Как да получите EIN за вашия бизнес: стъпка по стъпка ръководство

Employer Identification Number, или EIN, е един от първите данъчни идентификатори, от които много нови собственици на бизнес се нуждаят след учредяване на компания. Той се издава от IRS и се използва за идентифициране на бизнес за федерални данъчни цели, банкиране, наемане на служители и други рутинни бизнес дейности.

Ако стартирате LLC, корпорация, партньорство или определен друг вид юридическо лице, разбирането как да получите EIN навреме може да спести време и да предотврати избягваеми забавяния. В много случаи процесът е праволинеен. В други, особено когато собствеността, местоположението или структурата на юридическото лице създават допълнителни изисквания, е полезно да подхождате внимателно към заявлението.

Това ръководство обяснява какво е EIN, кой се нуждае от него, как да кандидатствате, каква информация е необходима и как да избегнете често срещани грешки.

Какво е EIN?

EIN е деветцифрен федерален данъчен идентификационен номер, който се присвоява от IRS. Той функционира по подобен начин на Social Security number, но за бизнес или друго юридическо лице, а не за физическо лице.

IRS използва EIN, за да следи данъчни сметки, трудови записи и определени задължения за отчетност. Банки, кредитори, платежни процесори и държавни агенции също често искат EIN, когато откривате сметки или изпълнявате стъпки по регистрация.

Защо вашият бизнес може да се нуждае от EIN

Много нови собственици предполагат, че EIN е необходим само когато бъдат наети служители. В действителност номерът е полезен още преди започване на ведомостта за заплати.

Може да се нуждаете от EIN, ако вашият бизнес:

• Има служители сега или планира да наема
• Работи като партньорство, корпорация или много LLC
• Трябва да открие бизнес банкова сметка
• Кандидатства за бизнес лицензи или разрешителни
• Подавa федерални данъчни декларации или декларации за трудови данъци
• Удържа данъци за определени работници или плащания
• Нуждае се от федерален данъчен идентификатор за банкиране или на ниво щат, дори когато той не е строго необходим за федерални данъци

Ако учредявате ново юридическо лице, по правило трябва първо да регистрирате лицето в своя щат и след това да подадете заявление за EIN.

Кога трябва да кандидатствате за EIN

Най-подходящият момент да кандидатствате е след учредяването на юридическото лице, но преди да ви е необходим номерът за банкиране, наемане или подаване на декларации.

Този момент е важен, защото някои бизнес дейности могат да започнат веднага след като получите номера. Например може да ви е необходим, за да откриете бизнес сметка, да кандидатствате за лицензи или да започнете назначаване на служители.

Ако изчакате твърде дълго, може да срещнете забавяния при настройка на ведомост за заплати, данъчни декларации и обработка на плащания.

Как да получите EIN

IRS предлага няколко начина за кандидатстване за EIN. Най-подходящият метод зависи от това къде се намира бизнесът ви, колко бързо ви е необходим номерът и дали имате право да кандидатствате онлайн.

1. Кандидатстване онлайн

За много бизнеси в САЩ онлайн заявлението на IRS е най-бързият вариант. Обикновено то е достъпно само за кандидати с законно местожителство, основно място на дейност или основен офис в Съединените щати или териториите на САЩ.

Онлайн заявлението обикновено е най-ефективният път, защото често можете да получите EIN веднага след приключване на сесията. Отговорното лице за бизнеса трябва да има валиден данъчен идентификационен номер, като SSN, ITIN или съществуващ EIN, за да използва онлайн процеса.

Няколко практични съвета:

• Завършете заявлението в една сесия
• Подгответе всички данни за юридическото лице и собствеността преди да започнете
• Проверете внимателно информацията за отговорното лице
• Запазете или отпечатайте потвърждението в края на сесията

2. Кандидатстване по факс

Подаването по факс може да бъде полезно, ако не отговаряте на условията за онлайн процеса или предпочитате хартиено заявление. Попълвате Form SS-4 и го изпращате до IRS по факс.

Този метод е по-бавен от онлайн подаването, но все пак може да бъде практичен вариант, когато искате писмен запис и не ви е необходим номерът незабавно.

3. Кандидатстване по пощата

Подаването по пощата е най-бавният вариант, но все още е достъпно за кандидати, които не могат да използват другите методи. Обикновено е най-подходящо, когато времето не е критично и искате да подадете физически формуляр.

Тъй като обработката по пощата може да отнеме повече време, това обикновено е най-неудобният избор за нови бизнеси, които трябва да стартират бързо.

4. Кандидатстване по телефон, ако сте извън САЩ или териториите на САЩ

Кандидатите, чието основно място на дейност е извън Съединените щати или териториите на САЩ, може да се наложи да кандидатстват по телефон или да използват друг одобрен от IRS метод.

Чуждестранните собственици и международните компании трябва внимателно да прегледат инструкциите на IRS, преди да изпратят каквото и да е. Допълнителното внимание на този етап помага да се избегнат отхвърлени заявления, дублирани EIN или ненужно препращане напред-назад с IRS.

Информация, от която се нуждаете преди да кандидатствате

Независимо дали кандидатствате онлайн или чрез Form SS-4, IRS ще поиска конкретни данни за вашия бизнес.

Подгответе:

• Юридическото име на юридическото лице
• Търговското име на бизнеса, ако е различно
• Типа на юридическото лице, като LLC, корпорация, партньорство, наследство, тръст или едноличен търговец в определени случаи
• Причината, поради която кандидатствате
• Адреса на бизнеса и пощенския адрес
• Името и данъчния идентификационен номер на отговорното лице
• Броя на членовете, собствениците или партньорите, ако е приложимо
• Датата, на която бизнесът е започнал или е придобил активи
• Очаквания най-голям брой служители през следващите 12 месеца
• Основната бизнес дейност
• Дали очаквате да подавате декларации за трудови, акцизни или други федерални данъци

Пълното заявление е по-малко вероятно да бъде забавено. Липсващи или несъответстващи данни са една от най-честите причини за проблеми с обработката.

Често срещани грешки, които забавят заявленията за EIN

Едно иначе просто заявление за EIN все пак може да бъде забавено от дребни грешки. Най-честите проблеми включват:

• Кандидатстване преди юридическото лице да е законно учредено
• Използване на неправилна класификация на юридическото лице
• Въвеждане на грешна информация за отговорното лице
• Изпращане на дублирани заявления за едно и също юридическо лице
• Избор на метод за кандидатстване, който не отговаря на местоположението на бизнеса
• Забравяне да се запази потвърждението
• Пропускане на преглед преди подаване

Ако бизнесът ви има няколко собственици или по-сложна структура, отделете допълнително време, за да потвърдите, че всички полета съвпадат с документите за учредяване.

Колко време отнема да получите EIN?

Времето зависи от метода на подаване.

• Онлайн заявленията често могат да бъдат завършени незабавно
• Заявленията по факс обикновено отнемат повече време, но все пак могат да бъдат обработени сравнително бързо
• Заявленията по пощата отнемат най-много време

Ако планирате откриване на банкова сметка, настройка на ведомост за заплати или кандидатстване за лиценз, включете времето за EIN в графика за стартиране отрано.

Какво можете да направите след като получите EIN

След като EIN бъде издаден, можете да започнете да го използвате за много обичайни бизнес задачи.

Може да ви е необходим, за да:

• Откриете бизнес банкова сметка
• Настроите ведомост за заплати
• Кандидатствате за местни, щатски или федерални лицензи
• Подавате бизнес данъчни декларации
• Работите с доставчици, кредитори и финансови платформи
• Регистрирате се за щатски данъчни сметки, ако това се изисква

В повечето случаи бизнесът може да започне да използва EIN веднага за ключови административни стъпки.

Винаги ли ви трябва нов EIN?

Не всяка промяна в бизнеса изисква нов номер. Някои актуализации, като промяна на име на бизнеса, адрес или отговорно лице, не налагат непременно нов EIN.

Нов EIN обикновено е необходим, когато собствеността или структурата на юридическото лице се промени по начин, който IRS третира като нов бизнес за данъчни цели.

Ако не сте сигурни дали във вашия случай е необходим нов номер, прегледайте правилата на IRS, преди да направите промяната.

Специални съображения за чуждестранни собственици

Чуждестранните собственици често се сблъскват с допълнителни стъпки при кандидатстване за EIN. Процесът може да не е толкова прост, колкото попълването на онлайн заявление, особено когато основното място на дейност е извън Съединените щати.

Това е област, в която подготовката има значение. Международните кандидати трябва да потвърдят кой метод на подаване е достъпен, дали е разрешен трети упълномощен представител и дали тяхната структура на бизнеса създава допълнителни изисквания на IRS.

За основатели, които работят през граници, внимателният процес на кандидатстване е от съществено значение, защото забавянията могат да повлияят на банкирането, сключването на договори и данъчната настройка.

Как Zenind подкрепя новите собственици на бизнес

За основатели, които се фокусират върху стартиране на LLC или корпорация, EIN е само една част от по-голям работен процес по учредяване. Zenind помага на собствениците на бизнес да останат организирани през процеса на учредяване, така че да могат по-ефективно да се справят с ключови стъпки като регистрация, данъчна идентификация и съответствие.

Ако създавате нова компания, най-добрият подход е да третирате EIN като част от по-широкия контролен списък за стартиране, а не като изолирана задача. Този начин на мислене намалява пропуснатите стъпки и помага на бизнеса ви да премине по-гладко от учредяване към дейност.

Заключителни мисли

Да знаете как да получите EIN е от съществено значение, за да стартирате и управлявате бизнес с увереност. За много базирани в САЩ юридически лица процесът е прост и може да бъде завършен онлайн. За чуждестранни собственици, по-сложни структури или бизнеси с времеви ограничения заявлението изисква по-внимателен подход.

Започнете с учредяване на вашето юридическо лице, събиране на точната информация и избор на правилния метод за кандидатстване. С изрядно заявление и ясен план за подаване обикновено можете да получите EIN, от който се нуждаете, без ненужни забавяния.