Notions fiscales essentielles que tout fondateur de startup devrait connaître

Lancer une entreprise est stimulant, mais les obligations fiscales arrivent rapidement et peuvent influencer presque toutes les décisions financières d’un fondateur. Plus tôt vous comprenez le fonctionnement de l’impôt pour une startup, plus il devient facile d’éviter les pénalités, de préserver votre trésorerie et de bâtir une entreprise sur des bases solides.

Pour les nouveaux fondateurs, le défi ne consiste pas seulement à produire une déclaration une fois par année. Il faut aussi savoir quels impôts s’appliquent à votre entité, quand les paiements sont exigibles, quels dossiers vous devez conserver et quelles déductions peuvent réduire votre revenu imposable. Une startup qui traite la conformité fiscale comme une partie de son système d’exploitation est beaucoup moins susceptible d’avoir des surprises plus tard.

Ce guide couvre les notions essentielles que les fondateurs américains devraient connaître, de la structure d’entreprise et des impôts provisionnels à la paie, aux déductions et à la tenue de registres.

1. Commencez par votre structure d’entreprise

Votre structure d’entreprise détermine une grande partie de vos responsabilités fiscales. L’IRS traite généralement différemment les types d’entités courants, et le traitement fiscal par défaut peut ne pas correspondre à la forme juridique que vous avez choisie lors de la constitution.

Les structures courantes comprennent :

• Entreprise individuelle
• Société de personnes
• Société par actions
• Société par actions de type S
• Société à responsabilité limitée (LLC)

Une LLC est particulièrement flexible. Aux fins de l’impôt fédéral, une LLC à un seul membre est généralement considérée comme une entité ignorée, sauf si elle opte pour une imposition comme société par actions. Une LLC à plusieurs membres est généralement considérée comme une société de personnes, sauf si elle opte pour une imposition comme société par actions. Cela signifie que la même entité juridique peut être soumise à des règles de production de déclarations très différentes selon sa classification fiscale.

Pourquoi c’est important :

• Cela détermine la déclaration que vous devez produire
• Cela influence si les revenus sont imposés au niveau du propriétaire, de l’entité ou des deux
• Cela a un impact sur l’exposition à l’impôt sur le revenu d’emploi autonome
• Cela façonne la planification de la paie et des distributions

Si vous créez une nouvelle entreprise, il vaut la peine d’aligner tôt votre structure juridique et votre stratégie fiscale plutôt que de les corriger plus tard.

2. Sachez quels impôts fédéraux peuvent s’appliquer

La plupart des startups n’ont pas à payer tous les impôts d’entreprise possibles, mais presque toutes feront face à une combinaison d’impôt sur le revenu, d’impôt sur le revenu d’emploi autonome, d’impôt sur la paie ou d’obligations provinciales, étatiques et locales.

Impôt sur le revenu

L’impôt fédéral sur le revenu est la base que la plupart des startups doivent prévoir. Selon la structure de l’entreprise, le revenu peut être déclaré dans la déclaration personnelle du propriétaire ou dans une déclaration d’entreprise distincte.

Exemples :

• Les entreprises individuelles déclarent généralement le revenu d’entreprise dans la déclaration du propriétaire
• Les sociétés de personnes produisent généralement une déclaration de renseignements et transmettent les résultats aux associés
• Les sociétés par actions de type C produisent généralement une déclaration et paient l’impôt sur le revenu au niveau de l’entité
• Les sociétés par actions de type S transmettent généralement le revenu aux actionnaires, sous réserve de règles particulières

Un point clé pour les fondateurs est que les bénéfices peuvent être imposables même si vous laissez l’argent dans le compte de l’entreprise. L’obligation fiscale dépend des règles fiscales, pas simplement du montant que vous retirez.

Impôt provisionnel

Si vous prévoyez devoir payer un montant important d’impôt, vous devrez peut-être effectuer des paiements tout au long de l’année plutôt que d’attendre la période de déclaration. L’IRS exige généralement des paiements provisionnels trimestriels pour de nombreuses personnes autonomes, les propriétaires d’entreprises à flux continu et les sociétés qui prévoient devoir payer suffisamment d’impôt.

L’impôt provisionnel est particulièrement important pour les startups, car les nouvelles entreprises n’ont souvent pas de retenues sur une paie pour couvrir leur obligation annuelle.

Vous pourriez devoir verser des paiements provisionnels si :

• Vous êtes travailleur autonome
• Le revenu de votre entreprise n’est pas entièrement couvert par des retenues
• Votre société prévoit devoir payer de l’impôt à la fin de l’année
• Vous recevez le revenu d’entreprise de façon irrégulière au cours de l’année

Les dates d’échéance typiques tombent en quatre périodes au cours de l’année, souvent en avril, juin, septembre et janvier. Si une date d’échéance tombe un week-end ou un jour férié, la date limite est reportée au jour ouvrable suivant.

Impôt sur le revenu d’emploi autonome

Si vous travaillez pour vous-même, vous pourriez devoir payer l’impôt sur le revenu d’emploi autonome en plus de l’impôt sur le revenu. Cet impôt aide à financer la Sécurité sociale et Medicare, et il s’applique couramment aux entreprises individuelles, aux associés et à de nombreux propriétaires de LLC considérés comme autonomes aux fins fiscales.

Le taux actuel de l’impôt sur le revenu d’emploi autonome est généralement de 15,3 % avant toute adaptation de seuil applicable et règles particulières. Les fondateurs sont souvent pris par surprise parce qu’ils se concentrent sur l’impôt sur le revenu et oublient l’impôt de type paie qui s’applique aux revenus du propriétaire.

En pratique, cela signifie :

• Les bénéfices d’une entreprise individuelle peuvent être assujettis à l’impôt sur le revenu d’emploi autonome
• La part des bénéfices d’un associé peut être assujettie à cet impôt
• Les membres d’une LLC peuvent être assujettis à cet impôt selon la classification de l’entité et leur rôle dans l’entreprise

Impôts sur la paie

Dès que vous embauchez des employés, vos obligations fiscales s’élargissent. Les employeurs doivent retenir, déposer et déclarer les impôts sur la paie.

Les responsabilités liées à la paie comprennent habituellement :

• La retenue de l’impôt fédéral sur le revenu
• La retenue de la Sécurité sociale et de Medicare
• La contribution patronale à la Sécurité sociale et à Medicare
• L’impôt fédéral de chômage, le cas échéant

Vous devrez aussi fournir des formulaires comme les W-4 pour la retenue à la source et des W-2 en fin d’année pour les employés. Les travailleurs indépendants sont traités différemment et reçoivent généralement un feuillet de type 1099 plutôt qu’un relevé salarial W-2.

La conformité en matière de paie n’est pas facultative. Même une petite startup avec un seul employé peut déclencher des obligations récurrentes de production et de dépôt.

Taxe d’accise

Certaines entreprises doivent payer une taxe d’accise sur des biens, services ou activités précis. Cela ne concerne pas toutes les startups, mais c’est important dans certains secteurs, comme les entreprises liées aux carburants, au transport, à la fabrication et à certaines catégories de produits réglementés.

Si votre entreprise entre dans une catégorie qui déclenche une taxe d’accise, des exigences d’inscription et de déclaration peuvent s’appliquer avant le début de l’activité.

3. Comprenez ce que vous pouvez déduire

La planification fiscale ne consiste pas seulement à payer ce que vous devez. Il faut aussi déduire correctement les dépenses d’entreprise légitimes afin de ne pas trop payer.

L’IRS permet généralement la déduction des dépenses ordinaires et nécessaires de l’entreprise. En termes simples, cela signifie des dépenses courantes, utiles et appropriées pour votre commerce ou entreprise.

Les dépenses déductibles courantes d’une startup et d’exploitation peuvent inclure :

• Publicité et marketing
• Frais bancaires
• Assurance
• Honoraires juridiques et professionnels liés aux opérations
• Loyer
• Logiciels et abonnements utilisés pour l’entreprise
• Fournitures et matériel
• Services publics
• Déplacements à des fins d’affaires
• Formation directement liée aux besoins de l’entreprise
• Réparations et entretien
• Licences et frais réglementaires
• Rémunération des employés
• Certains coûts fiscaux et frais de production

Coûts de démarrage et dépenses d’exploitation

Il existe une distinction importante entre les coûts engagés avant le lancement et ceux engagés une fois l’entreprise en exploitation.

Les coûts de démarrage sont généralement les dépenses engagées avant le début des activités, comme :

• Études de marché
• Dépenses liées à la constitution
• Publicité de préouverture
• Consultations professionnelles initiales
• Formation initiale ou coûts d’organisation

Les dépenses d’exploitation sont les coûts récurrents liés au fonctionnement de l’entreprise après le lancement.

Une startup devrait les suivre séparément, car elles peuvent être traitées différemment dans la déclaration fiscale.

Ce qui n’est généralement pas déductible

Toutes les dépenses ne sont pas déductibles, même si elles semblent liées à l’entreprise. Les exemples courants de dépenses non déductibles comprennent les dépenses personnelles, les améliorations en capital qui doivent être amorties ou capitalisées, et les coûts expressément interdits par la loi fiscale.

En cas de doute, séparez soigneusement l’usage personnel et l’usage commercial. Les dépenses à usage mixte exigent souvent une répartition plutôt qu’une déduction complète.

4. Tenez des registres dès le premier jour

Une bonne tenue de registres est l’une des habitudes les plus rentables qu’un fondateur puisse adopter. Elle réduit le stress, appuie les déductions et facilite les réponses si l’IRS ou une autorité fiscale d’un État vous pose des questions.

Des dossiers solides devraient montrer :

• Le revenu reçu
• Les factures émises et payées
• Les factures des fournisseurs
• Les registres de paie
• Les paiements aux travailleurs indépendants
• Les relevés bancaires
• Les reçus pour les dépenses déductibles
• Les journaux de kilométrage, le cas échéant
• Les achats d’actifs et les détails d’amortissement
• Les documents de propriété et d’entité
• Les déclarations fiscales antérieures et les paiements provisionnels

Bonnes pratiques :

• Séparez les comptes bancaires d’entreprise et personnels
• Utilisez un logiciel comptable dès le départ
• Faites la conciliation des dossiers chaque mois, et non seulement à la fin de l’année
• Conservez des copies numériques des pièces justificatives
• Confiez à une seule personne la responsabilité de l’organisation des documents fiscaux

Le but n’est pas seulement la conformité. C’est aussi la visibilité. Les fondateurs qui connaissent leurs chiffres prennent de meilleures décisions en matière d’embauche, de tarification, de financement et de planification fiscale.

5. Choisissez la bonne année fiscale et le bon rythme de production

La plupart des petites entreprises utilisent l’année civile, mais certaines entités peuvent utiliser une année d’exercice selon leur profil fiscal et leurs choix. L’année fiscale que vous choisissez influence le moment où le revenu est déclaré et celui où les déclarations sont dues.

Le point important pour les startups est la cohérence. L’entreprise doit utiliser un calendrier fiscal et s’y tenir.

Un fondateur devrait connaître :

• L’année fiscale de l’entité
• La date limite de production annuelle
• Si des impôts provisionnels sont requis
• Les dates de dépôt de la paie, s’il y a des employés
• Les dates de production provinciales, étatiques et locales dans chaque territoire où l’entreprise exerce ses activités

Le non-respect d’une échéance peut entraîner des pénalités évitables même si l’entreprise est par ailleurs en bonne santé.

6. N’ignorez pas les impôts provinciaux, étatiques et locaux

Les impôts fédéraux ne sont qu’une partie du portrait. La plupart des startups doivent aussi composer avec des obligations provinciales, étatiques ou locales qui varient selon l’endroit.

Selon le lieu où vous exercez vos activités, vous pourriez être confronté à :

• L’impôt sur le revenu d’État
• L’impôt sur les franchises
• La taxe de vente
• La taxe sur les recettes brutes
• L’impôt sur la paie
• Une taxe locale sur l’exploitation commerciale
• L’impôt foncier sur les biens de l’entreprise

C’est l’une des erreurs les plus courantes des startups : un fondateur pense que l’entreprise est conforme parce que la déclaration fédérale a été réglée, alors que l’inscription ou la déclaration au niveau de l’État est toujours en suspens.

Si votre entreprise vend des biens ou services imposables, les règles de nexus et l’inscription à la taxe de vente peuvent aussi entrer en jeu. À mesure que l’entreprise s’étend dans de nouveaux États, la conformité fiscale peut rapidement devenir multi-juridictionnelle.

7. Planifiez correctement la rémunération du propriétaire

L’une des questions les plus confuses pour les fondateurs débutants est la façon de se payer.

La bonne réponse dépend de la structure de l’entreprise :

• Un propriétaire d’entreprise individuelle prend généralement des retraits du propriétaire plutôt qu’un salaire
• Un associé d’une société de personnes n’est pas payé comme un employé traditionnel pour le revenu de la société de personnes
• Un propriétaire d’une société par actions de type S peut avoir besoin d’un salaire raisonnable plus des distributions
• Un propriétaire d’une société par actions de type C peut être rémunéré par salaire et possiblement par dividendes, selon les faits

Une mauvaise planification de la rémunération du propriétaire peut créer des problèmes fiscaux. Se payer sans tenir compte des obligations de paie ou des règles de l’entité peut entraîner des problèmes de classification et une exposition fiscale inutile.

C’est un bon moment pour faire appel à un professionnel de l’impôt qualifié avant que l’entreprise n’atteigne des revenus importants.

8. Mettez en place une routine fiscale à l’année

La gestion fiscale ne devrait pas être une course de dernière minute une fois par année. Une routine mensuelle ou trimestrielle répétable est beaucoup plus efficace.

Un rythme fiscal pratique pour une startup ressemble à ceci :

• Examiner les revenus et les dépenses chaque mois
• Mettre à jour les prévisions de bénéfices chaque trimestre
• Mettre de côté de l’argent pour les impôts provisionnels
• Faire la conciliation des dossiers de paie et des travailleurs autonomes
• Vérifier que les dépôts et inscriptions de l’entité sont à jour
• Conserver les documents fiscaux dans un emplacement central
• Rencontrer un professionnel de l’impôt avant les grands changements d’entreprise

Les principaux déclencheurs qui méritent une revue fiscale comprennent :

• L’embauche de votre premier employé
• L’ouverture dans un autre État
• Le passage d’une main-d’œuvre principalement contractuelle à la paie
• L’arrivée d’investisseurs
• Le changement de classification de l’entité
• L’achat d’équipement ou de biens importants
• L’expansion vers des produits ou services réglementés

Quand la planification fiscale se fait tôt, les fondateurs gardent plus de flexibilité. Quand elle se fait tard, les options sont plus limitées et généralement plus coûteuses.

9. Pourquoi les fondateurs devraient traiter la conformité fiscale comme une question de constitution

De nombreux problèmes fiscaux commencent comme des problèmes de constitution. L’entité a été créée sans plan fiscal clair, le NEI et les inscriptions ont été retardés, ou le fondateur n’a jamais revu l’effet de la structure d’entreprise sur les déclarations.

C’est pourquoi la préparation fiscale devrait faire partie de la constitution de l’entreprise, et non être ajoutée après le lancement.

Zenind aide les fondateurs à organiser les tâches de constitution et de conformité afin que l’entreprise puisse passer de l’idée à l’exploitation avec moins de lacunes. Lorsque vos registres corporatifs, vos déclarations et vos échéances sont gérés méthodiquement, il devient beaucoup plus facile de rester prêt sur le plan fiscal à mesure que l’entreprise grandit.

10. Travaillez tôt avec un professionnel de l’impôt

Même si vous comprenez les bases, il arrive un moment où un avis professionnel devient rentable. Un CPA ou un avocat fiscaliste peut aider avec :

• Les choix de classification de l’entité
• La stratégie de rémunération du propriétaire
• Le calcul des impôts provisionnels
• Le moment des déductions
• La configuration de la paie
• L’inscription fiscale dans un État
• L’expansion dans plusieurs États
• La réponse à une vérification et les revues de conformité

Le bon conseiller ne se contente pas de produire les déclarations. Il vous aide à structurer vos décisions avant qu’elles ne deviennent des erreurs coûteuses.

Points clés à retenir

• La structure de votre entreprise détermine vos obligations de production et de paiement d’impôts.
• De nombreuses startups doivent payer des impôts provisionnels avant la fin de l’année.
• L’impôt sur le revenu d’emploi autonome peut s’appliquer même lorsque vous ne vous versez pas de salaire.
• Les impôts sur la paie commencent dès que vous embauchez des employés.
• Les dépenses d’entreprise déductibles peuvent réduire votre fardeau fiscal lorsqu’elles sont bien documentées.
• Les impôts provinciaux, étatiques et locaux peuvent s’appliquer même si votre déclaration fédérale est terminée.
• Une bonne tenue de registres est l’une des stratégies fiscales les plus efficaces qu’un fondateur puisse utiliser.

Mot de la fin

Les impôts de startup sont gérables lorsque vous les abordez de manière systématique. Connaissez votre type d’entité, gardez des registres propres, prévoyez des paiements provisionnels et réévaluez vos obligations chaque fois que votre entreprise change. Plus tôt vous intégrez la discipline fiscale dans les opérations de votre entreprise, plus il devient facile de rester conforme et de protéger votre trésorerie à mesure que vous croissez.

Avis de non-responsabilité : Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis fiscal, juridique ou comptable. Consultez toujours un professionnel de l’impôt qualifié pour votre situation particulière.