Професионална регистрация и лицензиране на набиращи средства: Пълен наръчник за съответствие в САЩ

Когато една организация с нестопанска цел наеме външна помощ за набиране на средства, съответствието със закона става също толкова важно, колкото и самата стратегия за набиране на средства. Професионалните набиращи средства могат да направят кампаниите по-ефективни, да разширят обхвата до дарители и да внесат специализирана експертиза в една развиваща се организация. Същевременно те добавят и ниво на правен надзор, което организациите с нестопанска цел не могат да си позволят да пренебрегнат.

Повечето щати регулират по някакъв начин дейността по благотворително набиране на средства. Това означава, че организациите с нестопанска цел, фирмите за набиране на средства и отделните лица, които привличат дарения, може да трябва да се регистрират, да разкриват взаимоотношенията си, да подновяват подадени документи и да изпращат отчети след кампанията преди или след началото на една кампания за набиране на средства. Точните правила зависят от щата, от ролята на участника в набирането на средства и от това дали той има достъп до даренията или само съветва зад кулисите.

Това ръководство обяснява основните категории професионални набиращи средства, подаваните от тях документи и стъпките, които организациите с нестопанска цел трябва да предприемат, преди да сключат споразумение за набиране на средства.

Какво е професионален набиращ средства?

„Професионален набиращ средства“ е общо понятие за хора и компании, които предоставят платени услуги по набиране на средства на благотворителни организации. Този термин може да включва повече от един вид доставчик и всяка категория може да бъде регулирана по различен начин.

Чести примери включват:

• Професионални привличащи дарения: Лица или фирми, които пряко искат дарения от името на благотворителна организация.
• Консултанти по набиране на средства: Консултанти или фирми, които дават съвети за стратегия, послания, структура на кампанията или събития, без пряко да привличат дарители.
• Индивидуални лица, привличащи дарения: Хора, които лично искат дарения за клиентска благотворителна организация и в някои щати могат да подлежат на отделни правила за регистрация.
• Наети от организацията длъжностни лица по даренията: Професионалисти, привлечени да управляват отношенията с дарители или дейностите по набиране на средства за клиентска организация.

Основното разграничение е дали лицето действително привлича дарения или само съветва благотворителната организация. Тази разлика влияе върху това какво трябва да се подаде, кога трябва да се подаде и коя щатска агенция е компетентна.

Защо съответствието е важно

Съответствието при набирането на средства не е само административен въпрос. Когато организация с нестопанска цел работи с външен набиращ средства, пропуски в регистрацията или разкриването на информация могат да създадат сериозни проблеми.

Възможните последици включват:

• Граждански санкции и такси за закъснение
• Отказ на документи от щатските агенции
• Спиране на правото за привличане на дарения
• Спорове по договори между благотворителната организация и набиращия средства
• Увреждане на доверието на дарителите и обществената репутация
• Риск от контролни действия срещу както организацията с нестопанска цел, така и набиращия средства

Тъй като правилата за благотворително набиране на средства се определят на щатско ниво, кампания, която е напълно допустима в една юрисдикция, може да изисква допълнителни регистрации в друга. Организациите, които набират средства в няколко щата, трябва да приемат, че прегледът на регистрацията е необходим преди старта.

Кой трябва да се регистрира?

Изискванията за регистрация обикновено зависят от ролята, която човекът или компанията играе в кампанията.

Професионални привличащи дарения

Професионалните привличащи дарения са най-строго регулирани, защото те пряко искат вноски от обществеността. Те могат да работят по телефон, по поща, по имейл, в онлайн кампании, при лично привличане на дарения или чрез други методи, насочени към дарители.

В много щати професионалният привличащ дарения трябва да се регистрира пред съответния щатски орган, преди да започне да привлича дарения. Някои щати също изискват гаранционни облигации, подаване на договори, текстове за разкриване на информация или посочени агенти за обслужване.

Консултанти по набиране на средства

Консултантите по набиране на средства обикновено работят зад кулисите. Те могат да помагат при проектирането на кампания, да изготвят послания, да дават съвети за стратегията за набиране на средства или да подпомагат планирането на специални събития. Тъй като не искат директно дарения, те често подлежат на по-лек режим в сравнение с привличащите дарения.

Въпреки това много щати все пак изискват консултантите по набиране на средства да се регистрират или да подадат уведомление. Изискванията за подаване могат да се различават значително от щат до щат, така че не е безопасно да се предполага, че работа само на консултантска основа автоматично е освободена.

Индивидуални лица, привличащи дарения

Някои щати регулират отделно физическите лица, които привличат дарения, от фирмите. Това означава, че човек, който работи под лицензирана компания, може въпреки това да се нуждае от собствена регистрация в определени юрисдикции.

Това е важно за:

• Независими професионалисти по набиране на средства
• Независими изпълнители, които подпомагат кампания
• Служители, които лично привличат средства от името на няколко клиента

Една организация с нестопанска цел трябва да провери дали всеки човек, участващ в дейности, насочени към дарители, е правилно упълномощен да работи във всеки щат, където ще се провежда набиране на средства.

Какви документи обикновено се изискват?

Въпреки че подробностите варират, съответствието при професионалните набиращи средства често включва комбинация от предварителни регистрации, подаване на договори и текущи отчети.

1. Регистрация или лицензиране

Много щати изискват набиращият средства да се регистрира, преди да започне привличането на дарения. В някои юрисдикции регистрацията е годишна и трябва да бъде подновявана преди изтичане на срока.

2. Подаване на договор

Често се изисква подписан договор между организацията с нестопанска цел и професионалния набиращ средства. Щатите може да искат да прегледат споразумението, преди кампанията да започне, особено когато набиращият средства ще бъде възнаграден с процент от даренията или ще има други съществени отговорности.

Договорът може да трябва да включва:

• Обхват на услугите
• Условия за възнаграждение
• Дати на кампанията
• Отговорности за водене на документация
• Собственост и обработка на даренията
• Условия за прекратяване
• Задължения за разкриване на информация

3. Уведомление за набиране на средства

Някои щати изискват предварително уведомление, че кампанията ще започне скоро. Това уведомление може да трябва да бъде подадено няколко дни преди първото искане за дарение.

Това е особено важно при кампании в няколко щата, където началната дата трябва да се проследява внимателно, за да не започне организацията с обхвата преди всички необходими документи да са подадени.

4. Гаранционни облигации и финансови обезпечения

Някои юрисдикции изискват облигации или подобни финансови гаранции. Тези правила са предназначени да защитят дарителите и да гарантират, че средствата се управляват правилно.

5. Финансови отчети

След като кампанията приключи, много щати изискват финансов отчет след кампанията. Тези отчети често обобщават:

• Общата събрана сума
• Сумите, платени на набиращия средства
• Разходите по кампанията
• Нетните приходи, предадени на благотворителната организация
• Датите на кампанията

Пропускането на срок за отчетност може да доведе до санкции или трудности при подновяване на бъдещи регистрации.

6. Формуляри и декларации за разкриване на информация

Някои щати изискват текст за разкриване на информация в материалите за набиране на средства. Други искат отделно подаване, описващо как дарителите ще бъдат информирани, че е ангажиран професионален набиращ средства.

Типични теми за разкриване включват:

• Фактът, че благотворителната организация е компенсирана или консултирана от професионален набиращ средства
• Дали привличащият дарения е платен
• Как ще бъдат използвани даренията
• Дали вноските подлежат на данъчно облекчение, ако е приложимо

Какво трябва да направят организациите с нестопанска цел

Въпреки че професионалният набиращ средства може да има собствени задължения, организацията с нестопанска цел обикновено носи основната отговорност да гарантира, че кампанията е законосъобразна.

Преди една организация с нестопанска цел да наеме набиращ средства, тя трябва да:

• Потвърди дали самата организация трябва да се регистрира в съответния щат
• Провери дали набиращият средства трябва да бъде лицензиран преди началото на работата
• Прегледа договора за изискваните клаузи и срокове
• Установи дали са необходими декларации в имейли, уеб страници, печатни материали или сценарии
• Включи сроковете за отчетност в календара на кампанията
• Съхранява копия на всички подадени документи и одобрения на едно място

Една благотворителна организация никога не трябва да предполага, че външният набиращ средства се грижи за цялото съответствие. В много случаи именно организацията с нестопанска цел е субектът, който най-вероятно ще бъде проверяван, ако даден документ е закъснял или липсва.

Най-добри практики преди наемане на набиращ средства

Кратък преглед на съответствието преди подписване на договор може да предотврати сериозни проблеми по-късно.

Проверете статута на набиращия средства

Поискайте доказателство за щатски регистрации, лицензи и застрахователно покритие, ако е приложимо. Ако набиращият средства работи в няколко щата, потвърдете покритието във всяка юрисдикция, където ще има привличане на дарения.

Прегледайте обхвата на кампанията

Планът за съответствие трябва да отговаря на действителната кампания. Консултант, който по-късно започне пряко да привлича дарители, може да се нуждае от допълнителни регистрации, които не са били необходими на етапа на консултиране.

Задайте отговорностите в писмен вид

Договорът трябва ясно да посочва кой е отговорен за:

• Подготовка на документите
• Плащане на щатските такси
• Подаване на подновяванията
• Проследяване на сроковете
• Изготвяне на отчетите
• Обработка на средствата на дарителите
• Съхраняване на документацията

Следете всеки щат поотделно

Правилата в щатите не са еднакви. Един щат може да изисква предварително уведомление, друг може да изисква гаранционна облигация, а трети може да изисква годишна отчетност след края на кампанията. Използвайте контролен списък по щати вместо една национална предпоставка.

Поддържайте последователност в декларациите

Ако се изисква декларация, тя трябва да се появява последователно в страниците за дарения, имейлите, печатните материали и скриптовете. Противоречивите послания могат да създадат риск за съответствието, дори когато самото подаване е коректно.

Чести грешки, които трябва да се избягват

Много организации с нестопанска цел и набиращи средства изпадат в затруднение, защото третират регистрацията като нещо второстепенно. Най-честите грешки включват:

• Започване на привличането на дарения преди одобренията да са приключили
• Предположение, че работа само на консултантска основа винаги е освободена
• Забравяне, че отделните лица, които набират средства, може да се нуждаят от отделни регистрации
• Използване на един и същ текст за разкриване на информация във всеки щат без проверка на местните правила
• Пропускане на срокове за подновяване
• Неподаване на отчети след кампанията
• Липса на документация за споразумението с набиращия средства

Тези грешки могат да бъдат предотвратени с прост календар за съответствие и ясна структура на отговорностите за подаваните документи.

Как да изградите прост работен процес за съответствие

Работещият процес не трябва да бъде сложен. Той просто трябва да бъде повторяем.

1. Определете всеки щат, в който може да има привличане на дарения.
2. Класифицирайте всеки участник като привличащ дарения, консултант или друга поддържаща роля.
3. Потвърдете задълженията за регистрация на организацията с нестопанска цел във всеки щат.
4. Прегледайте договорите за изискваните условия и текстове за разкриване на информация.
5. Подайте предварителните уведомления и регистрациите преди старта.
6. Следете датите на кампанията, даренията и сроковете за отчетност.
7. Подайте отчетите след кампанията и подновяванията навреме.
8. Архивирайте документите за бъдещи одити или цикли на подновяване.

Централизиран контролен списък помага да се избегнат пропуснати документи, когато кампанията се разраства бързо или когато участват няколко професионалисти.

Как се вписва Zenind

За организации, които учредяват ново юридическо лице или изграждат структура за подкрепа на организация с нестопанска цел, Zenind може да помогне да се опрости административната страна на съответствието. Макар законите за набирането на средства да са специфични за отделните щати и винаги да трябва да бъдат внимателно преглеждани, добра основа за учредяване на юридическо лице и за съответствие улеснява управлението на регистрациите, поддържането на документация и организирането на дейността, докато една кампания расте.

Това е важно за нови организации с нестопанска цел, застъпнически групи, членски организации и бизнеси, ориентирани към мисия, които искат да набират средства отговорно, като същевременно поддържат правната си документация в ред.

Основен извод

Професионалните набиращи средства могат да добавят ценна експертиза към благотворителна кампания, но те също така носят правни задължения, които трябва да се управляват от самото начало. Най-сигурният подход е да се класифицира правилно набиращият средства, да се потвърдят щатските изисквания отрано, да се подадат документите преди началото на привличането на дарения и да се поддържат ясни практики за отчетност и разкриване на информация през цялата кампания.

Когато организациите с нестопанска цел третират съответствието при благотворителното набиране на средства като част от плана за кампанията, а не като нещо второстепенно, те намаляват риска, защитават доверието на дарителите и създават по-устойчив път за бъдещ растеж.