Регистрация за благотворително набиране на средства във Вирджиния: Практическо ръководство за съответствие

Ако вашата организация планира да отправя искания за дарения във Вирджиния, регистрацията за благотворително набиране на средства е една от първите стъпки за съответствие, които трябва да разберете. Правилата са създадени, за да защитават дарителите, да осигуряват прозрачност и да дават на щата ясен регистър на организациите, които набират средства от жители на Вирджиния.

За основатели, лидери на нестопански организации и всеки, който управлява благотворително набиране на средства, основният извод е прост: регистрацията не е нещо, което да отлагате до след първата си кампания. Във Вирджиния подаването на документите е първо. Ако вашата организация се разширява в щата или набира средства от името на благотворителна мисия, трябва да знаете дали сте длъжни да се регистрирате, кой формуляр се прилага и как да поддържате регистрацията актуална.

Какво означава регистрацията за благотворително набиране на средства във Вирджиния

Законът на Вирджиния за набиране на вноски изисква благотворителните организации, които възнамеряват да искат дарения в Общността, или за които се набират средства, да подадат първоначална регистрационна декларация преди да започне каквото и да е набиране на средства. Регистрацията се администрира от Office of Charitable and Regulatory Programs, или OCRP, към Virginia Department of Agriculture and Consumer Services.

Регистрацията е изискване за съответствие, а не одобрение от щата. Бъдещото вписване в OCRP означава, че организацията е изпълнила необходимия процес на подаване. Това не означава, че щатът е оценил мисията, въздействието или ефективността на набирането на средства на организацията.

Кой обикновено трябва да се регистрира

В общи линии регистрацията може да бъде задължителна, когато една организация:

• Пряко иска дарения от жители на Вирджиния
• Използва трета страна, за да събира средства от нейно име
• Провежда набиране на средства чрез поща, имейл, телефон, събития, уебсайтове или социални медии
• Оперира извън Вирджиния, но отправя искания за дарения към жители на Вирджиния
• Използва професионален набирач на средства или фирма за набиране на средства във връзка с кампания

Законът може да се прилага дори ако организацията не е учредена във Вирджиния. Важното е дали организацията иска дарения в щата или чрез нея се набират средства.

Кой може да бъде освободен

Някои организации може да отговарят на условията за освобождаване, но освобождаването не е автоматично. Вирджиния използва отделен процес за подаване на заявление за освобождаване и кандидатите са насочени да прегледат внимателно формуляра за освобождаване, за да определят дали попадат в една от изброените категории.

Определени църкви и други организации, описани в закона, могат да бъдат освободени в зависимост от тяхната структура и дейности, но всяка организация трябва да провери статута си, преди да приеме, че не попада под закона. Грешното предположение може да доведе до непълно или закъсняло подаване.

Каква информация да съберете преди подаване

Безпроблемната регистрация започва с подредени записи. Преди да подадете, съберете информацията, която вероятно ще ви е необходима:

• Официално наименование на организацията
• Федерален EIN
• Основен служебен адрес и пощенски адрес
• Крайна дата на финансовата година
• Учредителни документи и история на регистрациите
• Имена и данни за контакт на длъжностните лица и директорите
• Финансови отчети или друга изискуема финансова информация
• Обобщение на благотворителната цел и дейности на организацията
• Подробности за методите за набиране на средства
• Информация за платени набирачи на средства или професионални солисти, ако има такива
• Предишни регистрации в други щати, ако организацията набира средства в цялата страна

Ако вашата организация е новосъздадена, това е и моментът, в който чистото учредяване и доброто водене на записи имат значение. Съответствието при благотворително набиране на средства е много по-лесно, когато юридическото лице, учредителните документи и финансовите записи вече са подредени.

Как работи процесът на регистрация

Вирджиния предоставя два основни пътя за подаване на документи за благотворително набиране на средства:

1. Form 100 за организации, които търсят освобождаване от изискванията за подаване
2. Form 102 за благотворителни организации, които трябва да се регистрират и да подновяват ежегодно

Първата стъпка е да определите кой формуляр се прилага. Ако вашата организация смята, че отговаря на условията за освобождаване, тя трябва първо да прегледа формуляра за освобождаване и да го подаде само ако критериите за освобождаване действително са изпълнени. Ако организацията не отговаря на условията за освобождаване, тя трябва да подаде стандартния регистрационен формуляр.

Организациите могат да се регистрират онлайн чрез платформата Evoke на щата или да подадат хартиени документи по пощата. Онлайн вариантът често е по-ефективен, защото съхранява материалите за регистрация, потвържденията и записите за подновяване на едно място.

Такси и срокове за подаване

Структурата на таксите за подаване във Вирджиния зависи от използвания формуляр и, за някои подадени документи, от финансовата информация на организацията. Подаванията за освобождаване и стандартните регистрации могат да имат различни такси, а закъснелите подавания могат да доведат до допълнителни последици.

Най-важното правило за срокове е, че регистрацията трябва да е в сила преди да започне набирането на средства. Ако стартирате кампания за дарения, публикувате страница за набиране на средства или работите с доставчик за набиране на средства, уверете се, че подаването за Вирджиния е завършено първо.

Изисквания за годишно подновяване

Ако вашата организация се регистрира по стандартния формуляр за благотворителни организации, е необходимо годишно подновяване. Крайният срок за подновяване във Вирджиния е обвързан с края на финансовата година на организацията. По принцип подновяването е дължимо на или преди 15-ия ден от петия календарен месец след края на финансовата година.

Например, ако финансовата ви година приключва на 31 декември, крайният срок за подновяване е 15 май на следващата година.

Ако финансовите ви отчети няма да са готови навреме, Вирджиния позволява искане за удължаване. Това искане трябва да бъде направено писмено преди крайния срок. Пропускането на срока без одобрено удължаване може да доведе до изтичане на регистрацията и организацията с изтекла регистрация може да трябва да подаде като нов регистрант вместо просто да поднови.

Това е проблем, който може да бъде предотвратен, но само ако някой следи календара за подаване.

Многодържавно набиране на средства и URS

Много благотворителни организации не набират средства само в един щат. Ако вашата организация отправя искания за дарения в множество щати, Вирджиния приема Unified Registration Statement, или URS, в подходящи случаи. URS може да намали дублирането за организации, които се регистрират в няколко щата, приемащи този формуляр.

Дори когато използвате URS, пак трябва да потвърдите специфичните изисквания на Вирджиния и да се уверите, че придружаващите документи и финансовите отчети са пълни.

Професионални набирачи на средства и доставчици за кампании

Ако използвате външна помощ за набирането на средства, не приемайте, че доставчикът поема цялото съответствие вместо вас. Професионалните набирачи на средства може да имат собствени регистрационни задължения, а благотворителната организация все пак трябва да потвърди, че кампанията е структурирана правилно.

Преди да влезете в договор за набиране на средства, прегледайте кой е отговорен за всяко подаване, дали са необходими оповестявания и дали договорните условия съответстват на държавното подаване. Ясното разпределение на отговорностите предотвратява пропуснати регистрации и объркване сред дарителите.

Често срещани грешки, които да избягвате

Най-честите грешки при регистрацията за благотворително набиране на средства са изненадващо елементарни:

• Стартиране на кампания преди подаване
• Приемане на освобождаване без проверка на действителните инструкции във формуляра
• Пропускане на срок за подновяване без искане на удължаване
• Забравяне, че онлайн даренията могат да се считат за набиране на средства във Вирджиния
• Неотчитане на подаванията за филиали или свързани структури
• Пренебрегване на ролята на професионални набирачи на средства и платени fundraisers
• Използване на остарели финансови отчети или непълни приложения
• Бъркане на федералния данъчен освободен статут с държавната регистрация за набиране на средства

Една нестопанска организация може да бъде напълно призната за федерални данъчни цели и въпреки това да не е в съответствие с държавните правила за набиране на средства. Това са отделни задължения.

Как дарителите и регулаторите проверяват регистрацията

Вирджиния поддържа база данни за благотворителни организации, която обществеността може да използва, за да търси регистрирани организации и да преглежда определена финансова информация. Тази прозрачност помага на дарителите да проверят кой иска вноски и как организацията отчита финансите си.

Ако вашата организация набира средства във Вирджиния, приемете, че дарители, наблюдатели и регулатори може да проверят този запис. Доброто съответствие не е само въпрос на избягване на санкции. То също подкрепя надеждността.

Практически контролен списък за съответствие

Използвайте този контролен списък преди всяка кампания за набиране на средства във Вирджиния:

• Потвърдете дали организацията трябва да се регистрира или може да заяви освобождаване
• Определете правилния формуляр за подаване
• Съберете учредителни документи и финансови записи
• Проверете името на организацията, EIN и адресите
• Прегледайте договорите за набиране на средства с външни доставчици
• Регистрирайте се преди да започне каквото и да е набиране на средства
• Запазете доказателство за подаването и потвържденията за подновяване
• Въведете в календара годишния срок за подновяване
• Поискайте писмено удължаване, ако финансовите отчети се забавят
• Преглеждайте отново подаванията, когато организацията промени структурата или модела си за набиране на средства

Основни изводи

Регистрацията за благотворително набиране на средства във Вирджиния е изискване за достъп, а не формалност. Ако вашата организация планира да иска дарения в Общността, най-сигурният подход е да проверите рано статута си за подаване, да подадете правилната регистрация преди началото на набирането на средства и да държите календара за подновяване под контрол.

За основатели и организации, водени от мисия, най-добрите резултати по съответствие идват от добре подредена организационна структура, организирани записи и ясен процес за текущите подавания. Zenind помага на основателите да поддържат тази административна основа в ред, така че важните задачи по съответствие да не се изгубят, когато дойде време за растеж.