Ръководство за данък върху продажбите в Ню Йорк за нови бизнеси: регистрация, ставки и правила за деклариране

Ако стартирате бизнес в Ню Йорк, данъкът върху продажбите е една от първите теми за съответствие, които трябва да разберете. Правилата засягат търговски обекти, ресторанти, фирми за услуги, онлайн продавачи, търговци в маркетплейси и много основатели, които смятат, че данъкът върху продажбите се прилага само за големи физически магазини.

Добрата новина е, че данъкът върху продажбите в Ню Йорк става много по-лесен за управление, след като разберете три въпроса:

1. Какво е облагаемо?
2. Трябва ли да се регистрирате?
3. Как да събирате, декларирате и съхранявате правилно документи?

Това ръководство разглежда всяка стъпка на ясен език, за да могат новите собственици на бизнес да изградят процес за данък върху продажбите, който работи от първия ден.

Какво покрива данъкът върху продажбите в Ню Йорк

Ню Йорк прилага данък върху продажбите и употребата върху материални лични вещи и върху определени облагаеми услуги. На практика това означава, че правилата могат да се прилагат за много повече от традиционна каса в магазин.

Често облагаеми категории включват:

• материални лични вещи, като физически стоки
• газ, електроенергия, охлаждане, пара и телефонни услуги
• определени услуги, които Ню Йорк изрично облага
• храни и напитки, продавани от ресторанти, кръчми и кетъринг компании
• нощувки в хотели и краткосрочни наеми
• определени такси за вход и членски вноски

Примери за облагаема бизнес дейност могат да включват автосервиз, почистване на басейни, поддръжка на тревни площи, услуги по интериорен дизайн и декорация, информационни услуги в някои случаи, паркиране и хотелска дейност.

Ню Йорк също използва подход, основан на мястото на доставка, за продажбите на дребно. С други думи, мястото на доставка обикновено определя ставката, която начислявате. Това е важно за търговци в електронната търговия, търговци на едро, които изпращат стоки в щата, и бизнеси с клиенти в множество местни юрисдикции.

Какво е освободено

Не всяка продажба е облагаема. Ню Йорк освобождава определени сделки и продукти, включително:

• покупки за препродажба
• повечето продажби към или от федералното правителство, правителството на щата Ню Йорк, благотворителни организации и някои други освободени организации
• повечето храни за домашна консумация
• лекарства с рецепта и без рецепта
• много услуги, които не са изрично посочени като облагаеми

За някои освобождавания е необходим сертификат за освобождаване. За други не е. Тъй като правилата се различават според сделката, не трябва да приемате, че даден артикул е освободен само защото изглежда като услуга или покупка на едро.

Кой трябва да се регистрира за данък върху продажбите

Обикновено трябва да се регистрирате, ако продавате облагаеми стоки или облагаеми услуги в Ню Йорк и отговаряте на едно или повече от правилата на щата за продавачи. Това включва бизнеси с физическо присъствие в щата и бизнеси, които продават от дом, временен щанд, магазин, склад или онлайн канал.

Може да е необходимо да се регистрирате, ако:

• поддържате място на дейност в Ню Йорк и извършвате облагаеми продажби
• продавате облагаеми продукти или услуги от дома си
• сте временен продавач
• продавате облагаеми стоки, дори и само от време на време
• използвате служители, независими изпълнители, агенти или други представители за привличане на бизнес в Ню Йорк
• редовно доставяте облагаеми продукти с ваши превозни средства
• оперирате като хотел, увеселително или друг определен облагаем тип бизнес

Дейността в маркетплейси също може да създаде задължение за регистрация. Ако сте оператор на маркетплейс или ако продажбите ви чрез маркетплейси ви изведат над праговете на Ню Йорк, пак трябва да прецените дали регистрацията е необходима.

Отдалечени продавачи и икономически nexus

Ако вашият бизнес няма физическо присъствие в Ню Йорк, пак може да се наложи да се регистрирате и да събирате данък поради икономически nexus.

Правилото за отдалечени продавачи на Ню Йорк използва период на преглед, обхващащ непосредствено предходните четири тримесечия за данък върху продажбите. Ако през този период и двете условия по-долу са изпълнени, трябва да се регистрирате:

• брутните ви приходи от продажби на материални лични вещи, доставени в Ню Йорк, надвишават 500 000 долара
• извършвате повече от 100 продажбени транзакции, доставени в Ню Йорк

И двата прага трябва да са изпълнени. Ако покривате само единия, не сте автоматично задължени да се регистрирате по това правило.

За отдалечените продавачи това означава, че растежът на електронната търговия може да създаде данъчно задължение дори без офис, склад, служител или магазин в Ню Йорк. Включете продажбите чрез маркетплейси в анализа, когато определяте дали сте преминали прага.

Как да получите Certificate of Authority

За да извършвате законно облагаеми продажби или да издавате или приемате повечето сертификати за освобождаване от данък върху продажбите, ви е необходим Certificate of Authority от New York Department of Taxation and Finance.

Като общо правило трябва да подадете заявление поне 20 дни преди да започнете бизнес дейност, за която се изисква да събирате данък върху продажбите или да обработвате сертификати за освобождаване.

Регистрацията се извършва чрез New York Business Express. Обикновено ще са ви необходими:

• акаунт за бизнес в NY.gov
• основни данни за бизнеса
• информация за отговорното лице
• документите за кандидатстване, изисквани от щата

Не чакайте до първата си облагаема продажба, за да уредите тази стъпка. Ню Йорк може да наложи значителни санкции, ако извършвате облагаеми продажби преди да получите своя Certificate of Authority.

Как да изчислите правилната ставка на данъка върху продажбите

Правилната ставка зависи от мястото на доставка, а не само от това къде е седалището на компанията ви. Комбинираната ставка на данъка върху продажбите в Ню Йорк е държавната ставка плюс приложимата местна ставка.

Към момента държавната ставка е 4%, а местните ставки варират според окръг, град и училищен район. В някои части на щата Metropolitan Commuter Transportation District добавя допълнителни 0.375%.

Тъй като ставките се различават по юрисдикции, най-безопасният подход е да използвате инструмента на Ню Йорк за търсене на юрисдикция и ставка по адрес за всяка облагаема продажба, при която местоположението има значение. Това е особено важно, ако продавате през граници на окръзи, изпращате в целия щат или работите както в Ню Йорк Сити, така и извън него.

Правила за деклариране и плащане

След като се регистрирате, съответствието с данъка върху продажбите не приключва със събирането. Трябва също да подавате декларации и да превеждате плащанията навреме.

Декларациите за данък върху продажбите в Ню Йорк могат да се подават тримесечно, месечно или годишно в зависимост от вашата класификация за подаване. Ако бизнесът ви е регистриран, трябва да подавате декларация дори когато не сте имали облагаеми продажби или данък за периода.

Няколко практически точки са важни:

• декларациите обикновено се дължат до 20 дни след края на отчетния период
• повечето данъкоплатци са длъжни да подават по електронен път
• честотата на подаване може да се променя с времето според облагаемите продажби или дължимия данък
• ако закриете бизнеса си, трябва да подадете окончателна декларация

Ако бизнесът ви расте бързо, следете за промени в честотата на подаване. Малък продавач може да стане задължен да подава по-често, когато обемът се увеличи.

Сертификати за освобождаване и покупки за препродажба

Сертификатите за освобождаване са нормална част от съответствието с данъка върху продажбите в Ню Йорк. Те документират покупки за препродажба без данък или определени освободени сделки.

Ако купувате инвентар за препродажба, не плащайте данък върху тази покупка, ако правилно документирате освобождаването. Същата идея важи и за някои освободени организации и други квалифицирани сделки.

Доброто водене на записи е от съществено значение. Съхранявайте сертификатите организирано по клиент, доставчик и тип сделка, за да можете да подкрепите освобождаването, ако щатът по-късно прегледа вашите книги.

Продавачи в маркетплейси и бизнеси в електронната търговия

Много основатели смятат, че платформите за маркетплейс автоматично решават съответствието с данъка върху продажбите. Не го правят.

Ако продавате чрез Amazon, Etsy или друг маркетплейс, пак трябва да знаете дали бизнесът ви трябва да се регистрира в Ню Йорк. В зависимост от ролята ви, маркетплейсът може да събира и превежда данъка върху посредничените продажби, но може все пак да се наложи да се регистрирате и да подавате декларации, ако бизнесът ви отговаря на правилата за продавач.

Затова продавачите в електронната търговия трябва да разглеждат заедно директните и продажбите чрез маркетплейси. Анализът на съответствието се базира на бизнеса, а не само на платформата за плащане.

Водене на записи, което наистина ви защитава

Одитите по данък върху продажбите обикновено стават по-трудни, когато записите са непълни. Ню Йорк очаква подробна документация, включително:

• размера на събрания данък върху продажбите
• всяка сума на продажба и съпътстваща фактура, разписка или касова бележка
• връщания, кредити и корекции
• юрисдикцията, в която е извършена продажбата или доставката
• сертификати за освобождаване за освободени продажби
• сертификати за освобождаване за квалифицирани освободени покупки

Силното водене на записи не е полезно само при одити. То също така ви помага да откривате грешки в ставките, да идентифицирате облагаеми артикули навреме и да избягвате грешки при подаване.

Чести грешки на новите бизнеси

Най-честите грешки са прости, но могат да излязат скъпо:

• твърде късно регистриране
• използване на грешна местна ставка
• приемане, че всички услуги са освободени
• забравяне да се подаде декларация, когато не е събран данък
• игнориране на продажбите в маркетплейси при тестване на nexus
• неуспех да се съхраняват сертификати за освобождаване
• третиране на данъка върху продажбите като същото нещо като данъка върху дохода

Ако избегнете тези грешки отрано, процесът ви за данък върху продажбите ще бъде много по-лесен за поддържане.

Къде се вписва Zenind

Ако все още сте във фазата на учредяване, първо подредете правната структура, преди да изграждате данъчния си работен процес. Регистрацията за данък върху продажбите е отделна от създаването на LLC или корпорация, но двете стъпки принадлежат в един и същ стартов списък.

Zenind помага на основателите да учредят бизнес структурата правилно, за да могат да преминат към оперативно съответствие с по-малко затруднения. След като компанията ви бъде създадена, можете да се фокусирате върху това дали продуктите или услугите ви пораждат задължения за данък върху продажбите, регистрация и деклариране.

Контролен списък за данък върху продажбите в Ню Йорк за нови основатели

Използвайте този контролен списък като отправна точка:

• потвърдете дали продуктите или услугите ви са облагаеми
• проверете дали бизнесът ви има физическо присъствие или икономически nexus в Ню Йорк
• кандидатствайте за Certificate of Authority преди да направите облагаеми продажби
• използвайте правилната ставка за съответната юрисдикция за всяка транзакция
• събирайте сертификати за освобождаване, когато се изисква
• подавайте декларации навреме, дори ако не се дължи данък
• поддържайте подробни книги, фактури и подкрепящи записи
• редовно преглеждайте продажбите през маркетплейси и дейността по изпращане извън щата

Често задавани въпроси

Трябва ли ми разрешително за данък върху продажбите, ако продавам само онлайн?

Възможно е. Онлайн продажбите също могат да създадат задължение за данък върху продажбите в Ню Йорк, ако имате физическо присъствие, отговаряте на праговете за икономически nexus или по друг начин се квалифицирате като продавач съгласно правилата на щата.

Трябва ли да начислявам данък върху продажбите за всяка услуга?

Не. Ню Йорк облага определени услуги, но много услуги остават освободени. Трябва да потвърдите точната категория, преди да решите как да фактурирате клиента.

Какво става, ако събера данък върху продажбите преди да получа Certificate of Authority?

Това може да създаде сериозен проблем със съответствието. Ню Йорк може да наложи санкции, ако извършвате облагаеми продажби, преди да сте правилно регистрирани.

Трябва ли да подам декларация, ако през този период не съм имал продажби?

Да, ако сте регистрирани и все още активни за периода. Ню Йорк изисква декларации дори когато не е имало облагаеми продажби или дължим данък.

Как да разбера коя е правилната ставка за начисляване?

Използвайте търсенето на юрисдикция и ставка по адрес в Ню Йорк. Правилната ставка зависи от мястото на доставка, а не само от това къде се намира бизнесът ви.

Финален извод

Данъкът върху продажбите в Ню Йорк е управляем, когато го разделите на правилните стъпки: определете какво е облагаемо, регистрирайте се преди да започнете да събирате, начислявайте правилната ставка, подавайте навреме и поддържайте отлични записи.

За новите бизнеси най-доброто време да изградят този процес е преди първата продажба. Това е особено вярно, ако учредявате LLC или корпорация, продавате онлайн или изпращате към множество юрисдикции в Ню Йорк.