Освобождаване от данък върху продажбите в Уисконсин за нестопански организации: как да отговаряте на условията, да подадете заявление и да спазвате изискванията

Много нестопански организации в Уисконсин приемат, че федералният им статут на освободени от данъци автоматично покрива всички държавни данъчни въпроси. На практика освобождаването от данък върху продажбите в Уисконсин има собствени правила, собствена документация и собствени рискове за спазване на изискванията. Една организация може да е освободена от федерален данък върху доходите и въпреки това да трябва да предприеме отделни стъпки, преди да прави покупки без данък или преди да третира определени продажби за набиране на средства като освободени.

Това ръководство обяснява как работи освобождаването от данък върху продажбите в Уисконсин за нестопански организации, кой има право, кои формуляри се използват и как да избегнете най-честите грешки.

Какво означава освобождаване от данък върху продажбите в Уисконсин

В Уисконсин освобождаването от данък върху продажбите и ползването не се основава на общ етикет „нестопанска организация“. Организацията трябва да попада в правило, което ѝ позволява да купува определени стоки без данък върху продажбите или да извършва определени продажби без да събира данък.

За много допустими организации двата най-важни инструмента са:

• Номер на Certificate of Exempt Status (CES), издаден от Wisconsin Department of Revenue
• Попълнен сертификат за освобождаване, като Form S-211 или S-211E

Тези инструменти помагат на продавача да документира защо дадена сделка е освободена. Те също така помагат на нестопанската организация да покаже, че има право на освобождаване, ако покупката бъде поставена под въпрос по-късно.

Федералното освобождаване и освобождаването в Уисконсин не са едно и също

Едно от най-честите недоразумения е, че определение по 501(c)(3) от IRS автоматично създава пълно освобождаване от държавен данък върху продажбите. Това не е така.

Една нестопанска организация може все още да трябва да:

• Подаде заявление за номер CES в Уисконсин
• Представя сертификат за освобождаване при покупки
• Следи дали продажбите за набиране на средства отговарят на правилата за occasional sales
• Води подробни записи в подкрепа на освободените сделки

Щатът прилага собствения си закон и административни правила, а не само класификацията на IRS.

Кой отговаря на условията за освобождаване от данък върху продажбите в Уисконсин

Уисконсин предоставя освобождаване при покупки на определени организации, но не всяка нестопанска организация отговаря на условията.

Организации, които могат да отговарят на условията, включват:

• Нестопански организации, освободени от федерален данък върху доходите по секция 501(c)(3) и с писмо за определение от IRS
• Църкви и религиозни организации, които отговарят на изискванията на 501(c)(3), дори ако не са длъжни да имат писмо за определение от IRS
• Федерални държавни органи
• Органи на местното самоуправление в Уисконсин, включително окръзи, градове, села, населени места и училищни райони
• Федерално признати американски индиански племена или групи в Уисконсин

Не всяка нестопанска организация има право на номер CES. Примери, които по правило не отговарят на условията, включват:

• Граждански организации
• Търговски камари
• Бизнес и синдикални организации
• Братски или развлекателни групи
• Професионални дружества
• Социални клубове

Ако една организация не попада в допустимите категории на Уисконсин, тя не бива да приема, че може да купува без данък само защото е организирана като нестопанска.

Номерът Certificate of Exempt Status

CES номерът помага на търговците на дребно да идентифицират допустими организации, които могат да правят освободени покупки в Уисконсин.

Важни неща, които трябва да запомните:

• Уисконсин издава CES номера на допустими организации
• Текущият CES номер е 15-цифрен номер, който започва с 008
• Старите 6-цифрени CES номера вече не са валидни
• Ако една организация смята, че отговаря на условията, но никога не е получила актуализирания номер, трябва да се свърже с Department of Revenue или да подаде заявление отново

Валиден CES номер е особено полезен, когато нестопанската организация купува консумативи, оборудване или други облагаеми стоки за одобрено освободено използване.

Как да подадете заявление за CES номер

За да подаде заявление за CES номер, една нестопанска организация обикновено попълва Form S-103, Application for Wisconsin Sales and Use Tax Certificate of Exempt Status.

Заявлението трябва да включва:

• Законното име и данни за контакт на организацията
• Информация за федералния ѝ данъчен статут
• Копие от писмото за определение по IRS 501(c)(3), когато се изисква

Някои организации, като църкви и религиозни организации, които отговарят на изискванията на 501(c)(3), не са длъжни да предоставят писмо за определение от IRS.

Пълното и точно заявление има значение. Липсваща информация може да забави одобрението и да създаде закъснения, когато нестопанската организация се опитва да прави покупки без данък.

Как нестопанските организации използват сертификати за освобождаване

Когато нестопанска организация прави освободена покупка, може да се наложи да предостави на продавача попълнен сертификат за освобождаване вместо да плати данък върху продажбите при касата.

Уисконсин позволява на организациите да използват формуляри като:

• S-211, Wisconsin Sales and Use Tax Exemption Certificate
• S-211E, Electronic Wisconsin Sales and Use Tax Exemption Certificate
• S-211-SST, версията по Streamlined Sales and Use Tax за Уисконсин

Сертификатът трябва да бъде попълнен внимателно и да се използва само когато сделката наистина отговаря на условията.

Валиден сертификат за освобождаване обикновено изисква следната информация:

• Име и адрес на купувача
• Вид бизнес или организация
• Данъчен идентификационен номер или друга приемлива идентификация
• Причината покупката да е освободена
• Подпис, освен ако сертификатът не е предоставен по електронен път

Продавачът трябва да съхранява сертификата в своите записи, а нестопанската организация също трябва да запази копие.

Правилото за 90 дни за продавачите

Правилата на Уисконсин важат и за продавача.

Ако продавачът получи напълно попълнен сертификат за освобождаване в рамките на 90 дни след датата на продажбата, той по правило се освобождава от отговорност да събира или плаща данъка за тази сделка.

Ако сертификат не бъде получен навреме, продавачът може да може да се опре на други данни за сделката, ако те са събрани и съхранени в рамките на 90 дни. Тези данни обикновено включват:

• Име на купувача и адрес на бизнеса
• Данъчен номер или друга идентификация
• Вид бизнес
• Причина за заявеното освобождаване

Ако продавачът все още не може да докаже освобождаването, може да се дължат данък, лихви или санкции.

Как се третират продажбите за набиране на средства

Покупките на нестопанската организация са само едната страна на въпроса. Много организации също продават стоки или услуги по време на събития за набиране на средства. Някои от тези продажби може да са освободени по правилата за occasional sales в Уисконсин, но само ако са изпълнени конкретни условия.

Продажбите на една нестопанска организация могат да бъдат освободени, ако всички следни условия са изпълнени:

• Организацията не притежава и не е длъжна да притежава seller’s permit
• Организацията не извършва търговска дейност
• Организацията не провежда събитие с вход, включващо развлечения

За теста за търговска дейност Уисконсин обикновено гледа дали облагаемите продажби на организацията са 50 000 долара или по-малко през календарната година или дали облагаемите продажби се осъществяват в 75 или по-малко дни през календарната година.

Когато са включени събития с вход, се броят само дните на самото събитие, а не дните, в които се продават билети.

Ако една нестопанска организация надхвърли тези прагове или извършва дейности извън правилата за occasional sale, може да се наложи да има seller’s permit и да събира данък върху продажбите за облагаемите продажби.

Бърза справка: покупки срещу продажби

Тема	Какво обхваща	Основно правило
Покупки без данък	Купуване на консумативи, оборудване или други облагаеми стоки	Използвайте валиден CES номер или сертификат за освобождаване
Продажби за набиране на средства	Продажба на облагаеми стоки или услуги на събития	Може да се квалифицира като occasional sale само ако са изпълнени условията на Уисконсин
Документация	Доказване, че сделката е освободена	Съхранявайте сертификати, CES записи и подкрепяща документация

Чести грешки на нестопанските организации

Много проблеми с освобождаването произтичат от прости предположения или лошо водене на записи.

Внимавайте за тези грешки:

• Да се предполага, че всяка нестопанска организация е автоматично освободена
• Да се използва федерално писмо по 501(c)(3) без проверка на правилата на Уисконсин
• Да се представя остарял 6-цифрен CES номер
• Да не се попълва правилно Form S-103
• Да се използва сертификат за освобождаване за покупки, които всъщност не са освободени
• Да не се следят дните на набиране на средства и годишните облагаеми приходи
• Да се забравя, че в много ситуации продавачът се нуждае от документация в рамките на 90 дни

Тези грешки могат да доведат до забавени одобрения, отказани освобождавания или нежелани данъчни сметки по-късно.

Контролен списък за съответствие за нестопански организации в Уисконсин

Използвайте този списък, за да сте организирани:

1. Проверете дали организацията ви отговаря на условията според правилата на Уисконсин.
2. Подайте заявление за CES номер, ако организацията има право.
3. Съхранявайте заедно писмото си за определение от IRS и държавните записи.
4. Използвайте Form S-211 или S-211E, когато правите допустими покупки без данък.
5. Преглеждайте всяка покупка, преди да заявите освобождаване.
6. Следете дните на продажбите за набиране на средства и облагаемите приходи през цялата година.
7. Наблюдавайте дали едно събитие е occasional sale или облагаема дейност по продажби.
8. Съхранявайте сертификатите за освобождаване и свързаните фактури във вашите постоянни записи.

Кога да прегледате структурата си

Една нестопанска организация трябва да прегледа съответствието си с данъка върху продажбите в Уисконсин всеки път, когато:

• Стартира нова програма за набиране на средства
• Разширява дейността си към онлайн продажби
• Добавя събития с билети или продажби на стоки
• Променя правната си структура или федералния си данъчен статут
• Получи уведомление от Department of Revenue

Този преглед може да предотврати лесно избегнати грешки, преди те да се превърнат в проблеми с подаването.

Заключение

Освобождаването от данък върху продажбите в Уисконсин за нестопански организации е реално, но не е автоматично. Допустимата организация трябва да използва правилния държавен процес, да поддържа правилната документация и да третира внимателно продажбите за набиране на средства. Най-сигурният подход е да се потвърди допустимостта отрано, да се подаде заявление правилно и да се поддържат подредени записи от самото начало.

За нестопански организации, които се учредяват, разширяват се или подобряват процеса си на съответствие, ясна система за подаване и водене на записи значително улеснява управлението на освобождаването с течение на времето.