คู่มือภาษีขายของนิวยอร์กสำหรับธุรกิจใหม่: การจดทะเบียน อัตราภาษี และกฎการยื่นแบบ
หากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจในนิวยอร์ก ภาษีขายเป็นหนึ่งในประเด็นด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ควรทำความเข้าใจตั้งแต่แรก กฎเหล่านี้มีผลกับร้านค้าปลีก ร้านอาหาร ธุรกิจบริการ ผู้ขายออนไลน์ ผู้ขายผ่านมาร์เก็ตเพลส และผู้ก่อตั้งจำนวนมากที่มักคิดว่าภาษีขายใช้กับธุรกิจหน้าร้านขนาดใหญ่เท่านั้น
ข่าวดีคือ ภาษีขายของนิวยอร์กจะจัดการได้ง่ายขึ้นมากเมื่อคุณเข้าใจคำถามสำคัญ 3 ข้อ:
- อะไรบ้างที่ต้องเสียภาษี
- คุณต้องจดทะเบียนหรือไม่
- คุณจะเรียกเก็บ ยื่นแบบ และเก็บบันทึกอย่างถูกต้องได้อย่างไร
คู่มือนี้จะแยกอธิบายแต่ละขั้นตอนเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย เพื่อให้เจ้าของธุรกิจใหม่สามารถสร้างกระบวนการภาษีขายที่ใช้งานได้จริงตั้งแต่วันแรก
ภาษีขายของนิวยอร์กครอบคลุมอะไรบ้าง
นิวยอร์กใช้ภาษีขายและภาษีใช้กับทรัพย์สินส่วนบุคคลที่จับต้องได้ และกับบริการบางประเภทที่ต้องเสียภาษีโดยเฉพาะ ในทางปฏิบัติ นั่นหมายความว่ากฎเหล่านี้อาจใช้กับสิ่งที่มากกว่าการขายหน้าร้านแบบดั้งเดิม
หมวดหมู่ที่มักต้องเสียภาษี ได้แก่:
- ทรัพย์สินส่วนบุคคลที่จับต้องได้ เช่น สินค้าจริง
- ก๊าซ ไฟฟ้า การทำความเย็น ไอน้ำ และบริการโทรศัพท์
- บริการบางประเภทที่นิวยอร์กกำหนดให้ต้องเสียภาษีโดยเฉพาะ
- อาหารและเครื่องดื่มที่ขายโดยร้านอาหาร ร้านเหล้า และผู้ให้บริการจัดเลี้ยง
- การเข้าพักโรงแรมและที่พักระยะสั้น
- ค่าธรรมเนียมการเข้าชมและค่าสมาชิกบางประเภท
ตัวอย่างกิจกรรมทางธุรกิจที่อาจต้องเสียภาษี ได้แก่ งานซ่อมรถยนต์ การทำความสะอาดสระว่ายน้ำ การดูแลสนามหญ้า บริการตกแต่งภายในและออกแบบ บริการข้อมูลในบางกรณี การจอดรถ และการดำเนินงานโรงแรม
นิวยอร์กยังใช้แนวทางตามจุดหมายปลายทางสำหรับการขายปลีก กล่าวคือ ที่อยู่ในการส่งมอบโดยทั่วไปจะเป็นตัวกำหนดอัตราภาษีที่คุณต้องคิด ซึ่งมีความสำคัญกับผู้ขายอีคอมเมิร์ซ ผู้ค้าส่งที่จัดส่งสินค้าเข้ารัฐ และธุรกิจที่มีลูกค้าในหลายเขตอำนาจภาษีท้องถิ่น
อะไรบ้างที่ได้รับการยกเว้น
ไม่ใช่ทุกรายการขายที่จะต้องเสียภาษี นิวยอร์กยกเว้นธุรกรรมและสินค้า/บริการบางประเภท เช่น:
- การซื้อเพื่อขายต่อ
- การขายส่วนใหญ่ให้กับหรือโดยรัฐบาลกลาง รัฐนิวยอร์ก องค์กรการกุศล และองค์กรที่ได้รับการยกเว้นอื่น ๆ บางประเภท
- อาหารส่วนใหญ่สำหรับบริโภคที่บ้าน
- ยาตามใบสั่งแพทย์และยาที่ไม่ต้องมีใบสั่งแพทย์
- บริการจำนวนมากที่ไม่ได้ระบุไว้โดยเฉพาะว่าเป็นบริการที่ต้องเสียภาษี
บางข้อยกเว้นต้องใช้ใบรับรองยกเว้นภาษี ขณะที่บางกรณีไม่ต้องใช้ เนื่องจากกฎแตกต่างกันไปตามลักษณะธุรกรรม คุณจึงไม่ควรสันนิษฐานว่าสินค้าจะได้รับการยกเว้นเพียงเพราะดูเหมือนเป็นบริการหรือเป็นการซื้อส่ง
ใครบ้างที่ต้องจดทะเบียนภาษีขาย
โดยทั่วไปคุณต้องจดทะเบียนหากคุณขายสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีในนิวยอร์กและเข้าเกณฑ์ vendor rule ของรัฐอย่างน้อยหนึ่งข้อ ซึ่งรวมถึงธุรกิจที่มีสถานประกอบการจริงในรัฐ และธุรกิจที่ขายจากบ้าน แผงชั่วคราว หน้าร้าน คลังสินค้า หรือช่องทางออนไลน์
คุณอาจต้องจดทะเบียนหากคุณ:
- มีสถานประกอบการในนิวยอร์กและมีการขายที่ต้องเสียภาษี
- ขายสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีจากบ้านของคุณ
- เป็นผู้ขายชั่วคราว
- ขายสินค้าที่ต้องเสียภาษีแม้จะขายเป็นครั้งคราว
- ใช้พนักงาน ผู้รับเหมา ตัวแทน หรือบุคคลอื่นในการชักชวนธุรกิจในนิวยอร์ก
- ส่งมอบสินค้าที่ต้องเสียภาษีเป็นประจำด้วยรถของคุณเอง
- ดำเนินธุรกิจโรงแรม ธุรกิจความบันเทิง หรือประเภทธุรกิจอื่นที่ต้องเสียภาษีตามที่กำหนด
กิจกรรมผ่านมาร์เก็ตเพลสก็อาจสร้างภาระหน้าที่ในการจดทะเบียนได้เช่นกัน หากคุณเป็นผู้ให้บริการมาร์เก็ตเพลส หรือหากยอดขายผ่านมาร์เก็ตเพลสของคุณทำให้เกินเกณฑ์ของนิวยอร์ก คุณยังต้องประเมินว่าจำเป็นต้องจดทะเบียนหรือไม่
ผู้ขายระยะไกลและ economic nexus
หากธุรกิจของคุณไม่มีการตั้งอยู่ทางกายภาพในนิวยอร์ก คุณก็ยังอาจต้องจดทะเบียนและเรียกเก็บภาษีได้เพราะ economic nexus
กฎสำหรับผู้ขายระยะไกลของนิวยอร์กใช้ช่วงย้อนดู 4 ไตรมาสภาษีขายที่ผ่านมาทันที หากในช่วงเวลาดังกล่าวเป็นจริงทั้งสองข้อ คุณต้องจดทะเบียน:
- รายรับรวมจากการขายทรัพย์สินส่วนบุคคลที่จับต้องได้และส่งมอบเข้ารัฐนิวยอร์กเกิน 500,000 ดอลลาร์
- คุณมีรายการขายมากกว่า 100 รายการที่ส่งมอบเข้ารัฐนิวยอร์ก
ต้องเข้าเกณฑ์ทั้งสองข้อ หากเข้าเพียงข้อเดียว คุณจะยังไม่ถูกบังคับให้จดทะเบียนโดยอัตโนมัติภายใต้กฎนี้
สำหรับผู้ขายระยะไกล นี่หมายความว่าการเติบโตของอีคอมเมิร์ซอาจสร้างภาระภาษีได้แม้ไม่มีสำนักงาน คลังสินค้า พนักงาน หรือหน้าร้านในนิวยอร์ก รวมยอดขายผ่านมาร์เก็ตเพลสเข้าไปในการวิเคราะห์เมื่อพิจารณาว่าคุณเกินเกณฑ์หรือไม่
วิธีขอ Certificate of Authority
ในการขายสินค้าที่ต้องเสียภาษีอย่างถูกต้อง หรือในการออกหรือรับใบรับรองยกเว้นภาษีส่วนใหญ่ คุณต้องมี Certificate of Authority จาก New York Department of Taxation and Finance
โดยทั่วไป คุณควรยื่นขออย่างน้อย 20 วันก่อนเริ่มกิจกรรมทางธุรกิจที่ต้องเรียกเก็บภาษีขายหรือจัดการใบรับรองยกเว้นภาษี
กระบวนการจดทะเบียนทำผ่าน New York Business Express โดยทั่วไปคุณจะต้องมี:
- บัญชีธุรกิจ NY.gov
- รายละเอียดพื้นฐานของธุรกิจ
- ข้อมูลผู้รับผิดชอบ
- เอกสารประกอบการสมัครที่รัฐกำหนด
อย่ารอจนกว่าจะมีการขายที่ต้องเสียภาษีครั้งแรกก่อนจัดการเรื่องนี้ นิวยอร์กอาจกำหนดโทษปรับที่สำคัญหากคุณทำการขายที่ต้องเสียภาษีก่อนจะได้รับ Certificate of Authority
วิธีคำนวณอัตราภาษีขายที่ถูกต้อง
อัตราที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับสถานที่จัดส่ง ไม่ใช่แค่ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ของบริษัท อัตราภาษีขายรวมของนิวยอร์กเท่ากับอัตราของรัฐบวกกับอัตราท้องถิ่นที่เกี่ยวข้อง
ณ ขณะนี้ อัตราของรัฐคือ 4% และอัตราท้องถิ่นจะแตกต่างกันไปตามมณฑล เมือง และเขตการศึกษา ในบางพื้นที่ของรัฐ เขต Metropolitan Commuter Transportation District จะเก็บเพิ่มอีก 0.375%
เนื่องจากอัตราแตกต่างกันตามเขตอำนาจภาษี แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือใช้เครื่องมือค้นหาเขตอำนาจ/อัตราของนิวยอร์กตามที่อยู่สำหรับทุกการขายที่ต้องเสียภาษีซึ่งตำแหน่งมีความสำคัญเป็นพิเศษ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณขายข้ามเขตมณฑล จัดส่งทั่วทั้งรัฐ หรือดำเนินงานทั้งในนิวยอร์กซิตีและนอกเขตนิวยอร์กซิตี
กฎการยื่นแบบและการชำระเงิน
เมื่อคุณจดทะเบียนแล้ว การปฏิบัติตามกฎภาษีขายไม่ได้จบแค่การเก็บภาษี คุณยังต้องยื่นแบบและนำส่งเงินให้ทันเวลา
แบบแสดงรายการภาษีขายของนิวยอร์กอาจยื่นรายไตรมาส รายเดือน หรือรายปี ขึ้นอยู่กับประเภทการยื่นของคุณ หากธุรกิจของคุณจดทะเบียน คุณต้องยื่นแบบแม้ในช่วงนั้นจะไม่มีการขายที่ต้องเสียภาษีหรือไม่มีภาษีที่ต้องชำระ
ประเด็นสำคัญบางอย่างที่ควรทราบ ได้แก่:
- โดยทั่วไปแบบจะครบกำหนดภายใน 20 วันหลังสิ้นสุดรอบระยะเวลารายงาน
- ผู้เสียภาษีส่วนใหญ่ต้องยื่นผ่าน Web File
- ความถี่ในการยื่นอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามยอดขายที่ต้องเสียภาษีหรือยอดภาษีที่ต้องชำระ
- หากคุณปิดกิจการ คุณต้องยื่นแบบครั้งสุดท้าย
หากธุรกิจของคุณเติบโตเร็ว ให้ติดตามการเปลี่ยนแปลงความถี่ในการยื่นแบบด้วย ผู้ขายรายเล็กอาจกลายเป็นผู้ยื่นแบบที่ต้องยื่นถี่ขึ้นเมื่อปริมาณธุรกิจเพิ่มขึ้น
ใบรับรองยกเว้นภาษีและการซื้อเพื่อขายต่อ
ใบรับรองยกเว้นภาษีเป็นส่วนปกติของการปฏิบัติตามภาษีขายของนิวยอร์ก ใบรับรองเหล่านี้ใช้เป็นหลักฐานว่าการซื้อเพื่อขายต่อหรือธุรกรรมที่ได้รับการยกเว้นบางประเภทไม่ต้องเสียภาษี
หากคุณซื้อสินค้าคงคลังเพื่อขายต่อ อย่าจ่ายภาษีขายในการซื้อนั้นหากคุณมีเอกสารประกอบการยกเว้นอย่างถูกต้อง แนวคิดเดียวกันนี้ใช้กับองค์กรที่ได้รับการยกเว้นและธุรกรรมอื่น ๆ ที่เข้าเกณฑ์บางกรณี
การเก็บบันทึกที่ดีเป็นสิ่งจำเป็น เก็บใบรับรองแยกตามลูกค้า ซัพพลายเออร์ และประเภทของธุรกรรม เพื่อให้คุณสามารถสนับสนุนการยกเว้นได้หากรัฐตรวจสอบบัญชีของคุณในภายหลัง
ผู้ขายผ่านมาร์เก็ตเพลสและธุรกิจอีคอมเมิร์ซ
ผู้ก่อตั้งจำนวนมากคิดว่าแพลตฟอร์มมาร์เก็ตเพลสจะจัดการภาษีขายให้โดยอัตโนมัติ แต่นั่นไม่จริง
หากคุณขายผ่าน Amazon, Etsy หรือมาร์เก็ตเพลสอื่น คุณยังต้องรู้ว่าธุรกิจของคุณต้องจดทะเบียนในนิวยอร์กหรือไม่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบทบาทของคุณ มาร์เก็ตเพลสอาจเก็บและนำส่งภาษีให้กับยอดขายที่ดำเนินการผ่านแพลตฟอร์ม แต่คุณอาจยังต้องจดทะเบียนและยื่นแบบหากธุรกิจของคุณเข้าเกณฑ์ vendor rule
ดังนั้น ผู้ขายอีคอมเมิร์ซควรพิจารณายอดขายทั้งโดยตรงและผ่านมาร์เก็ตเพลสร่วมกัน การวิเคราะห์การปฏิบัติตามกฎขึ้นอยู่กับตัวธุรกิจ ไม่ใช่แค่แพลตฟอร์มที่ใช้ชำระเงิน
การเก็บบันทึกที่ช่วยปกป้องคุณได้จริง
การตรวจสอบภาษีขายมักจะยากขึ้นเมื่อบันทึกไม่ครบถ้วน นิวยอร์กคาดหวังเอกสารประกอบที่ละเอียด รวมถึง:
- จำนวนภาษีขายที่เก็บได้
- ยอดขายแต่ละรายการและใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หรือสลิปการขายที่สนับสนุนรายการนั้น
- การคืนสินค้า เครดิต และการปรับปรุงต่าง ๆ
- เขตอำนาจภาษีของสถานที่ขายหรือส่งมอบ
- ใบรับรองยกเว้นภาษีสำหรับยอดขายที่ได้รับการยกเว้น
- ใบรับรองยกเว้นภาษีสำหรับการซื้อที่ได้รับการยกเว้นตามเกณฑ์
การเก็บบันทึกที่เข้มแข็งไม่ได้มีไว้เพียงเพื่อการตรวจสอบภาษีเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณพบข้อผิดพลาดของอัตราภาษี ระบุรายการที่ต้องเสียภาษีได้เร็วขึ้น และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการยื่นแบบ
ข้อผิดพลาดที่ธุรกิจใหม่มักทำ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเป็นเรื่องง่าย ๆ แต่มีค่าใช้จ่ายสูง:
- จดทะเบียนช้าเกินไป
- ใช้อัตราภาษีตามเขตอำนาจที่ไม่ถูกต้อง
- คิดว่าบริการทุกประเภทได้รับการยกเว้น
- ลืมยื่นแบบเมื่อไม่ได้เก็บภาษี
- ไม่พิจารณายอดขายผ่านมาร์เก็ตเพลสเมื่อทดสอบ nexus
- ไม่เก็บใบรับรองยกเว้นภาษี
- สับสนระหว่างภาษีขายกับภาษีเงินได้
หากคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ตั้งแต่ต้น กระบวนการภาษีขายของคุณจะจัดการได้ง่ายขึ้นมาก
Zenind เข้ามาช่วยตรงไหน
หากคุณยังอยู่ในขั้นตอนจัดตั้งธุรกิจ ให้จัดโครงสร้างทางกฎหมายให้เรียบร้อยก่อนสร้างเวิร์กโฟลว์ด้านภาษีของคุณ การจดทะเบียนภาษีขายแยกจากการจัดตั้ง LLC หรือบริษัท แต่ทั้งสองขั้นตอนควรอยู่ในเช็กลิสต์การเริ่มต้นเดียวกัน
Zenind ช่วยผู้ก่อตั้งจัดตั้งนิติบุคคลให้เรียบร้อย เพื่อให้พวกเขาสามารถเดินหน้าสู่การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการดำเนินงานได้โดยมีอุปสรรคน้อยลง เมื่อบริษัทของคุณจัดตั้งแล้ว คุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่การพิจารณาว่าสินค้าหรือบริการของคุณก่อให้เกิดภาระภาษีขาย การจดทะเบียน และการยื่นแบบหรือไม่
เช็กลิสต์ภาษีขายของนิวยอร์กสำหรับผู้ก่อตั้งใหม่
ใช้เช็กลิสต์นี้เป็นจุดเริ่มต้น:
- ยืนยันว่าสินค้าหรือบริการของคุณต้องเสียภาษีหรือไม่
- ตรวจสอบว่าธุรกิจของคุณมีสถานที่ตั้งจริงหรือมี economic nexus ในนิวยอร์กหรือไม่
- ยื่นขอ Certificate of Authority ก่อนเริ่มขายสินค้าที่ต้องเสียภาษี
- ใช้อัตราภาษีตามเขตอำนาจที่ถูกต้องสำหรับแต่ละธุรกรรม
- เก็บใบรับรองยกเว้นภาษีเมื่อจำเป็น
- ยื่นแบบตรงเวลา แม้ไม่มีภาษีที่ต้องชำระ
- เก็บบัญชี ใบแจ้งหนี้ และบันทึกสนับสนุนอย่างละเอียด
- ทบทวนยอดขายผ่านมาร์เก็ตเพลสและกิจกรรมการจัดส่งนอกเขตเป็นประจำ
คำถามที่พบบ่อย
ฉันต้องมี sales tax permit ไหมถ้าขายออนไลน์อย่างเดียว?
อาจต้องมี การขายออนไลน์ยังอาจก่อให้เกิดภาระภาษีขายของนิวยอร์กได้ หากคุณมีการตั้งอยู่ทางกายภาพ เข้าเกณฑ์ economic nexus หรือเข้าเกณฑ์ vendor ตามกฎของรัฐในรูปแบบอื่น
ฉันต้องเก็บภาษีขายกับทุกบริการไหม?
ไม่จำเป็น นิวยอร์กเก็บภาษีกับบริการบางประเภท แต่บริการจำนวนมากยังคงได้รับการยกเว้น คุณควรยืนยันหมวดหมู่ที่แน่นอนก่อนตัดสินใจออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันเก็บภาษีขายก่อนจะได้รับ Certificate of Authority?
อาจกลายเป็นปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎที่ร้ายแรง นิวยอร์กสามารถกำหนดโทษปรับหากคุณทำการขายที่ต้องเสียภาษีก่อนที่จะจดทะเบียนอย่างถูกต้อง
ถ้ารอบนี้ไม่มีการขาย ฉันต้องยื่นแบบไหม?
ต้องยื่น หากคุณจดทะเบียนและยังเปิดดำเนินการอยู่ในช่วงเวลานั้น นิวยอร์กกำหนดให้ยื่นแบบแม้ไม่มีการขายที่ต้องเสียภาษีหรือไม่มีภาษีที่ต้องชำระ
ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าอัตราที่ต้องเรียกเก็บคือเท่าไร?
ใช้เครื่องมือค้นหาเขตอำนาจ/อัตราของนิวยอร์กตามที่อยู่ อัตราที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับสถานที่ที่ส่งมอบการขาย ไม่ใช่แค่ที่ตั้งธุรกิจของคุณ
สรุปท้ายสุด
ภาษีขายของนิวยอร์กจัดการได้ หากคุณแบ่งออกเป็นขั้นตอนที่ถูกต้อง: ระบุว่าสิ่งใดต้องเสียภาษี จดทะเบียนก่อนเริ่มเรียกเก็บ คิดอัตราที่ถูกต้อง ยื่นแบบตามกำหนด และเก็บบันทึกให้ดีเยี่ยม
สำหรับธุรกิจใหม่ ช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการสร้างกระบวนการนี้คือก่อนการขายครั้งแรก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังจัดตั้ง LLC หรือบริษัท ขายออนไลน์ หรือจัดส่งสินค้าไปยังหลายเขตของนิวยอร์ก
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง