Måste arbetsgivare erbjuda sjukförsäkring? ACA-regler för små företag

För många grundare blir sjukförsäkring en verklig fråga i samma ögonblick som den första medarbetaren anställs. Det korta svaret är att de flesta arbetsgivare inte är skyldiga att erbjuda sjukförsäkring. Men när ett företag blir tillräckligt stort för att räknas som en tillämplig stor arbetsgivare enligt Affordable Care Act (ACA) kan federala regler utlösa ett krav på att erbjuda anställningsbaserad vårdförsäkring.

Om du startar ett nytt LLC eller ett aktiebolag kan det spara tid, minska compliance-risker och göra framtida rekrytering enklare att planera för personalförmåner tidigt. Den här guiden går igenom de federala reglerna, vad som räknas som en heltidsanställd och vilka försäkringsalternativ som finns för små företag.

Det korta svaret

I allmänhet behöver arbetsgivare inte erbjuda sjukförsäkring till varje anställd.

Det viktigaste federala undantaget är ACA:s arbetsgivarmandat. Om ett företag klassificeras som en tillämplig stor arbetsgivare (applicable large employer, ALE) kan det behöva erbjuda sjukförsäkring till sina heltidsanställda och deras beroende barn, annars kan det eventuellt behöva betala en sanktionsliknande avgift enligt federala skatteregler.

Det betyder att det verkliga svaret beror på hur stor personalstyrkan är och hur många anställda som kvalificerar som heltidsanställda.

När kräver ACA försäkring?

Enligt ACA anses en arbetsgivare i allmänhet vara en ALE om den hade ett genomsnitt av minst 50 heltidsanställda, inklusive heltids-ekvivalenter, under det föregående kalenderåret.

Den gränsen är viktig eftersom ALE-statusen aktiverar reglerna om arbetsgivarens delade ansvar.

Om ett företag är en ALE måste det i allmänhet göra något av följande:

• Erbjuda minimiviktig täckning till minst 95 % av sina heltidsanställda och deras beroende barn
• Säkerställa att försäkringen är överkomlig och ger minimivärde

Om arbetsgivaren inte uppfyller dessa standarder och minst en heltidsanställd får en skattekredit för premiumsstöd via Marketplace, kan arbetsgivaren bli skyldig att betala en arbetsgivarrelaterad ansvarsbegäran.

Vad räknas som heltid?

För ACA-ändamål är en heltidsanställd i allmänhet någon som arbetar i genomsnitt 30 timmar per vecka eller 130 timmar per månad.

Detta är viktigt eftersom många arbetsgivare antar att det bara är antalet personer som spelar roll. I verkligheten kan deltidsanställda tillsammans motsvara heltids-ekvivalenter, vilket kan föra ett företag över gränsen på 50 anställda.

Om du ligger nära den gränsen behöver du ett tillförlitligt sätt att följa arbetstimmar för:

• Timanställda
• Anställda med varierande arbetstid
• Säsongsanställda
• Nyanställda vars scheman kan förändras

Noggranna uppgifter är avgörande om ditt företag så småningom kan behandlas som en ALE.

Vilken försäkring måste en ALE erbjuda?

En ALE behöver inte erbjuda varje tänkbar typ av sjukförsäkring, men om den erbjuder försäkring måste den uppfylla vissa ACA-standarder.

Minst grundläggande täckning

Planen måste uppfylla ACA:s definition av minimiviktig täckning.

Överkomlighet

Den anställdes obligatoriska kostnad för försäkring som endast gäller den egna personen måste vara överkomlig enligt IRS regler. I praktiken mäts överkomlighet mot federala safe harbor-regler snarare än mot den anställdes hushållsinkomst i varje enskilt fall.

Minimitäckning

Planen måste också ge en miniminivå av skydd. Enkelt uttryckt innebär det att arbetsgivarens plan ska täcka en meningsfull andel av förväntade sjukvårdskostnader i stället för att fungera som en mycket begränsad försäkring.

Beroende barn

Om en ALE erbjuder försäkring måste den i allmänhet också omfatta beroende barn upp till 26 års ålder.

En vanlig missuppfattning är att makar också måste omfattas. Enligt det federala arbetsgivarmandatet behandlas makar inte på samma sätt som beroende barn i detta sammanhang.

Vad händer om ditt företag har färre än 50 anställda?

Om ditt företag ligger under ALE-gränsen kräver federal lag i allmänhet inte att du erbjuder sjukförsäkring.

Det betyder inte att försäkring är en dålig idé. Många små företag erbjuder förmåner frivilligt eftersom sjukförsäkring kan hjälpa till med:

• Att locka bättre kandidater
• Att behålla anställda längre
• Att förbättra medarbetarnöjdheten
• Att bygga ett mer professionellt förmånspaket
• Att stödja en friskare och stabilare personalstyrka

För ett nytt företag är förmåner ofta en del av den bredare ersättningsstrategin. En startup med ett genomtänkt förmånspaket kan konkurrera bättre om talanger än ett högre avlönat jobb utan någon försäkring alls.

Alternativ för sjukförsäkring för små företag

Små företag som vill erbjuda försäkring har flera alternativ att överväga.

1. Gruppsjukförsäkring

En traditionell gruppförsäkring är det mest välkända alternativet. Företaget väljer en plan eller flera planer, och berättigade anställda anmäler sig via arbetsgivaren.

Det här upplägget kan fungera bra för företag som vill ha en enkel förmånsstruktur.

2. SHOP-försäkring

Small Business Health Options Program, eller SHOP, är utformat för små arbetsgivare som vill erbjuda medicinsk och tandvårdsförsäkring via Marketplace.

I allmänhet är SHOP tillgängligt för företag med 1 till 50 heltids-ekvivalenta anställda, och företaget måste ha minst en anställd utöver ägaren, maken eller ägarens eller delägarnas familjemedlemmar.

SHOP kan vara användbart för arbetsgivare som vill ha ett småföretagsanpassat alternativ och, i vissa fall, tillgång till Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRA och ersättningsarrangemang

Vissa arbetsgivare använder hälsoundersättningsarrangemang i stället för eller tillsammans med traditionell gruppförsäkring.

Två vanliga exempel är:

• ICHRA: en individual coverage HRA som kan hjälpa arbetsgivare av alla storlekar att ersätta anställda för individuella sjukförsäkringspremier, om företaget har minst en berättigad anställd som inte är ägaren eller ägarens make
• QSEHRA: en qualified small employer HRA som kan vara tillgänglig för mindre företag som inte erbjuder gruppförsäkring

Dessa verktyg kan ge flexibilitet när en full gruppförsäkring inte är det bästa alternativet.

4. Individuella försäkringar för ägare och enmansföretag

Om du är egenföretagare och inte har anställda köper du i allmänhet försäkring via den individuella Marketplace i stället för en liten företagsgruppförsäkring.

Det är ofta den enklaste vägen för enskilda firmor och självständiga grundare.

Varför erbjuder många arbetsgivare sjukförsäkring även när de inte måste?

Även om lagen inte tvingar dig att erbjuda försäkring finns det starka affärsskäl att överväga det.

Det kan förbättra rekryteringen

På konkurrensutsatta arbetsmarknader är förmåner ofta en del av beslutsunderlaget. Kandidater jämför total ersättning, inte bara lön.

Det kan förbättra personalomsättningen

Anställda är mindre benägna att sluta när de känner sig stöttade och kan få tillgång till prisvärd vård.

Det kan bidra till stabilitet på arbetsplatsen

Anställda som kan gå till läkaren, hantera kroniska tillstånd och ta itu med vanliga hälsoproblem har ofta lättare att vara produktiva.

Det kan stödja långsiktig tillväxt

Ett företag som planerar att anställa i framtiden kan använda planeringen av förmåner för att bygga en mer skalbar verksamhetsmodell.

Checklista för compliance för arbetsgivare

Om du bygger ett företag och vill ligga steget före skyldigheter kring sjukförsäkring, använd den här checklistan.

• Följ anställdas arbetstimmar noggrant
• Beräkna heltids-ekvivalenter varje år
• Avgör om ditt företag kan bli en ALE
• Bestäm om du ska erbjuda gruppförsäkring, en HRA eller ingen plan alls
• Se till att erbjudanden om försäkring dokumenteras
• Granska reglerna om överkomlighet och minimitäckning om du är en ALE
• Förbered de IRS-formulär som krävs om försäkringsregler gäller för ditt företag
• Se över din förmånsstrategi varje år i takt med att personalstyrkan förändras

Om ditt företag blir en ALE kan rapporteringsskyldigheten omfatta IRS Form 1094-C och 1095-C.

Vanliga misstag som nya arbetsgivare gör

Att förväxla antal anställda med heltids-ekvivalenter

Ett företag kan ha färre än 50 personer på lönelistan och ändå passera ALE-gränsen när deltidsarbete omräknas till heltids-ekvivalenter.

Att vänta för länge med att planera förmåner

Beslut om förmåner är enklare när de byggs in i rekryteringsplanen tidigt, inte stressas fram efter den första tillväxtvågen.

Att anta att delstatliga regler inte spelar någon roll

Federala ACA-regler är bara en del av bilden. Delstatliga försäkringslagar, lönebestämmelser, ledighetslagar och branschspecifika krav kan också påverka dina skyldigheter.

Att glömma dokumentationen

Även när försäkring är frivillig hjälper skriftliga riktlinjer och tydliga anmälningsuppgifter till att undvika förvirring längre fram.

Hur ett företagsbildningsperspektiv hjälper

Frågan om sjukförsäkring är inte bara en HR-fråga. Den är en del av samma planeringsprocess som följer med att bilda ett LLC eller ett aktiebolag, sätta upp löner och bygga ett team.

När du skapar ett företag med tillväxt i åtanke kan du fatta bättre beslut om:

• Bolagsstruktur
• Lönehantering
• Tidsplaner för rekrytering
• Budget för förmåner
• Arbetsflöden för skatt och compliance

Det är särskilt viktigt för grundare som förväntar sig att gå från ensamarbete till teambaserad verksamhet över tid.

Vanliga frågor

Måste jag erbjuda sjukförsäkring till deltidsanställda?

Vanligtvis nej. Enligt ACA:s arbetsgivarmandat gäller täckningsskyldigheten i allmänhet för heltidsanställda, inte för anställda som arbetar färre än 30 timmar per vecka.

Måste jag täcka mina anställdas makar?

Inte enligt det federala ACA-arbetsgivarmandatet. Regeln fokuserar på heltidsanställda och beroende barn.

Vad händer om mina enda arbetande personer är ägare eller familjemedlemmar?

Det företaget kvalificerar vanligtvis inte för SHOP-försäkring på samma sätt som ett företag med vanliga anställda skulle göra, och ACA:s arbetsgivarmandat fokuserar i allmänhet på anställda snarare än ägare.

Kan jag ändra min förmånsstrategi senare?

Ja. Många arbetsgivare börjar med ett upplägg och byter senare när företaget växer. Det viktiga är att gå igenom reglerna varje år och justera innan du hamnar i ett compliance-problem.

Kräver delstatliga lagar någonsin sjukförsäkring?

Vissa delstater och lokala jurisdiktioner har egna regler för anställning och försäkring. Kontrollera alltid lokala krav om ditt företag verkar utanför ett enda federalt ramverk.

Slutsats

De flesta arbetsgivare behöver inte erbjuda sjukförsäkring. Det viktigaste federala undantaget är ACA:s arbetsgivarmandat för tillämpliga stora arbetsgivare, vilket i allmänhet gäller när ett företag når i genomsnitt 50 heltidsanställda och heltids-ekvivalenter.

För mindre företag är det vanligtvis frivilligt att erbjuda försäkring, men det kan vara ett starkt verktyg för rekrytering och personalbevarande. Det rätta valet beror på din personalstyrka, budget och långsiktiga tillväxtplaner.

Om du startar ett företag nu är det klokt att tänka på sjukförsäkring innan du behöver den. Ju tidigare du planerar, desto lättare är det att förbli compliant och konkurrenskraftig när företaget växer.