Scutirea de la taxa pe vânzări din Wisconsin pentru organizațiile nonprofit: cum să vă calificați, să aplicați și să rămâneți în conformitate

Organizațiile nonprofit din Wisconsin presupun adesea că statutul federal de scutire de taxe acoperă automat orice problemă fiscală la nivel de stat. În practică, scutirea de la taxa pe vânzări în Wisconsin are propriile reguli, propria documentație și propriile riscuri de conformitate. O organizație nonprofit poate fi scutită de impozitul federal pe venit și totuși să fie nevoită să facă pași separați înainte de a efectua achiziții fără taxă sau înainte de a trata anumite vânzări de strângere de fonduri ca fiind scutite.

Acest ghid explică modul în care funcționează scutirea de la taxa pe vânzări din Wisconsin pentru organizațiile nonprofit, cine se califică, ce formulare se folosesc și cum pot fi evitate cele mai frecvente greșeli.

Ce înseamnă scutirea de la taxa pe vânzări din Wisconsin

În Wisconsin, scutirea de la taxa pe vânzări și de utilizare nu se bazează pe o etichetă generică de organizație nonprofit. Organizația trebuie să se încadreze într-o regulă care îi permite să cumpere anumite bunuri fără taxă pe vânzări sau să efectueze anumite vânzări fără a colecta taxă.

Pentru multe organizații eligibile, cele două instrumente cele mai importante sunt:

• un număr de Certificate of Exempt Status (CES), emis de Wisconsin Department of Revenue
• un certificat de scutire completat, precum Form S-211 sau S-211E

Aceste instrumente îl ajută pe vânzător să documenteze de ce o tranzacție este scutită. Ele ajută, de asemenea, organizația nonprofit să demonstreze că are dreptul la scutire dacă achiziția este contestată ulterior.

Scutirea federală și scutirea din Wisconsin nu sunt același lucru

Una dintre cele mai frecvente neînțelegeri este că o scrisoare de determinare federală 501(c)(3) creează automat scutire completă de la taxa pe vânzări la nivel de stat. Nu este așa.

O organizație nonprofit poate avea în continuare nevoie să:

• solicite un număr CES din Wisconsin
• prezinte un certificat de scutire atunci când face achiziții
• urmărească dacă vânzările de strângere de fonduri se califică drept occasional sales
• păstreze evidențe detaliate pentru a susține tranzacțiile scutite

Statul analizează propriul statut și propriile reguli administrative, nu doar clasificarea IRS.

Cine se califică pentru scutirea de la taxa pe vânzări din Wisconsin

Wisconsin acordă scutiri la achiziții anumitor organizații, însă nu orice organizație nonprofit se califică.

Organizațiile care se pot califica includ:

• organizații nonprofit scutite de impozitul federal pe venit în baza secțiunii 501(c)(3) și care au o scrisoare de determinare IRS
• biserici și organizații religioase care îndeplinesc cerințele 501(c)(3), chiar dacă nu sunt obligate să obțină o scrisoare de determinare IRS
• unități guvernamentale federale
• unități guvernamentale din Wisconsin, inclusiv comitate, orașe, village-uri, town-uri și districte școlare
• triburi sau bande de amerindieni recunoscute la nivel federal în Wisconsin

Nu orice organizație nonprofit este eligibilă pentru un număr CES. Exemple care, în general, nu se califică includ:

• organizații civice
• camere de comerț
• organizații de afaceri și sindicate
• grupuri fraterne sau recreative
• societăți profesionale
• cluburi sociale

Dacă o organizație nu se încadrează în categoriile eligibile din Wisconsin, nu ar trebui să presupună că poate cumpăra fără taxă doar pentru că este organizată ca nonprofit.

Numărul Certificate of Exempt Status

Un număr CES ajută comercianții cu amănuntul să identifice organizațiile eligibile care pot face achiziții scutite în Wisconsin.

Puncte importante de reținut:

• Wisconsin emite numere CES organizațiilor eligibile
• numărul CES actual are 15 cifre și începe cu 008
• numerele CES vechi, de 6 cifre, nu mai sunt valabile
• dacă o organizație consideră că se califică, dar nu a primit numărul actualizat, ar trebui să contacteze Department of Revenue sau să reaplice

Un număr CES valid este deosebit de util atunci când o organizație nonprofit cumpără consumabile, echipamente sau alte bunuri impozabile pentru utilizare scutită aprobată.

Cum se solicită un număr CES

Pentru a solicita un număr CES, o organizație nonprofit completează, în general, Form S-103, Application for Wisconsin Sales and Use Tax Certificate of Exempt Status.

Cererea ar trebui să includă:

• denumirea legală și informațiile de contact ale organizației
• informațiile despre statutul fiscal federal
• o copie a scrisorii de determinare IRS 501(c)(3), atunci când este necesar

Unele organizații, precum bisericile și organizațiile religioase care îndeplinesc cerințele 501(c)(3), nu sunt obligate să furnizeze o scrisoare de determinare IRS.

O cerere completă și corectă contează. Informațiile lipsă pot încetini aprobarea și pot crea întârzieri atunci când organizația nonprofit încearcă să facă achiziții scutite.

Cum folosesc organizațiile nonprofit certificatele de scutire

Atunci când o organizație nonprofit face o achiziție scutită, poate fi necesar să îi ofere vânzătorului un certificat de scutire completat în loc să plătească taxa pe vânzări la casă.

Wisconsin permite organizațiilor să folosească formulare precum:

• S-211, Wisconsin Sales and Use Tax Exemption Certificate
• S-211E, Electronic Wisconsin Sales and Use Tax Exemption Certificate
• S-211-SST, versiunea Streamlined Sales and Use Tax pentru Wisconsin

Certificatul trebuie completat cu atenție și folosit numai atunci când tranzacția se califică în mod real.

Un certificat de scutire valid necesită, de obicei, următoarele informații:

• numele și adresa cumpărătorului
• tipul de afacere sau organizație
• numărul de identificare fiscală sau altă identificare acceptabilă
• motivul pentru care achiziția este scutită
• semnătura, cu excepția cazului în care certificatul este furnizat electronic

Vânzătorul ar trebui să păstreze certificatul în evidențele sale, iar organizația nonprofit ar trebui să păstreze și ea o copie.

Regula de 90 de zile pentru vânzători

Regulile din Wisconsin contează și pentru vânzător.

Dacă un vânzător obține un certificat de scutire completat integral în termen de 90 de zile de la data vânzării, vânzătorul este, în general, exonerat de responsabilitatea de a colecta sau plăti taxa pentru acea tranzacție.

Dacă un certificat nu este obținut la timp, vânzătorul poate reuși să se bazeze pe alte date ale tranzacției, dacă acestea au fost colectate și păstrate în termen de 90 de zile. Aceste date includ, în general:

• numele cumpărătorului și adresa de afaceri
• numărul de identificare fiscală sau altă identificare
• tipul de afacere
• motivul pentru scutirea solicitată

Dacă vânzătorul tot nu poate demonstra scutirea, pot fi datorate taxe, dobânzi sau penalități.

Cum sunt tratate vânzările de strângere de fonduri

Achizițiile unei organizații nonprofit reprezintă doar o parte a ecuației. Multe organizații vând, de asemenea, bunuri sau servicii în timpul evenimentelor de strângere de fonduri. Unele dintre aceste vânzări pot fi scutite în temeiul regulilor Wisconsin privind occasional sales, dar numai dacă sunt îndeplinite anumite condiții.

Vânzările unei organizații nonprofit pot fi scutite dacă toate cele de mai jos sunt adevărate:

• organizația nu deține și nu este obligată să dețină un seller’s permit
• organizația nu desfășoară o activitate comercială
• organizația nu organizează un eveniment cu taxă de intrare care implică divertisment

Pentru testul privind activitatea comercială, Wisconsin se uită, în general, la faptul dacă vânzările impozabile ale organizației sunt de 50.000 USD sau mai puțin în cursul anului calendaristic ori dacă vânzările sale impozabile au loc în 75 de zile sau mai puțin în cursul anului calendaristic.

Când sunt implicate evenimente cu taxă de intrare, contează doar zilele efective ale evenimentului, nu zilele în care biletele sunt vândute.

Dacă o organizație nonprofit depășește aceste praguri sau desfășoară activități care ies din cadrul regulilor occasional sale, este posibil să aibă nevoie de un seller’s permit și să fie obligată să colecteze taxa pe vânzări pentru vânzările impozabile.

Referință rapidă: achiziții vs. vânzări

Subiect	Ce acoperă	Regula de bază
Achiziții fără taxă	Cumpărarea de consumabile, echipamente sau alte bunuri impozabile	Folosiți un număr CES valid sau un certificat de scutire
Vânzări de strângere de fonduri	Vânzarea de bunuri sau servicii impozabile la evenimente	Pot fi considerate occasional sales doar dacă sunt îndeplinite condițiile din Wisconsin
Documentație	Dovada că o tranzacție este scutită	Păstrați certificatele, evidențele CES și documentele justificative

Greșeli frecvente ale organizațiilor nonprofit

Multe probleme legate de scutire apar din presupuneri simple sau din evidențe necorespunzătoare.

Fiți atenți la aceste greșeli:

• presupunerea că orice organizație nonprofit este automat scutită
• folosirea unei scrisori federale 501(c)(3) fără verificarea regulilor din Wisconsin
• prezentarea unui număr CES vechi, de 6 cifre
• completarea incorectă a Form S-103
• utilizarea unui certificat de scutire pentru achiziții care, de fapt, nu sunt scutite
• neurmărirea zilelor de strângere de fonduri și a veniturilor impozabile anuale
• uitarea faptului că, în multe situații, vânzătorul are nevoie de documentație în termen de 90 de zile

Aceste erori pot crea întârzieri în aprobare, refuzuri ale scutirii sau facturi fiscale nedorite ulterior.

Lista de verificare pentru conformitatea organizațiilor nonprofit din Wisconsin

Folosiți această listă pentru a rămâne organizați:

1. Confirmați dacă organizația dumneavoastră se califică în temeiul regulilor din Wisconsin.
2. Solicitați un număr CES dacă organizația este eligibilă.
3. Păstrați la un loc scrisoarea de determinare IRS și înregistrările statale.
4. Folosiți Form S-211 sau S-211E atunci când faceți achiziții scutite eligibile.
5. Verificați fiecare achiziție înainte de a solicita scutirea.
6. Urmăriți zilele de vânzări de strângere de fonduri și încasările impozabile pe parcursul anului.
7. Monitorizați dacă un eveniment este o occasional sale sau o activitate de vânzare impozabilă.
8. Păstrați certificatele de scutire și facturile aferente în arhiva permanentă.

Când să vă revizuiți structura

O organizație nonprofit ar trebui să își revizuiască conformitatea cu taxa pe vânzări din Wisconsin ori de câte ori:

• pornește un nou program de strângere de fonduri
• se extinde către vânzări online
• adaugă evenimente cu bilete sau vânzări de mărfuri
• își schimbă structura juridică sau statutul fiscal federal
• primește o notificare de la Department of Revenue

O astfel de revizuire poate preveni greșeli evitabile înainte ca acestea să devină probleme de depunere.

Concluzie

Scutirea de la taxa pe vânzări din Wisconsin pentru organizațiile nonprofit este reală, dar nu este automată. O organizație eligibilă trebuie să folosească procesul corect al statului, să mențină documentația adecvată și să trateze cu atenție vânzările de strângere de fonduri. Abordarea cea mai sigură este să confirmați eligibilitatea din timp, să aplicați corect și să păstrați documentele organizate încă de la început.

Pentru organizațiile nonprofit care se înființează, se extind sau își consolidează procesul de conformitate, un sistem clar de depunere și păstrare a evidențelor face gestionarea scutirilor mult mai ușoară în timp.