Наемане на служители за вашето LLC: Практическо ръководство за нови работодатели

Вашето LLC е достигнало етап, в който помощ отвън вече не е достатъчна. Може би търсенето на клиентите расте, операциите стават по-трудни за управление или просто ви е нужна надеждна подкрепа, за да движите бизнеса напред. Наемането на първия ви служител е важен етап, но то също така променя начина, по който функционира вашето LLC.

След като станете работодател, вие носите отговорност за ведомости за заплати, удържане на данъци, документи за новоназначени, трудово законодателство, застраховка при трудова злополука и текущо водене на записи. Процесът е управляем, но само ако разбирате стъпките, преди да направите оферта.

Това ръководство разглежда основите на наемането на служители за LLC, включително как правилно да класифицирате работниците, какво да подготвите преди въвеждането им в работа и как да останете в съответствие с изискванията след първото наемане.

Защо наемането променя всичко за едно LLC

LLC е гъвкаво, но наемането на служители добавя нов слой от изисквания за съответствие. Когато изплащате възнаграждения на работници, които по закон са служители, обикновено трябва да направите следното:

• Да се регистрирате като работодател на федерално и щатско ниво
• Да управлявате ведомости за заплати и да удържате изискуемите данъци
• Да плащате работодателската част от данъците върху заплатите
• Да осигурите застраховка при трудова злополука, когато това се изисква
• Да докладвате новоназначените служители пред съответната щатска агенция
• Да поддържате трудови досиета и формуляри

Това е съвсем различен процес от плащане на изпълнител за проект или възнаграждаване на собственик-член по структура на облагане тип pass-through. Неправилната настройка може по-късно да доведе до данъчни рискове, санкции и проблеми с класификацията.

Служител срещу независим изпълнител

Преди да наемете, е важно да решите дали човекът, когото искате да привлечете, наистина е служител или независим изпълнител. Разликата е важна, защото IRS и щатските агенции гледат как се изпълнява работата, а не само какво пише в договора.

По принцип служителите са част от текущите ви операции. Те могат да работят по ваш график, да използват вашите системи, да се отчитат пред ръководството и да получават указания как да се изпълнява работата. Изпълнителите обикновено контролират собствения си график, използват собствените си инструменти и се наемат за конкретен проект или резултат.

Изпълнител често е по-подходящ, когато работата е специализирана, временна или извън ежедневните ви дейности. Служителят обикновено е правилният избор, когато ви трябва човек, който е интегриран в бизнеса.

Признаци, че работникът може да е служител

Работникът може да прилича повече на служител, ако:

• Работи по ваш график
• Изпълнява задачи, които са основни за вашия бизнес
• Получава обучение или надзор от вас
• Използва оборудване, софтуер или инструменти, които вие предоставяте
• Получава заплащане редовно, а не на проект
• Очаква се да продължи да работи за бизнеса във времето

Признаци, че работникът може да е независим изпълнител

Работникът може да прилича повече на изпълнител, ако:

• Контролира как и кога завършва работата
• Осигурява собствено оборудване или методи
• Работи с няколко клиента
• Ви издава фактури за завършени проекти
• Поддържа собствен отделен бизнес

Неправилната класификация на работниците може да доведе до неплатени данъци върху заплатите, санкции и правни спорове. Когато се съмнявате, прегледайте внимателно фактите, преди да вземете решение за класификация.

Може ли собственик на LLC да бъде служител?

Това зависи от това как е облагано LLC.

При стандартното данъчно третиране членовете на LLC обикновено не се считат за служители на бизнеса. Печалбите обикновено преминават към собствениците, а възнаграждението на собственика следва правилата, които се прилагат според данъчната класификация на LLC.

Ако LLC избере да се облага като корпорация, някои членове-собственици, които активно извършват услуги за компанията, може да трябва да бъдат третирани като служители и да получават възнаграждение чрез ведомост. Подробностите могат да варират, така че е разумно да потвърдите данъчната настройка, преди да започнете да компенсирате собственици-работници като служители.

Какво да подготвите преди да наемете

Наемането става много по-лесно, ако първо подготвите работодателската страна. Преди служителят да започне работа, уверете се, че следните основни елементи са налице.

1. Вземете EIN

Ако вашето LLC все още няма Employer Identification Number, ще ви трябва такъв, за да наемате служители, да откривате акаунти за заплати и да подавате определени данъчни формуляри. EIN служи като данъчен идентификационен номер на бизнеса за целите на заетостта.

2. Регистрирайте се за щатски трудови акаунти

Повечето работодатели трябва да се регистрират в една или повече щатски агенции за осигуряване за безработица и удържане на данъци върху заплатите. Точните изисквания зависят от щата, в който оперира бизнесът ви, и от мястото, където работят служителите ви.

3. Осигурете покритие за трудова злополука

Много щати изискват застраховка при трудова злополука веднага щом наемете първия си служител. Това покритие помага за покриване на медицински разходи и компенсация на доход, ако работник бъде наранен на работното място. Изискванията се различават според щата, затова проверете правилата, които важат за вашето местоположение, преди да започне въвеждането в работа.

4. Настройте ведомостта за заплати

Ведомостта за заплати е нещо повече от издаване на чекове. Тя включва:

• Определяне на честотата на плащане
• Изчисляване на брутното възнаграждение
• Удържане на изискуеми данъци
• Плащане на работодателската част от данъците върху заплатите
• Превеждане на данъците по график
• Издаване на фишове за заплата и годишни формуляри за възнаграждение

Много нови работодатели в LLC използват софтуер за ведомости или доставчик на payroll услуги, за да намалят ръчната работа и да подобрят точността.

5. Подгответе необходимите формуляри и политики

Всеки нов служител трябва да попълни документите, необходими за законно въвеждане в работа. Може също да ви е нужен наръчник за служители, оферта за работа, длъжностна характеристика и политики за конфиденциалност или използване на оборудване в зависимост от бизнеса ви.

Стъпка по стъпка: Как да наемете първия си служител

Наемането на служители е по-лесно, когато го разделите на ясни етапи.

Стъпка 1: Определете ролята

Започнете, като решите точно какво ви е необходимо. Напишете длъжностна характеристика, която включва:

• Основни отговорности
• Необходим опит или квалификации
• График или работни часове
• Диапазон на заплащане
• Структура на отчитане
• Дали позицията е дистанционна, хибридна или на място

Ясното определяне на ролята ви помага да привлечете по-добри кандидати и да избегнете объркване по-късно.

Стъпка 2: Решете как ще бъде заета позицията

Можете да публикувате ролята на вашия уебсайт, да използвате сайтове за работа, да разчитате на препоръки или да работите с рекрутър. Колкото по-конкретна е длъжностната характеристика, толкова по-лесно е да се подберат кандидатите ефективно.

Стъпка 3: Подбирайте кандидатите внимателно

Прегледайте кандидатурите, провеждайте интервюта и проверете дали всеки кандидат е законно упълномощен да работи в Съединените щати. Поддържайте процеса на подбор последователен и документирайте причините за решението си за наемане.

Стъпка 4: Направете условна оферта

След като изберете кандидат, отправете писмена оферта, която обяснява основните параметри на работата:

• Длъжност
• Дата на започване
• Възнаграждение
• Работен график
• Всички придобивки или пробни условия
• Всички условия, които трябва да бъдат изпълнени преди първия ден

Стъпка 5: Завършете документите за въвеждане в работа

Преди служителят да започне работа, съберете формулярите и документите, необходими за ведомостта и проверката на правото на работа. Обичайните елементи при onboarding включват:

• Формуляр I-9 за проверка на право на заетост
• Формуляр W-4 за федерално удържане
• Щатски формуляри за удържане, ако са приложими
• Разрешение за директен депозит
• Данни за спешен контакт
• Подтвърждения за политики

Трябва да съхранявате тези записи организирано и отделно от общата бизнес документация.

Стъпка 6: Добавете служителя към ведомостта

След като работникът е правилно класифициран и документите за въвеждане са завършени, добавете го към ведомостта. Потвърдете:

• Ставка на заплащане
• График на плащане
• Избор на данъчно удържане
• Придобивки, ако се предлагат
• Правила за извънреден труд, ако са приложими

Уверете се, че ведомостта е конфигурирана, преди служителят да започне първия си работен ден.

Стъпка 7: Докладвайте новоназначените и поддържайте съответствие

Работодателите по правило са длъжни да докладват новите наемания на щата. Някои индустрии и щати имат допълнителни стъпки за съответствие, включително уведомления, плакати, обучения за безопасност или разкрития, свързани със заплащането.

Отговорности за ведомост и данъци за LLC работодатели

Съответствието при ведомостите е една от най-големите промени, които идват с наемането.

Като работодател обикновено носите отговорност за удържане и превеждане на данъци, включително федерален данък върху дохода и данъци върху заплатите на служителите. Може също да се наложи да плащате работодателската част от данъците за Social Security и Medicare, както и щатски данък за безработица и всички приложими щатски удръжки.

Това означава, че вашето LLC трябва да знае:

• Кои данъци се прилагат във вашия щат
• Колко често трябва да се правят вноските
• Кои формуляри трябва да се подават тримесечно или годишно
• Как да издавате годишни формуляри за възнаграждение на служителите

Най-добрият подход е да включите ведомостта в операциите си от първия ден. Закъснели вноски, неправилно удържане или пропуснати декларации могат бързо да станат скъпи.

Необходими формуляри и записи

Доброто водене на документация защитава както бизнеса, така и служителя. Съхранявайте копия на следното в защитена система:

• Оферти за работа
• Длъжностни характеристики
• Попълнени документи за наемане
• Записи от ведомостта
• Данъчни формуляри
• Оценки на представянето
• Известия за промени във възнаграждението
• Документи за прекратяване, ако е приложимо

Ако съхранявате служебните документи дигитално, уверете се, че достъпът е ограничен и записите са архивирани. Някои документи, като медицинска информация и формуляри I-9, трябва да се съхраняват отделно от основното лично досие.

Често срещани грешки, които новите LLC работодатели допускат

Много работодатели за първи път се сблъскват със сходни, избежими проблеми.

Третиране на изпълнител като служител

Ако работникът на практика функционира като част от бизнеса, етикетирането му като изпълнител не премахва задълженията за ведомост. Класификацията трябва да съответства на действителните работни отношения.

Твърде късно настройване на ведомостта

Ведомостта трябва да е готова преди служителят да започне. Ако изчакате след като първата заплата стане дължима, можете веднага да създадете данъчни и времеви проблеми.

Пренебрегване на щатските правила

Трудовото законодателство не е едно и също навсякъде. Правилата за минимално възнаграждение, застраховка, удържане и уведомяване могат да се различават според щата.

Пропускане на воденето на записи

Дори малките бизнеси се нуждаят от организирани досиета. Ако не можете да покажете какво сте платили, кога сте платили и как е бил класифициран работникът, имате проблем със съответствието, който чака да се появи.

Забравяне на работодателската цена на наемането

Служителят струва повече от само заплатата. Предвидете данъци, застраховка при трудова злополука, софтуер, придобивки и административно време.

Как Zenind може да помогне на вашето LLC да остане организирано

Наемането на първия ви служител е по-лесно, когато системите ви за учредяване и съответствие вече са подредени. Zenind помага на собствениците на бизнес да управляват основните стъпки, които подпомагат растежа, включително услуги по учредяване и постоянна подкрепа за съответствие.

Ако вашето LLC се подготвя за разширяване, Zenind може да ви помогне да останете организирани, за да можете да се фокусирате върху самия процес на наемане, вместо да затъвате в административни задачи. Това е важно, когато се опитвате да растете отговорно и да държите бизнеса си на правилния път.

Често задавани въпроси за наемането на служители за LLC

Нужен ли ми е EIN, преди да наема служители?

Да. Ако вашето LLC планира да наема служители, обикновено ще ви трябва EIN за ведомост и данъчно отчитане.

Мога ли първо да плащам на някого като изпълнител и да го прехвърля по-късно?

Възможно е, но работните отношения действително трябва да се променят. Ако работникът продължава да извършва работа, характерна за служител, под ваш контрол, класификацията може да трябва да се промени още преди започването на договора.

Всички LLC ли се нуждаят от застраховка при трудова злополука?

Изискванията зависят от щата и понякога от размера или вида на бизнеса. Много LLC се нуждаят от покритие веднага щом наемат служители, но правилото не е еднакво навсякъде.

Какви формуляри обикновено попълва нов служител?

Повечето нови служители попълват формуляри за проверка на правото на работа и данъчно удържане, както и всички щатски формуляри, документи за настройка на ведомостта и потвърждения на компанията.

Струва ли си да използвам софтуер за ведомост за малко LLC?

За много малки бизнеси - да. Софтуерът за ведомост може да намали ръчните грешки, да автоматизира изчисленията на данъците и да помогне подаванията да останат по график.

Заключителни мисли

Наемането на служители за вашето LLC е знак за растеж, но също така въвежда нови отговорности, които трябва да се управляват внимателно. Преди да привлечете някого към екипа, уверете се, че класификацията на работника е правилна, че работодателските ви акаунти са настроени, че процесът ви за ведомост е готов и че записите ви са организирани.

Обмисленият процес на наемане защитава бизнеса ви, подкрепя екипа ви и създава по-силна основа за дългосрочен растеж.