Как да попълните формуляр SS-4 за LLC: стъпка по стъпка ръководство за EIN

Формуляр SS-4 е заявлението, което IRS използва, за да издаде Employer Identification Number (EIN). Ако учредявате дружество с ограничена отговорност, този формуляр е една от най-важните административни стъпки, за да подготвите бизнеса си за банкови сметки, ведомост за заплати, данъчно отчитане и включване на доставчици.

Въпреки че формулярът изглежда праволинеен, грешките могат да забавят обработката или да доведат до отказ на IRS. Най-добрият подход е да го попълните внимателно, да използвате най-актуалните инструкции на IRS и да се уверите, че всяко въведено поле съвпада с данните за вашето юридическо лице.

Това ръководство обяснява какво представлява Form SS-4, кога LLC се нуждае от EIN, как да попълните формуляра и как да го подадете правилно.

Какво прави Form SS-4

Form SS-4 предоставя на IRS основна информация за вашия бизнес, така че агенцията да може да създаде вашата данъчна сметка и да ви издаде EIN. EIN е деветцифрен номер, който IRS използва, за да идентифицира вашия бизнес за федерални данъчни цели.

LLC може да има нужда от EIN, дори ако няма служители. Чести причини са:

• Откриване на бизнес банкова сметка
• Назначаване на служители
• Подаване на определени федерални данъчни декларации
• Настройване на ведомост за заплати
• Кандидатстване за бизнес лицензи или профили при доставчици
• Създаване на данъчни и съответствени записи под името на бизнеса

IRS препоръчва кандидатстване по електронен път, когато това е възможно. За кандидати с законно местоживеене, основно място на дейност или основен офис или агенция в Съединените щати или територия на САЩ, онлайн заявлението е най-бързият вариант.

Преди да започнете

Съберете необходимата информация, преди да започнете заявлението. Ако всичко е пред вас, ще намалите грешките и ще е по-лесно да завършите формуляра наведнъж.

Трябва да разполагате с:

• Точното юридическо име на LLC
• Всяко търговско име или DBA, ако е приложимо
• Щата, в който е учредено LLC
• Името и данъчния идентификационен номер на отговорното лице
• Пощенския адрес на бизнеса
• Описание на основната дейност на LLC
• Датата, на която бизнесът е започнал дейност или е придобил активи, ако е приложимо
• Броя на членовете на LLC
• Очаквания брой наемания през първата година, ако има такива

Ако вашето LLC е еднолично, уверете се, че разбирате как IRS третира това юридическо лице за данъчни цели. Едноличното LLC често се третира като disregarded entity, освен ако не избере корпоративно облагане. Многoчленното LLC по правило се третира като партньорство, освен ако не избере друго.

Как да попълните Form SS-4 за LLC

Точният формат на Form SS-4 може да се променя с времето от IRS, затова винаги сверявайте отговорите си с актуалните инструкции. Следващите раздели обясняват каква информация се иска и как кандидатите с LLC трябва да подходят към всяка част.

1. Въведете юридическото име на LLC

Използвайте точното юридическо име на LLC, както е посочено в учредителните документи, подадени в щата.

Не използвайте прякор, маркетингово име или съкратена версия, ако не съвпада с официалните записи. Ако LLC все още не е официално създадено, първо завършете учредяването и едва след това поискайте EIN.

2. Добавете търговското име или DBA, ако има такова

Ако LLC оперира под друго бизнес име, въведете го в полето за търговско име. Ако компанията не използва DBA, оставете секцията празна или въведете указания от формуляра заместител, например N/A, ако е подходящо.

3. Определете отговорното лице

Отговорното лице е човекът, който контролира, управлява или ръководи юридическото лице и разпореждането с неговите средства и активи. При повечето LLC това е собственикът, управляващият член или упълномощен служител.

Името и данъчният идентификационен номер на отговорното лице трябва да са точни. IRS използва тази информация, за да валидира заявлението и да създаде бизнес данъчната сметка.

4. Посочете бизнес адреса и контактните данни

Въведете пощенския адрес на LLC и бизнес контактната информация точно както е поискана. Използвайте надежден адрес, на който можете да получавате кореспонденция от IRS.

Ако бизнесът има физически адрес, различен от пощенския, попълнете формуляра според актуалните инструкции на IRS за съответните редове.

5. Изберете правилната класификация на LLC

Формулярът пита дали юридическото лице е дружество с ограничена отговорност. Ако е, уверете се, че отметката е поставена и че последващите въпроси за броя на членовете и щата на учредяване са попълнени правилно.

Това е важно, защото IRS използва класификацията на LLC, за да разбере как е структурирано юридическото лице за данъчни цели.

6. Посочете причината за кандидатстване

Повечето нови LLC кандидатстват за EIN, защото започват нов бизнес. Други причини могат да бъдат назначаване на служители, банкови операции или промяна в структурата на юридическото лице.

Изберете причината, която отговаря на вашата ситуация. Ако кандидатствате за новоучредено LLC, отговорът по правило трябва да показва, че бизнесът е нов.

7. Опишете основната дейност

IRS иска кратко описание на основната бизнес дейност на LLC. То трябва да е ясно и достатъчно конкретно, за да идентифицира естеството на компанията.

Примери:

• Онлайн търговия на дребно
• Консултантски услуги
• Управление на недвижими имоти
• Професионални услуги
• Производство
• Продажби на храни и напитки

Избягвайте неясни описания, ако можете да бъдете по-точни.

8. Посочете датата, на която бизнесът е започнал или е придобил активи

Ако LLC вече е започнало работа, използвайте реалната дата на стартиране. Ако бизнесът още не е започнал дейност, но се учредява предварително, следвайте актуалните инструкции на IRS за правилната дата.

Последователността е важна. Не използвайте дата, която противоречи на вашите щатски учредителни документи или бизнес записи.

9. Оценете нуждите от наемане на служители

Формулярът пита дали бизнесът очаква да има служители и може да поиска броя на служителите, очаквани през следващите 12 месеца.

Отговорете внимателно. Ако очаквате да наемате, посочете реалистична оценка. Ако не очаквате служители, отбележете това точно.

10. Изберете правилния данъчен период и въпросите за подаване

Form SS-4 включва въпроси за месецa на приключване на счетоводната година, дали бизнесът очаква да подава определени декларации за трудови или акцизни данъци и дали юридическото лице желае да бъде облагано като корпорация.

Повечето LLC трябва да отговарят на тези въпроси според това как е структурирано и как реално ще работи бизнесът. Ако не сте сигурни за избор или данъчна позиция, потвърдете отговора преди да подадете формуляра.

11. Прегледайте секцията за упълномощено трето лице

Ако някой друг, а не отговорното лице, ще разговаря с IRS относно заявлението, може да се наложи да попълните секцията за упълномощено трето лице.

Това е полезно, ако счетоводител, адвокат или специалист по учредяване подава документа. Уверете се, че упълномощаването е попълнено, ако искате този човек да може да отговаря на въпроси по заявлението.

Как да подадете Form SS-4

IRS предлага няколко начина за кандидатстване за EIN.

Кандидатстване онлайн

Това обикновено е най-бързият метод за кандидати в Съединените щати или територия на САЩ. При одобрение EIN се издава веднага и може да се използва незабавно.

Онлайн заявлението е достъпно само ако отговорното лице има валиден данъчен идентификационен номер и юридическото лице има законно местоживеене, основно място на дейност или основен офис или агенция в Съединените щати или територия на САЩ.

Кандидатстване по факс

Ако изпратите Form SS-4 по факс, IRS обикновено го обработва по-бързо от поща. Това може да е практичен вариант, ако искате хартиено подаване, но не се нуждаете от същия ден достъп.

Уверете се, че факс номерът във формуляра е правилен, за да може IRS да върне EIN към вас.

Кандидатстване по поща

Изпращането по поща е най-бавният вариант, но в някои случаи все още може да е подходящ. Предвидете няколко седмици за обработка.

Преди да изпратите, проверете още веднъж дали формулярът е подписан, датиран и попълнен изцяло.

Кандидатстване по телефон, ако сте извън Съединените щати

Международни кандидати без законно местоживеене, основно място на дейност или основен офис или агенция в Съединените щати или територия на САЩ могат да кандидатстват по телефон. IRS предоставя специален телефонен вариант за тези кандидати.

Чести грешки, които да избегнете

Много забавяния на EIN идват от прости грешки. Най-честите са:

• Използване на грешно юридическо име на LLC
• Посочване на търговското име вместо юридическото име в ред 1
• Въвеждане на грешен номер на отговорното лице
• Избор на неправилна класификация на LLC
• Оставяне на задължителни полета празни
• Използване на несъответстващи дати между щатските и IRS записите
• Подаване на формуляра, преди LLC да е официално учредено
• Кандидатстване повече от веднъж за едно и също юридическо лице

IRS обикновено очаква едно заявление за EIN за едно юридическо лице. Многократните подавания могат да създадат ненужно объркване.

Какво става след получаване на EIN

След като EIN бъде издаден, съхранявайте известието за издаване в защитен файл с бизнес документи. Може да ви е нужно за откриване на банкова сметка, регистрация за щатски данъчни сметки или други стъпки по съответствие.

След като EIN бъде присвоен, използвайте го последователно в данъчни формуляри и бизнес регистрации. Ако LLC по-късно промени отговорното лице или адреса си, IRS може да изиска актуализиран формуляр, за да поддържа записа актуален.

Ако информацията за бизнеса ви се промени, инструкциите на IRS посочват, че определени актуализации трябва да се съобщават своевременно. Добрата организация сега спестява време по-късно.

Защо това е важно

Form SS-4 е повече от данъчен формуляр. Той е част от основата на идентичността на вашето LLC пред IRS. Подаден без грешки, той може да ви помогне да:

• Започнете по-бързо да работите с банки и плащания
• Избегнете забавяния в обработката от IRS
• Поддържате бизнес записите последователни
• Намалите проблемите със съответствието по-късно
• Продължите с ведомост за заплати, данъци и лицензиране

За основателите, които искат да останат фокусирани върху стартирането и управлението на бизнеса, използването на структуриран процес за учредяване и съответствие може да има голямо значение. Zenind помага на предприемачите да останат организирани през процеса на учредяване на компания, така че административната работа да не забавя бизнес инерцията.

Често задавани въпроси

Всички LLC ли се нуждаят от EIN?

Не всяко LLC е законово задължено да има EIN, но много от тях имат нужда. Ако вашето LLC назначава служители, подава определени данъчни декларации или има нужда от бизнес банкова сметка, EIN обикновено е необходим.

Мога ли да кандидатствам за EIN преди LLC да е учредено?

По правило първо трябва да учредите LLC, за да са коректни юридическото име и данните на юридическото лице в заявлението.

Колко време отнема получаването на EIN?

Онлайн заявките могат да бъдат издадени веднага при одобрение. Факсът и пощата отнемат повече време, а международните телефонни заявления зависят от процеса на IRS.

Еднолично LLC трябва ли да използва името на собственика или името на LLC?

Отговорът зависи от полето, което попълвате. По принцип юридическото име на лицето трябва да съвпада с официалното подаване, а инструкциите трябва да се следват внимателно за всички полета, свързани със собственика.

Ами ако допусна грешка във Form SS-4?

Ако заявлението още не е обработено, подайте коригиран вариант или следвайте инструкциите на IRS за отстраняване на проблема. Ако EIN вече е издаден, проверете как е правилно да направите корекция, преди да изпратите нов формуляр.

Заключение

Попълването на Form SS-4 за LLC е управляемо, когато разбирате какво иска IRS и попълвате внимателно всеки раздел. Използвайте точното юридическо име на LLC, правилно идентифицирайте отговорното лице, отговорете точно на въпросите за класификацията и изберете метод за подаване, който най-добре отговаря на времевата ви рамка.

Ако искате да намалите риска от грешки и да преминете по-ефективно през учредяването и съответствието, използвайте процес, който поддържа бизнес записите ви организирани от самото начало.