LLC үшін қызметкерлерді жалдау: жаңа жұмыс берушілерге арналған практикалық нұсқаулық

Сіздің LLC-іңіз сыртқы көмектің өзі жеткіліксіз болатын деңгейге жетті. Мүмкін, клиенттік сұраныс өсіп жатқан шығар, операцияларды басқару қиындай түскен шығар немесе бизнестің алға жылжуын қамтамасыз ету үшін сенімді қолдау қажет болар. Алғашқы қызметкерді жалдау - маңызды кезең, бірақ ол сонымен бірге LLC-іңіздің жұмыс істеу тәртібін өзгертеді.

Жұмыс беруші болғаннан кейін сіз еңбекақы төлеу, салықтарды ұстап қалу, жаңа қызметкерге қатысты құжаттар, еңбек заңдары, өндірістегі жарақаттан сақтандыру және тұрақты құжат жүргізу үшін жауапты боласыз. Бұл үдеріс басқаруға болады, бірақ ұсыныс жасамас бұрын қадамдарды түсініп алған жағдайда ғана.

Бұл нұсқаулық LLC үшін қызметкерлерді жалдаудың негізгі мәселелерін түсіндіреді: жұмысшыларды дұрыс жіктеу, алғашқы қызметкерді қабылдауға дейін не дайындау керек және алғашқы жалдаудан кейін қалай талаптарға сай болу керек.

Қызметкер жалдау LLC үшін неліктен бәрін өзгертеді

LLC икемді құрылым болғанымен, қызметкерді жалдау оған жаңа сәйкестік деңгейін қосады. Егер сіз заңды түрде қызметкер болып саналатын адамдарға жалақы төлесеңіз, әдетте төмендегілердің барлығын орындауыңыз қажет:

• Федералдық және штат деңгейінде жұмыс беруші ретінде тіркелу
• Еңбекақы төлеуді жүргізу және қажетті салықтарды ұстап қалу
• Еңбекақы салығының жұмыс беруші үлесін төлеу
• Қажет болған жерде өндірістегі жарақаттан сақтандыруды рәсімдеу
• Жаңа қызметкерлер туралы тиісті штат органына хабарлау
• Жұмыспен қамтуға қатысты құжаттар мен формаларды сақтау

Бұл - жобалық жұмыс үшін мердігерге төлем жасау немесе pass-through салық құрылымы бойынша иелік етуші мүшеге ақы төлеуден мүлде бөлек үдеріс. Қате құрылым кейіннен салықтық тәуекелге, айыппұлдарға және жіктеу мәселелеріне әкелуі мүмкін.

Қызметкер мен тәуелсіз мердігер

Жұмысқа алар алдында, сіз тартқыңыз келетін адам шынымен қызметкер ме, әлде тәуелсіз мердігер ме - соны анықтау маңызды. Бұл айырмашылық мәнді, өйткені IRS және штат органдары тек шартта не жазылғанын емес, жұмыстың қалай орындалатынын қарайды.

Жалпы алғанда, қызметкерлер сіздің тұрақты операцияларыңыздың бір бөлігі болып саналады. Олар сіздің кестеңізбен жұмыс істей алады, жүйелеріңізді пайдаланады, басшылыққа бағынады және жұмыстың қалай орындалатыны туралы нұсқау алады. Мердігерлер әдетте өз кестесін өздері басқарады, өз құралдарын пайдаланады және нақты бір жобаға немесе нәтижеге тартылады.

Жұмыс мамандандырылған, уақытша немесе сіздің күнделікті негізгі қызметіңізден тыс болғанда, мердігер тиімдірек таңдау болуы мүмкін. Ал бизнестің ішіне толық кіріктірілген адам қажет болса, қызметкер дұрыс нұсқа болады.

Жұмысшы қызметкер болуы мүмкін екенін көрсететін белгілер

Егер жұмысшы төмендегілерді жасаса, ол қызметкерге көбірек ұқсауы мүмкін:

• Сіздің кестеңізбен жұмыс істесе
• Сіздің бизнесіңіз үшін негізгі міндеттерді атқарса
• Сізден оқыту немесе қадағалау алса
• Сіз беретін жабдықты, бағдарламалық жасақтаманы немесе құралдарды пайдаланса
• Жеке жоба бойынша емес, тұрақты түрде ақы алса
• Бизнесте ұзақ уақыт жұмыс істейді деп күтілсе

Жұмысшы тәуелсіз мердігер болуы мүмкін екенін көрсететін белгілер

Егер жұмысшы төмендегілерді жасаса, ол мердігерге көбірек ұқсауы мүмкін:

• Жұмысты қалай және қашан орындайтынын өзі шешсе
• Өз жабдығын немесе өз әдістерін пайдаланса
• Бірнеше клиентке қызмет көрсетсе
• Аяқталған жобалар үшін сізге шот ұсынса
• Өзіне тиесілі бөлек бизнесі болса

Жұмысшыларды қате жіктеу төленбеген еңбекақы салығына, айыппұлдарға және құқықтық дауларға әкелуі мүмкін. Күмән туындаса, жіктеу шешімін қабылдамас бұрын фактілерді мұқият тексеріңіз.

LLC иесі қызметкер бола ала ма?

Бұл LLC-нің салық салу тәсіліне байланысты.

Әдепкі салықтық тәртіпте LLC мүшелері әдетте бизнестің қызметкерлері болып саналмайды. Пайда, әдетте, иелеріне өтіп отырады, ал иенің еңбекақысы LLC-нің салықтық жіктелуіне қолданылатын ережелерге бағынады.

Егер LLC корпорация ретінде салық салуды таңдаса, компания үшін қызмет атқаратын кейбір мүше-иелер қызметкер ретінде қаралып, еңбекақы жүйесі арқылы төленуі керек болуы мүмкін. Мәліметтер өзгеруі мүмкін, сондықтан иелік етуші қызметкерлерді қызметкер ретінде ақылай бастамас бұрын салықтық құрылымды нақтылап алған дұрыс.

Жалдауға дейін не дайындау керек

Жұмыс берушілікке қатысты бастапқы қадамдарды алдын ала орындасаңыз, қызметкерді жалдау әлдеқайда жеңіл болады. Қызметкер жұмысқа кіріспей тұрып, төмендегі негіздер дайын екеніне көз жеткізіңіз.

1. EIN алыңыз

Егер сіздің LLC-іңізде Employer Identification Number болмаса, қызметкер жалдау, еңбекақы шоттарын ашу және белгілі бір салық формаларын тапсыру үшін ол қажет болады. EIN бизнес үшін жұмыспен қамту мақсатындағы салық идентификаторы ретінде қызмет етеді.

2. Штаттың жұмыспен қамту шоттарына тіркеліңіз

Көптеген жұмыс берушілер unemployment insurance және еңбекақыдан ұстап қалу үшін бір немесе бірнеше штат агенттігінде тіркелуі тиіс. Нақты тіркеу талаптары бизнесіңіз жұмыс істейтін штатқа және қызметкерлеріңіз жұмыс істейтін орынға байланысты болады.

3. Өндірістегі жарақаттан сақтандыруды рәсімдеңіз

Көптеген штаттар алғашқы қызметкерді жалдаған сәттен бастап workers' compensation insurance талап етеді. Бұл сақтандыру қызметкер жұмыс орнында жарақат алса, медициналық шығындар мен жалақының орнын толтыруға көмектеседі. Талаптар штатқа қарай өзгереді, сондықтан onboarding басталмай тұрып сіздің аймағыңызға қатысты ережелерді тексеріңіз.

4. Еңбекақы төлеу жүйесін орнатыңыз

Payroll тек чек жазумен шектелмейді. Оған мыналар кіреді:

• Төлеу жиілігін анықтау
• Жалпы жалақыны есептеу
• Қажетті салықтарды ұстап қалу
• Еңбекақы салығының жұмыс беруші үлесін төлеу
• Салықтарды белгіленген мерзімде аудару
• Төлем ведомостарын және жылдық жалақы формаларын беру

Көптеген жаңа LLC жұмыс берушілері қол еңбегін азайту және дәлдікті арттыру үшін payroll бағдарламалық жасақтамасын немесе қызмет көрсетушіні пайдаланады.

5. Қажетті формалар мен саясаттарды дайындаңыз

Әрбір жаңа қызметкер заңды onboarding үшін қажет құжаттарды толтыруы керек. Сонымен қатар бизнесіңізге қарай қызметкер анықтамалығы, жұмыс ұсынысы хаты, лауазым сипаттамасы және құпиялылық не жабдықты пайдалану саясаты қажет болуы мүмкін.

Алғашқы қызметкерді жалдау: қадам-қадаммен

Қызметкерді жалдау үдерісін нақты кезеңдерге бөлсеңіз, ол жеңілірек болады.

1-қадам: Рөлді анықтаңыз

Алдымен нақты не қажет екенін шешіңіз. Жұмыс сипаттамасына мыналарды енгізіңіз:

• Негізгі міндеттер
• Қажетті тәжірибе немесе біліктілік
• Кесте немесе жұмыс уақыты
• Еңбекақы диапазоны
• Бағыныштылық құрылымы
• Рөлдің қашықтан, гибридті немесе кеңседе орындалатыны

Айқын рөл сипаттамасы жақсы кандидаттарды тартуға және кейінгі түсінбеушілікті азайтуға көмектеседі.

2-қадам: Лауазымды қалай толтыратыныңызды шешіңіз

Сіз бұл вакансияны өз сайтыңызда жариялай аласыз, job board-тарды пайдалана аласыз, таныстар арқылы іздей аласыз немесе рекрутермен жұмыс істей аласыз. Жұмыс сипаттамасы неғұрлым нақты болса, үміткерлерді іріктеу соғұрлым тиімді болады.

3-қадам: Үміткерлерді мұқият тексеріңіз

Өтінімдерді қарап шығыңыз, сұхбат өткізіңіз және әр кандидаттың АҚШ-та заңды түрде жұмыс істеуге құқығы бар екеніне көз жеткізіңіз. Таңдау үдерісін бірізді ұстап, жалдау шешімінің себептерін құжаттап отырыңыз.

4-қадам: Шартты ұсыныс жасаңыз

Кандидатты таңдаған соң, жұмыстың негізгі шарттарын түсіндіретін жазбаша ұсыныс жіберіңіз:

• Лауазым атауы
• Басталу күні
• Өтемақы
• Жұмыс кестесі
• Берілетін жеңілдіктер немесе сынақ мерзімі шарттары
• Бірінші күнге дейін орындалуы тиіс талаптар

5-қадам: Onboarding құжаттарын толтырыңыз

Қызметкер жұмыс бастамас бұрын, payroll және сәйкестікті тексеру үшін қажет формалар мен құжаттарды жинаңыз. Көп таралған onboarding құжаттары мыналар:

• Жұмысқа жарамдылықты растауға арналған Form I-9
• Федералдық ұсталымға арналған Form W-4
• Қолданылатын жағдайда штаттық ұсталым формалары
• Тікелей депозитке рұқсат
• Төтенше жағдайда байланысатын тұлға туралы ақпарат
• Саясаттармен танысқанын растау құжаттары

Бұл құжаттарды ұйымдасқан күйде сақтап, жалпы бизнес құжаттарынан бөлек ұстауыңыз керек.

6-қадам: Қызметкерді payroll жүйесіне қосыңыз

Жұмысшы дұрыс жіктеліп, onboarding құжаттары толық болғаннан кейін, оны payroll жүйесіне қосыңыз. Төмендегілерді нақтылаңыз:

• Төлем мөлшерлемесі
• Төлем кестесі
• Салық ұсталымы жөніндегі таңдаулар
• Ұсынылса, жеңілдіктер
• Қолданылатын болса, артық жұмыс уақыты ережелері

Қызметкер алғашқы жұмыс күнін бастағанға дейін payroll дұрыс бапталғанына көз жеткізіңіз.

7-қадам: Жаңа қызметкерлер туралы хабарлап, сәйкестікті сақтаңыз

Жұмыс берушілер әдетте жаңа қызметкерлер туралы штатқа хабарлауға міндетті. Кейбір салалар мен штаттарда қосымша сәйкестік талаптары болады, соның ішінде хабарламалар, плакаттар, қауіпсіздік бойынша оқыту немесе жалақыға қатысты ашып көрсету талаптары.

LLC жұмыс берушілерінің payroll және салық міндеттері

Payroll сәйкестігі - жалдаумен бірге келетін ең үлкен өзгерістердің бірі.

Жұмыс беруші ретінде сіз әдетте салықтарды ұстап қалу және аудару үшін жауаптысыз, соның ішінде федералдық табыс салығы мен қызметкердің payroll салығы. Сонымен қатар Social Security және Medicare салықтарының жұмыс беруші үлесін, сондай-ақ штаттық unemployment tax және қолданылатын өзге штаттық ұсталымдарды төлеу қажет болуы мүмкін.

Бұл сіздің LLC төмендегілерді білуі керек дегенді білдіреді:

• Сіздің штатта қандай салықтар қолданылатыны
• Депозиттер қаншалықты жиі жасалуы тиіс
• Қай формалар тоқсан сайын немесе жыл сайын тапсырылуы керек
• Қызметкерлерге жыл соңындағы жалақы формаларын қалай беру керек

Ең дұрыс тәсіл - payroll-ды бірінші күннен бастап операциялық жоспарға енгізу. Кешіктірілген депозиттер, қате ұсталымдар немесе өткізілмеген есептіліктер тез арада қымбатқа түсуі мүмкін.

Қажетті формалар мен жазбалар

Дұрыс құжат жүргізу бизнесті де, қызметкерді де қорғайды. Төмендегілердің көшірмелерін қауіпсіз жүйеде сақтаңыз:

• Жұмыс ұсынысы хаттары
• Жұмыс сипаттамалары
• Толтырылған жалдау құжаттары
• Payroll жазбалары
• Салық формалары
• Нәтиже бағалау жазбалары
• Жалақы өзгерістері туралы хабарламалар
• Қажет болса, жұмыстан босату құжаттары

Егер қызметкер құжаттарын цифрлық түрде сақтасаңыз, оларға қолжетімділік шектеулі болсын және резервтік көшірме жасалсын. Медициналық ақпарат пен I-9 формалары сияқты кейбір құжаттарды негізгі personnel file-дан бөлек сақтау керек.

Жаңа LLC жұмыс берушілерінің жиі жіберетін қателері

Алғаш рет жұмыс беруші болғандардың көбі бірдей алдын алуға болатын мәселелерге тап болады.

Мердігерді қызметкер сияқты қарау

Егер жұмысшы шын мәнінде бизнестің бір бөлігі ретінде жұмыс істеп жүрсе, оны мердігер деп атау payroll міндеттемелерін жоймайды. Жіктеу нақты жұмыс қатынасына сай болуы тиіс.

Payroll-ды тым кеш дайындау

Payroll қызметкер бастамас бұрын дайын болуы керек. Егер сіз мұны алғашқы жалақы төленетін уақыттан кейін ғана жасасаңыз, бірден салық және мерзім мәселелері туындайды.

Штатқа тән ережелерді елемеу

Еңбек заңдары барлық жерде бірдей емес. Еңбекақы ережелері, сақтандыру талаптары, ұсталым нормалары және хабарлау талаптары штатқа қарай өзгеруі мүмкін.

Құжат жүргізуді өткізіп жіберу

Тіпті шағын бизнеске де реттелген файлдар қажет. Егер сіз қанша төлегеніңізді, қашан төлегеніңізді және жұмысшыны қалай жіктегеніңізді көрсете алмасаңыз, бұл алда туындайтын сәйкестік мәселесінің белгісі.

Қызметкерді жалдаудың жұмыс берушіге түсетін шығынын ұмыту

Қызметкердің құны тек жалақымен шектелмейді. Салықтарға, workers' compensation-ға, бағдарламалық жасақтамаға, жеңілдіктерге және әкімшілік уақытқа бюджет бөліңіз.

Zenind сіздің LLC-іңізді қалай ретке келтіруге көмектесе алады

Алғашқы қызметкерді жалдау сіздің компанияны құру және сәйкестік жүйелеріңіз алдын ала реттелген болса, әлдеқайда жеңіл болады. Zenind бизнес иелеріне өсуге негіз болатын бастапқы қадамдарды, соның ішінде компанияны тіркеу қызметтері мен тұрақты сәйкестікке қолдау ұсынады.

Егер сіздің LLC-іңіз кеңеюге дайындалып жатса, Zenind сізге реттелген күйде қалуға көмектеседі, осылайша сіз әкімшілік істерге көміліп қалмай, жалдау үдерісінің өзіне назар аудара аласыз. Бұл бизнесті жауапкершілікпен кеңейтіп, жоспар бойынша ұстауға тырысқанда маңызды.

LLC үшін қызметкерлерді жалдау туралы жиі қойылатын сұрақтар

Қызметкер жалдамас бұрын EIN қажет пе?

Иә. Егер сіздің LLC-іңіз қызметкерлерді жалдауды жоспарласа, payroll және салық есептілігі үшін әдетте EIN қажет болады.

Біреуді алдымен мердігер ретінде төлеп, кейін қызметкерге ауыстыруға бола ма?

Мүмкін, бірақ жұмыс қатынасы шын мәнінде өзгеруі керек. Егер жұмысшы сіздің бағытыңызбен қызметкерге тән міндеттерді жалғастыра берсе, жіктеу келісім басталмай тұрып өзгеруі тиіс болуы мүмкін.

Барлық LLC-лерге workers' compensation insurance керек пе?

Талаптар штатқа, кейде бизнестің көлемі мен түріне байланысты. Көптеген LLC-лерге қызметкер жалдаған сәттен бастап coverage қажет болады, бірақ ереже барлық жерде бірдей емес.

Жаңа қызметкер әдетте қандай формаларды толтырады?

Көптеген жаңа қызметкерлер жұмысқа жарамдылықты растау және салық ұсталымы формаларын, сондай-ақ тиісті штат формаларын, payroll құжаттарын және компания құжаттарымен танысқанын растайтын құжаттарды толтырады.

Шағын LLC үшін payroll бағдарламалық жасақтамасын қолдану тиімді ме?

Көптеген шағын бизнес үшін иә. Payroll бағдарламалық жасақтамасы қолмен жасалатын қателерді азайтып, салық есептеулерін автоматтандырып, есептіліктің уақытында тапсырылуына көмектеседі.

Қорытынды ойлар

LLC үшін қызметкер жалдау - өсудің белгісі, бірақ сонымен бірге мұқият басқарылуы тиіс жаңа міндеттерді де әкеледі. Біреуді жұмысқа алмас бұрын, жұмысшыны дұрыс жіктегеніңізге, жұмыс беруші шоттарыңызды ашқаныңызға, payroll үдерісіңіз дайын екеніне және құжаттарыңыз реттелгеніне көз жеткізіңіз.

Ойластырылған жалдау үдерісі бизнесіңізді қорғайды, командаңызды қолдайды және ұзақ мерзімді өсім үшін берік негіз қалайды.