Cum să obțineți un EIN pentru afacerea dvs.: ghid pas cu pas

Un Employer Identification Number, sau EIN, este unul dintre primii identificatori fiscali de care au nevoie mulți proprietari de afaceri noi după înființarea unei companii. Acesta este emis de IRS și este folosit pentru a identifica o afacere în scopuri fiscale federale, bancare, de angajare și pentru alte activități comerciale obișnuite.

Dacă porniți un LLC, o corporație, un parteneriat sau o altă entitate eligibilă, înțelegerea modului de obținere a unui EIN din timp vă poate economisi timp și poate preveni întârzieri evitabile. În multe cazuri, procesul este simplu. În altele, mai ales atunci când structura de proprietate, locația sau tipul entității creează cerințe suplimentare, este util să abordați cererea cu atenție.

Acest ghid explică ce este un EIN, cine are nevoie de unul, cum se depune cererea, ce informații sunt necesare și cum pot fi evitate greșelile frecvente.

Ce este un EIN?

Un EIN este un număr federal de identificare fiscală format din nouă cifre, atribuit de IRS. Funcționează într-un mod similar unui număr de Social Security, dar pentru o afacere sau altă entitate, nu pentru o persoană fizică.

IRS folosește EIN-urile pentru a urmări conturile fiscale, evidențele de angajare și anumite obligații de raportare. Băncile, creditorii, procesatorii de plăți și agențiile de stat solicită, de asemenea, adesea un EIN atunci când deschideți conturi sau finalizați pașii de înregistrare.

De ce afacerea dvs. poate avea nevoie de un EIN

Mulți proprietari noi presupun că un EIN este necesar doar după ce angajează salariați. În realitate, acest număr este util mult înainte de începerea salarizării.

Este posibil să aveți nevoie de un EIN dacă afacerea dvs.:

• Are acum angajați sau intenționează să angajeze
• Funcționează ca parteneriat, corporație sau multe LLC-uri
• Trebuie să deschidă un cont bancar de afaceri
• Solicită licențe sau autorizații comerciale
• Depune declarații fiscale federale sau declarații privind taxele de angajare
• Reține taxe pentru anumite categorii de lucrători sau plăți
• Are nevoie de un cod fiscal federal pentru banking sau din motive la nivel de stat, chiar și atunci când acesta nu este strict necesar pentru taxele federale

Dacă înființați o nouă entitate juridică, în general ar trebui să o înregistrați mai întâi la statul dvs. și apoi să solicitați EIN-ul.

Când ar trebui să solicitați un EIN

Cel mai bun moment pentru a solicita este după ce entitatea a fost înființată, dar înainte să aveți nevoie să începeți activități bancare, de angajare sau de depunere a declarațiilor.

Acest interval este important deoarece unele activități comerciale pot începe imediat după ce primiți numărul. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de el pentru a deschide un cont de afaceri, a solicita licențe sau a începe integrarea angajaților.

Dacă așteptați prea mult, puteți întâmpina întârzieri în configurarea salarizării, depunerea taxelor și procesarea plăților.

Cum să obțineți un EIN

IRS oferă mai multe modalități de a solicita un EIN. Cea mai bună metodă depinde de locul în care este situată afacerea, de cât de repede aveți nevoie de număr și de eligibilitatea pentru aplicarea online.

1. Solicitați online

Pentru multe afaceri din SUA, cererea online de la IRS este cea mai rapidă opțiune. De obicei, este disponibilă doar pentru solicitanții cu reședință legală, loc principal de activitate sau sediu principal în Statele Unite sau în teritoriile SUA.

Cererea online este, de regulă, cea mai eficientă variantă, deoarece puteți primi EIN-ul imediat după finalizarea sesiunii. Persoana responsabilă pentru afacere trebuie să aibă un număr valid de identificare fiscală, precum SSN, ITIN sau un EIN existent, pentru a folosi procesul online.

Câteva sfaturi practice:

• Completați cererea dintr-o singură sesiune
• Adunați dinainte toate detaliile despre entitate și proprietate
• Verificați de două ori informațiile despre persoana responsabilă
• Salvați sau imprimați notificarea de confirmare la finalul sesiunii

2. Solicitați prin fax

Depunerea prin fax poate fi utilă dacă nu sunteți eligibil pentru procesul online sau preferați o cerere pe suport de hârtie. Completați formularul SS-4 și îl trimiteți la IRS prin fax.

Această metodă este mai lentă decât depunerea online, dar poate fi totuși o opțiune practică atunci când doriți o dovadă scrisă și nu aveți nevoie de număr imediat.

3. Solicitați prin poștă

Depunerea prin poștă este cea mai lentă variantă, dar rămâne disponibilă pentru solicitanții care nu pot folosi celelalte metode. Este, în general, potrivită atunci când timpul nu este critic și doriți să trimiteți un formular fizic.

Deoarece procesarea prin poștă poate dura mai mult, aceasta este de obicei cea mai puțin convenabilă alegere pentru afacerile noi care trebuie să se lanseze rapid.

4. Solicitați telefonic, dacă sunteți în afara SUA sau a teritoriilor SUA

Solicitanții a căror locație principală a afacerii se află în afara Statelor Unite sau a teritoriilor SUA ar putea trebui să solicite telefonic sau să folosească o altă metodă aprobată de IRS.

Proprietarii străini și companiile internaționale ar trebui să citească cu atenție instrucțiunile IRS înainte de a trimite orice document. Atenția suplimentară în această etapă ajută la evitarea cererilor respinse, a dublării EIN-urilor sau a corespondenței inutile cu IRS.

Informațiile de care aveți nevoie înainte de a aplica

Indiferent dacă aplicați online sau prin formularul SS-4, IRS va solicita anumite detalii despre afacerea dvs.

Pregătiți-vă cu:

• Denumirea legală a entității
• Numele comercial, dacă este diferit
• Tipul de entitate, cum ar fi LLC, corporație, parteneriat, succesiune, trust sau întreprindere individuală în anumite cazuri
• Motivul pentru care solicitați
• Adresa afacerii și adresa de corespondență
• Numele și numărul de identificare fiscală al persoanei responsabile
• Numărul de membri, proprietari sau asociați, dacă este cazul
• Data la care afacerea a început sau a dobândit active
• Numărul maxim estimat de angajați în următoarele 12 luni
• Activitatea principală a afacerii
• Dacă intenționați să depuneți declarații privind taxele de angajare, accizele sau alte taxe federale

O cerere completă are șanse mai mici să fie întârziată. Detaliile lipsă sau inconsistente sunt una dintre cele mai frecvente cauze ale problemelor de procesare.

Greșeli frecvente care încetinesc cererile EIN

O cerere EIN simplă poate fi totuși întârziată de erori minore. Cele mai frecvente probleme includ:

• Solicitarea înainte ca entitatea să fie înființată legal
• Folosirea clasificării greșite a entității
• Introducerea incorectă a informațiilor despre persoana responsabilă
• Depunerea unor cereri duplicate pentru aceeași entitate
• Alegerea unei metode de aplicare care nu corespunde locației afacerii
• Uitarea salvării notificării de confirmare
• Neverificarea formularului înainte de trimitere

Dacă afacerea dvs. are mai mulți proprietari sau o structură mai complexă, acordați timp suplimentar pentru a confirma că fiecare câmp corespunde documentelor legale de înființare.

Cât durează obținerea unui EIN?

Timpul depinde de metoda de depunere.

• Cererile online pot fi adesea finalizate imediat
• Cererile prin fax durează de obicei mai mult, dar pot fi procesate relativ rapid
• Cererile prin poștă durează cel mai mult

Dacă plănuiți deschiderea unui cont bancar, configurarea salarizării sau solicitarea unei licențe, includeți din timp timpul necesar pentru obținerea EIN-ului în planul de lansare.

Ce puteți face după ce primiți EIN-ul

După emiterea EIN-ului, îl puteți folosi pentru multe sarcini comerciale obișnuite.

Este posibil să aveți nevoie de el pentru a:

• Deschide un cont bancar de afaceri
• Configura salarizarea
• Solicita licențe locale, de stat sau federale
• Depune declarații fiscale pentru afacere
• Colabora cu furnizori, creditori și platforme financiare
• Înregistra conturi fiscale la nivel de stat, dacă este necesar

În majoritatea cazurilor, o afacere poate începe să folosească EIN-ul imediat pentru pași administrativi esențiali.

Aveți întotdeauna nevoie de un EIN nou?

Nu orice modificare a afacerii necesită un număr nou. Unele actualizări, precum schimbarea numelui afacerii, a adresei sau a persoanei responsabile, nu necesită neapărat un EIN nou.

De regulă, este nevoie de un EIN nou atunci când proprietatea sau structura entității se schimbă într-un mod pe care IRS îl tratează ca pe o afacere nouă în scopuri fiscale.

Dacă nu sunteți sigur dacă situația dvs. necesită un număr nou, verificați regulile IRS înainte de a face modificarea.

Considerații speciale pentru proprietarii străini

Proprietarii străini se confruntă adesea cu pași suplimentari atunci când solicită un EIN. Procesul s-ar putea să nu fie la fel de simplu ca completarea cererii online, mai ales atunci când locul principal de activitate se află în afara Statelor Unite.

Aceasta este o zonă în care pregătirea contează. Solicitanții internaționali ar trebui să confirme ce metodă de depunere este disponibilă, dacă este autorizat un reprezentant terț și dacă structura afacerii creează cerințe suplimentare din partea IRS.

Pentru fondatorii care lucrează peste granițe, un proces de aplicare atent este esențial, deoarece întârzierile pot afecta banking-ul, contractarea și configurarea fiscală.

Cum sprijină Zenind proprietarii de afaceri noi

Pentru fondatorii care se concentrează pe lansarea unui LLC sau a unei corporații, EIN-ul este o parte a unui flux de lucru mai amplu de înființare. Zenind ajută proprietarii de afaceri să rămână organizați pe parcursul procesului de formare, astfel încât să poată gestiona mai eficient pași critici precum înregistrarea, identificarea fiscală și conformitatea.

Dacă înființați o companie nouă, cea mai bună abordare este să tratați EIN-ul ca pe o parte a listei generale de lansare, nu ca pe o sarcină izolată. Această mentalitate reduce pașii omişi și ajută afacerea dvs. să treacă mai fluent de la înființare la operare.

Concluzii finale

Să știți cum să obțineți un EIN este esențial pentru lansarea și operarea cu încredere a unei afaceri. Pentru multe entități din SUA, procesul este simplu și poate fi finalizat online. Pentru proprietarii străini, structurile mai complexe sau afacerile cu constrângeri de timp, cererea necesită o abordare mai atentă.

Începeți prin a vă înființa entitatea, a aduna informațiile corecte și a alege metoda potrivită de aplicare. Cu o cerere corectă și un plan clar de depunere, de obicei puteți obține EIN-ul de care aveți nevoie fără întârzieri inutile.