Virginian hyväntekeväisyysvarainkeruun rekisteröinti: käytännön vaatimustenmukaisuusopas

Jos organisaatiosi aikoo pyytää lahjoituksia Virginiassa, hyväntekeväisyysvarainkeruun rekisteröinti on yksi ensimmäisistä vaatimustenmukaisuuden vaiheista, jotka on hyvä ymmärtää. Säännöt on laadittu suojaamaan lahjoittajia, lisäämään läpinäkyvyyttä ja antamaan osavaltiolle selkeä rekisteri organisaatioista, jotka keräävät varoja Virginian asukkailta.

Perustajille, nonprofit-johtajille ja kaikille, jotka hallinnoivat hyväntekeväisyysvarainkeruuta, keskeinen viesti on yksinkertainen: rekisteröintiä ei pidä siirtää ensimmäisen kampanjan jälkeiseen aikaan. Virginiassa ilmoitus tehdään ensin. Jos organisaatiosi laajenee osavaltioon tai kerää varoja hyväntekeväiseen tarkoitukseen, sinun on tiedettävä, onko rekisteröinti pakollinen, mikä lomake soveltuu ja miten rekisteröinti pidetään ajan tasalla.

Mitä Virginian hyväntekeväisyysvarainkeruun rekisteröinti tarkoittaa

Virginian Solicitation of Contributions -laki edellyttää, että hyväntekeväisyysjärjestöt, jotka aikovat pyytää lahjoituksia Commonwealth of Virginiassa tai joiden puolesta pyydetään varoja, toimittavat alkuperäisen rekisteröinti-ilmoituksen ennen minkään varainkeruun aloittamista. Rekisteröinnistä vastaa Office of Charitable and Regulatory Programs eli OCRP, joka kuuluu Virginian Department of Agriculture and Consumer Services -virastoon.

Rekisteröinti on vaatimustenmukaisuusvelvoite, ei osavaltion hyväksyntä. Se, että organisaatio on merkitty OCRP:n rekisteriin, tarkoittaa vain sitä, että vaadittu ilmoitusprosessi on suoritettu. Se ei tarkoita, että osavaltio olisi arvioinut organisaation tehtävää, vaikutusta tai varainhankinnan tehokkuutta.

Kenen yleensä on rekisteröidyttävä

Yleisesti rekisteröinti voi olla tarpeen, kun organisaatio:

• Pyytää lahjoituksia suoraan Virginian asukkailta
• Käyttää kolmatta osapuolta keräämään varoja puolestaan
• Toteuttaa varainhankintaa kirjeitse, sähköpostitse, puhelimitse, tapahtumissa, verkkosivustoilla tai sosiaalisessa mediassa
• Toimii Virginian ulkopuolelta mutta pyytää lahjoituksia Virginian asukkailta
• Käyttää ammattimaista varainhankkijaa tai varainhankintatoimistoa kampanjan yhteydessä

Lakia voidaan soveltaa silloinkin, kun organisaatio ei ole rekisteröity Virginiassa. Ratkaisevaa on, pyytääkö organisaatio lahjoituksia osavaltiossa tai pyydetäänkö varoja sen puolesta.

Kuka voi olla vapautettu

Jotkin organisaatiot voivat täyttää vapautuksen ehdot, mutta vapautus ei ole automaattinen. Virginiassa on erillinen vapautushakuprosessi, ja hakijoita kehotetaan tarkistamaan vapautuslomake huolellisesti sen selvittämiseksi, kuuluvatko he johonkin luetelluista ryhmistä.

Tietyt kirkot ja muut laissa määritellyt organisaatiot voivat olla vapautettuja rakenteensa ja toimintansa perusteella, mutta jokaisen organisaation tulisi varmistaa asemansa ennen kuin olettaa olevansa lain ulkopuolella. Väärä oletus voi johtaa puutteelliseen tai myöhästyneeseen ilmoitukseen.

Tiedot, jotka kannattaa kerätä ennen hakemuksen toimittamista

Sujuva rekisteröinti alkaa järjestelmällisistä tiedoista. Kerää ennen hakemuksen tekemistä todennäköisesti tarvittavat tiedot:

• Organisaation virallinen nimi
• Liittovaltion EIN-tunnus
• Päätoimipaikan osoite ja postiosoite
• Tilikauden päättymispäivä
• Hallintoasiakirjat ja rekisteröintihistoria
• Johtajien ja hallituksen jäsenten nimet ja yhteystiedot
• Tilinpäätökset tai muut vaaditut taloustiedot
• Yhteenveto organisaation hyväntekeväisyystarkoituksesta ja toiminnasta
• Tiedot varainhankinnan menetelmistä
• Tiedot palkatuista varainhankkijoista tai ammattimaisista varainhankkijoista, jos niitä on
• Aiemmat rekisteröinnit muissa osavaltioissa, jos organisaatio kerää varoja valtakunnallisesti

Jos organisaatio on juuri perustettu, tässä kohtaa korostuvat myös selkeä yhtiömuoto, järjestelmällinen kirjanpito ja dokumentointi. Hyväntekeväisyysvarainkeruun vaatimustenmukaisuus on paljon helpompaa, kun oikeushenkilö, hallintoasiakirjat ja talousaineisto ovat jo kunnossa.

Miten rekisteröintiprosessi toimii

Virginia tarjoaa kaksi pääreittiä hyväntekeväisyysvarainkeruun ilmoituksiin:

1. Lomake 100 organisaatioille, jotka hakevat vapautusta ilmoitusvelvollisuudesta
2. Lomake 102 hyväntekeväisyysorganisaatioille, joiden on rekisteröidyttävä ja uusittava rekisteröinti vuosittain

Ensimmäinen vaihe on päättää, mikä lomake soveltuu. Jos organisaatio katsoo täyttävänsä vapautuksen edellytykset, sen tulisi ensin tarkistaa vapautuslomake ja toimittaa se vain, jos vapautusehdot todella täyttyvät. Jos organisaatio ei täytä vapautuksen ehtoja, sen tulisi toimittaa tavanomainen rekisteröintilomake.

Organisaatiot voivat rekisteröityä verkossa osavaltion Evoke-alustan kautta tai lähettää paperihakemuksen postitse. Verkkovaihtoehto on usein tehokkaampi, koska se kokoaa rekisteröintimateriaalit, vahvistukset ja uusimisaineiston samaan paikkaan.

Maksut ja jättöaikataulu

Virginian maksurakenne riippuu käytetystä lomakkeesta ja joissakin tapauksissa organisaation taloustiedoista. Vapautushakemusten ja tavallisten rekisteröintien maksut voivat olla erilaiset, ja myöhästyneet hakemukset voivat aiheuttaa lisäseuraamuksia.

Tärkein aikataulusääntö on, että rekisteröinnin on oltava voimassa ennen varainhankinnan aloittamista. Jos olet käynnistämässä lahjoituskampanjaa, julkaisemassa varainkeruusivua tai työskentelemässä varainhankintakumppanin kanssa, varmista ensin, että Virginian ilmoitus on tehty.

Vuosittaiset uusimisvaatimukset

Jos organisaatiosi rekisteröityy tavanomaisella hyväntekeväisyysjärjestön lomakkeella, rekisteröinti on uusittava joka vuosi. Virginian uusimisaika sidotaan organisaation tilikauden päättymiseen. Yleensä uusiminen erääntyy viimeistään viidennen kalenterikuukauden 15. päivänä tilikauden päättymisen jälkeen.

Jos esimerkiksi tilikausi päättyy 31. joulukuuta, uusimisen määräaika on seuraavan vuoden 15. toukokuuta.

Jos tilinpäätös ei ole valmis ajoissa, Virginia sallii jatkoaikapyynnön. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti ennen määräaikaa. Määräajan laiminlyönti ilman hyväksyttyä jatkoaikaa voi johtaa rekisteröinnin raukeamiseen, ja rauennut organisaatio voi joutua tekemään uuden rekisteröinnin pelkän uusimisen sijaan.

Tämä on vältettävissä oleva ongelma, mutta vain jos joku seuraa määräaikoja.

Moniosavaltioinen varainhankinta ja URS

Monet hyväntekeväisyysorganisaatiot eivät kerää varoja vain yhdessä osavaltiossa. Jos organisaatiosi pyytää lahjoituksia useissa osavaltioissa, Virginia hyväksyy Unified Registration Statementin eli URS:n tietyissä tilanteissa. URS voi vähentää päällekkäistä työtä organisaatioilta, jotka rekisteröityvät useisiin osavaltioihin, joissa tämä lomake hyväksytään.

Vaikka käyttäisit URS:ää, sinun on silti varmistettava Virginian omat vaatimukset ja huolehdittava siitä, että tukiasiakirjat ja tilinpäätökset ovat täydelliset.

Ammattimaiset varainhankkijat ja varainhankintatoimittajat

Jos käytät ulkopuolista apua varainhankinnassa, älä oleta, että toimittaja hoitaa kaiken vaatimustenmukaisuuden puolestasi. Ammattimaisilla varainhankkijoilla voi olla omat rekisteröintivelvoitteensa, ja hyväntekeväisyysorganisaation on silti varmistettava, että kampanja on rakennettu oikein.

Ennen varainhankintasopimuksen tekemistä tarkista, kuka vastaa mistäkin ilmoituksesta, vaaditaanko tiettyjä tietoja ja vastaavatko sopimusehdot osavaltion ilmoitusta. Selkeä vastuunjako ehkäisee puuttuvia rekisteröintejä ja lahjoittajien sekaannusta.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Yleisimmät virheet hyväntekeväisyysvarainkeruun rekisteröinnissä ovat yllättävän perustavanlaatuisia:

• Kampanjan käynnistäminen ennen ilmoitusta
• Vapautuksen olettaminen tarkistamatta varsinaista lomakeohjetta
• Uusimispäivän ohittaminen jatkoaikaa pyytämättä
• Unohtaminen, että verkossa tehdyt lahjoitukset voivat myös olla Virginian lain tarkoittamaa varainhankintaa
• Rekisteröintien seuraamatta jättäminen tytäryhtiöissä tai muissa läheisissä yhteisöissä
• Ammattimaisten varainhankkijoiden ja palkattujen varainhankkijoiden roolin sivuuttaminen
• Vanhentuneiden tilinpäätösten tai puutteellisten liitteiden käyttäminen
• Liittovaltion verovapaan aseman sekoittaminen osavaltion varainhankinnan rekisteröintiin

Voittoa tavoittelematon organisaatio voi olla täysin tunnustettu liittovaltion verotuksessa ja silti rikkoa osavaltion varainhankintasääntöjä. Nämä ovat erillisiä velvoitteita.

Miten lahjoittajat ja viranomaiset tarkistavat rekisteröinnin

Virginia ylläpitää hyväntekeväisyysorganisaatioiden tietokantaa, josta yleisö voi hakea rekisteröityjä organisaatioita ja tarkastella tiettyjä taloustietoja. Tämä läpinäkyvyys auttaa lahjoittajia varmistamaan, kuka pyytää lahjoituksia ja miten organisaatio raportoi taloutensa.

Jos organisaatiosi kerää varoja Virginiassa, oleteta, että lahjoittajat, valvontaryhmät ja viranomaiset voivat tarkistaa kyseisen tietueen. Hyvä vaatimustenmukaisuus ei ole vain sakkojen välttämistä. Se tukee myös uskottavuutta.

Käytännön vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista

Käytä tätä tarkistuslistaa ennen minkään Virginian varainkeruukampanjan aloittamista:

• Varmista, onko organisaation rekisteröidyttävä vai voiko se vedota vapautukseen
• Tunnista oikea lomake
• Kerää hallintoasiakirjat ja taloustiedot
• Vahvista organisaation nimi, EIN ja osoitteet
• Tarkista kaikki ulkopuolisten toimittajien varainhankintasopimukset
• Rekisteröidy ennen kuin mitään varainhankintaa alkaa
• Säilytä todisteet ilmoituksesta ja uusimisvahvistuksista
• Merkitse vuosittainen uusimispäivä kalenteriin
• Pyydä jatkoaikaa kirjallisesti, jos tilinpäätös viivästyy
• Tarkista ilmoitukset uudelleen aina, kun organisaation rakenne tai varainhankintamalli muuttuu

Lopuksi

Virginian hyväntekeväisyysvarainkeruun rekisteröinti on portinvartijavelvoite, ei muodollisuus. Jos organisaatiosi aikoo pyytää lahjoituksia Commonwealth of Virginiassa, turvallisin tapa on varmistaa ilmoitusasema ajoissa, toimittaa oikea rekisteröinti ennen varainhankinnan aloittamista ja pitää uusimisaikataulu hallinnassa.

Tehtävään sitoutuneille perustajille ja organisaatioille parhaat vaatimustenmukaisuustulokset syntyvät selkeästä perustamisesta, järjestelmällisestä kirjanpidosta ja selkeästä prosessista jatkuville ilmoituksille. Zenind auttaa perustajia pitämään tämän hallinnollisen perustan järjestyksessä, jotta tärkeät vaatimustenmukaisuustehtävät eivät huku kasvun kiireisiin.