การจ้างพนักงานสำหรับ LLC ของคุณ: คู่มือปฏิบัติสำหรับนายจ้างใหม่

LLC ของคุณมาถึงจุดที่การขอความช่วยเหลือจากภายนอกไม่เพียงพออีกต่อไปแล้ว บางทีความต้องการของลูกค้าอาจเพิ่มขึ้น การดำเนินงานอาจเริ่มจัดการยากขึ้น หรือคุณอาจต้องการคนที่ไว้ใจได้มาช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไป การจ้างพนักงานคนแรกถือเป็นก้าวสำคัญ แต่ก็ทำให้วิธีการดำเนินงานของ LLC เปลี่ยนไปด้วย

เมื่อคุณกลายเป็นนายจ้าง คุณจะต้องรับผิดชอบเรื่องเงินเดือน การหักภาษี เอกสารสำหรับพนักงานใหม่ กฎหมายแรงงาน ประกันค่าชดเชยแรงงาน และการเก็บบันทึกอย่างต่อเนื่อง กระบวนการนี้จัดการได้ แต่จะง่ายกว่ามากหากคุณเข้าใจขั้นตอนต่าง ๆ ก่อนยื่นข้อเสนอ

คู่มือนี้จะอธิบายสิ่งจำเป็นเกี่ยวกับการจ้างพนักงานสำหรับ LLC รวมถึงวิธีจำแนกคนทำงานให้ถูกต้อง สิ่งที่ควรเตรียมก่อนเริ่ม onboarding และวิธีรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดหลังจากจ้างคนแรกแล้ว

ทำไมการจ้างงานจึงเปลี่ยนทุกอย่างสำหรับ LLC

LLC มีความยืดหยุ่น แต่การจ้างพนักงานจะเพิ่มภาระด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดอีกชั้นหนึ่ง เมื่อคุณจ่ายค่าจ้างให้กับคนทำงานที่ตามกฎหมายถือเป็นพนักงาน คุณโดยทั่วไปจะต้องทำสิ่งต่อไปนี้:

• ลงทะเบียนเป็นนายจ้างทั้งในระดับรัฐบาลกลางและระดับรัฐ
• ดำเนินการจ่ายเงินเดือนและหักภาษีที่กำหนด
• จ่ายส่วนภาษีเงินเดือนที่นายจ้างต้องรับผิดชอบ
• จัดทำประกันค่าชดเชยแรงงานในรัฐที่กำหนด
• รายงานการจ้างพนักงานใหม่ต่อหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง
• เก็บรักษาบันทึกและแบบฟอร์มการจ้างงาน

นี่เป็นเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างมากจากการจ่ายเงินให้ผู้รับจ้างสำหรับโปรเจกต์ หรือการจ่ายค่าตอบแทนให้เจ้าของสมาชิกภายใต้โครงสร้างภาษีแบบส่งผ่าน หากตั้งค่าไม่ถูกต้อง อาจนำไปสู่ภาระภาษี เบี้ยปรับ และปัญหาการจำแนกสถานะในภายหลัง

พนักงานกับผู้รับจ้างอิสระ

ก่อนจ้างงาน สิ่งสำคัญคือการตัดสินใจว่าบุคคลที่คุณต้องการรับเข้ามานั้นเป็นพนักงานจริงหรือเป็นผู้รับจ้างอิสระ ความแตกต่างนี้สำคัญ เพราะ IRS และหน่วยงานของรัฐจะพิจารณาจากวิธีการทำงาน ไม่ใช่แค่ข้อความในสัญญา

โดยทั่วไป พนักงานจะเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานต่อเนื่องของคุณ พวกเขาอาจทำงานตามตารางเวลาของคุณ ใช้ระบบของคุณ รายงานต่อผู้บริหาร และได้รับคำสั่งเกี่ยวกับวิธีทำงาน ส่วนผู้รับจ้างมักควบคุมตารางเวลาของตนเอง ใช้เครื่องมือของตนเอง และรับงานตามโปรเจกต์หรือผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง

ผู้รับจ้างมักเหมาะกว่าเมื่อเป็นงานเฉพาะทาง งานชั่วคราว หรืออยู่นอกเหนือจากงานประจำวันตามปกติของคุณ ส่วนพนักงานมักเป็นตัวเลือกที่เหมาะเมื่อคุณต้องการคนที่ผูกอยู่กับธุรกิจอย่างใกล้ชิด

สัญญาณว่าคนทำงานอาจเป็นพนักงาน

คนทำงานอาจมีลักษณะเป็นพนักงานมากกว่า หากพวกเขา:

• ทำงานตามตารางเวลาของคุณ
• ทำงานที่เป็นแกนหลักของธุรกิจคุณ
• ได้รับการฝึกอบรมหรือการกำกับดูแลจากคุณ
• ใช้อุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ หรือเครื่องมือที่คุณจัดให้
• ได้รับค่าจ้างเป็นประจำ ไม่ใช่ตามโปรเจกต์
• คาดว่าจะทำงานกับธุรกิจต่อเนื่องในระยะยาว

สัญญาณว่าคนทำงานอาจเป็นผู้รับจ้างอิสระ

คนทำงานอาจมีลักษณะเป็นผู้รับจ้างมากกว่า หากพวกเขา:

• ควบคุมวิธีและเวลาที่ทำงานด้วยตนเอง
• จัดหาอุปกรณ์หรือวิธีการทำงานของตนเอง
• รับงานจากหลายลูกค้า
• ออกใบแจ้งหนี้สำหรับงานที่เสร็จแล้ว
• มีธุรกิจของตนเองแยกต่างหาก

การจำแนกคนทำงานผิดประเภทอาจนำไปสู่ภาษีเงินเดือนที่ยังไม่ได้ชำระ เบี้ยปรับ และข้อพิพาททางกฎหมาย เมื่อไม่แน่ใจ ควรตรวจสอบข้อเท็จจริงอย่างรอบคอบก่อนตัดสินใจจำแนกสถานะ

เจ้าของ LLC เป็นพนักงานได้หรือไม่?

เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่ LLC ถูกจัดเก็บภาษี

ภายใต้การจัดเก็บภาษีแบบปกติ สมาชิกของ LLC โดยทั่วไปจะไม่ถือเป็นพนักงานของธุรกิจ รายได้มักส่งผ่านไปยังเจ้าของ และค่าตอบแทนของเจ้าของจะเป็นไปตามกฎที่ใช้กับการจัดเก็บภาษีของ LLC

หาก LLC เลือกเสียภาษีแบบบริษัท สมาชิกเจ้าของบางรายที่ทำงานให้บริษัทอย่างจริงจังอาจต้องถูกปฏิบัติเป็นพนักงานและรับค่าจ้างผ่านระบบเงินเดือน รายละเอียดอาจแตกต่างกันได้ ดังนั้นควรยืนยันโครงสร้างภาษีก่อนเริ่มจ่ายค่าตอบแทนให้เจ้าของในฐานะพนักงาน

สิ่งที่ควรเตรียมก่อนจ้างงาน

การจ้างงานจะง่ายขึ้นมากหากคุณจัดการการตั้งค่าฝั่งนายจ้างไว้ก่อน เริ่มจากให้แน่ใจว่าสิ่งพื้นฐานต่อไปนี้พร้อมแล้วก่อนที่พนักงานจะเริ่มงาน

1. ขอเลข EIN

หาก LLC ของคุณยังไม่มี Employer Identification Number คุณจะต้องมีเลขนี้เพื่อจ้างพนักงาน เปิดบัญชีเงินเดือน และยื่นแบบภาษีบางประเภท EIN ทำหน้าที่เป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของธุรกิจสำหรับวัตถุประสงค์ด้านการจ้างงาน

2. ลงทะเบียนบัญชีแรงงานของรัฐ

นายจ้างส่วนใหญ่ต้องลงทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐหนึ่งหรือหลายแห่งสำหรับประกันการว่างงานและการหักภาษีเงินเดือน ข้อกำหนดการลงทะเบียนที่แน่นอนขึ้นอยู่กับรัฐที่ธุรกิจดำเนินงานและที่ที่พนักงานทำงาน

3. จัดทำประกันค่าชดเชยแรงงาน

หลายรัฐกำหนดให้ต้องมีประกันค่าชดเชยแรงงานทันทีที่คุณจ้างพนักงานคนแรก ประกันนี้ช่วยจ่ายค่ารักษาพยาบาลและค่าชดเชยรายได้หากคนงานบาดเจ็บจากการทำงาน ข้อกำหนดแตกต่างกันไปตามรัฐ จึงควรตรวจสอบกฎที่ใช้กับพื้นที่ของคุณก่อนเริ่ม onboarding

4. ตั้งค่าระบบเงินเดือน

เงินเดือนไม่ได้หมายถึงแค่การเขียนเช็คเท่านั้น แต่รวมถึง:

• การกำหนดความถี่ในการจ่ายเงิน
• การคำนวณค่าจ้างรวม
• การหักภาษีที่กำหนด
• การจ่ายภาษีส่วนของนายจ้าง
• การนำส่งภาษีตามกำหนดเวลา
• การออกสลิปเงินเดือนและแบบฟอร์มค่าจ้างประจำปี

นายจ้าง LLC รายใหม่จำนวนมากใช้ซอฟต์แวร์เงินเดือนหรือผู้ให้บริการด้านเงินเดือนเพื่อลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและเพิ่มความแม่นยำ

5. เตรียมแบบฟอร์มและนโยบายที่จำเป็น

พนักงานใหม่ทุกคนควรกรอกเอกสารที่จำเป็นสำหรับการเริ่มงานอย่างถูกต้องตามกฎหมาย คุณอาจต้องมีคู่มือพนักงาน จดหมายเสนอจ้าง รายละเอียดงาน และนโยบายเรื่องความลับหรือการใช้อุปกรณ์ ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนทีละขั้น: วิธีจ้างพนักงานคนแรก

การจ้างพนักงานจะง่ายขึ้นเมื่อคุณแบ่งเป็นขั้นตอนที่ชัดเจน

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดตำแหน่งงาน

เริ่มจากกำหนดให้ชัดว่าคุณต้องการอะไร เขียนรายละเอียดงานที่ครอบคลุม:

• หน้าที่หลัก
• ประสบการณ์หรือคุณสมบัติที่ต้องการ
• ตารางเวลาหรือจำนวนชั่วโมง
• ช่วงค่าจ้าง
• โครงสร้างการรายงาน
• ตำแหน่งเป็นแบบรีโมต ไฮบริด หรือทำงานที่สถานที่จริง

การกำหนดบทบาทอย่างชัดเจนช่วยให้คุณดึงดูดผู้สมัครที่เหมาะสมกว่า และลดความสับสนในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 2: ตัดสินใจว่าจะเติมตำแหน่งอย่างไร

คุณสามารถประกาศรับสมัครบนเว็บไซต์ของคุณ ใช้เว็บไซต์หางาน อาศัยการแนะนำ หรือทำงานร่วมกับผู้สรรหาบุคลากร ยิ่งรายละเอียดในประกาศงานชัดเจนมากเท่าไร การคัดกรองผู้สมัครก็ยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: คัดกรองผู้สมัครอย่างรอบคอบ

ทบทวนใบสมัคร สัมภาษณ์ และตรวจสอบว่าผู้สมัครแต่ละคนมีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกาอย่างถูกกฎหมายหรือไม่ ให้กระบวนการคัดเลือกของคุณมีความสม่ำเสมอและบันทึกเหตุผลในการตัดสินใจจ้างงานไว้

ขั้นตอนที่ 4: ออกข้อเสนอแบบมีเงื่อนไข

เมื่อคุณเลือกผู้สมัครได้แล้ว ให้ออกข้อเสนอเป็นลายลักษณ์อักษรที่อธิบายข้อมูลพื้นฐานของงาน:

• ตำแหน่งงาน
• วันเริ่มงาน
• ค่าตอบแทน
• ตารางการทำงาน
• สวัสดิการหรือเงื่อนไขทดลองงาน หากมี
• เงื่อนไขใด ๆ ที่ต้องทำให้ครบก่อนวันแรก

ขั้นตอนที่ 5: ทำเอกสาร onboarding ให้เสร็จ

ก่อนที่พนักงานจะเริ่มงาน ให้เก็บแบบฟอร์มและเอกสารที่จำเป็นสำหรับเงินเดือนและการยืนยันสิทธิ์การทำงาน เอกสาร onboarding ที่พบบ่อย ได้แก่:

• แบบฟอร์ม I-9 สำหรับการยืนยันสิทธิ์การจ้างงาน
• แบบฟอร์ม W-4 สำหรับการหักภาษีรัฐบาลกลาง
• แบบฟอร์มหักภาษีของรัฐ หากมี
• หนังสืออนุญาตโอนเงินเข้าบัญชีโดยตรง
• ข้อมูลผู้ติดต่อฉุกเฉิน
• การรับทราบนโยบายต่าง ๆ

คุณควรจัดเก็บเอกสารเหล่านี้อย่างเป็นระเบียบและแยกจากเอกสารธุรกิจทั่วไป

ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มพนักงานเข้าในระบบเงินเดือน

เมื่อจำแนกสถานะของคนทำงานถูกต้องและเอกสาร onboarding ครบแล้ว ให้เพิ่มพวกเขาเข้าสู่ระบบเงินเดือน ตรวจสอบ:

• อัตราค่าจ้าง
• ตารางการจ่ายเงิน
• ตัวเลือกการหักภาษี
• สวัสดิการ หากมี
• กฎการทำงานล่วงเวลา หากเกี่ยวข้อง

ต้องแน่ใจว่าระบบเงินเดือนตั้งค่าเรียบร้อยก่อนที่พนักงานจะเริ่มวันแรกของการทำงาน

ขั้นตอนที่ 7: รายงานการจ้างงานใหม่และรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด

โดยทั่วไปนายจ้างต้องรายงานการจ้างงานใหม่ต่อรัฐ บางอุตสาหกรรมและบางรัฐอาจมีขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพิ่มเติม เช่น การแจ้งเตือน ป้ายประกาศ การอบรมความปลอดภัย หรือการเปิดเผยข้อมูลด้านค่าจ้าง

ความรับผิดชอบด้านเงินเดือนและภาษีของนายจ้าง LLC

การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเงินเดือนเป็นหนึ่งในความเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่ที่สุดเมื่อมีการจ้างงาน

ในฐานะนายจ้าง คุณโดยทั่วไปต้องรับผิดชอบในการหักและนำส่งภาษี รวมถึงภาษีเงินได้รัฐบาลกลางและภาษีเงินเดือนของพนักงาน คุณอาจต้องจ่ายภาษี Social Security และ Medicare ในส่วนของนายจ้าง รวมถึงภาษีว่างงานของรัฐและภาษีหัก ณ ที่จ่ายของรัฐที่เกี่ยวข้อง

นั่นหมายความว่า LLC ของคุณต้องรู้:

• ภาษีใดบ้างที่ใช้ในรัฐของคุณ
• ต้องนำส่งภาษีบ่อยแค่ไหน
• ต้องยื่นแบบฟอร์มใดเป็นรายไตรมาสหรือรายปี
• วิธีออกแบบฟอร์มค่าจ้างปลายปีให้พนักงาน

แนวทางที่ดีที่สุดคือบูรณาการเรื่องเงินเดือนเข้ากับการดำเนินงานตั้งแต่วันแรก การนำส่งล่าช้า การหักภาษีผิด หรือการยื่นแบบไม่ครบอาจทำให้มีค่าใช้จ่ายสูงได้อย่างรวดเร็ว

แบบฟอร์มและบันทึกที่จำเป็น

การเก็บบันทึกที่ดีช่วยปกป้องทั้งธุรกิจและพนักงาน เก็บสำเนาเอกสารต่อไปนี้ไว้ในระบบที่ปลอดภัย:

• จดหมายเสนอจ้าง
• รายละเอียดงาน
• เอกสารการจ้างงานที่กรอกเสร็จ
• บันทึกเงินเดือน
• แบบฟอร์มภาษี
• บันทึกผลการปฏิบัติงาน
• หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงค่าจ้าง
• บันทึกการเลิกจ้าง หากมี

หากคุณจัดเก็บเอกสารพนักงานแบบดิจิทัล ให้จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงและสำรองข้อมูลไว้ เอกสารบางประเภท เช่น ข้อมูลทางการแพทย์และแบบฟอร์ม I-9 ควรเก็บแยกจากแฟ้มพนักงานหลัก

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยของนายจ้าง LLC มือใหม่

นายจ้างที่จ้างครั้งแรกมักเจอปัญหาเดิม ๆ ที่หลีกเลี่ยงได้

ปฏิบัติต่อผู้รับจ้างเหมือนเป็นพนักงาน

ถ้าคนทำงานกำลังทำหน้าที่เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ การเรียกเขาว่าเป็นผู้รับจ้างไม่ได้ทำให้ภาระด้านเงินเดือนหายไป การจำแนกสถานะควรสอดคล้องกับความสัมพันธ์ในการทำงานจริง

รอจนช้าเกินไปกว่าจะตั้งค่าเงินเดือน

ควรเตรียมระบบเงินเดือนให้พร้อมก่อนที่พนักงานจะเริ่มงาน หากรอจนหลังจากถึงกำหนดจ่ายเงินงวดแรก คุณอาจสร้างปัญหาเรื่องภาษีและกำหนดเวลาได้ทันที

มองข้ามกฎเฉพาะของรัฐ

กฎหมายการจ้างงานไม่ได้เหมือนกันทุกที่ กฎหมายค่าจ้าง ข้อกำหนดประกัน กฎการหักภาษี และข้อกำหนดการแจ้งเตือนอาจแตกต่างกันไปตามรัฐ

ข้ามการเก็บบันทึก

แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็ต้องมีไฟล์ที่เป็นระบบ หากคุณไม่สามารถแสดงได้ว่าจ่ายอะไร จ่ายเมื่อไร และจัดประเภทคนทำงานอย่างไร คุณก็มีปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดรออยู่

ลืมต้นทุนของนายจ้าง

พนักงานมีต้นทุนมากกว่าเงินเดือน ควรเผื่อภาษี ประกันค่าชดเชยแรงงาน ซอฟต์แวร์ สวัสดิการ และเวลาทางธุรการไว้ด้วย

Zenind ช่วยให้ LLC ของคุณเป็นระเบียบได้อย่างไร

การจ้างพนักงานคนแรกจะง่ายขึ้นเมื่อโครงสร้างการจัดตั้งบริษัทและระบบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณพร้อมอยู่แล้ว Zenind ช่วยเจ้าของธุรกิจจัดการขั้นตอนพื้นฐานที่รองรับการเติบโต รวมถึงบริการจัดตั้งบริษัทและการสนับสนุนด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง

หาก LLC ของคุณกำลังเตรียมขยายกิจการ Zenind สามารถช่วยให้คุณจัดการเรื่องต่าง ๆ ได้เป็นระเบียบ เพื่อให้คุณโฟกัสกับกระบวนการจ้างงานโดยไม่ถูกภาระงานธุรการถาโถม นั่นสำคัญมากเมื่อคุณต้องการขยายธุรกิจอย่างมีความรับผิดชอบและเดินหน้าอย่างมั่นคง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจ้างพนักงานสำหรับ LLC

ต้องมี EIN ก่อนจ้างพนักงานหรือไม่?

ใช่ หาก LLC ของคุณมีแผนจะจ้างพนักงาน โดยทั่วไปคุณจะต้องมี EIN สำหรับเงินเดือนและการรายงานภาษี

ฉันสามารถจ่ายคนหนึ่งในฐานะผู้รับจ้างก่อน แล้วค่อยเปลี่ยนเป็นพนักงานภายหลังได้หรือไม่?

อาจทำได้ แต่ความสัมพันธ์ในการทำงานต้องเปลี่ยนไปจริง ๆ หากคนทำงานยังทำงานในลักษณะของพนักงานภายใต้การกำกับของคุณ การจำแนกสถานะอาจต้องเปลี่ยนก่อนเริ่มข้อตกลง

LLC ทุกแห่งต้องมีประกันค่าชดเชยแรงงานหรือไม่?

ข้อกำหนดขึ้นอยู่กับรัฐ และบางครั้งขึ้นอยู่กับขนาดหรือประเภทของธุรกิจ LLC จำนวนมากต้องมีความคุ้มครองทันทีที่จ้างพนักงาน แต่กฎไม่ได้เหมือนกันทุกที่

พนักงานใหม่มักต้องกรอกแบบฟอร์มอะไรบ้าง?

พนักงานใหม่ส่วนใหญ่จะกรอกแบบฟอร์มยืนยันสิทธิ์การทำงานและแบบฟอร์มหักภาษี รวมถึงแบบฟอร์มของรัฐ เอกสารตั้งค่าเงินเดือน และการรับทราบนโยบายของบริษัท

ซอฟต์แวร์เงินเดือนคุ้มค่าสำหรับ LLC ขนาดเล็กหรือไม่?

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก คุ้มค่า ซอฟต์แวร์เงินเดือนช่วยลดข้อผิดพลาดที่ต้องทำด้วยตนเอง ทำให้คำนวณภาษีอัตโนมัติ และช่วยให้การยื่นเอกสารเป็นไปตามกำหนด

สรุปท้ายเรื่อง

การจ้างพนักงานสำหรับ LLC เป็นสัญญาณของการเติบโต แต่ก็เพิ่มความรับผิดชอบใหม่ ๆ ที่ต้องจัดการอย่างรอบคอบ ก่อนรับคนเข้ามาทำงาน ให้แน่ใจว่าคุณจำแนกสถานะคนทำงานถูกต้อง ตั้งค่าบัญชีนายจ้างไว้แล้ว กระบวนการเงินเดือนพร้อมใช้งาน และบันทึกต่าง ๆ ถูกจัดระเบียบดี

กระบวนการจ้างงานที่รอบคอบช่วยปกป้องธุรกิจ สนับสนุนทีมของคุณ และสร้างรากฐานที่แข็งแรงขึ้นสำหรับการเติบโตในระยะยาว