabilitățile în scris

Contractul ar trebui să precizeze clar cine este responsabil pentru:

• Pregătirea depunerilor
• Plata taxelor statale
• Depunerea reînnoirilor
• Urmărirea termenelor limită
• Pregătirea rapoartelor
• Gestionarea fondurilor donatorilor
• Păstrarea evidențelor

Urmăriți fiecare stat separat

Regulile statale nu sunt uniforme. Un stat poate cere notificare prealabilă, altul poate cere o garanție, iar un al treilea poate cere raportare anuală după încheierea campaniei. Folosiți o listă de verificare stat cu stat, nu o singură presupunere națională.

Mențineți coerența dezvăluirilor

Dacă este necesară o dezvăluire, aceasta ar trebui să apară în mod consecvent pe paginile de donații, e-mailuri, materiale tipărite și scenarii. Mesajele neuniforme pot crea risc de conformitate chiar și atunci când depunerea de bază este corectă.

Greșeli frecvente de evitat

Multe organizații nonprofit și fundraiseri ajung în dificultate pentru că tratează înregistrarea ca pe un aspect secundar. Cele mai frecvente greșeli includ:

• Începerea solicitării înainte ca aprobările să fie complete
• Presupunerea că activitatea de consultanță este întotdeauna exceptată
• Uitarea faptului că fundraiserii individuali pot avea nevoie de înregistrări separate
• Folosirea aceluiași text de dezvăluire în toate statele fără verificarea regulilor locale
• Ratatea termenelor de reînnoire
• Neîndeplinirea obligației de raportare post-campanie
• Nedocumentarea acordului cu fundraiserul

Aceste greșeli pot fi prevenite cu un calendar simplu de conformitate și o structură clară de responsabilitate pentru depuneri.

Cum să construiți un flux de lucru simplu pentru conformitate

Un proces eficient nu trebuie să fie complicat. Trebuie doar să poată fi repetat.

1. Identificați fiecare stat în care ar putea avea loc solicitarea.
2. Clasificați fiecare participant ca solicitant, consultant sau alt rol de suport.
3. Confirmați obligațiile de înregistrare ale organizației nonprofit în fiecare stat.
4. Revizuiți contractele pentru termenii și formulările de dezvăluire cerute.
5. Depuneți notificările și înregistrările înainte de lansare.
6. Monitorizați datele campaniei, donațiile și termenele de raportare.
7. Trimiteți la timp rapoartele post-campanie și reînnoirile.
8. Arhivați documentele pentru audituri viitoare sau cicluri de reînnoire.

O listă de verificare centralizată ajută la evitarea depunerilor omise atunci când o campanie se extinde rapid sau când sunt implicați mai mulți profesioniști.

Unde se încadrează Zenind

Pentru organizațiile care înființează o entitate nouă sau pun bazele unei structuri de suport nonprofit, Zenind poate ajuta la simplificarea laturii administrative a conformității. Deși legile privind fundraisingul sunt specifice fiecărui stat și trebuie analizate cu atenție, o bază solidă de înființare a entității și de conformitate face mai ușoară gestionarea înregistrărilor, păstrarea evidențelor și menținerea organizării pe măsură ce o campanie crește.

Acest lucru este important pentru organizațiile nonprofit noi, grupurile de advocacy, organizațiile de membri și afacerile orientate spre misiune care doresc să strângă fonduri în mod responsabil, păstrând în ordine aspectele juridice și administrative.

Concluzia finală

Profesioniștii în fundraising pot aduce expertiză valoroasă unei campanii caritabile, dar aduc și obligații legale care trebuie gestionate de la început. Cea mai sigură abordare este să clasificați corect fundraiserul, să confirmați din timp cerințele statale, să depuneți înainte de începerea solicitării și să mențineți practici clare de raportare și dezvăluire pe tot parcursul campaniei.

Atunci când organizațiile nonprofit tratează conformitatea în solicitarea de donații caritabile ca parte a planului de fundraising, și nu ca pe un aspect secundar, ele reduc riscurile, protejează încrederea donatorilor și creează o cale mai sustenabilă pentru creșterea viitoare.