Основни данъчни правила за стартиращи компании, които всеки основател трябва да познава

Стартирането на бизнес е вълнуващо, но данъчните задължения идват бързо и могат да повлияят на почти всяко финансово решение, което един основател взема. Колкото по-рано разберете как работят данъците за стартъпите, толкова по-лесно ще избегнете санкции, да запазите паричния поток и да изградите компания на стабилна основа.

За новите основатели предизвикателството не е само подаването на годишна декларация. То включва и това да знаете кои данъци се прилагат за вашето дружество, кога са падежите, какви записи трябва да пазите и кои приспадания могат да намалят облагаемия ви доход. Стартъп, който третира данъчното съответствие като част от оперативната си система, е много по-малко вероятно да бъде изненадан по-късно.

Това ръководство обхваща основните неща, които основателите в САЩ трябва да знаят - от бизнес структура и прогнозни данъци до заплати, приспадания и водене на документация.

1. Започнете с вашата бизнес структура

Вашата бизнес структура определя много от данъчните ви задължения. IRS по принцип третира различните видове юридически лица по различен начин, а стандартното данъчно третиране може да не съвпада с правната форма, която сте избрали при учредяването.

Често срещани структури са:

• Едноличен търговец
• Партньорство
• Корпорация
• S corporation
• Дружество с ограничена отговорност (LLC)

LLC е особено гъвкаво. За федерални данъчни цели LLC с един собственик обикновено се третира като пренебрегвано лице, освен ако не избере корпоративно данъчно облагане. LLC с повече от един собственик обикновено се третира като партньорство, освен ако не избере корпоративно данъчно облагане. Това означава, че едно и също юридическо лице може да има много различни правила за подаване на декларации в зависимост от това как е класифицирано за данъчни цели.

Защо това има значение:

• Определя коя декларация подавате
• Влияе дали печалбите се облагат на ниво собственик, на ниво дружество или и на двете
• Оказва влияние върху риска от данък върху самостоятелната заетост
• Формира планирането на заплати и разпределения

Ако учредявате нов бизнес, си струва отрано да съгласувате правната структура и данъчната стратегия, вместо да ги коригирате по-късно.

2. Знайте кои федерални данъци могат да се прилагат

Повечето стартъпи не дължат всички възможни бизнес данъци, но почти всички ще се сблъскат с някаква комбинация от данък върху дохода, данък върху самостоятелната заетост, данък върху заплатите или щатски и местни задължения.

Данък върху дохода

Федералният данък върху дохода е основният данък, за който повечето стартъпи трябва да планират. В зависимост от структурата на бизнеса, доходът може да се отчита в личната декларация на собственика или в отделна бизнес декларация.

Примери:

• Едноличните търговци обикновено отчитат бизнес дохода в личната декларация на собственика
• Партньорствата обикновено подават информационна декларация и прехвърлят резултатите към партньорите
• C corporations обикновено подават и плащат корпоративен данък на ниво дружество
• S corporations обикновено прехвърлят дохода към акционерите, при специални правила

Ключов момент за основателите е, че печалбата може да бъде облагаема, дори ако оставите парите в сметката на компанията. Данъчното задължение следва данъчните правила, а не просто сумата, която изтегляте.

Прогнозен данък

Ако очаквате да дължите значителна сума данък, може да се наложи да плащате през годината, вместо да чакате до сезона за подаване на декларации. IRS по принцип изисква тримесечни прогнозни данъчни плащания за много лица със самостоятелна заетост, собственици на pass-through структури и корпорации, които очакват да дължат достатъчно данък.

Прогнозният данък е особено важен за стартъпите, защото новите бизнеси често нямат удръжки от заплата, които да покрият годишното им задължение.

Може да се наложи да правите прогнозни плащания, ако:

• Работите на самостоятелна заетост
• Бизнес доходът ви не е напълно покрит от удръжки
• Вашата корпорация очаква да дължи данък в края на годината
• Получавате бизнес доход неравномерно през годината

Типичните падежи са в четири периода през годината, често през април, юни, септември и януари. Ако падежът се падне през уикенд или официален празник, срокът се измества към следващия работен ден.

Данък върху самостоятелната заетост

Ако работите за себе си, може да дължите данък върху самостоятелната заетост в допълнение към данъка върху дохода. Този данък подпомага Social Security и Medicare и обикновено се прилага за еднолични търговци, съдружници и много собственици на LLC, които за данъчни цели се третират като лица със самостоятелна заетост.

Текущата ставка на данъка върху самостоятелната заетост обикновено е 15,3% преди приложимите прагове и специални правила. Основателите често се изненадват от това, защото се фокусират върху данъка върху дохода и забравят данъка, подобен на payroll tax, който се прилага върху приходите на собственика.

На практика това означава:

• Печалбите от едноличен търговец могат да подлежат на данък върху самостоятелната заетост
• Дялът на съдружник от печалбите на партньорство може да подлежи на данък върху самостоятелната заетост
• Собствениците на LLC могат да дължат данък върху самостоятелната заетост в зависимост от класификацията на дружеството и тяхната роля в бизнеса

Данъци върху заплатите

В момента, в който наемете служители, данъчните ви задължения се разширяват. Работодателите трябва да удържат, внасят и отчитат данъци върху заплатите.

Задълженията за данъци върху заплатите обикновено включват:

• Федерален данък върху дохода, който се удържа
• Удържане за Social Security и Medicare
• Работодателски вноски за Social Security и Medicare
• Федерален данък за безработица, когато е приложимо

Ще трябва също да предоставяте формуляри като W-4 за удръжките и W-2 в края на годината за служителите. Независимите изпълнители се третират различно и обикновено получават отчетност по Form 1099 вместо W-2 заплати.

Съответствието при заплатите не е по избор. Дори малък стартъп с един служител може да активира повтарящи се задължения за подаване и внасяне.

Акцизен данък

Някои бизнеси дължат акцизен данък върху конкретни стоки, услуги или дейности. Това не е често срещано за всеки стартъп, но е важно в определени индустрии, като бизнеси, свързани с горива, транспорт, производство и някои регулирани продуктови категории.

Ако вашият бизнес попада в категория, която активира акцизен данък, може да се изискват регистрация и подаване на декларации преди започване на дейността.

3. Разберете какво можете да приспаднете

Данъчното планиране не е само плащане на това, което дължите. То е и правилно приспадане на законни бизнес разходи, за да не платите повече от необходимото.

IRS по принцип позволява приспадане на обичайни и необходими бизнес разходи. Казано по-просто, това са разходи, които са често срещани, полезни и подходящи за вашия бизнес.

Често приспадаеми стартови и оперативни разходи могат да включват:

• Реклама и маркетинг
• Банкови такси
• Застраховка
• Правни и професионални услуги, свързани с дейността
• Наем
• Софтуер и абонаменти, използвани за бизнеса
• Консумативи и материали
• Комунални услуги
• Пътуване по бизнес причини
• Образование, пряко свързано с нуждите на бизнеса
• Ремонти и поддръжка
• Лицензи и регулаторни такси
• Възнаграждения на служители
• Някои данъчни и регистрационни разходи

Стартови разходи срещу оперативни разходи

Има важна разлика между разходите, които правите преди старта, и разходите, които правите след като бизнесът започне да работи.

Стартовите разходи обикновено са разходи, направени преди активните операции да започнат, като например:

• Проучване на пазара
• Разходи, свързани с учредяването
• Предварителна реклама
• Първоначални професионални консултации
• Първоначално обучение или организационни разходи

Оперативните разходи са текущите разходи за управление на бизнеса след старта.

Стартъпът трябва да ги следи отделно, защото те могат да се третират различно в данъчната декларация.

Какво обикновено не може да се приспада

Не всеки разход е приспадаем, дори да изглежда свързан с бизнеса. Често неприспадаеми са личните разходи, капиталовите подобрения, които трябва да се амортизират или капитализират, и разходите, които са изрично недопустими по данъчно законодателство.

При съмнение отделяйте внимателно личното и бизнес използването. Разходите със смесено предназначение често изискват разпределение, а не пълно приспадане.

4. Водете документация от първия ден

Доброто водене на документи е един от най-ефективните навици, които основателят може да изгради. То намалява стреса, подкрепя приспаданията и улеснява реакцията, ако IRS или щатски данъчен орган зададе въпроси.

Силната документация трябва да показва:

• Получени приходи
• Издадени и платени фактури
• Фактури от доставчици
• Записи за заплати
• Плащания към независими изпълнители
• Банкови извлечения
• Касови бележки за приспадаеми разходи
• Дневници за пробег, когато са приложими
• Покупки на активи и данни за амортизация
• Документи за собственост и дружество
• Предишни данъчни декларации и прогнозни плащания

Добри практики:

• Разделяйте бизнес и лични банкови сметки
• Използвайте счетоводен софтуер от самото начало
• Сверявайте записите всеки месец, не само в края на годината
• Пазете цифрови копия на подкрепящите документи
• Възложете на един човек отговорността за организацията на данъчните документи

Целта не е само съответствие. Целта е видимост. Основателите, които познават числата си, вземат по-добри решения за наемане, ценообразуване, набиране на средства и данъчно планиране.

5. Изберете правилната данъчна година и ритъм на подаване

Повечето малки бизнеси използват календарна година, но някои юридически лица могат да използват фискална година в зависимост от данъчния си профил и направените избори. Данъчната година, която изберете, влияе върху това кога се отчита доходът и кога са дължими декларациите.

Важното за стартъпите е последователността. Бизнесът трябва да използва данъчен календар и да се придържа към него.

Основателят трябва да знае:

• Данъчната година на дружеството
• Годишния срок за подаване
• Дали се изискват прогнозни данъци
• Датите за внасяне на данъци върху заплатите, ако има служители
• Щатските срокове за подаване във всяка юрисдикция, където бизнесът оперира

Пропускането на срок може да доведе до избегнати с разумно планиране санкции, дори когато компанията е иначе здрава.

6. Не пренебрегвайте щатските и местните данъци

Федералните данъци са само част от картината. Повечето стартъпи имат и щатски или местни задължения, които зависят от местоположението.

В зависимост от това къде работите, може да срещнете:

• Щатски данък върху дохода
• Franchise tax
• Данък върху продажбите
• Gross receipts tax
• Данък върху заплатите
• Местен данък върху бизнес дейността
• Данък върху бизнес имущество

Това е една от най-честите грешки на стартъпите: основателят мисли, че бизнесът е в съответствие, защото федералната декларация е подадена, но щатската регистрация или подаване все още липсва.

Ако вашият бизнес продава облагаеми стоки или услуги, правилата за nexus и регистрация за данък върху продажбите също може да са важни. С растежа на компанията в нови щати данъчното съответствие може много бързо да стане многоюрисдикционно.

7. Планирайте правилно възнаграждението на собственика

Едно от най-объркващите неща за първите основатели е как да се изплащат сами.

Правилният отговор зависи от структурата на бизнеса:

• Едноличен търговец обикновено си тегли собствени разпределения, а не заплата
• Съдружник в партньорство не се заплаща като традиционен служител за дохода от партньорството
• Собственик на S corporation може да се нуждае от разумна заплата плюс разпределения
• Собственик на C corporation може да получава възнаграждение чрез заплата и евентуално дивиденти, в зависимост от фактите

Лошото планиране на възнаграждението на собственика може да създаде данъчни проблеми. Да се плащате без да отчитате задълженията по заплати или правилата на дружеството може да доведе до неправилна класификация и ненужно данъчно излагане на риск.

Това е добро място да включите квалифициран данъчен специалист, преди компанията да достигне значими приходи.

8. Изградете целогодишна данъчна рутина

Данъчното управление не трябва да бъде еднократна надпревара в края на годината. Повтаряща се месечна или тримесечна рутина е много по-ефективна.

Практичен данъчен ритъм за стартъп изглежда така:

• Преглеждайте приходите и разходите всеки месец
• Актуализирайте прогнозите за печалба на всяко тримесечие
• Заделяйте средства за прогнозни данъци
• Сверявайте записите за заплати и независими изпълнители
• Проверявайте дали дружествените декларации и регистрациите са актуални
• Съхранявайте данъчно готови документи на едно централно място
• Срещайте се с данъчен специалист преди големи промени в бизнеса

Основни събития, които изискват данъчен преглед, включват:

• Наемане на първия служител
• Отваряне в друг щат
• Преминаване от работа с предимно независими изпълнители към заплати
• Привличане на инвеститори
• Промяна на данъчната класификация на дружеството
• Закупуване на основно оборудване или имущество
• Разширяване в регулирани продукти или услуги

Когато данъчното планиране се случва рано, основателите запазват гъвкавост. Когато се случва късно, възможностите са по-ограничени и обикновено по-скъпи.

9. Защо основателите трябва да третират данъчното съответствие като въпрос на учредяване

Много данъчни проблеми започват като проблеми при учредяването. Дружеството е създадено без ясен данъчен план, EIN и регистрациите са били забавени или основателят никога не е прегледал как структурата на бизнеса влияе върху отчетността.

Затова готовността за данъци трябва да бъде част от учредяването на компанията, а не нещо, добавено след старта.

Zenind помага на основателите да организират задачите по учредяване и съответствие, така че бизнесът да може да премине от идея към дейност с по-малко пропуски. Когато корпоративните ви записи, декларации и срокове се управляват методично, става много по-лесно да останете подготвени за данъци, докато компанията расте.

10. Работете с данъчен специалист отрано

Дори да разбирате основите, има момент, в който професионалният съвет се изплаща сам. CPA или данъчен адвокат може да помогне с:

• Избори за данъчна класификация на дружеството
• Стратегия за възнаграждение на собственика
• Изчисляване на прогнозни данъци
• Време за приспадане на разходи
• Настройка на payroll
• Регистрация за щатски данъци
• Разширяване в повече от един щат
• Реакция при одит и проверки на съответствието

Правилният съветник не само подготвя декларации. Той ви помага да структурирате решенията, преди те да се превърнат в скъпи грешки.

Основни изводи

• Вашата бизнес структура определя данъчните ви задължения за подаване и плащане.
• Много стартъпи трябва да плащат прогнозни данъци преди края на годината.
• Данъкът върху самостоятелната заетост може да се прилага, дори когато не си изплащате заплата.
• Данъците върху заплатите започват веднага щом наемете служители.
• Приспадаемите бизнес разходи могат да намалят данъчната ви тежест, когато са добре документирани.
• Щатски и местни данъци могат да се прилагат, дори ако федералната декларация е подадена.
• Добрата документация е една от най-ефективните данъчни стратегии, които един основател може да използва.

Заключение

Данъците за стартъпи са управляеми, когато подхождате към тях систематично. Знайте типа си дружество, поддържайте чиста документация, заделяйте бюджет за прогнозни плащания и преглеждайте задълженията си всеки път, когато бизнесът ви се промени. Колкото по-рано изградите данъчна дисциплина в операциите на компанията, толкова по-лесно е да останете в съответствие и да защитите паричния поток, докато растете.

Отказ от отговорност: Тази статия е само с информационна цел и не представлява данъчен, правен или счетоводен съвет. Винаги се консултирайте с квалифициран данъчен специалист относно вашата конкретна ситуация.