Noțiuni esențiale despre taxele pentru startup-uri pe care fiecare fondator ar trebui să le cunoască

Lansarea unei afaceri este captivantă, dar obligațiile fiscale apar rapid și pot influența aproape orice decizie financiară pe care o ia un fondator. Cu cât înțelegeți mai devreme cum funcționează taxele pentru startup-uri, cu atât vă va fi mai ușor să evitați penalitățile, să păstrați fluxul de numerar și să construiți o companie pe baze solide.

Pentru fondatorii aflați la început, provocarea nu este doar depunerea unei declarații o dată pe an. Este vorba despre a învăța ce taxe se aplică entității dvs., când trebuie efectuate plățile, ce documente trebuie păstrate și ce deduceri pot reduce venitul impozabil. Un startup care tratează conformitatea fiscală ca parte a sistemului său de operare are mult mai puține șanse să fie surprins mai târziu.

Acest ghid acoperă noțiunile esențiale pe care fondatorii din SUA ar trebui să le cunoască, de la structura afacerii și taxele estimate până la salarizare, deduceri și evidența documentelor.

1. Începeți cu structura afacerii

Structura afacerii dvs. determină multe dintre responsabilitățile fiscale. IRS tratează, în general, diferit tipurile comune de entități, iar tratamentul fiscal implicit poate să nu corespundă formei juridice pe care ați ales-o la înființare.

Structurile comune includ:

• Persoană fizică autorizată / sole proprietorship
• Parteneriat
• Corporation
• S corporation
• Limited liability company (LLC)

Un LLC este deosebit de flexibil. În scopuri fiscale federale, un LLC cu un singur membru este, în general, tratat ca o entitate ignorată, cu excepția cazului în care optează pentru impozitarea ca o corporație. Un LLC cu mai mulți membri este, în general, tratat ca un parteneriat, cu excepția cazului în care optează pentru impozitarea ca o corporație. Asta înseamnă că aceeași entitate juridică poate avea reguli de depunere foarte diferite, în funcție de modul în care este clasificată fiscal.

De ce contează acest lucru:

• Determină ce declarație depuneți
• Afectează dacă veniturile sunt impozitate la nivelul proprietarului, la nivelul entității sau în ambele moduri
• Influențează expunerea la self-employment tax
• Modelează planificarea salarizării și a distribuțiilor

Dacă înființați o afacere nouă, merită să aliniați din timp structura juridică și strategia fiscală, în loc să le corectați mai târziu.

2. Aflați ce taxe federale se pot aplica

Majoritatea startup-urilor nu datorează toate taxele posibile pentru afaceri, dar aproape toate vor întâlni o combinație de impozit pe venit, self-employment tax, payroll tax sau obligații la nivel de stat și local.

Impozitul pe venit

Impozitul federal pe venit este baza pe care majoritatea startup-urilor trebuie să o planifice. În funcție de structura afacerii, venitul poate fi raportat în declarația individuală a proprietarului sau într-o declarație separată a afacerii.

Exemple:

• Persoanele fizice autorizate raportează, de regulă, venitul din afaceri în declarația proprietarului
• Parteneriatele depun, de regulă, o declarație informativă și transmit rezultatele partenerilor
• C corporations depun, de regulă, și plătesc impozitul pe venit la nivel de entitate
• S corporations transmit, de regulă, venitul către acționari, sub rezerva unor reguli speciale

Un aspect important pentru fondatori este că profiturile pot fi impozabile chiar dacă păstrați banii în contul companiei. Obligația fiscală urmează regulile fiscale, nu doar suma pe care o retrageți.

Taxele estimate

Dacă anticipați că veți datora o sumă semnificativă ca impozit, este posibil să fie nevoie să plătiți pe parcursul anului, nu să așteptați sezonul de depunere. IRS solicită, în general, plăți trimestriale estimate pentru multe persoane fizice autorizate, proprietari de afaceri pass-through și corporații care se așteaptă să datoreze suficient impozit.

Taxele estimate sunt deosebit de importante pentru startup-uri, deoarece noile afaceri adesea nu au rețineri din salariu care să acopere obligația anuală.

Este posibil să aveți nevoie de plăți estimate dacă:

• Sunteți lucrător independent
• Veniturile afacerii dvs. nu sunt acoperite integral prin rețineri
• Corporația dvs. se așteaptă să datoreze impozit la sfârșitul anului
• Primiți venituri din afaceri inegal, pe parcursul anului

Datele obișnuite scadente apar în patru perioade pe parcursul anului, de obicei în aprilie, iunie, septembrie și ianuarie. Dacă o dată scadentă cade într-un weekend sau într-o sărbătoare legală, termenul se mută în următoarea zi lucrătoare.

Self-employment tax

Dacă lucrați pe cont propriu, este posibil să datorați self-employment tax pe lângă impozitul pe venit. Această taxă ajută la finanțarea Social Security și Medicare și se aplică frecvent persoanelor fizice autorizate, partenerilor și multor proprietari de LLC care sunt tratați fiscal ca lucrători independenți.

Rata actuală a self-employment tax este, în general, 15,3% înainte de eventuale praguri aplicabile și reguli speciale. Fondatorii sunt adesea surprinși de acest lucru pentru că se concentrează pe impozitul pe venit și uită de taxa de tip payroll care se aplică veniturilor proprietarului.

În termeni practici, aceasta înseamnă:

• Profiturile unei persoane fizice autorizate pot fi supuse self-employment tax
• Cota unui partener din câștigurile parteneriatului poate fi supusă self-employment tax
• Membrii unui LLC pot fi supuși self-employment tax în funcție de clasificarea entității și de rolul lor în afacere

Payroll taxes

În momentul în care angajați salariați, obligațiile fiscale se extind. Angajatorii trebuie să rețină, să depună și să raporteze payroll taxes.

Responsabilitățile legate de payroll taxes includ, de obicei:

• Reținerea impozitului federal pe venit
• Reținerea contribuțiilor pentru Social Security și Medicare
• Contribuțiile angajatorului pentru Social Security și Medicare
• Federal unemployment tax, acolo unde este aplicabil

Va trebui, de asemenea, să furnizați formulare precum W-4 pentru rețineri și W-2 la final de an pentru angajați. Contractorii sunt tratați diferit și primesc, de regulă, raportarea pe Form 1099 în loc de salarii W-2.

Conformitatea payroll nu este opțională. Chiar și un startup mic, cu un singur angajat, poate declanșa obligații recurente de depunere și plată.

Excise tax

Unele afaceri datorează excise tax pentru anumite bunuri, servicii sau activități. Acest lucru nu este comun pentru fiecare startup, dar contează în anumite industrii, cum ar fi afacerile legate de combustibil, transport, producție și unele categorii de produse reglementate.

Dacă afacerea dvs. intră într-o categorie care declanșează excise tax, pot exista cerințe de înregistrare și depunere înainte de începerea activității.

3. Înțelegeți ce puteți deduce

Planificarea fiscală nu înseamnă doar să plătiți ce datorați. Înseamnă și să deduceți corect costurile de afaceri legitime, astfel încât să nu plătiți în exces.

IRS permite, în general, deducerea cheltuielilor obișnuite și necesare pentru afaceri. În termeni simpli, acestea sunt cheltuieli comune, utile și adecvate pentru activitatea dvs.

Cheltuieli deductibile frecvente pentru startup și operațiuni pot include:

• Publicitate și marketing
• Comisioane bancare
• Asigurări
• Onorarii juridice și profesionale legate de operațiuni
• Chirie
• Software și abonamente utilizate pentru afacere
• Consumabile și materiale
• Utilități
• Călătorii în scopuri de afaceri
• Educație direct legată de nevoile afacerii
• Reparații și întreținere
• Licențe și taxe de reglementare
• Compensații pentru angajați
• Anumite costuri fiscale și de depunere

Costuri de startup vs. cheltuieli operaționale

Există o distincție importantă între costurile suportate înainte de lansare și costurile suportate după ce afacerea începe să funcționeze.

Costurile de startup sunt, în general, cheltuieli efectuate înainte de începerea operațiunilor active, cum ar fi:

• Cercetarea de piață
• Cheltuieli legate de înființare
• Publicitate pre-lansare
• Consultanțe profesionale inițiale
• Instruire inițială sau costuri de organizare

Cheltuielile operaționale sunt costurile recurente ale administrării afacerii după lansare.

Un startup ar trebui să urmărească separat aceste categorii, deoarece pot fi tratate diferit în declarația fiscală.

Ce, de obicei, nu poate fi dedus

Nu orice cheltuială este deductibilă, chiar dacă pare legată de afacere. Exemple frecvente de elemente nedeductibile includ cheltuieli personale, îmbunătățiri de capital care trebuie amortizate sau capitalizate și costuri care sunt explicit interzise de legislația fiscală.

Când aveți dubii, separați cu atenție utilizarea personală de cea de afaceri. Cheltuielile cu dublă utilizare necesită adesea alocare, nu o deducere integrală.

4. Păstrați evidența din prima zi

O bună evidență contabilă este unul dintre obiceiurile cu cel mai mare randament pe care le poate construi un fondator. Reduce stresul, susține deducerile și face mai ușoară răspunderea dacă IRS sau o autoritate fiscală de stat pune întrebări.

Înregistrările solide ar trebui să arate:

• Venituri încasate
• Facturi emise și plătite
• Facturi de la furnizori
• Evidențe de payroll
• Plăți către contractori
• Extrase bancare
• Chitanțe pentru cheltuieli deductibile
• Jurnale de kilometraj, dacă este relevant
• Achiziții de active și detalii despre amortizare
• Documente de proprietate și ale entității
• Declarații fiscale anterioare și plăți de taxe estimate

Cele mai bune practici:

• Separarea conturilor bancare de afaceri și personale
• Utilizarea software-ului contabil încă de la început
• Reconcilierea documentelor lunar, nu doar la final de an
• Păstrarea copiilor digitale ale documentelor justificative
• Atribuirea unei singure persoane pentru organizarea documentelor fiscale

Scopul nu este doar conformitatea. Este vizibilitatea. Fondatorii care își cunosc cifrele pot lua decizii mai bune privind angajările, prețurile, finanțarea și planificarea fiscală.

5. Alegeți anul fiscal și ritmul de depunere potrivite

Majoritatea afacerilor mici folosesc anul calendaristic, dar unele entități pot folosi un an fiscal, în funcție de profilul lor fiscal și de alegeri. Anul fiscal ales influențează momentul în care venitul este raportat și când devin scadente declarațiile.

Aspectul important pentru startup-uri este consecvența. Afacerea ar trebui să folosească un calendar fiscal și să îl respecte.

Un fondator ar trebui să cunoască:

• Anul fiscal al entității
• Termenul anual de depunere
• Dacă sunt necesare taxe estimate
• Datele de depunere pentru payroll, dacă există angajați
• Datele de depunere la nivel de stat în fiecare jurisdicție în care operează afacerea

Nerespectarea unui termen poate genera penalități evitabile chiar și atunci când compania este, în rest, sănătoasă.

6. Nu ignorați taxele de stat și locale

Taxele federale sunt doar o parte a imaginii. Majoritatea startup-urilor se confruntă și cu obligații la nivel de stat sau local, care variază în funcție de locație.

În funcție de locul în care operați, vă puteți confrunta cu:

• Impozit pe venit la nivel de stat
• Franchise tax
• Sales tax
• Gross receipts tax
• Payroll tax
• Local business privilege tax
• Property tax pentru bunurile afacerii

Aceasta este una dintre cele mai frecvente greșeli ale startup-urilor: un fondator consideră că afacerea este conformă deoarece declarația federală a fost rezolvată, dar înregistrarea sau depunerea la nivel de stat încă lipsește.

Dacă afacerea dvs. vinde bunuri sau servicii taxabile, regulile de nexus și înregistrarea pentru sales tax pot fi, de asemenea, importante. Pe măsură ce compania se extinde în alte state, conformitatea fiscală poate deveni foarte repede una multi-jurisdicțională.

7. Planificați corect remunerarea proprietarului

Una dintre cele mai confuze probleme pentru fondatorii aflați la prima afacere este modul în care trebuie să se plătească pe ei înșiși.

Răspunsul corect depinde de structura afacerii:

• O persoană fizică autorizată ia, de regulă, retrageri ale proprietarului, nu salarii
• Un partener într-un parteneriat nu este plătit ca un angajat tradițional pentru venitul din parteneriat
• Un proprietar de S corporation poate avea nevoie de un salariu rezonabil plus distribuții
• Un proprietar de C corporation poate fi remunerat prin salarii și, eventual, dividende, în funcție de situație

O planificare necorespunzătoare a remunerării proprietarului poate crea probleme fiscale. Plata către dvs. fără a lua în considerare obligațiile de payroll sau regulile entității poate duce la erori de clasificare și la o expunere fiscală inutilă.

Acesta este un moment bun pentru a implica un profesionist calificat în fiscalitate înainte ca afacerea să ajungă la venituri semnificative.

8. Construiți o rutină fiscală pe tot parcursul anului

Gestionarea taxelor nu ar trebui să fie o grabă o dată pe an. O rutină repetabilă, lunară sau trimestrială, este mult mai eficientă.

O rutină practică de taxe pentru startup arată astfel:

• Revizuirea lunară a veniturilor și cheltuielilor
• Actualizarea trimestrială a proiecțiilor de profit
• Rezervarea de numerar pentru taxele estimate
• Reconcilierea evidențelor de payroll și ale contractorilor
• Confirmarea că depunerile și înregistrările entității sunt actuale
• Salvarea documentelor pregătite pentru taxe într-o locație centralizată
• Întâlnirea cu un profesionist fiscal înainte de schimbări majore în afacere

Declanșatori majori care merită o analiză fiscală includ:

• Angajarea primului angajat
• Deschiderea într-un alt stat
• Trecerea de la colaboratori independenți la payroll
• Atragerea de investitori
• Schimbarea clasificării entității
• Achiziția de echipamente sau proprietăți majore
• Extinderea în produse sau servicii reglementate

Când planificarea fiscală are loc devreme, fondatorii păstrează flexibilitatea. Când are loc târziu, opțiunile sunt mai puține și, de obicei, mai costisitoare.

9. De ce fondatorii ar trebui să trateze conformitatea fiscală ca pe o problemă de înființare

Multe probleme fiscale încep ca probleme de înființare. Entitatea a fost creată fără un plan fiscal clar, EIN-ul și înregistrările au fost întârziate sau fondatorul nu a analizat niciodată modul în care structura afacerii afectează raportarea.

De aceea, pregătirea fiscală ar trebui să facă parte din înființarea companiei, nu să fie adăugată după lansare.

Zenind ajută fondatorii să organizeze sarcinile de înființare și conformitate, astfel încât afacerea să poată trece de la idee la operațiuni cu mai puține lacune. Atunci când dosarele corporative, depunerile și termenele sunt gestionate metodic, devine mult mai ușor să rămâneți pregătit fiscal pe măsură ce compania crește.

10. Lucrați devreme cu un profesionist în fiscalitate

Chiar dacă înțelegeți elementele de bază, există un moment în care sfatul profesionist se amortizează singur. Un CPA sau un avocat fiscal vă poate ajuta cu:

• Alegerea clasificării entității
• Strategia de remunerare a proprietarului
• Calculul taxelor estimate
• Momentul deducerilor
• Setarea payroll-ului
• Înregistrarea fiscală la nivel de stat
• Extinderea în mai multe state
• Răspunsul la audit și revizuirile de conformitate

Consilierul potrivit nu doar pregătește declarații. El vă ajută să structurați deciziile înainte ca acestea să devină greșeli costisitoare.

Idei cheie

• Structura afacerii dvs. determină obligațiile de depunere și plată a taxelor.
• Multe startup-uri trebuie să plătească taxe estimate înainte de sfârșitul anului.
• Self-employment tax se poate aplica chiar dacă nu luați un salariu.
• Payroll taxes încep de îndată ce angajați salariați.
• Cheltuielile de afaceri deductibile vă pot reduce povara fiscală atunci când sunt documentate corect.
• Taxele de stat și locale se pot aplica chiar dacă depunerea federală este completă.
• O evidență contabilă bună este una dintre cele mai eficiente strategii fiscale pe care le poate folosi un fondator.

Mesaj final

Taxele pentru startup-uri sunt gestionabile atunci când le abordați sistematic. Cunoașteți tipul entității dvs., păstrați evidențe curate, bugetați pentru plățile estimate și revizuiți-vă obligațiile ori de câte ori afacerea se schimbă. Cu cât integrați mai devreme disciplina fiscală în operațiunile companiei, cu atât vă va fi mai ușor să rămâneți conform și să protejați fluxul de numerar pe măsură ce creșteți.

Disclaimer: Acest articol are doar scop informativ și nu constituie sfat fiscal, juridic sau contabil. Consultați întotdeauna un profesionist fiscal calificat cu privire la situația dvs. specifică.