Ce ai nevoie pentru a deschide un cont bancar de afaceri? O listă completă de verificare

Deschiderea unui cont bancar de afaceri este unul dintre primii pași în construirea unei companii legitime și organizate. Te ajută să ții separate finanțele personale de cele ale afacerii, simplifică evidența contabilă și face perioada fiscală mult mai ușoară. De asemenea, oferă companiei tale o bază mai profesională atunci când începi să încasezi plăți, să achiți furnizori sau să soliciți finanțare.

Procesul este, de obicei, simplu, dar băncile sunt obligate să verifice structura afacerii, proprietatea și identitatea înainte de a aproba un cont. Asta înseamnă că trebuie să ajungi pregătit cu documentele potrivite și cu o înțelegere de bază a ceea ce îți va cere banca.

Dacă te întrebi de ce ai nevoie pentru a deschide un cont bancar de afaceri, acest ghid acoperă lista completă de verificare, explică de ce contează fiecare element și îți arată cum să eviți întârzierile frecvente.

De ce contează un cont bancar de afaceri

Un cont bancar de afaceri este mai mult decât o comoditate. Este o protecție practică și legală pentru proprietarii de afaceri.

Separarea banilor afacerii de fondurile personale te ajută să:

• urmărești cu acuratețe veniturile și cheltuielile
• pregătești evidențe financiare mai curate pentru taxe
• reduci confuziile în timpul auditurilor sau al verificărilor de conformitate
• construiești istoricul de credit și de plăți al afacerii
• accepți mai ușor plățile clienților prin servicii merchant
• prezinți o imagine mai profesionistă furnizorilor și clienților

Pentru LLC-uri și corporații, separarea este deosebit de importantă, deoarece amestecarea fondurilor poate crea probleme contabile și, în unele cazuri, poate slăbi protecțiile privind răspunderea pe care proprietarii de afaceri le așteaptă de la o entitate formală.

Documentele de care ai nevoie, de obicei

Băncile diferă în privința cerințelor, dar majoritatea conturilor de afaceri solicită un set standard de documente. Lista exactă depinde de faptul dacă ai înființat un LLC, o corporație, un parteneriat sau operezi ca persoană fizică autorizată în sens larg.

Documente de înființare

Dacă afacerea ta este înregistrată ca LLC sau corporație, banca va dori de obicei dovada că entitatea există legal.

Aceasta poate include:

• Articles of Organization pentru un LLC
• Articles of Incorporation pentru o corporație
• Certificate of Formation sau Certificate of Incorporation, în funcție de stat

Aceste documente arată numele afacerii, data înființării și statul de înregistrare. Băncile le folosesc pentru a confirma că solicitantul deschide contul în numele unei entități juridice reale.

Numărul de identificare fiscală al angajatorului

Un Employer Identification Number, sau EIN, este unul dintre cele mai importante documente pentru deschiderea unui cont bancar de afaceri în Statele Unite.

EIN-ul este emis de IRS și funcționează ca un cod fiscal federal pentru afacerea ta. Băncile îl folosesc pentru a identifica firma în scopuri de raportare fiscală și conformitate. În multe cazuri, nu poți deschide un cont de afaceri fără el.

Dacă nu ai obținut încă un EIN, de obicei merită să faci asta devreme în procesul de înființare. Multe bănci îl solicită înainte să poată începe aplicația.

Acordul de operare sau statutele corporative

Multe bănci vor să vadă și documentele interne de guvernanță, mai ales dacă afacerea are mai mulți proprietari.

În funcție de tipul entității, acestea pot include:

• un acord de operare pentru un LLC
• statute corporative
• o rezoluție care autorizează deschiderea contului

Aceste documente ajută la stabilirea proprietarilor afacerii, a persoanelor care pot semna pentru cont și a celor care au autoritatea de a acționa în numele companiei.

Licență sau autorizație de funcționare

Unele afaceri trebuie să dețină licențe sau autorizații înainte de a opera legal într-un anumit oraș, județ sau stat.

Băncile pot solicita aceste documente dacă afacerea ta activează într-un domeniu reglementat, cum ar fi alimentația publică, retailul, serviciile profesionale, construcțiile sau vânzarea de alcool. Chiar și atunci când o licență nu este necesară pentru cont în sine, banca o poate solicita ca parte a verificării de conformitate.

Act de identitate emis de guvern

Fiecare proprietar și fiecare semnatar autorizat ar trebui să fie pregătit să ofere o formă de identificare personală. Exemple uzuale includ:

• permis de conducere
• pașaport
• carte de identitate emisă de stat

Băncile folosesc aceste informații pentru a verifica identitatea și pentru a respecta cerințele know-your-customer.

Dovada adresei

Unele bănci solicită dovada adresei de reședință a proprietarului afacerii sau a adresei companiei, așa cum apare în documentele de înființare.

Documente acceptate pot include:

• o factură de utilități
• un contract de închiriere
• un extras de cont bancar
• altă corespondență oficială care arată numele și adresa

Această cerință ajută banca să confirme că informațiile din aplicație sunt corecte.

Informații despre proprietate

Băncile solicită adesea detalii despre beneficiarii reali și persoanele cu control. În termeni simpli, vor să știe cine deține afacerea și cine are puterea de a o administra.

Fii pregătit să oferi:

• numele legale complete
• procentele de proprietate
• datele de naștere
• adresele de reședință
• documente de identificare

Pentru afacerile cu mai mulți proprietari, banca poate colecta aceste informații pentru fiecare persoană care depășește pragul său de proprietate.

Cerințe în funcție de tipul afacerii

Documentele de care ai nevoie pentru a deschide un cont bancar de afaceri pot varia în funcție de structura companiei.

LLC-uri

Pentru un LLC, băncile solicită de obicei:

• Articles of Organization
• EIN
• acordul de operare
• act de identitate personal pentru membri sau administratori
• dovada adresei

Dacă LLC-ul are mai mulți membri, acordul de operare devine deosebit de important deoarece arată cum este distribuită autoritatea.

Corporații

Pentru o corporație, băncile solicită, în general:

• Articles of Incorporation
• EIN
• statute corporative
• rezoluție a consiliului sau document de autorizare a contului
• acte de identitate pentru ofițeri și semnatari

Banca vrea să știe cine este autorizat legal să deschidă și să administreze contul.

Parteneriate

Un parteneriat poate avea nevoie de:

• acord de parteneriat
• EIN
• acte de identitate pentru parteneri sau semnatari autorizați
• licență de afaceri, dacă este cazul

În funcție de bancă, acordul poate trebui să arate cine are autoritatea de a acționa pentru parteneriat.

Persoană fizică autorizată

Un business de tip sole proprietorship este de obicei mai simplu, dar ai totuși nevoie de documente de bază.

Poți avea nevoie de:

• Social Security Number sau EIN
• act de identitate emis de guvern
• licență de afaceri sau autorizație locală, dacă este necesară
• înregistrarea DBA sau a numelui comercial, dacă operezi sub un nume de marcă

Deoarece sole proprietorship-urile nu sunt entități juridice separate în același mod ca LLC-urile și corporațiile, banca se poate baza mai mult pe identitatea personală și pe informațiile fiscale ale proprietarului.

Cum să te pregătești înainte de a aplica

Puțină pregătire poate economisi mult timp la bancă.

1. Confirmă că entitatea este înființată corect

Înainte de a deschide un cont, asigură-te că documentele de înființare sunt aprobate și disponibile. Băncile vor, de obicei, copii oficiale și actuale, nu proiecte sau depuneri incomplete.

2. Potrivește informațiile despre afacere

Numele companiei, adresa și datele despre proprietate ar trebui să fie consecvente în toate documentele. Chiar și nepotrivirile mici pot întârzia aprobarea.

3. Obține EIN-ul din timp

EIN-ul este adesea unul dintre primele lucruri cerute de bancă. Dacă aștepți până în ultimul moment, poți încetini procesul de deschidere a contului.

4. Organizează semnatarii și evidențele de proprietate

Știi dinainte cine va fi trecut ca proprietar, cine va semna pentru cont și dacă banca are nevoie de o rezoluție sau de un formular de autorizare.

5. Verifică cerințele minime ale băncii

Băncile au reguli diferite. Unele cer un depozit inițial, unele percep comisioane lunare de administrare, iar altele au praguri minime de sold. Băncile online pot oferi un onboarding mai rapid, în timp ce băncile tradiționale pot solicita o vizită în persoană.

Ce se întâmplă în timpul procesului de aplicare

Procesul de aplicare urmează, de obicei, un tipar previzibil.

Alege contul potrivit

Caută un cont care se potrivește dimensiunii afacerii și fluxului tău de numerar. Ia în calcul comisioanele lunare, limitele de tranzacții, costurile transferurilor bancare, regulile pentru depuneri în numerar și integrarea cu instrumentele de plată.

Trimite documentele

De obicei, vei furniza documentele de înființare, actele de identitate, informațiile despre EIN și orice documente de autorizare cerute. Unele bănci acceptă aplicații online, în timp ce altele cer o vizită la sucursală.

Treci prin verificarea de conformitate

Banca poate analiza structura de proprietate, scopul afacerii, activitatea așteptată a tranzacțiilor și sursa fondurilor. Acest lucru este normal și ajută banca să își îndeplinească obligațiile de reglementare.

Finanțează contul

După aprobare, este posibil să fie necesar să faci un depozit inițial. Asigură-te că înțelegi cerința minimă de finanțare și orice reguli privind soldul după deschiderea contului.

Motive frecvente pentru întârzieri la deschiderea conturilor bancare de afaceri

Multe întârzieri pot fi evitate. Cele mai frecvente probleme includ:

• documente EIN lipsă
• nepotriviri ale numelui afacerii în dosare diferite
• informații incomplete despre proprietate
• acte de identitate sau dovezi de adresă expirate
• acorduri de operare sau statute lipsă
• o licență de afaceri care nu corespunde aplicației pentru cont
• documente de autorizare nesemnate

Dacă eviți aceste probleme din timp, procesul de aprobare este, de obicei, mult mai lin.

Lista de verificare pentru contul bancar de afaceri

Folosește această listă rapidă înainte de a aplica:

• documente de înființare
• confirmarea EIN-ului
• acord de operare, statute sau acord de parteneriat
• licență sau autorizație de afaceri, dacă este necesară
• act de identitate emis de guvern pentru proprietari și semnatari
• dovada adresei
• detalii despre proprietate și informații despre persoanele cu control
• fonduri pentru depozitul inițial

Unde se potrivește Zenind

Dacă ești încă în faza inițială de lansare a companiei, Zenind te poate ajuta să stabilești baza juridică pe care băncile o așteaptă. Un LLC sau o corporație înființată corect, împreună cu evidențe clare și un EIN, face mult mai ușoară deschiderea unui cont de afaceri și înaintarea cu încredere.

Începerea cu structura potrivită te ajută, de asemenea, să rămâi organizat pe măsură ce compania crește. Când documentele de înființare, evidențele de proprietate și informațiile fiscale sunt în ordine de la început, pasul bancar devine mult mai puțin stresant.

Întrebări frecvente

Care este cel mai ușor cont bancar de afaceri de deschis?

Cel mai ușor cont de deschis este, de obicei, cel care se potrivește tipului tău de entitate și acceptă aplicații online. Băncile diferă, așa că compară cerințele de documente, comisioanele și timpii de aprobare înainte de a aplica.

Pot deschide un cont bancar de afaceri fără EIN?

Unii proprietari individuali pot folosi un Social Security Number în locul unui EIN, dar majoritatea LLC-urilor, corporațiilor și parteneriatelor au nevoie de un EIN pentru a deschide un cont bancar de afaceri.

Am nevoie de un LLC pentru a deschide un cont bancar de afaceri?

Nu. Persoanele fizice și alte tipuri de afaceri pot deschide un cont de afaceri, dar documentele cerute vor diferi în funcție de structura companiei.

De ce cer băncile atât de multe documente?

Băncile trebuie să verifice identitatea afacerii, a proprietarilor și a semnatarilor autorizați. Documentele le ajută să respecte reglementările federale și să reducă riscul de fraudă.

Pot deschide un cont bancar de afaceri online?

Multe bănci oferă acum deschiderea contului online, dar unele încă solicită o vizită în persoană, mai ales pentru structuri de proprietate mai complexe sau industrii cu risc mai ridicat.