Εγγραφή και αδειοδότηση επαγγελματιών fundraiser: ένας πλήρης οδηγός συμμόρφωσης για τις ΗΠΑ

Όταν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός προσλαμβάνει εξωτερική βοήθεια για να συγκεντρώσει χρήματα, η συμμόρφωση γίνεται εξίσου σημαντική με τη στρατηγική fundraising. Οι επαγγελματίες fundraiser μπορούν να κάνουν τις καμπάνιες πιο αποδοτικές, να διευρύνουν την προσέγγιση δωρητών και να προσφέρουν εξειδικευμένη τεχνογνωσία σε έναν οργανισμό που αναπτύσσεται. Παράλληλα, εισάγουν ένα επίπεδο νομικής εποπτείας που οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί δεν μπορούν να αγνοήσουν.

Οι περισσότεροι πολιτείες ρυθμίζουν με κάποιον τρόπο τη φιλανθρωπική προσέλκυση δωρεών. Αυτό σημαίνει ότι οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, οι εταιρείες fundraising και οι μεμονωμένοι solicitors ενδέχεται να χρειάζεται να εγγραφούν, να γνωστοποιήσουν τις σχέσεις τους, να ανανεώνουν τις υποβολές τους και να καταθέτουν αναφορές μετά την καμπάνια πριν ή μετά την έναρξη μιας προσπάθειας συγκέντρωσης χρημάτων. Οι ακριβείς κανόνες εξαρτώνται από την πολιτεία, τον ρόλο στο fundraising και από το αν ο fundraiser έχει πρόσβαση στις δωρεές ή απλώς παρέχει συμβουλές στο παρασκήνιο.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τις βασικές κατηγορίες επαγγελματιών fundraiser, τις υποβολές που συχνά απαιτούνται και τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πριν συνάψουν μια συμφωνία fundraising.

Τι είναι ένας επαγγελματίας fundraiser;

Ο όρος «επαγγελματίας fundraiser» είναι ένας γενικός χαρακτηρισμός για άτομα και εταιρείες που παρέχουν επί πληρωμή υπηρεσίες fundraising σε φιλανθρωπικούς οργανισμούς. Ο όρος μπορεί να περιλαμβάνει περισσότερους από έναν τύπους παρόχων, και κάθε κατηγορία μπορεί να ρυθμίζεται διαφορετικά.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Professional solicitors: Άτομα ή εταιρείες που ζητούν άμεσα δωρεές εκ μέρους ενός φιλανθρωπικού οργανισμού.
• Fundraising counsel: Σύμβουλοι ή εταιρείες που καθοδηγούν τη στρατηγική, το μήνυμα, τη δομή της καμπάνιας ή τις εκδηλώσεις, χωρίς να ζητούν άμεσα δωρεές από δωρητές.
• Individual solicitors: Άτομα που ζητούν προσωπικά δωρεές για έναν πελάτη-φιλανθρωπικό οργανισμό και μπορεί να υπόκεινται σε ξεχωριστούς κανόνες εγγραφής σε ορισμένες πολιτείες.
• Retained gift officers: Επαγγελματίες που προσλαμβάνονται για να διαχειρίζονται τις σχέσεις με δωρητές ή τις λειτουργίες fundraising για έναν οργανισμό-πελάτη.

Η βασική διάκριση είναι αν το άτομο ζητά πραγματικά δωρεές ή αν απλώς παρέχει συμβουλές στον φιλανθρωπικό οργανισμό. Αυτή η διαφορά επηρεάζει τι πρέπει να υποβληθεί, πότε πρέπει να υποβληθεί και ποια κρατική υπηρεσία εμπλέκεται.

Γιατί έχει σημασία η συμμόρφωση

Η συμμόρφωση στο fundraising δεν είναι απλώς θέμα γραφειοκρατίας. Όταν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός συνεργάζεται με εξωτερικό fundraiser, οι ελλείψεις στην εγγραφή ή στη γνωστοποίηση μπορούν να δημιουργήσουν σημαντικά προβλήματα.

Πιθανές συνέπειες περιλαμβάνουν:

• Αστικές κυρώσεις και τέλη καθυστέρησης
• Απόρριψη υποβολών από κρατικές υπηρεσίες
• Αναστολή δικαιωμάτων προσέλκυσης δωρεών
• Διαφορές στη σύμβαση μεταξύ του φιλανθρωπικού οργανισμού και του fundraiser
• Βλάβη στην εμπιστοσύνη των δωρητών και στη δημόσια αξιοπιστία
• Κίνδυνο επιβολής κυρώσεων τόσο στον μη κερδοσκοπικό οργανισμό όσο και στον fundraiser

Επειδή οι κανόνες της φιλανθρωπικής προσέλκυσης βασίζονται στην πολιτεία, μια καμπάνια που είναι απολύτως αποδεκτή σε μία δικαιοδοσία μπορεί να ενεργοποιήσει πρόσθετες υποχρεώσεις σε άλλη. Οι οργανισμοί που συγκεντρώνουν χρήματα σε πολλαπλές πολιτείες πρέπει να θεωρούν ότι απαιτείται έλεγχος εγγραφής πριν από την εκκίνηση.

Ποιος πρέπει να εγγραφεί;

Οι απαιτήσεις εγγραφής συνήθως εξαρτώνται από τον ρόλο που έχει το άτομο ή η εταιρεία στην καμπάνια.

Professional solicitors

Οι professional solicitors είναι οι πλέον αυστηρά ρυθμιζόμενοι, επειδή ζητούν άμεσα συνεισφορές από το κοινό. Μπορεί να εργάζονται μέσω τηλεφώνου, ταχυδρομείου, email, διαχείρισης online καμπανιών, προσέγγισης πρόσωπο με πρόσωπο ή άλλων μεθόδων που απευθύνονται στους δωρητές.

Σε πολλές πολιτείες, ένας professional solicitor πρέπει να εγγραφεί στην αρμόδια κρατική αρχή πριν ζητήσει δωρεές. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν επίσης εγγυητικές επιστολές, υποβολές συμβάσεων, κείμενα γνωστοποίησης ή ορισμένους agents παροχής υπηρεσιών.

Fundraising counsel

Οι fundraising counsel συνήθως εργάζονται στο παρασκήνιο. Μπορεί να βοηθούν στον σχεδιασμό μιας καμπάνιας, στη σύνταξη μηνυμάτων, στη στρατηγική fundraising ή στην προετοιμασία ειδικών εκδηλώσεων. Επειδή δεν ζητούν άμεσα δωρεές, συχνά υπόκεινται σε ελαφρύτερη ρύθμιση από τους solicitors.

Ακόμη κι έτσι, πολλές πολιτείες απαιτούν από τους fundraising counsel να εγγραφούν ή να υποβάλουν ειδοποίηση. Οι απαιτήσεις διαφέρουν σημαντικά από πολιτεία σε πολιτεία, επομένως δεν είναι ασφαλές να υποθέσει κανείς ότι η παροχή μόνο συμβουλών απαλλάσσεται αυτομάτως.

Individual solicitors

Ορισμένες πολιτείες ρυθμίζουν τους individual solicitors ξεχωριστά από τις εταιρείες. Αυτό σημαίνει ότι ένα άτομο που εργάζεται υπό αδειοδοτημένη εταιρεία μπορεί να χρειάζεται τη δική του εγγραφή σε ορισμένες δικαιοδοσίες.

Αυτό έχει σημασία για:

• Ελεύθερους επαγγελματίες στο fundraising
• Ανεξάρτητους συνεργάτες που υποστηρίζουν μια καμπάνια
• Μέλη προσωπικού που ζητούν προσωπικά δωρεές για λογαριασμό πολλών πελατών

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός πρέπει να επιβεβαιώσει ότι κάθε άτομο που συμμετέχει σε δραστηριότητες που απευθύνονται σε δωρητές έχει την κατάλληλη άδεια να εργάζεται σε κάθε πολιτεία όπου θα πραγματοποιηθεί fundraising.

Ποιες υποβολές απαιτούνται συνήθως;

Αν και οι λεπτομέρειες διαφέρουν, η συμμόρφωση για επαγγελματίες fundraiser συνήθως περιλαμβάνει έναν συνδυασμό προληπτικών υποβολών, κατάθεσης συμβάσεων και συνεχών αναφορών.

1. Εγγραφή ή αδειοδότηση

Πολλές πολιτείες απαιτούν από τον fundraiser να εγγραφεί πριν ξεκινήσει η προσέλκυση δωρεών. Σε ορισμένες δικαιοδοσίες, η εγγραφή είναι ετήσια και πρέπει να ανανεώνεται πριν από τη λήξη της.

2. Υποβολή σύμβασης

Συχνά απαιτείται μια υπογεγραμμένη σύμβαση μεταξύ του μη κερδοσκοπικού οργανισμού και του επαγγελματία fundraiser. Οι πολιτείες μπορεί να θέλουν να εξετάσουν τη συμφωνία πριν ξεκινήσει η καμπάνια, ειδικά όταν ο fundraiser θα αμείβεται με ποσοστό των δωρεών ή θα έχει άλλες ουσιώδεις αρμοδιότητες.

Η σύμβαση μπορεί να χρειάζεται να περιλαμβάνει:

• Το εύρος των υπηρεσιών
• Τους όρους αμοιβής
• Τις ημερομηνίες της καμπάνιας
• Τις ευθύνες τήρησης αρχείων
• Την κυριότητα και διαχείριση των δωρεών
• Τους όρους καταγγελίας
• Τις υποχρεώσεις γνωστοποίησης

3. Ειδοποίηση προσέλκυσης

Ορισμένες πολιτείες απαιτούν εκ των προτέρων ειδοποίηση ότι μια καμπάνια πρόκειται να ξεκινήσει. Αυτή η ειδοποίηση μπορεί να πρέπει να υποβληθεί αρκετές ημέρες πριν από την πρώτη προσέλκυση.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για καμπάνιες σε πολλές πολιτείες, όπου η ημερομηνία έναρξης πρέπει να παρακολουθείται προσεκτικά, ώστε ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός να μην ξεκινήσει την επικοινωνία πριν ολοκληρωθούν όλες οι απαιτούμενες υποβολές.

4. Εγγυητικές επιστολές και οικονομική ασφάλεια

Ορισμένες δικαιοδοσίες απαιτούν εγγυήσεις ή παρόμοια οικονομικά μέτρα ασφάλειας. Οι κανόνες αυτοί έχουν στόχο να προστατεύουν τους δωρητές και να διασφαλίζουν ότι τα χρήματα διαχειρίζονται σωστά.

5. Οικονομικές αναφορές

Μετά το τέλος μιας καμπάνιας, πολλές πολιτείες απαιτούν μια μεταγενέστερη οικονομική αναφορά. Αυτές οι αναφορές συχνά συνοψίζουν:

• Τα συνολικά ποσά που συγκεντρώθηκαν
• Τα ποσά που καταβλήθηκαν στον fundraiser
• Τα έξοδα της καμπάνιας
• Τα καθαρά έσοδα που παραδόθηκαν στον φιλανθρωπικό οργανισμό
• Τις ημερομηνίες της καμπάνιας

Η παράλειψη μιας προθεσμίας υποβολής μπορεί να οδηγήσει σε κυρώσεις ή να δυσκολέψει μελλοντικές ανανεώσεις εγγραφών.

6. Έντυπα και δηλώσεις γνωστοποίησης

Ορισμένες πολιτείες απαιτούν γλώσσα γνωστοποίησης στα υλικά fundraising. Άλλες ζητούν ξεχωριστή υποβολή που περιγράφει πώς θα ενημερώνονται οι δωρητές ότι εμπλέκεται επαγγελματίας fundraiser.

Τυπικά θέματα γνωστοποίησης περιλαμβάνουν:

• Το γεγονός ότι ο φιλανθρωπικός οργανισμός αμείβεται ή λαμβάνει συμβουλές από επαγγελματία fundraiser
• Αν ο solicitor αμείβεται
• Πώς θα χρησιμοποιηθούν οι δωρεές
• Αν οι συνεισφορές εκπίπτουν φορολογικά, όπου αυτό ισχύει

Τι πρέπει να κάνει ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός

Παρότι ο επαγγελματίας fundraiser μπορεί να έχει τις δικές του υποχρεώσεις, ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός συνήθως φέρει την κύρια ευθύνη να διασφαλίσει ότι η καμπάνια είναι νόμιμη.

Πριν ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός προσλάβει έναν fundraiser, θα πρέπει να:

• Επιβεβαιώσει αν ο ίδιος ο οργανισμός πρέπει να εγγραφεί στην πολιτεία
• Ελέγξει αν ο fundraiser πρέπει να έχει άδεια πριν ξεκινήσει η εργασία
• Εξετάσει τη σύμβαση για απαιτούμενες ρήτρες και χρονικά όρια
• Επαληθεύσει αν απαιτούνται γνωστοποιήσεις σε email, σελίδες web, έντυπα αιτήματα ή σενάρια κλήσεων
• Εντάξει τις προθεσμίες αναφοράς στο ημερολόγιο fundraising
• Διατηρεί αντίγραφα όλων των υποβολών και εγκρίσεων σε ένα σημείο

Ένας φιλανθρωπικός οργανισμός δεν πρέπει ποτέ να υποθέτει ότι ένας εξωτερικός fundraiser χειρίζεται όλη τη συμμόρφωση. Σε πολλές περιπτώσεις, ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός είναι ακόμη το πρόσωπο ή η οντότητα που είναι πιθανότερο να ελεγχθεί αν μια υποβολή είναι καθυστερημένη ή λείπει.

Καλές πρακτικές πριν την πρόσληψη fundraiser

Ένας σύντομος έλεγχος συμμόρφωσης πριν από την υπογραφή της σύμβασης μπορεί να αποτρέψει μεγάλα προβλήματα αργότερα.

Επαληθεύστε την κατάσταση του fundraiser

Ζητήστε αποδεικτικά για τις εγγραφές στις πολιτείες, τις άδειες και την ασφαλιστική κάλυψη, όπου αυτό ισχύει. Αν ο fundraiser εργάζεται σε πολλές πολιτείες, επιβεβαιώστε την κάλυψη σε κάθε δικαιοδοσία όπου θα πραγματοποιηθεί προσέλκυση.

Εξετάστε το εύρος της καμπάνιας

Το σχέδιο συμμόρφωσης πρέπει να αντιστοιχεί στην πραγματική καμπάνια. Ένας σύμβουλος που αργότερα αρχίζει να ζητά άμεσα δωρεές μπορεί να χρειαστεί πρόσθετες υποβολές που δεν απαιτούνταν στο συμβουλευτικό στάδιο.

Καταγράψτε τις ευθύνες γραπτώς

Η σύμβαση πρέπει να ορίζει με σαφήνεια ποιος είναι υπεύθυνος για:

• Την προετοιμασία των υποβολών
• Την πληρωμή των κρατικών τελών
• Τις ανανεώσεις
• Την παρακολούθηση προθεσμιών
• Την προετοιμασία αναφορών
• Τη διαχείριση των δωρεών
• Τη διατήρηση αρχείων

Παρακολουθήστε κάθε πολιτεία ξεχωριστά

Οι κανόνες των πολιτειών δεν είναι ομοιόμορφοι. Μια πολιτεία μπορεί να απαιτεί εκ των προτέρων ειδοποίηση, μια άλλη εγγύηση και μια τρίτη ετήσια αναφορά μετά το τέλος της καμπάνιας. Χρησιμοποιήστε μια λίστα ελέγχου ανά πολιτεία αντί για μία ενιαία εθνική υπόθεση.

Διατηρήστε συνεπείς τις γνωστοποιήσεις

Αν απαιτείται γνωστοποίηση, θα πρέπει να εμφανίζεται με συνέπεια σε σελίδες δωρεών, emails, έντυπο υλικό και σενάρια κλήσεων. Τα αντικρουόμενα μηνύματα μπορούν να δημιουργήσουν κίνδυνο συμμόρφωσης, ακόμη και όταν η βασική υποβολή είναι σωστή.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και fundraiser αντιμετωπίζουν προβλήματα επειδή αντιμετωπίζουν την εγγραφή ως δευτερεύον ζήτημα. Τα πιο συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Έναρξη της προσέλκυσης πριν ολοκληρωθούν οι εγκρίσεις
• Υπόθεση ότι η εργασία μόνο συμβουλευτικού χαρακτήρα είναι πάντα απαλλαγμένη
• Παράλειψη του γεγονότος ότι οι μεμονωμένοι fundraiser μπορεί να χρειάζονται ξεχωριστές εγγραφές
• Χρήση της ίδιας γλώσσας γνωστοποίησης σε κάθε πολιτεία χωρίς έλεγχο των τοπικών κανόνων
• Παράλειψη προθεσμιών ανανέωσης
• Μη υποβολή αναφορών μετά την καμπάνια
• Μη τεκμηρίωση της συμφωνίας με τον fundraiser

Αυτά τα λάθη μπορούν να αποφευχθούν με ένα απλό ημερολόγιο συμμόρφωσης και μια σαφή κατανομή ευθύνης για τις υποβολές.

Πώς να δημιουργήσετε μια απλή ροή εργασίας συμμόρφωσης

Μια πρακτική διαδικασία δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Απλώς πρέπει να είναι επαναλήψιμη.

1. Προσδιορίστε κάθε πολιτεία όπου μπορεί να γίνει προσέλκυση.
2. Κατατάξτε κάθε συμμετέχοντα ως solicitor, counsel ή άλλο υποστηρικτικό ρόλο.
3. Επιβεβαιώστε τις υποχρεώσεις εγγραφής του μη κερδοσκοπικού οργανισμού σε κάθε πολιτεία.
4. Εξετάστε τις συμβάσεις για τους απαιτούμενους όρους και τη γλώσσα γνωστοποίησης.
5. Υποβάλετε τις εκ των προτέρων ειδοποιήσεις και εγγραφές πριν από την εκκίνηση.
6. Παρακολουθείτε τις ημερομηνίες της καμπάνιας, τις δωρεές και τις προθεσμίες αναφοράς.
7. Υποβάλετε εγκαίρως τις αναφορές μετά την καμπάνια και τις ανανεώσεις.
8. Αρχειοθετήστε τα έγγραφα για μελλοντικούς ελέγχους ή κύκλους ανανέωσης.

Μια κεντρική λίστα ελέγχου βοηθά να αποφεύγονται οι χαμένες υποβολές όταν μια καμπάνια επεκτείνεται γρήγορα ή όταν εμπλέκονται πολλοί επαγγελματίες.

Πού εντάσσεται η Zenind

Για οργανισμούς που ιδρύουν μια νέα οντότητα ή δημιουργούν μια υποστηρικτική δομή για μη κερδοσκοπικό έργο, η Zenind μπορεί να βοηθήσει να απλοποιηθεί η διοικητική πλευρά της συμμόρφωσης. Παρότι οι νόμοι για το fundraising είναι ειδικοί ανά πολιτεία και πρέπει πάντα να εξετάζονται προσεκτικά, μια ισχυρή βάση για τη σύσταση οντότητας και τη συμμόρφωση διευκολύνει τη διαχείριση εγγραφών, τη διατήρηση αρχείων και την οργάνωση καθώς μια καμπάνια αναπτύσσεται.

Αυτό είναι σημαντικό για νέους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, ομάδες συνηγορίας, οργανισμούς μελών και επιχειρήσεις με αποστολή που θέλουν να συγκεντρώνουν χρήματα υπεύθυνα, διατηρώντας τα νομικά τους ζητήματα σε τάξη.

Τελικό συμπέρασμα

Οι επαγγελματίες fundraiser μπορούν να προσφέρουν πολύτιμη τεχνογνωσία σε μια φιλανθρωπική καμπάνια, αλλά φέρουν και νομικές υποχρεώσεις που πρέπει να διαχειρίζονται από την αρχή. Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να ταξινομήσετε σωστά τον fundraiser, να επιβεβαιώσετε έγκαιρα τις κρατικές απαιτήσεις, να υποβάλετε πριν ξεκινήσει η προσέλκυση και να διατηρήσετε σαφείς πρακτικές αναφοράς και γνωστοποίησης καθ’ όλη τη διάρκεια της καμπάνιας.

Όταν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί αντιμετωπίζουν τη συμμόρφωση στη φιλανθρωπική προσέλκυση ως μέρος του σχεδίου fundraising και όχι ως εκ των υστέρων σκέψη, μειώνουν τον κίνδυνο, προστατεύουν την εμπιστοσύνη των δωρητών και δημιουργούν μια πιο βιώσιμη πορεία για μελλοντική ανάπτυξη.