วิธีขอ EIN สำหรับธุรกิจของคุณ: คู่มือทีละขั้นตอน

Employer Identification Number หรือ EIN เป็นหนึ่งในหมายเลขประจำตัวด้านภาษีแรก ๆ ที่เจ้าของธุรกิจใหม่จำนวนมากต้องมีหลังจากจัดตั้งบริษัท หมายเลขนี้ออกโดย IRS และใช้เพื่อระบุตัวตนของธุรกิจสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง การธนาคาร การจ้างงาน และกิจกรรมทางธุรกิจประจำวันอื่น ๆ

หากคุณกำลังก่อตั้ง LLC, corporation, partnership หรือกิจการประเภทอื่น ๆ การเข้าใจวิธีขอ EIN ตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยประหยัดเวลาและป้องกันความล่าช้าที่หลีกเลี่ยงได้ ในหลายกรณี ขั้นตอนนี้ค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่ในบางกรณี โดยเฉพาะเมื่อโครงสร้างความเป็นเจ้าของ สถานที่ตั้ง หรือรูปแบบนิติบุคคลมีข้อกำหนดเพิ่มเติม การยื่นคำขออย่างรอบคอบจะช่วยได้มาก

คู่มือนี้อธิบายว่า EIN คืออะไร ใครต้องมี วิธีสมัคร ข้อมูลที่คุณต้องใช้ และวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

EIN คืออะไร?

EIN เป็นหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลาง 9 หลักที่ IRS เป็นผู้กำหนดให้ มันทำหน้าที่คล้ายกับหมายเลขประกันสังคม แต่ใช้กับธุรกิจหรือกิจการอื่นแทนที่จะเป็นบุคคลธรรมดา

IRS ใช้ EIN เพื่อติดตามบัญชีภาษี บันทึกการจ้างงาน และภาระหน้าที่รายงานบางประเภท ธนาคาร ผู้ให้กู้ ผู้ประมวลผลการชำระเงิน และหน่วยงานของรัฐก็มักจะขอ EIN เมื่อคุณเปิดบัญชีหรือดำเนินขั้นตอนการจดทะเบียน

เหตุใดธุรกิจของคุณอาจต้องมี EIN

เจ้าของธุรกิจใหม่จำนวนมากเข้าใจว่า EIN จำเป็นเฉพาะเมื่อเริ่มมีพนักงานเท่านั้น แต่ในความเป็นจริง หมายเลขนี้มีประโยชน์ตั้งแต่ก่อนเริ่มจ่ายเงินเดือน

ธุรกิจของคุณอาจต้องมี EIN หาก:

• มีพนักงานอยู่แล้วหรือมีแผนจะจ้างพนักงาน
• ดำเนินงานในรูปแบบ partnership, corporation หรือ LLC หลายประเภท
• ต้องการเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• ยื่นขอใบอนุญาตหรือหนังสืออนุญาตประกอบธุรกิจ
• ยื่นแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางหรือภาษีการจ้างงาน
• หักภาษีสำหรับลูกจ้างหรือการชำระเงินบางประเภท
• ต้องมีหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางเพื่อการธนาคารหรือเหตุผลระดับรัฐ แม้ว่าโดยเคร่งครัดแล้วอาจไม่จำเป็นสำหรับภาษีของรัฐบาลกลาง

หากคุณกำลังก่อตั้งนิติบุคคลใหม่ โดยทั่วไปควรจดทะเบียนนิติบุคคลกับรัฐก่อน แล้วจึงยื่นขอ EIN

ควรยื่นขอ EIN เมื่อใด

เวลาที่เหมาะสมที่สุดคือหลังจากตั้งนิติบุคคลเสร็จแล้ว แต่ก่อนที่คุณจะต้องเริ่มทำธุรกรรมธนาคาร จ้างงาน หรือยื่นแบบภาษี

จังหวะเวลานี้สำคัญ เพราะกิจกรรมทางธุรกิจบางอย่างสามารถเริ่มได้ทันทีหลังจากคุณได้รับหมายเลข เช่น การเปิดบัญชีธุรกิจ การยื่นขอใบอนุญาต หรือการเริ่มรับพนักงานเข้าทำงาน

หากรอนานเกินไป คุณอาจเจอความล่าช้าในการตั้งระบบเงินเดือน การยื่นภาษี และการประมวลผลการชำระเงิน

วิธีขอ EIN

IRS มีหลายวิธีในการยื่นขอ EIN วิธีที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจของคุณอยู่ที่ไหน ต้องการหมายเลขเร็วแค่ไหน และคุณมีสิทธิ์ยื่นออนไลน์หรือไม่

1. ยื่นออนไลน์

สำหรับธุรกิจในสหรัฐอเมริกาหลายประเภท แบบฟอร์มออนไลน์ของ IRS เป็นตัวเลือกที่เร็วที่สุด โดยปกติจะเปิดให้ผู้ยื่นที่มีที่อยู่อาศัยหลัก สถานที่ประกอบธุรกิจหลัก หรือสำนักงานหลักในสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐอเมริกาเท่านั้น

การยื่นออนไลน์มักเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุด เพราะคุณมักจะได้รับ EIN ทันทีหลังจบขั้นตอน ผู้รับผิดชอบของธุรกิจต้องมีหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ถูกต้อง เช่น SSN, ITIN หรือ EIN เดิม เพื่อใช้กระบวนการออนไลน์

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์:

• ทำคำขอให้เสร็จในครั้งเดียว
• เตรียมข้อมูลนิติบุคคลและข้อมูลเจ้าของให้พร้อมก่อนเริ่ม
• ตรวจสอบข้อมูลของผู้รับผิดชอบให้ถูกต้อง
• บันทึกหรือพิมพ์หนังสือยืนยันเมื่อจบเซสชัน

2. ยื่นทางแฟกซ์

การยื่นทางแฟกซ์อาจมีประโยชน์หากคุณไม่มีสิทธิ์ใช้ระบบออนไลน์หรือชอบยื่นแบบกระดาษมากกว่า คุณต้องกรอก Form SS-4 แล้วส่งให้ IRS ทางแฟกซ์

วิธีนี้ช้ากว่าการยื่นออนไลน์ แต่ก็ยังเป็นทางเลือกที่เหมาะสมเมื่อคุณต้องการหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรและไม่ได้ต้องการหมายเลขทันที

3. ยื่นทางไปรษณีย์

การยื่นทางไปรษณีย์เป็นวิธีที่ช้าที่สุด แต่ยังคงมีให้สำหรับผู้ยื่นที่ไม่สามารถใช้วิธีอื่นได้ โดยทั่วไปเหมาะเมื่อคุณไม่เร่งรีบและต้องการส่งแบบฟอร์มฉบับกระดาษ

เนื่องจากการดำเนินการทางไปรษณีย์อาจใช้เวลานาน วิธีนี้จึงมักเป็นตัวเลือกที่ไม่สะดวกที่สุดสำหรับธุรกิจใหม่ที่ต้องการเปิดดำเนินการอย่างรวดเร็ว

4. ยื่นทางโทรศัพท์ หากคุณอยู่นอกสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐอเมริกา

ผู้ยื่นที่มีสถานที่ประกอบธุรกิจหลักอยู่นอกสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐอเมริกาอาจต้องยื่นทางโทรศัพท์หรือใช้วิธีอื่นที่ IRS อนุมัติ

เจ้าของต่างชาติและธุรกิจระหว่างประเทศควรอ่านคำแนะนำของ IRS อย่างละเอียดก่อนยื่นทุกครั้ง การระมัดระวังในขั้นตอนนี้ช่วยลดความเสี่ยงของการถูกปฏิเสธคำขอ การได้ EIN ซ้ำ หรือการต้องติดต่อกลับไปกลับมากับ IRS โดยไม่จำเป็น

ข้อมูลที่คุณต้องเตรียมก่อนยื่น

ไม่ว่าคุณจะยื่นออนไลน์หรือใช้ Form SS-4 IRS จะขอข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ

เตรียมข้อมูลต่อไปนี้ให้พร้อม:

• ชื่อนิติบุคคลตามกฎหมาย
• ชื่อทางการค้าของธุรกิจ หากแตกต่างออกไป
• ประเภทนิติบุคคล เช่น LLC, corporation, partnership, estate, trust หรือ sole proprietorship ในบางกรณี
• เหตุผลในการยื่นขอ
• ที่อยู่ธุรกิจและที่อยู่สำหรับจัดส่ง
• ชื่อและหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับผิดชอบ
• จำนวนสมาชิก เจ้าของ หรือหุ้นส่วน หากมี
• วันที่ธุรกิจเริ่มต้นหรือได้มาซึ่งสินทรัพย์
• จำนวนพนักงานสูงสุดที่คาดว่าจะมีใน 12 เดือนข้างหน้า
• ประเภทธุรกิจหลัก
• คุณคาดว่าจะต้องยื่นภาษีการจ้างงาน ภาษีสรรพสามิต หรือแบบภาษีของรัฐบาลกลางอื่น ๆ หรือไม่

คำขอที่ครบถ้วนมีโอกาสล่าช้าน้อยกว่า ข้อมูลที่ขาดหายหรือไม่สอดคล้องกันเป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของปัญหาในการดำเนินการ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งทำให้การขอ EIN ล่าช้า

การยื่นขอ EIN ที่ดูเรียบง่ายก็ยังอาจล่าช้าได้จากข้อผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดได้แก่:

• ยื่นขอก่อนที่นิติบุคคลจะจัดตั้งเสร็จตามกฎหมาย
• เลือกประเภทนิติบุคคลผิด
• กรอกข้อมูลผู้รับผิดชอบไม่ถูกต้อง
• ยื่นคำขอซ้ำสำหรับนิติบุคคลเดียวกัน
• เลือกวิธียื่นที่ไม่สอดคล้องกับที่ตั้งของธุรกิจ
• ลืมบันทึกหนังสือยืนยัน
• ไม่ตรวจทานแบบฟอร์มก่อนส่ง

หากธุรกิจของคุณมีเจ้าของหลายคนหรือมีโครงสร้างซับซ้อน ควรใช้เวลาเพิ่มเพื่อยืนยันว่าทุกช่องตรงกับเอกสารจัดตั้งตามกฎหมาย

ใช้เวลานานเท่าไรจึงจะได้รับ EIN?

ระยะเวลาขึ้นอยู่กับวิธียื่น

• การยื่นออนไลน์มักเสร็จได้ทันที
• การยื่นทางแฟกซ์มักใช้เวลานานกว่า แต่ยังอาจดำเนินการได้ค่อนข้างเร็ว
• การยื่นทางไปรษณีย์ใช้เวลานานที่สุด

หากคุณกำลังวางแผนเปิดบัญชีธนาคาร ตั้งระบบเงินเดือน หรือยื่นขอใบอนุญาต ควรเผื่อเวลาเรื่อง EIN ไว้ในการวางแผนเปิดตัวธุรกิจตั้งแต่เนิ่น ๆ

หลังจากได้รับ EIN แล้วคุณทำอะไรได้บ้าง

เมื่อได้รับ EIN แล้ว คุณสามารถนำไปใช้กับงานธุรกิจทั่วไปได้หลายอย่าง

คุณอาจต้องใช้ EIN เพื่อ:

• เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• ตั้งระบบเงินเดือน
• ยื่นขอใบอนุญาตระดับท้องถิ่น ระดับรัฐ หรือระดับรัฐบาลกลาง
• ยื่นแบบภาษีธุรกิจ
• ทำงานร่วมกับผู้ขาย ผู้ให้กู้ และแพลตฟอร์มการเงิน
• ลงทะเบียนบัญชีภาษีระดับรัฐ หากจำเป็น

ในหลายกรณี ธุรกิจสามารถเริ่มใช้ EIN ได้ทันทีสำหรับขั้นตอนด้านการบริหารที่สำคัญ

จำเป็นต้องขอ EIN ใหม่ทุกครั้งหรือไม่?

ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงธุรกิจทุกอย่างที่จะต้องมีหมายเลขใหม่ การปรับปรุงบางอย่าง เช่น การเปลี่ยนชื่อธุรกิจ ที่อยู่ หรือผู้รับผิดชอบ ไม่จำเป็นต้องขอ EIN ใหม่เสมอไป

โดยทั่วไปจะต้องขอ EIN ใหม่เมื่อความเป็นเจ้าของหรือโครงสร้างของนิติบุคคลเปลี่ยนไปในลักษณะที่ IRS ถือว่าเป็นธุรกิจใหม่สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษี

หากคุณไม่แน่ใจว่าสถานการณ์ของคุณต้องใช้หมายเลขใหม่หรือไม่ ควรตรวจสอบกฎของ IRS ก่อนดำเนินการเปลี่ยนแปลง

ข้อควรพิจารณาพิเศษสำหรับเจ้าของต่างชาติ

เจ้าของต่างชาติมักต้องผ่านขั้นตอนเพิ่มเติมเมื่อยื่นขอ EIN กระบวนการนี้อาจไม่ง่ายเหมือนการกรอกใบสมัครออนไลน์ โดยเฉพาะเมื่อสถานที่ประกอบธุรกิจหลักอยู่นอกสหรัฐอเมริกา

นี่เป็นอีกจุดหนึ่งที่การเตรียมตัวสำคัญ ผู้ยื่นจากต่างประเทศควรยืนยันว่าวิธียื่นใดที่ใช้ได้ มีการแต่งตั้งตัวแทนที่สามได้หรือไม่ และโครงสร้างธุรกิจของตนมีข้อกำหนดเพิ่มเติมของ IRS หรือไม่

สำหรับผู้ก่อตั้งที่ทำงานข้ามพรมแดน กระบวนการยื่นที่รอบคอบเป็นสิ่งจำเป็น เพราะความล่าช้าอาจส่งผลต่อการธนาคาร การทำสัญญา และการตั้งค่าภาษี

Zenind ช่วยเหลือเจ้าของธุรกิจใหม่อย่างไร

สำหรับผู้ก่อตั้งที่มุ่งเน้นการเปิด LLC หรือ corporation EIN เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดตั้งที่ใหญ่กว่า Zenind ช่วยให้เจ้าของธุรกิจจัดการขั้นตอนต่าง ๆ ได้เป็นระบบตลอดกระบวนการจัดตั้ง เพื่อให้สามารถดำเนินเรื่องสำคัญ เช่น การจดทะเบียน การขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากคุณกำลังตั้งบริษัทใหม่ แนวทางที่ดีที่สุดคือมอง EIN เป็นส่วนหนึ่งของรายการตรวจสอบการเปิดกิจการโดยรวม ไม่ใช่งานแยกเดี่ยว แนวคิดนี้ช่วยลดโอกาสพลาดขั้นตอนสำคัญและทำให้ธุรกิจของคุณก้าวจากการจัดตั้งไปสู่การดำเนินงานได้ราบรื่นขึ้น

สรุปท้ายบท

การรู้วิธีขอ EIN เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเริ่มต้นและดำเนินธุรกิจอย่างมั่นใจ สำหรับนิติบุคคลในสหรัฐอเมริกาจำนวนมาก ขั้นตอนนี้ไม่ซับซ้อนและสามารถทำได้ทางออนไลน์ สำหรับเจ้าของต่างชาติ โครงสร้างที่ซับซ้อน หรือธุรกิจที่มีข้อจำกัดด้านเวลา การยื่นคำขอต้องใช้ความรอบคอบมากขึ้น

เริ่มจากการจัดตั้งนิติบุคคล รวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง และเลือกวิธียื่นที่เหมาะสม ด้วยคำขอที่ชัดเจนและแผนการยื่นที่ถูกต้อง คุณมักจะสามารถได้รับ EIN ที่ต้องการโดยไม่เกิดความล่าช้าเกินจำเป็น