Înregistrarea solicitărilor caritabile din Virginia: un ghid practic de conformitate

Dacă organizația dvs. intenționează să solicite donații în Virginia, înregistrarea pentru solicitări caritabile este unul dintre primii pași de conformitate pe care trebuie să îi înțelegeți. Regulile sunt concepute pentru a proteja donatorii, pentru a crea transparență și pentru a oferi statului o evidență clară a organizațiilor care strâng fonduri de la rezidenții din Virginia.

Pentru fondatori, lideri de organizații nonprofit și oricine gestionează strângerea de fonduri caritabile, ideea esențială este simplă: înregistrarea nu este ceva ce trebuie amânat până după prima campanie. În Virginia, depunerea se face mai întâi. Dacă organizația dvs. se extinde în stat sau strânge fonduri în numele unei misiuni caritabile, trebuie să știți dacă trebuie să vă înregistrați, ce formular se aplică și cum să mențineți înregistrarea la zi.

Ce înseamnă înregistrarea pentru solicitări caritabile în Virginia

Legea Virginia privind solicitarea contribuțiilor impune organizațiilor caritabile care intenționează să solicite contribuții în Commonwealth sau să aibă fonduri solicitate în numele lor să depună o declarație inițială de înregistrare înainte de începerea oricărei solicitări. Înregistrarea este gestionată de Office of Charitable and Regulatory Programs, sau OCRP, din cadrul Virginia Department of Agriculture and Consumer Services.

Înregistrarea este o cerință de conformitate, nu o aprobare din partea statului. A fi listat la OCRP înseamnă că organizația a finalizat procesul de depunere cerut. Nu înseamnă că statul a evaluat misiunea, impactul sau eficiența de strângere de fonduri a organizației.

Cine trebuie, în general, să se înregistreze

În termeni generali, înregistrarea poate fi necesară atunci când o organizație:

• Solicită donații direct de la rezidenții din Virginia
• Folosește o parte terță pentru a strânge bani în numele său
• Desfășoară activități de fundraising prin poștă, e-mail, telefon, evenimente, site-uri web sau rețele sociale
• Funcționează din afara Virginiei, dar solicită contribuții de la rezidenții din Virginia
• Folosește un solicitanț profesionist sau o firmă de fundraising în legătură cu o campanie

Legea se poate aplica chiar dacă organizația nu este încorporată în Virginia. Ceea ce contează este dacă organizația solicită contribuții în stat sau dacă are fonduri solicitate în numele său.

Cine poate fi exceptat

Unele organizații pot califica pentru o exceptare, dar exceptarea nu este automată. Virginia folosește un proces separat de depunere pentru exceptare, iar solicitanții sunt îndrumați să examineze cu atenție formularul de exceptare pentru a stabili dacă se încadrează într-una dintre categoriile enumerate.

Anumite biserici și alte organizații descrise în lege pot fi exceptate în funcție de structură și activități, însă fiecare organizație ar trebui să își verifice statutul înainte de a presupune că nu intră sub incidența legii. O presupunere greșită poate duce la o depunere incompletă sau tardivă.

Informații de pregătit înainte de depunere

O înregistrare fără probleme începe cu evidențe organizate. Înainte de depunere, adunați informațiile de care aveți probabil nevoie:

• Denumirea legală a organizației
• EIN-ul federal
• Adresa principală de activitate și adresa poștală
• Data închiderii exercițiului financiar
• Acte constitutive și istoricul înregistrărilor
• Numele și datele de contact ale funcționarilor și membrilor consiliului de administrație
• Situații financiare sau alte informații financiare cerute
• Un rezumat al scopului caritabil și al activităților organizației
• Detalii despre metodele de strângere de fonduri
• Informații despre strângătorii de fonduri plătiți sau solicitanții profesioniști, dacă există
• Înregistrări anterioare în alte state, dacă organizația solicită la nivel național

Dacă organizația dvs. este nou înființată, acesta este și momentul în care înființarea corectă a entității și evidența ordonată contează. Conformitatea pentru solicitări caritabile este mult mai ușoară atunci când entitatea juridică, documentele de guvernanță și înregistrările financiare sunt deja organizate.

Cum funcționează procesul de înregistrare

Virginia oferă două căi principale pentru depunerile privind solicitările caritabile:

1. Formularul 100 pentru organizațiile care solicită exceptarea de la cerințele de depunere
2. Formularul 102 pentru organizațiile caritabile care trebuie să se înregistreze și să își reînnoiască înregistrarea anual

Primul pas este să decideți ce formular vi se aplică. Dacă organizația dvs. consideră că se califică pentru o exceptare, trebuie să analizeze mai întâi formularul de exceptare și să îl depună doar dacă sunt îndeplinite efectiv criteriile de exceptare. Dacă organizația nu se califică pentru o exceptare, trebuie să depună formularul standard de înregistrare.

Organizațiile se pot înregistra online prin platforma Evoke a statului sau pot trimite formularele pe hârtie prin poștă. Varianta online este adesea mai eficientă, deoarece păstrează într-un singur loc materialele de înregistrare, confirmările și evidențele de reînnoire.

Taxe și momentul depunerii

Structura taxelor de depunere în Virginia depinde de formularul utilizat și, pentru unele depuneri, de informațiile financiare ale organizației. Depunerile pentru exceptare și înregistrările standard pot avea valori diferite ale taxei, iar depunerile întârziate pot crea consecințe suplimentare.

Cea mai importantă regulă de timp este că înregistrarea trebuie să fie în vigoare înainte de începerea solicitării. Dacă lansați o campanie de donații, publicați o pagină de fundraising sau lucrați cu un furnizor de servicii de fundraising, asigurați-vă că depunerea în Virginia este finalizată mai întâi.

Cerințe de reînnoire anuală

Dacă organizația dvs. se înregistrează pe formularul standard pentru organizații caritabile, reînnoirea este necesară în fiecare an. Termenul de reînnoire din Virginia este legat de data închiderii exercițiului financiar al organizației. În general, reînnoirea se depune cel târziu în a 15-a zi a celei de-a cincea luni calendaristice de la sfârșitul exercițiului financiar.

De exemplu, dacă exercițiul financiar se încheie la 31 decembrie, termenul de reînnoire este 15 mai al anului următor.

Dacă situațiile financiare nu vor fi gata la timp, Virginia permite solicitarea unei prelungiri. Această solicitare trebuie făcută în scris înainte de termen. Nerespectarea termenului fără o prelungire aprobată poate duce la expirarea înregistrării, iar o organizație cu înregistrarea expirată poate fi obligată să depună ca solicitant nou, în loc să facă doar o reînnoire.

Aceasta este o problemă care poate fi evitată, dar doar dacă cineva urmărește calendarul depunerilor.

Strângere de fonduri în mai multe state și URS

Multe organizații caritabile nu strâng fonduri într-un singur stat. Dacă organizația dvs. solicită contribuții în mai multe state, Virginia acceptă Unified Registration Statement, sau URS, în situații adecvate. URS poate reduce duplicarea pentru organizațiile care se înregistrează în mai multe state care îl acceptă.

Chiar și atunci când utilizați URS, trebuie să confirmați cerințele specifice Virginiei și să vă asigurați că documentele justificative și situațiile financiare sunt complete.

Solicitanți profesioniști și furnizori de fundraising

Dacă folosiți ajutor extern pentru strângerea de fonduri, nu presupuneți că furnizorul se ocupă de întreaga conformitate în locul dvs. Solicitanții profesioniști pot avea propriile obligații de înregistrare, iar organizația caritabilă trebuie în continuare să se asigure că structura campaniei este corectă.

Înainte de a încheia un acord de fundraising, verificați cine este responsabil pentru fiecare depunere, dacă sunt necesare dezvăluiri și dacă termenii contractului corespund depunerii la nivel de stat. O împărțire clară a responsabilităților previne înregistrările ratate și confuzia în rândul donatorilor.

Greșeli frecvente de evitat

Cele mai comune erori în înregistrarea solicitărilor caritabile sunt surprinzător de simple:

• Lansarea unei campanii înainte de depunere
• Presupunerea unei exceptări fără verificarea instrucțiunilor reale ale formularului
• Lăsarea să treacă termenul de reînnoire fără solicitarea unei prelungiri
• Uitarea faptului că donațiile online pot fi considerate solicitare în Virginia
• Netransmiterea evidenței depunerilor pentru afiliați sau entități conexe
• Omiterea rolului solicitanților profesioniști și al strângătorilor de fonduri plătiți
• Folosirea unor situații financiare învechite sau a unor anexe incomplete
• Confundarea statutului federal de scutire de taxe cu înregistrarea de stat pentru solicitări

O organizație nonprofit poate fi recunoscută complet în scopuri fiscale federale și totuși să nu fie în conformitate cu regulile statale privind strângerea de fonduri. Sunt obligații separate.

Cum verifică donatorii și autoritățile înregistrarea

Virginia menține o bază de date a organizațiilor caritabile pe care publicul o poate folosi pentru a căuta organizații înregistrate și pentru a consulta anumite informații financiare. Această transparență îi ajută pe donatori să verifice cine solicită contribuții și cum își raportează organizația finanțele.

Dacă organizația dvs. strânge fonduri în Virginia, presupuneți că donatorii, grupurile de monitorizare și autoritățile pot verifica acel registru. Conformitatea bună nu înseamnă doar evitarea sancțiunilor. Ea susține și credibilitatea.

Listă practică de conformitate

Folosiți această listă înainte de orice campanie de strângere de fonduri în Virginia:

• Confirmați dacă organizația trebuie să se înregistreze sau poate invoca o exceptare
• Identificați formularul corect de depunere
• Adunați documentele de guvernanță și evidențele financiare
• Verificați denumirea organizației, EIN-ul și adresele
• Analizați orice contracte de fundraising cu furnizori externi
• Înregistrați-vă înainte de începerea oricărei solicitări
• Salvați dovada depunerii și confirmările de reînnoire
• Introduceți în calendar termenul anual de reînnoire
• Solicitați o prelungire în scris dacă situațiile financiare întârzie
• Verificați din nou depunerile ori de câte ori organizația își schimbă structura sau modelul de fundraising

Concluzii finale

Înregistrarea solicitărilor caritabile din Virginia este o cerință de acces, nu o simplă formalitate. Dacă organizația dvs. intenționează să solicite contribuții în Commonwealth, cea mai sigură abordare este să verificați din timp statutul de depunere, să trimiteți înregistrarea corectă înainte de începerea strângerii de fonduri și să țineți sub control calendarul de reînnoire.

Pentru fondatorii și organizațiile orientate spre misiune, cele mai bune rezultate în materie de conformitate apar atunci când structura entității este bine pusă la punct, evidențele sunt organizate și există un proces clar pentru depunerile continue. Zenind ajută fondatorii să păstreze această bază administrativă în ordine, astfel încât sarcinile importante de conformitate să nu fie pierdute atunci când este timpul să crească.