Så fyller du i formulär SS-4 för ett LLC: en steg-för-steg-guide till EIN

Formulär SS-4 är IRS ansökan som används för att begära ett Employer Identification Number (EIN). Om du bildar ett limited liability company är detta formulär ett av de viktigaste administrativa stegen för att göra företaget redo för bankärenden, lön, skattedeklarationer och leverantörsregistrering.

Även om formuläret ser enkelt ut kan misstag försena handläggningen eller leda till att IRS avslår ansökan. Det bästa är att fylla i det noggrant, använda de senaste IRS-anvisningarna och se till att varje uppgift stämmer med företagets registrerade uppgifter.

Den här guiden förklarar vad formulär SS-4 är, när ett LLC behöver ett EIN, hur formuläret fylls i och hur det skickas in på rätt sätt.

Vad formulär SS-4 gör

Formulär SS-4 ger IRS grundläggande information om ditt företag så att myndigheten kan skapa ditt skattekonto och tilldela ett EIN. EIN är ett niobindigt nummer som IRS använder för att identifiera ditt företag för federala skatteändamål.

Ett LLC kan behöva ett EIN även om det inte har anställda. Vanliga skäl är:

• Öppna ett företagsbankkonto
• Anställa personal
• Lämna in vissa federala skattedeklarationer
• Sätta upp lönehantering
• Ansöka om företagslicenser eller leverantörskonton
• Upprätta skatte- och efterlevnadsdokumentation under företagsnamnet

IRS rekommenderar att du ansöker elektroniskt när det är möjligt. För sökande med laglig hemvist, huvudsaklig verksamhetsort eller huvudkontor eller byrå i USA eller ett amerikanskt territorium är onlineansökan det snabbaste alternativet.

Innan du börjar

Samla in den information du behöver innan du börjar ansökan. När allt finns framför dig minskar risken för fel och det blir lättare att slutföra formuläret i ett sammanhang.

Du bör ha:

• LLC:ets exakta juridiska namn
• Eventuellt handelsnamn eller DBA, om det finns
• Delstat där LLC:et bildades
• Namn och skatteidentifieringsnummer för ansvarig part
• Företagets postadress
• En beskrivning av LLC:ets huvudsakliga verksamhet
• Datum då verksamheten startade eller tillgångar förvärvades, om tillämpligt
• Antal medlemmar i LLC:et
• Beräknat behov av nyanställningar under första året, om sådant finns

Om ditt LLC är ett enmans-LLC bör du förstå hur IRS behandlar enheten skattemässigt. Ett enmans-LLC behandlas ofta som en disregarded entity om det inte väljer bolagsbeskattning. Ett flerpersoners-LLC behandlas normalt som ett partnerskap om det inte väljer något annat.

Så fyller du i formulär SS-4 för ett LLC

Den exakta layouten för formulär SS-4 kan uppdateras av IRS över tid, så jämför alltid dina svar med de aktuella instruktionerna. Avsnitten nedan förklarar vilken information IRS efterfrågar och hur sökande som bildar LLC bör hantera varje del.

1. Ange LLC:ets juridiska namn

Använd LLC:ets exakta juridiska namn såsom det står i de bildningshandlingar som lämnats in till delstaten.

Använd inte ett smeknamn, marknadsföringsnamn eller förkortad version om det inte stämmer med de officiella registren. Om ditt LLC ännu inte har bildats formellt, slutför bolagsbildningen innan du begär EIN.

2. Lägg till handelsnamn eller DBA, om tillämpligt

Om LLC:et verkar under ett annat företagsnamn, ange det namnet i fältet för handelsnamn. Om företaget inte använder en DBA, lämna detta fält tomt eller använd formulärets anvisade platshållare, till exempel N/A, där det är lämpligt.

3. Ange ansvarig part

Den ansvariga parten är den person som kontrollerar, leder eller styr enheten och dispositionen av dess medel och tillgångar. För de flesta LLC är detta ägaren, managing member eller en behörig företrädare.

Namnet och skatteidentifieringsnumret för den ansvariga parten måste vara korrekta. IRS använder denna information för att verifiera ansökan och skapa företagets skattekonto.

4. Ange företagsadress och kontaktuppgifter

Fyll i LLC:ets postadress och företagskontaktuppgifter exakt som begärs. Använd en pålitlig adress där du kan ta emot korrespondens från IRS.

Om företaget har en fysisk plats som skiljer sig från postadressen, fyll i formuläret enligt de aktuella IRS-instruktionerna för varje rad.

5. Välj rätt klassificering för LLC

Formuläret frågar om enheten är ett limited liability company. Om den är det, se till att den rutan är markerad och att följdfrågorna om antal medlemmar och bildningsstat besvaras korrekt.

Detta är viktigt eftersom IRS använder LLC:ets klassificering för att förstå hur enheten är strukturerad skattemässigt.

6. Ange orsaken till ansökan

De flesta nya LLC ansöker om EIN eftersom de har startat en ny verksamhet. Andra skäl kan vara att anställa personal, hantera bankärenden eller ändra enhetens struktur.

Välj det skäl som stämmer med din situation. Om du ansöker för ett nyligen bildat LLC bör svaret normalt visa att verksamheten är ny.

7. Beskriv huvudverksamheten

IRS vill ha en kort beskrivning av LLC:ets huvudsakliga affärsverksamhet. Den bör vara tydlig och tillräckligt specifik för att identifiera verksamhetens art.

Exempel:

• E-handel
• Konsulttjänster
• Fastighetsförvaltning
• Professionella tjänster
• Tillverkning
• Försäljning av mat och dryck

Undvik vaga beskrivningar om du kan vara mer precis.

8. Ange datum då verksamheten startade eller tillgångar förvärvades

Om ditt LLC redan har börjat bedriva verksamhet, använd det faktiska startdatumet. Om verksamheten ännu inte har startat men bildas i förväg, följ de aktuella IRS-instruktionerna för vilket datum som ska användas.

Konsekvens är viktigt här. Använd inte ett datum som strider mot dina delstatsdokument eller företagets övriga register.

9. Uppskatta behovet av anställda

Formuläret frågar om företaget förväntar sig att ha anställda och kan begära antal förväntade anställda under de kommande 12 månaderna.

Svara noggrant. Om du räknar med att anställa ska du ange en realistisk uppskattning. Om du inte förväntar dig några anställda ska du ange det korrekt.

10. Välj rätt skatteperiod och deklarationsfrågor

Formulär SS-4 innehåller frågor om bokslutsmånad, om företaget förväntas lämna in vissa arbetsgivar- eller punktskattedeklarationer och om enheten vill beskattas som ett bolag.

De flesta LLC bör besvara dessa frågor utifrån hur verksamheten faktiskt är strukturerad och hur den kommer att bedrivas. Om du är osäker på ett val eller en deklarationsposition bör du bekräfta svaret innan du skickar in formuläret.

11. Gå igenom avsnittet för tredje part

Om någon annan än den ansvariga parten ska tala med IRS om ansökan kan avsnittet för tredje part behöva fyllas i.

Detta kan vara användbart om en revisor, jurist eller formation specialist hanterar inlämningen. Se till att fullmakten är korrekt ifylld om du vill att den personen ska kunna svara på frågor om ansökan.

Så skickar du in formulär SS-4

IRS erbjuder flera sätt att ansöka om ett EIN.

Ansök online

Detta är vanligtvis den snabbaste metoden för sökande i USA eller ett amerikanskt territorium. Om ansökan godkänns utfärdas EIN omedelbart och kan användas direkt.

Onlineansökan är endast tillgänglig om den ansvariga parten har ett giltigt skatteidentifieringsnummer och enheten har laglig hemvist, huvudsaklig verksamhetsort eller huvudkontor eller byrå i USA eller ett amerikanskt territorium.

Ansök via fax

Om du faxar formulär SS-4 behandlar IRS det normalt snabbare än post. Det kan vara ett praktiskt alternativ om du vill lämna in på papper men inte behöver samma dags tillgång.

Se till att faxnumret på formuläret är korrekt så att IRS kan returnera EIN till dig.

Ansök via post

Postinlämning är det långsammaste alternativet, men kan ändå vara lämpligt i vissa situationer. Räkna med flera veckors handläggningstid.

Innan du postar, kontrollera att formuläret är undertecknat, daterat och komplett.

Ansök per telefon, om du befinner dig utanför USA

Internationella sökande utan laglig hemvist, huvudsaklig verksamhetsort eller huvudkontor eller byrå i USA eller ett amerikanskt territorium kan ansöka per telefon. IRS erbjuder ett särskilt telefonalternativ för dessa sökande.

Vanliga misstag att undvika

Många förseningar i EIN-ansökningar beror på enkla fel. Här är de vanligaste:

• Använda fel juridiskt namn för LLC:et
• Ange handelsnamnet i stället för det juridiska namnet på rad 1
• Ange fel nummer för den ansvariga parten
• Välja fel klassificering för LLC
• Lämna obligatoriska fält tomma
• Använda inkonsekventa datum mellan delstats- och IRS-uppgifter
• Skicka in formuläret innan LLC:et är formellt bildat
• Ansöka mer än en gång för samma enhet

IRS förväntar sig i allmänhet en EIN-ansökan per enhet. Flera inlämningar kan skapa onödig förvirring.

Vad som händer efter att du fått EIN

När EIN har utfärdats bör du förvara tilldelningsbeskedet på en säker plats i företagets arkiv. Du kan behöva det för att öppna ett bankkonto, registrera dig för delstatliga skattekonton eller slutföra andra efterlevnadssteg.

När EIN har tilldelats bör du använda det konsekvent i skatteformulär och företagsdeklarationer. Om LLC:et senare byter ansvarig part eller adress kan IRS kräva ett uppdaterat formulär för att hålla uppgifterna aktuella.

Om företagsinformationen ändras anger IRS instruktioner att vissa uppdateringar måste rapporteras skyndsamt. Att hålla ordning nu sparar tid senare.

Varför detta är viktigt

Formulär SS-4 är mer än ett skatteformulär. Det är en del av grunden för ditt LLC:s identitet hos IRS. En korrekt inlämning kan hjälpa dig att:

• Komma igång med banktjänster och betalningar snabbare
• Undvika förseningar i IRS handläggning
• Hålla företagsdokumentationen konsekvent
• Minska framtida efterlevnadsproblem
• Komma vidare med lön, skatter och licenser

För grundare som vill fokusera på att lansera och driva verksamheten kan en strukturerad process för bolagsbildning och efterlevnad göra stor skillnad. Zenind hjälper entreprenörer att hålla ordning genom hela bolagsbildningsresan, så att administrationen inte bromsar affärerna.

Vanliga frågor

Behöver alla LLC ett EIN?

Inte alla LLC är juridiskt skyldiga att ha ett, men många behöver det. Om ditt LLC anställer personal, lämnar in vissa skattedeklarationer eller behöver ett företagsbankkonto är EIN vanligtvis nödvändigt.

Kan jag ansöka om EIN innan mitt LLC har bildats?

I allmänhet bör du bilda LLC:et först så att det juridiska namnet och enhetsuppgifterna blir korrekta i ansökan.

Hur lång tid tar det att få ett EIN?

Onlineansökningar kan utfärdas omedelbart om de godkänns. Fax och post tar längre tid, och internationella telefonansökningar beror på IRS handläggning.

Ska ett enmans-LLC använda ägarens namn eller LLC:ets namn?

Svaret beror på vilken rad som fylls i. I allmänhet ska den juridiska enhetens namn stämma med den officiella registreringen, och instruktionerna ska följas noggrant för eventuella ägarspecifika fält.

Vad händer om jag gör ett misstag på formulär SS-4?

Om ansökan ännu inte har behandlats kan du skicka in en korrigerad version eller följa IRS instruktioner för att rätta felet. Om EIN redan har tilldelats bör du kontrollera rättelsevägen innan du skickar in ett nytt formulär.

Slutlig slutsats

Att fylla i formulär SS-4 för ett LLC är hanterbart när du förstår vad IRS frågar efter och fyller i varje avsnitt noggrant. Använd LLC:ets exakta juridiska namn, identifiera den ansvariga parten korrekt, besvara klassificeringsfrågorna noggrant och välj den insändningsmetod som bäst passar din tidsplan.

Om du vill minska risken för fel och komma vidare genom bolagsbildning och efterlevnad mer effektivt, använd en process som håller företagets dokumentation organiserad från början.