Kuinka täyttää lomake SS-4 LLC-yhtiölle: vaiheittainen EIN-opas

Lomake SS-4 on IRS:n hakemus, jolla haetaan Employer Identification Numberia (EIN). Jos perustat limited liability companyn, tämä lomake on yksi tärkeimmistä hallinnollisista vaiheista, kun valmistelet yritystäsi pankkiasiointia, palkanlaskentaa, veroilmoituksia ja toimittajien käyttöönottoa varten.

Vaikka lomake näyttää suoraviivaiselta, virheet voivat hidastaa käsittelyä tai johtaa siihen, että IRS hylkää hakemuksen. Paras lähestymistapa on täyttää se huolellisesti, käyttää uusimpia IRS:n ohjeita ja varmistaa, että jokainen merkintä vastaa yhtiön tietoja.

Tässä oppaassa kerrotaan, mitä lomake SS-4 on, milloin LLC tarvitsee EIN:n, miten lomake täytetään ja miten se toimitetaan oikein.

Mitä lomake SS-4 tekee

Lomake SS-4 kertoo IRS:lle yrityksesi perustiedot, jotta se voi luoda vero-tilin ja myöntää EIN:n. EIN on yhdeksännumeroinen numero, jota IRS käyttää yrityksesi tunnistamiseen liittovaltion verotuksessa.

LLC voi tarvita EIN:n myös silloin, kun sillä ei ole työntekijöitä. Yleisiä syitä ovat:

• Yritystilin avaaminen pankissa
• Työntekijöiden palkkaaminen
• Tiettyjen liittovaltion veroilmoitusten tekeminen
• Palkanlaskennan järjestäminen
• Yrityslupien tai toimittajatilien hakeminen
• Verotus- ja compliance-tietojen perustaminen yrityksen nimellä

IRS suosittelee hakemista sähköisesti aina kun mahdollista. Hakijoille, joilla on laillinen asuinpaikka, päätoimipaikka tai pääasiallinen toimisto tai toimipiste Yhdysvalloissa tai Yhdysvaltain territoriossa, verkkohakemus on nopein vaihtoehto.

Ennen aloittamista

Kerää tarvitsemasi tiedot ennen hakemuksen aloittamista. Kun kaikki tiedot ovat valmiina, virheitä syntyy vähemmän ja lomake on helpompi täyttää yhdellä istumalla.

Sinulla tulisi olla:

• LLC:n tarkka virallinen nimi
• Mahdollinen toiminimi tai DBA, jos sovellettavissa
• LLC:n perustamisosavaltio
• Vastuuhenkilön nimi ja verotunnus
• Yrityksen postiosoite
• Kuvaus LLC:n pääasiallisesta toiminnasta
• Yrityksen alkamispäivä tai omaisuuden hankintapäivä, jos sovellettavissa
• LLC:n jäsenten määrä
• Arvio ensimmäisen vuoden henkilöstötarpeesta, jos sellainen on

Jos LLC:si on yhden jäsenen LLC, varmista, että ymmärrät, miten IRS käsittelee yhteisöä verotuksellisesti. Yhden jäsenen LLC:tä käsitellään usein erillisenä sivuutettuna yhteisönä, ellei se valitse yhtiöverokohtelua. Useamman jäsenen LLC:tä käsitellään yleensä partnershipina, ellei se valitse toisin.

Kuinka täyttää lomake SS-4 LLC-yhtiölle

Lomake SS-4:n tarkka ulkoasu voi muuttua ajan myötä IRS:n toimesta, joten vertaa aina vastauksiasi ajantasaisiin ohjeisiin. Alla olevissa osioissa selitetään, mitä tietoja IRS pyytää ja miten LLC-hakijan kannattaa lähestyä kutakin kohtaa.

1. Kirjoita LLC:n virallinen nimi

Käytä LLC:n täsmällistä virallista nimeä sellaisena kuin se näkyy osavaltiolle toimitetuissa perustamisasiakirjoissa.

Älä käytä lempinimeä, markkinointinimeä tai lyhennettyä versiota, jos se ei vastaa virallisia tietoja. Jos LLC:tä ei ole vielä virallisesti perustettu, viimeistele yhteisön perustaminen ennen EIN:n hakemista.

2. Lisää toiminimi tai DBA, jos sovellettavissa

Jos LLC toimii eri nimellä, kirjoita se toiminimi-osioon. Jos yritykselläsi ei ole DBA:ta, jätä tämä kohta tyhjäksi tai käytä lomakkeen ohjeistamaa merkintää, kuten N/A, jos se on tarkoituksenmukaista.

3. Tunnista vastuuhenkilö

Vastuuhenkilö on henkilö, joka hallitsee, johtaa tai ohjaa yhteisöä ja sen varojen ja omaisuuden käyttöä. Useimmissa LLC-yhtiöissä tämä on omistaja, managing member tai valtuutettu toimihenkilö.

Vastuuhenkilön nimi ja verotunnus on ilmoitettava oikein. IRS käyttää näitä tietoja hakemuksen vahvistamiseen ja yrityksen vero-tilin luomiseen.

4. Ilmoita yrityksen osoite ja yhteystiedot

Kirjoita LLC:n postiosoite ja yrityksen yhteystiedot täsmälleen pyydetyllä tavalla. Käytä luotettavaa osoitetta, johon voit vastaanottaa IRS:n kirjeenvaihtoa.

Jos yrityksellä on fyysinen sijainti, joka eroaa postiosoitteesta, täytä lomake kunkin rivin osalta voimassa olevien IRS-ohjeiden mukaisesti.

5. Valitse oikea LLC-luokitus

Lomake kysyy, onko yhteisö limited liability company. Jos on, varmista, että kyseinen ruutu on valittu ja että jatkokysymyksiin jäsenten määrästä ja perustamisosavaltiosta vastataan oikein.

Tämä on tärkeää, koska IRS käyttää LLC:n luokitusta ymmärtääkseen, miten yhteisö on verotuksellisesti järjestetty.

6. Ilmoita hakemuksen syy

Useimmat uudet LLC:t hakevat EIN:iä, koska ne ovat aloittaneet uuden liiketoiminnan. Muita syitä voivat olla työntekijöiden palkkaaminen, pankkiasiat tai yhteisörakenteen muuttaminen.

Valitse tilannettasi vastaava syy. Jos haet EIN:iä vasta perustetulle LLC:lle, vastauksen tulisi yleensä kuvata, että kyseessä on uusi yritys.

7. Kuvaile pääasiallinen toiminta

IRS haluaa lyhyen kuvauksen LLC:n pääasiallisesta liiketoiminnasta. Kuvauksen tulisi olla selkeä ja riittävän tarkka, jotta yrityksen luonne voidaan tunnistaa.

Esimerkkejä ovat:

• Verkkokauppa
• Konsultointipalvelut
• Kiinteistönhallinta
• Ammatilliset palvelut
• Valmistus
• Elintarvikkeiden ja juomien myynti

Vältä liian yleisluontoisia kuvauksia, jos voit olla tarkempi.

8. Ilmoita yrityksen alkamispäivä tai omaisuuden hankintapäivä

Jos LLC on jo aloittanut toimintansa, käytä todellista alkamispäivää. Jos liiketoiminta ei ole vielä alkanut, mutta sitä perustetaan etukäteen, noudata ajantasaisia IRS-ohjeita oikean päivämäärän valinnassa.

Johdonmukaisuus on tässä tärkeää. Älä käytä päivämäärää, joka on ristiriidassa osavaltion perustamisasiakirjojen tai yrityksen tietojen kanssa.

9. Arvioi henkilöstötarve

Lomake kysyy, aikooko yritys palkata työntekijöitä, ja saattaa pyytää arviota työntekijöiden määrästä seuraavan 12 kuukauden aikana.

Vastaa huolellisesti. Jos aiot palkata, anna realistinen arvio. Jos et odota työntekijöitä, ilmoita se oikein.

10. Valitse oikea verokausi ja ilmoituskysymykset

Lomake SS-4 sisältää kysymyksiä tilikauden päättymiskuukaudesta, siitä, odottaako yritys antavansa tiettyjä työsuhde- tai valmisteveroilmoituksia, sekä siitä, haluaako yhteisö tulla verotetuksi corporationina.

Useimpien LLC-yhtiöiden tulisi vastata näihin kysymyksiin sen perusteella, miten yritys on todella rakennettu ja miten se toimii. Jos et ole varma valinnasta tai ilmoitusasemasta, varmista oikea vastaus ennen lomakkeen lähettämistä.

11. Tarkista kolmannen osapuolen valtuutettu -osio

Jos joku muu kuin vastuuhenkilö asioi IRS:n kanssa hakemuksesta, kolmannen osapuolen valtuutetun osio voidaan joutua täyttämään.

Tämä voi olla hyödyllistä, jos kirjanpitäjä, asianajaja tai perustamispalvelun tarjoaja hoitaa hakemuksen. Varmista, että valtuutus on täytetty oikein, jos haluat tämän henkilön voivan vastata hakemusta koskeviin kysymyksiin.

Kuinka toimittaa lomake SS-4

IRS tarjoaa useita tapoja hakea EIN:iä.

Hae verkossa

Tämä on yleensä nopein tapa hakijoille, joilla on Yhdysvalloissa tai Yhdysvaltain territoriossa laillinen asuinpaikka tai toimipaikka. Jos hakemus hyväksytään, EIN myönnetään välittömästi ja sitä voi käyttää heti.

Verkkohakemus on mahdollinen vain, jos vastuuhenkilöllä on voimassa oleva verotunnus ja yhteisöllä on laillinen asuinpaikka, päätoimipaikka tai pääasiallinen toimisto tai toimipiste Yhdysvalloissa tai Yhdysvaltain territoriossa.

Hae faksilla

Jos lähetät lomakkeen SS-4 faksilla, IRS käsittelee sen yleensä nopeammin kuin paperipostin. Tämä voi olla käytännöllinen vaihtoehto, jos haluat paperihakemuksen mutta et tarvitse samaa päivää koskevaa käsittelyä.

Varmista, että lomakkeessa oleva faksinumero on oikea, jotta IRS voi palauttaa EIN:n sinulle.

Hae postitse

Postittaminen on hitain vaihtoehto, mutta se voi silti olla tarkoituksenmukaista joissakin tilanteissa. Varaa käsittelyyn useita viikkoja.

Tarkista ennen lähettämistä, että lomake on allekirjoitettu, päivätty ja täydellinen.

Hae puhelimitse, jos olet Yhdysvaltojen ulkopuolella

Kansainväliset hakijat, joilla ei ole laillista asuinpaikkaa, päätoimipaikkaa tai pääasiallista toimistoa tai toimipistettä Yhdysvalloissa tai Yhdysvaltain territoriossa, voivat hakea puhelimitse. IRS tarjoaa tätä varten erillisen puhelinvaihtoehdon.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Monet EIN-viiveet johtuvat yksinkertaisista virheistä. Yleisimpiä ovat:

• LLC:n väärän virallisen nimen käyttäminen
• Toiminimen kirjoittaminen virallisen nimen sijaan riville 1
• Väärän vastuuhenkilön numeron syöttäminen
• Väärän LLC-luokituksen valitseminen
• Pakollisten kenttien jättäminen tyhjiksi
• Ristiriitaisten päivämäärien käyttäminen osavaltion ja IRS:n tietojen välillä
• Lomakkeen lähettäminen ennen kuin LLC on virallisesti perustettu
• Hakemuksen tekeminen useammin kuin kerran samalle yhteisölle

IRS odottaa yleensä yhtä EIN-hakemusta per yhteisö. Useat hakemukset voivat aiheuttaa tarpeetonta sekaannusta.

Mitä tapahtuu EIN:n saamisen jälkeen

Kun EIN on myönnetty, säilytä myöntämisilmoitus turvallisessa yritysasiakirjojen kansiossa. Saatat tarvita sitä pankkitilin avaamiseen, osavaltion verotilien rekisteröintiin tai muiden compliance-vaiheiden suorittamiseen.

Kun EIN on myönnetty, käytä sitä johdonmukaisesti veroilmoituksissa ja yritysraporteissa. Jos LLC:n vastuuhenkilö tai osoite myöhemmin muuttuu, IRS voi vaatia päivitetyn lomakkeen tietojen pitämiseksi ajan tasalla.

Jos yrityksen tiedot muuttuvat, IRS:n ohjeet huomauttavat, että tietyt päivitykset on ilmoitettava viipymättä. Nyt hyvä järjestys säästää aikaa myöhemmin.

Miksi tämän tekeminen oikein on tärkeää

Lomake SS-4 on enemmän kuin verolomake. Se on osa LLC:si identiteetin perustaa IRS:n näkökulmasta. Huolellinen hakemus voi auttaa sinua:

• Aloittamaan pankki- ja maksuliikenteen nopeammin
• Välttämään IRS:n käsittelyviiveitä
• Pitämään yrityksen tiedot yhdenmukaisina
• Vähentämään myöhempiä compliance-ongelmia
• Siirtymään eteenpäin palkanlaskennan, verojen ja lupien kanssa

Perustajille, jotka haluavat keskittyä yrityksen käynnistämiseen ja pyörittämiseen, jäsennelty perustamis- ja compliance-prosessi voi tehdä suuren eron. Zenind auttaa yrittäjiä pysymään järjestyksessä yrityksen perustamisprosessin aikana, jotta hallinnollinen työ ei hidasta liiketoiminnan etenemistä.

Usein kysytyt kysymykset

Tarvitsevatko kaikki LLC:t EIN:n?

Kaikilla LLC-yhtiöillä ei ole lakisääteistä velvollisuutta hankkia sellaista, mutta monet tarvitsevat. Jos LLC palkkaa työntekijöitä, tekee tiettyjä veroilmoituksia tai tarvitsee yrityspankkitilin, EIN on yleensä välttämätön.

Voinko hakea EIN:iä ennen kuin LLC on perustettu?

Yleensä LLC kannattaa perustaa ensin, jotta virallinen nimi ja yhteisön tiedot ovat hakemuksessa oikein.

Kuinka kauan EIN:n saaminen kestää?

Verkkohakemus voidaan hyväksynnän jälkeen myöntää välittömästi. Faksi ja posti kestävät kauemmin, ja kansainväliset puhelinhakemukset riippuvat IRS:n prosessista.

Pitäisikö yhden jäsenen LLC:n käyttää omistajan nimeä vai LLC:n nimeä?

Vastaus riippuu siitä, mitä riviä täytetään. Yleisesti yhteisön virallisen nimen tulisi vastata virallista rekisteröintiä, ja omistajakohtaisissa kentissä on noudatettava ohjeita huolellisesti.

Entä jos teen virheen lomakkeessa SS-4?

Jos hakemusta ei ole vielä käsitelty, lähetä korjattu versio tai noudata IRS:n ohjeita virheen korjaamiseksi. Jos EIN on jo myönnetty, tarkista korjaustapa ennen uuden lomakkeen lähettämistä.

Lopullinen huomio

Lomakkeen SS-4 täyttäminen LLC-yhtiölle on hallittavaa, kun ymmärrät, mitä IRS pyytää, ja täytät jokaisen osion huolellisesti. Käytä LLC:n täsmällistä virallista nimeä, tunnista vastuuhenkilö oikein, vastaa luokittelukysymyksiin täsmällisesti ja valitse toimitustapa, joka sopii parhaiten aikatauluusi.

Jos haluat vähentää virheiden riskiä ja edetä perustamisessa ja compliance-asioissa tehokkaammin, käytä prosessia, joka pitää yrityksesi tiedot järjestyksessä alusta alkaen.