Τι χρειάζεστε για να ανοίξετε έναν επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό; Ένας πλήρης οδηγός

Το άνοιγμα ενός επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού είναι ένα από τα πρώτα βήματα για τη δημιουργία μιας νόμιμης και οργανωμένης επιχείρησης. Σας βοηθά να διατηρείτε τα προσωπικά και τα επαγγελματικά σας οικονομικά ξεχωριστά, απλοποιεί την τήρηση βιβλίων και κάνει πολύ ευκολότερη τη φορολογική περίοδο. Επίσης, δίνει στην επιχείρησή σας μια πιο επαγγελματική βάση όταν αρχίσετε να δέχεστε πληρωμές, να πληρώνετε προμηθευτές ή να αιτείστε χρηματοδότηση.

Η διαδικασία είναι συνήθως απλή, αλλά οι τράπεζες οφείλουν να επαληθεύσουν τη νομική μορφή της επιχείρησής σας, την ιδιοκτησία και την ταυτότητά σας πριν εγκρίνουν έναν λογαριασμό. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να προσέλθετε προετοιμασμένοι με τα σωστά έγγραφα και με μια βασική κατανόηση του τι θα σας ζητήσει η τράπεζα.

Αν αναρωτιέστε τι χρειάζεστε για να ανοίξετε έναν επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό, αυτός ο οδηγός καλύπτει την πλήρη λίστα ελέγχου, εξηγεί γιατί έχει σημασία κάθε στοιχείο και δείχνει πώς να αποφύγετε τις συνηθισμένες καθυστερήσεις.

Γιατί έχει σημασία ένας επαγγελματικός τραπεζικός λογαριασμός

Ένας επαγγελματικός τραπεζικός λογαριασμός είναι κάτι περισσότερο από μια ευκολία. Είναι μια πρακτική και νομική δικλείδα ασφαλείας για τους επιχειρηματίες.

Το να κρατάτε τα επαγγελματικά χρήματα ξεχωριστά από τα προσωπικά σας κεφάλαια σάς βοηθά να:

• Παρακολουθείτε με ακρίβεια τα έσοδα και τα έξοδα
• Προετοιμάζετε καθαρότερα οικονομικά αρχεία για τη φορολογία
• Μειώνετε τη σύγχυση κατά τη διάρκεια ελέγχων ή ελέγχων συμμόρφωσης
• Χτίζετε επαγγελματική πιστοληπτική ικανότητα και ιστορικό πληρωμών
• Δέχεστε ευκολότερα πληρωμές πελατών μέσω υπηρεσιών merchant
• Προβάλλετε πιο επαγγελματική εικόνα σε προμηθευτές και πελάτες

Για τις LLC και τις εταιρείες, ο διαχωρισμός είναι ιδιαίτερα σημαντικός, επειδή η ανάμειξη κεφαλαίων μπορεί να δημιουργήσει λογιστικά προβλήματα και, σε ορισμένες περιπτώσεις, να αποδυναμώσει τις προστασίες ευθύνης που αναμένουν οι ιδιοκτήτες από μια τυπική νομική οντότητα.

Έγγραφα που συνήθως χρειάζεστε

Οι τράπεζες διαφέρουν στις απαιτήσεις τους, αλλά οι περισσότερες επαγγελματικές καταθέσεις ζητούν ένα τυπικό σύνολο εγγράφων. Η ακριβής σας λίστα εξαρτάται από το αν έχετε ιδρύσει LLC, εταιρεία, εταιρική σύμπραξη ή ατομική επιχείρηση.

Έγγραφα σύστασης

Αν η επιχείρησή σας είναι καταχωρισμένη ως LLC ή εταιρεία, η τράπεζα συνήθως θα θέλει αποδεικτικά ότι η οντότητα υπάρχει νόμιμα.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Άρθρα Οργάνωσης για μια LLC
• Άρθρα Σύστασης για μια εταιρεία
• Πιστοποιητικό Σύστασης ή Πιστοποιητικό Ενσωμάτωσης, ανάλογα με την πολιτεία

Αυτά τα έγγραφα δείχνουν την επωνυμία της επιχείρησης, την ημερομηνία σύστασης και την πολιτεία καταχώρισης. Οι τράπεζες τα χρησιμοποιούν για να επιβεβαιώσουν ότι ο αιτών ανοίγει τον λογαριασμό για λογαριασμό μιας πραγματικής νομικής οντότητας.

Αριθμός Αναγνώρισης Εργοδότη

Ο Αριθμός Αναγνώρισης Εργοδότη, ή EIN, είναι ένα από τα σημαντικότερα έγγραφα για το άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Ο EIN εκδίδεται από την IRS και λειτουργεί ως ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός για την επιχείρησή σας. Οι τράπεζες τον χρησιμοποιούν για να ταυτοποιούν την εταιρεία για φορολογική αναφορά και σκοπούς συμμόρφωσης. Σε πολλές περιπτώσεις, δεν μπορείτε να ανοίξετε επαγγελματικό λογαριασμό χωρίς αυτόν.

Αν δεν έχετε ακόμα αποκτήσει EIN, συνήθως αξίζει να το κάνετε νωρίς στη διαδικασία ίδρυσής σας. Πολλές τράπεζες τον ζητούν πριν ξεκινήσουν την αίτηση.

Λειτουργικό συμφωνητικό ή καταστατικό εταιρείας

Πολλές τράπεζες θέλουν επίσης να δουν εσωτερικά έγγραφα διακυβέρνησης, ειδικά αν περισσότεροι από ένα άτομα κατέχουν την επιχείρηση.

Ανάλογα με τον τύπο της οντότητάς σας, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Λειτουργικό συμφωνητικό μιας LLC
• Καταστατικό εταιρείας
• Απόφαση που εξουσιοδοτεί το άνοιγμα του λογαριασμού

Αυτά τα έγγραφα βοηθούν να αποδειχθεί ποιος κατέχει την επιχείρηση, ποιος μπορεί να υπογράφει στον λογαριασμό και ποιος έχει την εξουσία να ενεργεί εκ μέρους της εταιρείας.

Άδεια ή έγκριση λειτουργίας επιχείρησης

Ορισμένες επιχειρήσεις πρέπει να διαθέτουν άδειες ή εγκρίσεις πριν λειτουργήσουν νόμιμα σε μια συγκεκριμένη πόλη, κομητεία ή πολιτεία.

Οι τράπεζες μπορεί να ζητήσουν αυτά τα έγγραφα εάν η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται σε ρυθμιζόμενο κλάδο όπως η εστίαση, το λιανεμπόριο, οι επαγγελματικές υπηρεσίες, οι κατασκευές ή η πώληση αλκοόλ. Ακόμη και όταν μια άδεια δεν απαιτείται για τον ίδιο τον λογαριασμό, η τράπεζα μπορεί να τη ζητήσει στο πλαίσιο του ελέγχου συμμόρφωσης.

Ταυτότητα που έχει εκδοθεί από κρατική αρχή

Κάθε ιδιοκτήτης και εξουσιοδοτημένος υπογράφων πρέπει να είναι έτοιμος να προσκομίσει προσωπική ταυτότητα. Συνήθη παραδείγματα είναι:

• Άδεια οδήγησης
• Διαβατήριο
• Δελτίο ταυτότητας που έχει εκδοθεί από την πολιτεία

Οι τράπεζες χρησιμοποιούν αυτά τα στοιχεία για να επαληθεύσουν την ταυτότητα και να συμμορφωθούν με τις απαιτήσεις γνωριμίας με τον πελάτη.

Απόδειξη διεύθυνσης

Ορισμένες τράπεζες απαιτούν απόδειξη της κατοικίας του ιδιοκτήτη της επιχείρησης ή της διεύθυνσης της επιχείρησης όπως αναγράφεται στα έγγραφα σύστασης.

Αποδεκτά έγγραφα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Λογαριασμό κοινής ωφέλειας
• Μισθωτήριο συμβόλαιο
• Αντίγραφο τραπεζικού λογαριασμού
• Άλλη επίσημη αλληλογραφία που δείχνει το όνομα και τη διεύθυνση

Αυτή η απαίτηση βοηθά την τράπεζα να επιβεβαιώσει ότι οι πληροφορίες στην αίτηση είναι ακριβείς.

Στοιχεία ιδιοκτησίας

Οι τράπεζες συχνά ζητούν πληροφορίες για τους πραγματικούς δικαιούχους και τα πρόσωπα ελέγχου. Με απλά λόγια, θέλουν να γνωρίζουν ποιος κατέχει την επιχείρηση και ποιος έχει την εξουσία να τη διαχειρίζεται.

Να είστε έτοιμοι να δώσετε:

• Πλήρη νομικά ονόματα
• Ποσοστά ιδιοκτησίας
• Ημερομηνίες γέννησης
• Διευθύνσεις κατοικίας
• Έγγραφα ταυτοποίησης

Για επιχειρήσεις με περισσότερους από έναν ιδιοκτήτες, η τράπεζα μπορεί να συλλέξει αυτά τα στοιχεία για κάθε άτομο που πληροί το όριο ιδιοκτησίας της.

Απαιτήσεις ανά τύπο επιχείρησης

Τα έγγραφα που χρειάζεστε για να ανοίξετε έναν επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τη δομή της εταιρείας σας.

LLC

Για μια LLC, οι τράπεζες συνήθως ζητούν:

• Άρθρα Οργάνωσης
• EIN
• Λειτουργικό συμφωνητικό
• Προσωπική ταυτότητα για τα μέλη ή τους διαχειριστές
• Απόδειξη διεύθυνσης

Αν η LLC έχει περισσότερα από ένα μέλη, το λειτουργικό συμφωνητικό αποκτά ιδιαίτερη σημασία επειδή δείχνει πώς κατανέμεται η εξουσία.

Εταιρείες

Για μια εταιρεία, οι τράπεζες γενικά ζητούν:

• Άρθρα Σύστασης
• EIN
• Καταστατικό εταιρείας
• Απόφαση διοικητικού συμβουλίου ή έγγραφο εξουσιοδότησης λογαριασμού
• Ταυτοποίηση για στελέχη και υπογράφοντες

Η τράπεζα θέλει να γνωρίζει ποιος έχει τη νόμιμη εξουσία να ανοίξει και να διαχειριστεί τον λογαριασμό.

Εταιρικές συμπράξεις

Μια εταιρική σύμπραξη μπορεί να χρειαστεί:

• Συμφωνητικό σύμπραξης
• EIN
• Ταυτοποίηση για τους εταίρους ή τους εξουσιοδοτημένους υπογράφοντες
• Άδεια επιχείρησης, αν απαιτείται

Ανάλογα με την τράπεζα, το συμφωνητικό μπορεί να χρειάζεται να δείχνει ποιος έχει εξουσία να ενεργεί για λογαριασμό της σύμπραξης.

Ατομικές επιχειρήσεις

Μια ατομική επιχείρηση είναι συνήθως πιο απλή, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεστε βασικά έγγραφα.

Μπορεί να χρειαστείτε:

• Τον Αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισής σας ή έναν EIN
• Κρατική ταυτότητα
• Άδεια επιχείρησης ή τοπική άδεια, αν απαιτείται
• Εγγραφή DBA ή φανταστικής επωνυμίας, αν δραστηριοποιείστε με εμπορικό όνομα

Επειδή οι ατομικές επιχειρήσεις δεν είναι ξεχωριστές νομικές οντότητες με τον ίδιο τρόπο όπως οι LLC και οι εταιρείες, η τράπεζα μπορεί να βασιστεί περισσότερο στην προσωπική ταυτότητα και τα φορολογικά στοιχεία του ιδιοκτήτη.

Πώς να προετοιμαστείτε πριν κάνετε αίτηση

Λίγη προετοιμασία μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο στην τράπεζα.

1. Επιβεβαιώστε ότι η οντότητά σας έχει συσταθεί σωστά

Πριν ανοίξετε λογαριασμό, βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφα σύστασης έχουν εγκριθεί και είναι διαθέσιμα. Οι τράπεζες συνήθως θέλουν να δουν επίσημα, επικαιροποιημένα αντίγραφα και όχι προσχέδια ή ελλιπείς καταχωρίσεις.

2. Συμφωνήστε τα στοιχεία της επιχείρησής σας

Η επωνυμία της επιχείρησής σας, η διεύθυνση και τα στοιχεία ιδιοκτησίας πρέπει να είναι συνεπή σε όλα τα έγγραφα. Ακόμη και μικρές ασυμφωνίες μπορούν να καθυστερήσουν την έγκριση.

3. Αποκτήστε τον EIN σας νωρίς

Ο EIN είναι συχνά ένα από τα πρώτα στοιχεία που ζητά μια τράπεζα. Αν τον αφήσετε για την τελευταία στιγμή, μπορεί να επιβραδύνετε τη διαδικασία ανοίγματος του λογαριασμού.

4. Οργανώστε τους υπογράφοντες και τα αρχεία ιδιοκτησίας

Γνωρίζετε εκ των προτέρων ποιος θα καταχωριστεί ως ιδιοκτήτης, ποιος θα υπογράφει για τον λογαριασμό και αν η τράπεζά σας χρειάζεται απόφαση ή φόρμα εξουσιοδότησης.

5. Ελέγξτε τις ελάχιστες απαιτήσεις της τράπεζας

Οι τράπεζες έχουν διαφορετικούς κανόνες. Ορισμένες απαιτούν αρχική κατάθεση, άλλες χρεώνουν μηνιαία τέλη συντήρησης και άλλες έχουν όρια υπολοίπου. Οι διαδικτυακές τράπεζες μπορεί να προσφέρουν ταχύτερη έναρξη, ενώ οι παραδοσιακές τράπεζες μπορεί να απαιτούν επίσκεψη σε υποκατάστημα.

Τι συμβαίνει κατά τη διαδικασία αίτησης

Η διαδικασία αίτησης συνήθως ακολουθεί ένα προβλέψιμο μοτίβο.

Επιλέξτε τον κατάλληλο λογαριασμό

Αναζητήστε έναν λογαριασμό που ταιριάζει στο μέγεθος και τις ταμειακές ροές της επιχείρησής σας. Λάβετε υπόψη τις μηνιαίες χρεώσεις, τα όρια συναλλαγών, το κόστος εμβασμάτων, τους κανόνες για καταθέσεις μετρητών και την ενσωμάτωση με εργαλεία πληρωμών.

Υποβάλετε τα έγγραφά σας

Συνήθως θα προσκομίσετε τα έγγραφα σύστασης, την ταυτοποίηση, τα στοιχεία EIN και τυχόν απαιτούμενα έγγραφα εξουσιοδότησης. Ορισμένες τράπεζες δέχονται αιτήσεις online, ενώ άλλες απαιτούν επίσκεψη σε κατάστημα.

Ολοκληρώστε τον έλεγχο συμμόρφωσης

Η τράπεζα μπορεί να εξετάσει την ιδιοκτησία σας, τον επιχειρηματικό σκοπό, την αναμενόμενη δραστηριότητα συναλλαγών και την προέλευση των κεφαλαίων. Αυτό είναι φυσιολογικό και βοηθά την τράπεζα να εκπληρώσει τις κανονιστικές της υποχρεώσεις.

Χρηματοδοτήστε τον λογαριασμό

Μόλις εγκριθείτε, μπορεί να χρειαστεί να κάνετε μια αρχική κατάθεση. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε την ελάχιστη απαίτηση χρηματοδότησης και τυχόν κανόνες υπολοίπου που ισχύουν μετά το άνοιγμα του λογαριασμού.

Συνηθισμένοι λόγοι καθυστέρησης σε επαγγελματικούς τραπεζικούς λογαριασμούς

Πολλές καθυστερήσεις μπορούν να αποφευχθούν. Τα πιο συνηθισμένα προβλήματα περιλαμβάνουν:

• Έλλειψη εγγράφου EIN
• Ασυμφωνίες στην επωνυμία της επιχείρησης μεταξύ των καταχωρίσεων
• Ελλιπή στοιχεία ιδιοκτησίας
• Ληγμένες ταυτότητες ή αποδείξεις διεύθυνσης
• Ελλείψεις σε λειτουργικά συμφωνητικά ή καταστατικά
• Άδεια επιχείρησης που δεν ταιριάζει με την αίτηση λογαριασμού
• Μη υπογεγραμμένα έγγραφα εξουσιοδότησης

Αν αποφύγετε αυτά τα ζητήματα εκ των προτέρων, η διαδικασία έγκρισης είναι συνήθως πολύ πιο ομαλή.

Λίστα ελέγχου επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού

Χρησιμοποιήστε αυτή τη σύντομη λίστα πριν κάνετε αίτηση:

• Έγγραφα σύστασης
• Επιβεβαίωση EIN
• Λειτουργικό συμφωνητικό, καταστατικό ή συμφωνητικό σύμπραξης
• Άδεια επιχείρησης ή έγκριση λειτουργίας, αν απαιτείται
• Κρατική ταυτότητα για ιδιοκτήτες και υπογράφοντες
• Απόδειξη διεύθυνσης
• Στοιχεία ιδιοκτησίας και πληροφορίες προσώπων ελέγχου
• Χρήματα για την αρχική κατάθεση

Πού εντάσσεται η Zenind

Αν βρίσκεστε ακόμη στα πρώτα στάδια της ίδρυσης της εταιρείας σας, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε τη νομική βάση που περιμένουν οι τράπεζες. Μια σωστά συσταθείσα LLC ή εταιρεία, μαζί με καθαρά αρχεία και έναν EIN, καθιστά πολύ ευκολότερο το άνοιγμα επαγγελματικού λογαριασμού και τη συνέχεια με αυτοπεποίθηση.

Το να ξεκινήσετε με τη σωστή δομή σας βοηθά επίσης να παραμένετε οργανωμένοι καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται. Όταν τα έγγραφα σύστασης, τα αρχεία ιδιοκτησίας και τα φορολογικά σας στοιχεία είναι σε τάξη από την αρχή, το βήμα της τραπεζικής γίνεται πολύ λιγότερο αγχωτικό.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος είναι ο ευκολότερος επαγγελματικός τραπεζικός λογαριασμός για να ανοίξει κανείς;

Ο ευκολότερος λογαριασμός για να ανοίξετε είναι συνήθως αυτός που ταιριάζει με τον τύπο της οντότητάς σας και δέχεται online αιτήσεις. Οι τράπεζες διαφέρουν, οπότε συγκρίνετε τις απαιτήσεις εγγράφων, τα τέλη και τους χρόνους έγκρισης πριν κάνετε αίτηση.

Μπορώ να ανοίξω επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό χωρίς EIN;

Ορισμένοι ατομικοί επιχειρηματίες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον Αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισής τους αντί για EIN, αλλά οι περισσότερες LLC, εταιρείες και εταιρικές συμπράξεις χρειάζονται EIN για να ανοίξουν επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό.

Χρειάζομαι LLC για να ανοίξω επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό;

Όχι. Οι ατομικοί επιχειρηματίες και ορισμένοι άλλοι τύποι επιχειρήσεων μπορούν να ανοίξουν επαγγελματικό λογαριασμό, αλλά τα απαιτούμενα έγγραφα θα διαφέρουν ανάλογα με τη δομή της επιχείρησης.

Γιατί οι τράπεζες ζητούν τόσα πολλά έγγραφα;

Οι τράπεζες πρέπει να επαληθεύσουν την ταυτότητα της επιχείρησης, των ιδιοκτητών της και των εξουσιοδοτημένων υπογραφόντων. Τα έγγραφα τα βοηθούν να συμμορφώνονται με ομοσπονδιακούς κανονισμούς και να μειώνουν τον κίνδυνο απάτης.

Μπορώ να ανοίξω επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό online;

Πολλές τράπεζες προσφέρουν πλέον online άνοιγμα λογαριασμού, αλλά ορισμένες εξακολουθούν να απαιτούν επίσκεψη σε κατάστημα, ειδικά για πιο σύνθετες δομές ιδιοκτησίας ή κλάδους με υψηλότερο κίνδυνο.