Εγγραφή για Φιλανθρωπικές Επικλήσεις στη Βιρτζίνια: Ένας πρακτικός οδηγός συμμόρφωσης

Αν ο οργανισμός σας σχεδιάζει να ζητήσει δωρεές στη Βιρτζίνια, η εγγραφή για φιλανθρωπικές επικλήσεις είναι ένα από τα πρώτα βήματα συμμόρφωσης που πρέπει να κατανοήσετε. Οι κανόνες έχουν σχεδιαστεί για να προστατεύουν τους δωρητές, να δημιουργούν διαφάνεια και να παρέχουν στην πολιτεία ένα σαφές αρχείο των οργανισμών που συγκεντρώνουν χρήματα από κατοίκους της Βιρτζίνια.

Για ιδρυτές, ηγέτες μη κερδοσκοπικών οργανισμών και οποιονδήποτε διαχειρίζεται φιλανθρωπικές δράσεις συγκέντρωσης χρημάτων, το βασικό σημείο είναι απλό: η εγγραφή δεν είναι κάτι που πρέπει να αναβάλετε μέχρι μετά την πρώτη σας καμπάνια. Στη Βιρτζίνια, η υποβολή προηγείται. Αν ο οργανισμός σας επεκτείνεται στην πολιτεία ή συγκεντρώνει χρήματα για φιλανθρωπικό σκοπό, πρέπει να γνωρίζετε αν οφείλετε να εγγραφείτε, ποιο έντυπο ισχύει και πώς θα διατηρήσετε την εγγραφή σας σε ισχύ.

Τι σημαίνει η εγγραφή για φιλανθρωπικές επικλήσεις στη Βιρτζίνια

Ο Νόμος της Βιρτζίνια για την Επίκληση Συνεισφορών απαιτεί από φιλανθρωπικούς οργανισμούς που σκοπεύουν να ζητήσουν συνεισφορές στην Κοινοπολιτεία, ή να έχουν κεφάλαια που συγκεντρώνονται για λογαριασμό τους, να υποβάλουν αρχική δήλωση εγγραφής πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε επίκληση. Η εγγραφή διαχειρίζεται από το Office of Charitable and Regulatory Programs, ή OCRP, εντός του Virginia Department of Agriculture and Consumer Services.

Η εγγραφή είναι απαίτηση συμμόρφωσης και όχι έγκριση από την πολιτεία. Το γεγονός ότι ένας οργανισμός εμφανίζεται στο OCRP σημαίνει ότι ολοκλήρωσε τη διαδικασία υποβολής που απαιτείται. Δεν σημαίνει ότι η πολιτεία αξιολόγησε την αποστολή, τον αντίκτυπο ή την αποτελεσματικότητα της συγκέντρωσης χρημάτων του οργανισμού.

Ποιοι συνήθως πρέπει να εγγραφούν

Σε γενικές γραμμές, μπορεί να απαιτείται εγγραφή όταν ένας οργανισμός:

• Ζητά δωρεές απευθείας από κατοίκους της Βιρτζίνια
• Χρησιμοποιεί τρίτο μέρος για να συγκεντρώσει χρήματα για λογαριασμό του
• Πραγματοποιεί συγκέντρωση χρημάτων μέσω ταχυδρομείου, email, τηλεφώνου, εκδηλώσεων, ιστοσελίδων ή κοινωνικών δικτύων
• Λειτουργεί εκτός Βιρτζίνια αλλά ζητά συνεισφορές από κατοίκους της Βιρτζίνια
• Χρησιμοποιεί επαγγελματία συλλέκτη ή εταιρεία συγκέντρωσης χρημάτων σε σχέση με μια καμπάνια

Ο νόμος μπορεί να εφαρμόζεται ακόμη κι αν ο οργανισμός δεν είναι συσταθείς στη Βιρτζίνια. Αυτό που έχει σημασία είναι αν ο οργανισμός ζητά συνεισφορές στην πολιτεία ή αν έχουν ζητηθεί κεφάλαια για λογαριασμό του.

Ποιοι μπορεί να εξαιρούνται

Ορισμένοι οργανισμοί μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις για εξαίρεση, αλλά η εξαίρεση δεν είναι αυτόματη. Η Βιρτζίνια χρησιμοποιεί ξεχωριστή διαδικασία υποβολής για εξαίρεση και οι αιτούντες καλούνται να εξετάσουν προσεκτικά το έντυπο εξαίρεσης ώστε να διαπιστώσουν αν υπάγονται σε μία από τις καταγεγραμμένες κατηγορίες.

Ορισμένες εκκλησίες και άλλοι οργανισμοί που περιγράφονται στο καταστατικό μπορεί να εξαιρούνται ανάλογα με τη δομή και τις δραστηριότητές τους, αλλά κάθε οργανισμός πρέπει να επιβεβαιώνει την κατάστασή του πριν υποθέσει ότι δεν υπάγεται στον νόμο. Μια εσφαλμένη υπόθεση μπορεί να οδηγήσει σε ελλιπή ή εκπρόθεσμη υποβολή.

Πληροφορίες που πρέπει να συγκεντρώσετε πριν από την υποβολή

Μια ομαλή εγγραφή ξεκινά με οργανωμένα αρχεία. Πριν υποβάλετε, συγκεντρώστε τις πληροφορίες που πιθανόν θα χρειαστείτε:

• Επωνυμία του οργανισμού
• Ομοσπονδιακό EIN
• Κύρια διεύθυνση επιχείρησης και ταχυδρομική διεύθυνση
• Ημερομηνία λήξης του οικονομικού έτους
• Καταστατικά έγγραφα και ιστορικό εγγραφών
• Ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας στελεχών και μελών του διοικητικού συμβουλίου
• Οικονομικές καταστάσεις ή άλλες απαιτούμενες οικονομικές πληροφορίες
• Σύνοψη του φιλανθρωπικού σκοπού και των δραστηριοτήτων του οργανισμού
• Λεπτομέρειες σχετικά με τις μεθόδους συγκέντρωσης χρημάτων
• Πληροφορίες για αμειβόμενους συλλέκτες ή επαγγελματίες solicitors, αν υπάρχουν
• Προηγούμενες εγγραφές σε άλλες πολιτείες, αν ο οργανισμός συγκεντρώνει χρήματα πανεθνικά

Αν ο οργανισμός σας είναι νεοσύστατος, αυτό είναι επίσης το σημείο όπου η σωστή σύσταση της οντότητας και η τήρηση αρχείων έχουν σημασία. Η συμμόρφωση με τις απαιτήσεις για φιλανθρωπικές επικλήσεις είναι πολύ ευκολότερη όταν η νομική οντότητα, τα καταστατικά έγγραφα και τα οικονομικά αρχεία είναι ήδη οργανωμένα.

Πώς λειτουργεί η διαδικασία εγγραφής

Η Βιρτζίνια παρέχει δύο βασικές διαδρομές για τις υποβολές που αφορούν φιλανθρωπικές επικλήσεις:

1. Το έντυπο 100 για οργανισμούς που ζητούν εξαίρεση από τις απαιτήσεις υποβολής
2. Το έντυπο 102 για φιλανθρωπικούς οργανισμούς που πρέπει να εγγραφούν και να ανανεώνονται ετησίως

Το πρώτο βήμα είναι να αποφασίσετε ποιο έντυπο ισχύει. Αν ο οργανισμός σας πιστεύει ότι πληροί τις προϋποθέσεις για εξαίρεση, θα πρέπει πρώτα να εξετάσει το έντυπο εξαίρεσης και να το υποβάλει μόνο αν πράγματι πληρούνται τα κριτήρια. Αν ο οργανισμός δεν πληροί τις προϋποθέσεις για εξαίρεση, θα πρέπει να υποβάλει το τυπικό έντυπο εγγραφής.

Οι οργανισμοί μπορούν να εγγραφούν ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας Evoke της πολιτείας ή να υποβάλουν έντυπες αιτήσεις ταχυδρομικά. Η ηλεκτρονική επιλογή είναι συχνά πιο αποδοτική, επειδή διατηρεί σε ένα μέρος τα έγγραφα εγγραφής, τις επιβεβαιώσεις και τα αρχεία ανανέωσης.

Τέλη και χρόνος υποβολής

Η δομή των τελών της Βιρτζίνια εξαρτάται από το έντυπο που χρησιμοποιείται και, για ορισμένες υποβολές, από τις οικονομικές πληροφορίες του οργανισμού. Οι υποβολές εξαίρεσης και οι τυπικές εγγραφές μπορεί να έχουν διαφορετικά ποσά τελών, ενώ οι εκπρόθεσμες υποβολές μπορεί να επιφέρουν πρόσθετες συνέπειες.

Ο σημαντικότερος κανόνας χρονισμού είναι ότι η εγγραφή πρέπει να έχει ολοκληρωθεί πριν ξεκινήσει η επίκληση. Αν πρόκειται να ξεκινήσετε καμπάνια δωρεών, να δημοσιεύσετε σελίδα συγκέντρωσης χρημάτων ή να συνεργαστείτε με πάροχο υπηρεσιών συγκέντρωσης χρημάτων, βεβαιωθείτε πρώτα ότι η υποβολή στη Βιρτζίνια έχει ολοκληρωθεί.

Απαιτήσεις ετήσιας ανανέωσης

Αν ο οργανισμός σας εγγράφεται με το τυπικό έντυπο για φιλανθρωπικούς οργανισμούς, απαιτείται ετήσια ανανέωση. Η προθεσμία ανανέωσης στη Βιρτζίνια συνδέεται με τη λήξη του οικονομικού έτους του οργανισμού. Γενικά, η ανανέωση οφείλεται έως και τη 15η ημέρα του πέμπτου ημερολογιακού μήνα μετά τη λήξη του οικονομικού έτους.

Για παράδειγμα, αν το οικονομικό σας έτος λήγει στις 31 Δεκεμβρίου, η προθεσμία ανανέωσης είναι η 15η Μαΐου του επόμενου έτους.

Αν οι οικονομικές καταστάσεις σας δεν είναι έτοιμες εγκαίρως, η Βιρτζίνια επιτρέπει αίτημα παράτασης. Το αίτημα αυτό πρέπει να γίνει γραπτώς πριν από την προθεσμία. Η υπέρβαση της προθεσμίας χωρίς εγκεκριμένη παράταση μπορεί να οδηγήσει σε λήξη της εγγραφής, και ένας οργανισμός με ληγμένη εγγραφή ίσως χρειαστεί να υποβάλει ως νέος αιτών αντί απλώς να ανανεώσει.

Πρόκειται για ένα πρόβλημα που μπορεί να αποφευχθεί, αλλά μόνο αν κάποιος παρακολουθεί το ημερολόγιο υποβολών.

Πολιτειακή συγκέντρωση χρημάτων και το URS

Πολλές φιλανθρωπικές οργανώσεις δεν συγκεντρώνουν χρήματα μόνο σε μία πολιτεία. Αν ο οργανισμός σας ζητά συνεισφορές σε πολλαπλές πολιτείες, η Βιρτζίνια δέχεται το Unified Registration Statement, ή URS, σε κατάλληλες περιπτώσεις. Το URS μπορεί να μειώσει την επανάληψη για οργανισμούς που εγγράφονται σε διάφορες πολιτείες οι οποίες το δέχονται.

Ακόμη και όταν χρησιμοποιείτε το URS, πρέπει να επιβεβαιώσετε τις ειδικές απαιτήσεις της Βιρτζίνια και να βεβαιωθείτε ότι τα δικαιολογητικά και οι οικονομικές καταστάσεις σας είναι πλήρη.

Επαγγελματίες συλλέκτες και πάροχοι υπηρεσιών συγκέντρωσης χρημάτων

Αν χρησιμοποιείτε εξωτερική βοήθεια για τη συγκέντρωση χρημάτων, μην υποθέτετε ότι ο πάροχος αναλαμβάνει όλη τη συμμόρφωση για λογαριασμό σας. Οι επαγγελματίες συλλέκτες μπορεί να έχουν τις δικές τους υποχρεώσεις εγγραφής και ο φιλανθρωπικός οργανισμός εξακολουθεί να πρέπει να επιβεβαιώσει ότι η καμπάνια έχει δομηθεί σωστά.

Πριν συνάψετε συμφωνία για συγκέντρωση χρημάτων, εξετάστε ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε υποβολή, αν απαιτούνται γνωστοποιήσεις και αν οι όροι της σύμβασης συμφωνούν με την κρατική υποβολή. Ένας σαφής καταμερισμός ευθυνών αποτρέπει χαμένες εγγραφές και σύγχυση στους δωρητές.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Τα πιο συνηθισμένα λάθη στην εγγραφή για φιλανθρωπικές επικλήσεις είναι εκπληκτικά βασικά:

• Έναρξη καμπάνιας πριν από την υποβολή
• Υπόθεση εξαίρεσης χωρίς έλεγχο των πραγματικών οδηγιών του εντύπου
• Παράλειψη προθεσμίας ανανέωσης χωρίς αίτημα παράτασης
• Παράβλεψη του γεγονότος ότι οι online δωρεές μπορεί να θεωρούνται επίκληση στη Βιρτζίνια
• Μη παρακολούθηση των υποβολών για θυγατρικές ή συνδεδεμένες οντότητες
• Παράβλεψη του ρόλου επαγγελματιών συλλεκτών και αμειβόμενων fundraisers
• Χρήση παρωχημένων οικονομικών καταστάσεων ή ελλιπών συνημμένων
• Σύγχυση μεταξύ ομοσπονδιακής απαλλαγής από φόρους και κρατικής εγγραφής για συγκέντρωση χρημάτων

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να είναι πλήρως αναγνωρισμένος για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς και παρ’ όλα αυτά να μην συμμορφώνεται με τους κρατικούς κανόνες συγκέντρωσης χρημάτων. Πρόκειται για ξεχωριστές υποχρεώσεις.

Πώς οι δωρητές και οι ρυθμιστικές αρχές επαληθεύουν την εγγραφή

Η Βιρτζίνια διατηρεί βάση δεδομένων φιλανθρωπικών οργανισμών την οποία το κοινό μπορεί να χρησιμοποιεί για να αναζητά εγγεγραμμένους οργανισμούς και να βλέπει ορισμένες οικονομικές πληροφορίες. Αυτή η διαφάνεια βοηθά τους δωρητές να επιβεβαιώνουν ποιος ζητά συνεισφορές και πώς ο οργανισμός αναφέρει τα οικονομικά του.

Αν ο οργανισμός σας συγκεντρώνει χρήματα στη Βιρτζίνια, θεωρήστε ότι δωρητές, οργανώσεις παρακολούθησης και ρυθμιστικές αρχές μπορεί να ελέγξουν αυτό το αρχείο. Η καλή συμμόρφωση δεν αφορά μόνο την αποφυγή κυρώσεων. Υποστηρίζει επίσης την αξιοπιστία.

Πρακτικό checklist συμμόρφωσης

Χρησιμοποιήστε αυτό το checklist πριν από οποιαδήποτε καμπάνια συγκέντρωσης χρημάτων στη Βιρτζίνια:

• Επιβεβαιώστε αν ο οργανισμός πρέπει να εγγραφεί ή αν μπορεί να επικαλεστεί εξαίρεση
• Προσδιορίστε το σωστό έντυπο υποβολής
• Συγκεντρώστε καταστατικά έγγραφα και οικονομικά αρχεία
• Επαληθεύστε την επωνυμία του οργανισμού, το EIN και τις διευθύνσεις
• Ελέγξτε τυχόν συμβάσεις συγκέντρωσης χρημάτων με εξωτερικούς παρόχους
• Εγγραφείτε πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε επίκληση
• Αποθηκεύστε αποδεικτικά υποβολής και επιβεβαιώσεις ανανέωσης
• Καταχωρίστε την ετήσια προθεσμία ανανέωσης στο ημερολόγιο
• Ζητήστε παράταση γραπτώς αν οι οικονομικές καταστάσεις καθυστερούν
• Ελέγξτε ξανά τις υποβολές κάθε φορά που ο οργανισμός αλλάζει δομή ή μοντέλο συγκέντρωσης χρημάτων

Τελικές επισημάνσεις

Η εγγραφή για φιλανθρωπικές επικλήσεις στη Βιρτζίνια είναι προϋπόθεση ελέγχου πρόσβασης και όχι τυπική διαδικασία. Αν ο οργανισμός σας σχεδιάζει να ζητήσει συνεισφορές στην Κοινοπολιτεία, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να επιβεβαιώσετε έγκαιρα την κατάσταση της υποβολής σας, να καταθέσετε τη σωστή εγγραφή πριν ξεκινήσει η συγκέντρωση χρημάτων και να διατηρείτε υπό έλεγχο το ημερολόγιο ανανέωσης.

Για ιδρυτές και οργανισμούς με αποστολή, τα καλύτερα αποτελέσματα συμμόρφωσης προκύπτουν από σωστή σύσταση της οντότητας, οργανωμένα αρχεία και μια σαφή διαδικασία για τις συνεχιζόμενες υποβολές. Το Zenind βοηθά τους ιδρυτές να διατηρούν αυτή τη διοικητική βάση σε τάξη, ώστε σημαντικές εργασίες συμμόρφωσης να μην χάνονται όταν έρχεται η ώρα της ανάπτυξης.