Hướng dẫn thuế bán hàng New York cho doanh nghiệp mới: đăng ký, mức thuế và quy định kê khai

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh tại New York, thuế bán hàng là một trong những vấn đề tuân thủ đầu tiên cần hiểu rõ. Các quy định này ảnh hưởng đến cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, doanh nghiệp dịch vụ, người bán hàng trực tuyến, người bán trên sàn thương mại điện tử và nhiều nhà sáng lập thường cho rằng thuế bán hàng chỉ áp dụng cho các mô hình bán lẻ truyền thống có mặt bằng cố định.

Tin tốt là thuế bán hàng New York sẽ dễ quản lý hơn nhiều khi bạn hiểu ba câu hỏi sau:

1. Những gì chịu thuế là gì?
2. Bạn có cần đăng ký không?
3. Làm thế nào để thu, kê khai và lưu hồ sơ đúng cách?

Hướng dẫn này phân tích từng bước bằng ngôn ngữ dễ hiểu để chủ doanh nghiệp mới có thể xây dựng quy trình thuế bán hàng hiệu quả ngay từ ngày đầu.

Thuế bán hàng New York áp dụng cho những gì

New York áp dụng thuế bán hàng và thuế sử dụng đối với tài sản hữu hình cá nhân và một số dịch vụ chịu thuế cụ thể. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là quy định này có thể áp dụng cho nhiều thứ hơn một quầy thanh toán bán lẻ truyền thống.

Các nhóm hàng hóa và dịch vụ chịu thuế phổ biến bao gồm:

• tài sản hữu hình cá nhân, chẳng hạn như hàng hóa vật lý
• dịch vụ gas, điện, làm lạnh, hơi nước và điện thoại
• một số dịch vụ mà New York quy định rõ là chịu thuế
• thực phẩm và đồ uống do nhà hàng, quán bar và đơn vị cung cấp tiệc bán ra
• lưu trú khách sạn và thuê ngắn hạn
• một số khoản phí vào cửa và hội phí nhất định

Ví dụ về hoạt động kinh doanh chịu thuế có thể bao gồm sửa chữa ô tô, vệ sinh hồ bơi, chăm sóc bãi cỏ, dịch vụ trang trí và thiết kế nội thất, dịch vụ thông tin trong một số trường hợp, bãi đỗ xe và vận hành khách sạn.

New York cũng sử dụng phương pháp đánh thuế dựa trên điểm đến đối với bán lẻ. Nói cách khác, địa điểm giao hàng thường quyết định mức thuế bạn phải tính. Điều đó đặc biệt quan trọng đối với người bán ecommerce, nhà bán buôn giao hàng vào tiểu bang, và doanh nghiệp có khách hàng ở nhiều khu vực địa phương khác nhau.

Những gì được miễn thuế

Không phải mọi giao dịch đều chịu thuế. New York miễn thuế cho một số giao dịch và sản phẩm nhất định, bao gồm:

• hàng mua để bán lại
• hầu hết giao dịch bán cho hoặc bởi chính phủ liên bang, chính quyền bang New York, các tổ chức từ thiện và một số tổ chức đủ điều kiện miễn thuế khác
• hầu hết thực phẩm dùng tại nhà
• thuốc kê đơn và không kê đơn
• nhiều dịch vụ không được liệt kê cụ thể là chịu thuế

Một số trường hợp miễn thuế cần có chứng nhận miễn thuế. Một số trường hợp khác thì không. Vì quy định thay đổi theo từng loại giao dịch, bạn không nên cho rằng một mặt hàng được miễn thuế chỉ vì nó có vẻ là dịch vụ hoặc giao dịch mua bán buôn.

Ai cần đăng ký thuế bán hàng

Thông thường, bạn cần đăng ký nếu bán hàng hóa chịu thuế hoặc dịch vụ chịu thuế tại New York và đáp ứng một hoặc nhiều quy định của tiểu bang về nhà cung cấp. Điều đó bao gồm doanh nghiệp có địa điểm vật lý trong tiểu bang và doanh nghiệp bán hàng từ nhà, gian hàng tạm thời, cửa hàng, kho hoặc kênh trực tuyến.

Bạn có thể cần đăng ký nếu bạn:

• có địa điểm kinh doanh tại New York và thực hiện bán hàng chịu thuế
• bán sản phẩm hoặc dịch vụ chịu thuế từ nhà riêng
• là người bán tạm thời
• bán hàng hóa chịu thuế dù chỉ thỉnh thoảng
• sử dụng nhân viên, nhà thầu, đại diện hoặc bên trung gian khác để tiếp thị kinh doanh tại New York
• thường xuyên giao hàng hóa chịu thuế bằng xe của chính bạn
• vận hành khách sạn, khu vui chơi giải trí hoặc một số loại hình kinh doanh chịu thuế khác

Hoạt động trên sàn thương mại điện tử cũng có thể tạo ra nghĩa vụ đăng ký. Nếu bạn là nhà cung cấp sàn thương mại điện tử, hoặc nếu doanh số qua sàn của bạn vượt ngưỡng của New York, bạn vẫn cần xem xét liệu có phải đăng ký hay không.

Người bán từ xa và ngưỡng hiện diện kinh tế

Nếu doanh nghiệp của bạn không có hiện diện vật lý tại New York, bạn vẫn có thể phải đăng ký và thu thuế vì hiện diện kinh tế.

Quy tắc dành cho người bán từ xa của New York sử dụng khoảng thời gian truy xét gồm bốn quý thuế bán hàng ngay trước đó. Nếu trong khoảng thời gian đó, cả hai điều sau đều đúng, bạn phải đăng ký:

• doanh thu gộp từ việc bán tài sản hữu hình cá nhân giao vào New York vượt quá 500.000 USD
• bạn thực hiện hơn 100 giao dịch bán hàng giao vào New York

Cả hai ngưỡng đều phải được đáp ứng. Nếu bạn chỉ đạt một ngưỡng, bạn không tự động phải đăng ký theo quy tắc này.

Đối với người bán từ xa, điều này có nghĩa là tăng trưởng ecommerce có thể tạo ra nghĩa vụ thuế ngay cả khi không có văn phòng, kho, nhân viên hoặc cửa hàng tại New York. Hãy đưa doanh số trên sàn thương mại điện tử vào phân tích của bạn khi xác định xem đã vượt ngưỡng hay chưa.

Cách lấy Certificate of Authority

Để hợp pháp thực hiện bán hàng chịu thuế hoặc phát hành hay chấp nhận hầu hết chứng nhận miễn thuế bán hàng, bạn cần Certificate of Authority từ Sở Thuế vụ và Tài chính New York.

Theo nguyên tắc chung, bạn nên nộp đơn ít nhất 20 ngày trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh yêu cầu bạn thu thuế bán hàng hoặc xử lý chứng nhận miễn thuế.

Quy trình đăng ký được hoàn tất thông qua New York Business Express. Thông thường bạn sẽ cần:

• tài khoản doanh nghiệp NY.gov
• thông tin doanh nghiệp cơ bản
• thông tin người chịu trách nhiệm
• các tài liệu đăng ký theo yêu cầu của tiểu bang

Đừng chờ đến sau giao dịch chịu thuế đầu tiên mới xử lý bước này. New York có thể áp dụng các khoản phạt đáng kể nếu bạn thực hiện bán hàng chịu thuế trước khi nhận được Certificate of Authority.

Cách tính đúng mức thuế bán hàng

Mức thuế phù hợp phụ thuộc vào địa điểm giao hàng, chứ không chỉ nơi công ty của bạn đặt trụ sở. Mức thuế bán hàng tổng hợp của New York bằng thuế suất của tiểu bang cộng với thuế suất địa phương áp dụng.

Tính đến hiện tại, thuế suất của tiểu bang là 4%, và thuế suất địa phương thay đổi theo quận, thành phố và học khu. Ở một số khu vực trong tiểu bang, Metropolitan Commuter Transportation District còn cộng thêm 0,375%.

Vì thuế suất thay đổi theo từng khu vực pháp lý, cách an toàn nhất là sử dụng công cụ tra cứu khu vực/thuế suất của New York theo địa chỉ cho mọi giao dịch chịu thuế mà địa điểm có vai trò quyết định. Điều đó đặc biệt quan trọng nếu bạn bán qua ranh giới quận, giao hàng trên toàn tiểu bang, hoặc hoạt động cả ở New York City và các khu vực ngoài NYC.

Quy định kê khai và nộp tiền

Sau khi đã đăng ký, việc tuân thủ thuế bán hàng không dừng lại ở khâu thu thuế. Bạn cũng cần nộp tờ khai và chuyển tiền đúng hạn.

Tờ khai thuế bán hàng New York có thể được nộp theo quý, theo tháng hoặc theo năm tùy vào phân loại kê khai của bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn đã đăng ký, bạn phải nộp tờ khai ngay cả khi trong kỳ không có doanh số chịu thuế hoặc không phát sinh thuế phải nộp.

Một vài điểm thực tế cần lưu ý:

• tờ khai thường đến hạn trong vòng 20 ngày sau khi kết thúc kỳ báo cáo
• hầu hết người nộp thuế phải nộp qua Web File
• tần suất kê khai có thể thay đổi theo thời gian dựa trên doanh số chịu thuế hoặc số thuế phát sinh
• nếu bạn đóng doanh nghiệp, bạn phải nộp tờ khai cuối cùng

Nếu doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, hãy theo dõi các thay đổi về tần suất kê khai. Một người bán nhỏ có thể trở thành người nộp tờ khai thường xuyên hơn khi doanh số tăng lên.

Chứng nhận miễn thuế và mua hàng để bán lại

Chứng nhận miễn thuế là một phần bình thường của việc tuân thủ thuế bán hàng New York. Đây là cách doanh nghiệp ghi nhận các giao dịch mua hàng để bán lại không chịu thuế hoặc các giao dịch miễn thuế khác.

Nếu bạn mua hàng tồn kho để bán lại, đừng trả thuế bán hàng cho giao dịch mua đó nếu bạn ghi nhận đúng việc miễn thuế. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho một số tổ chức được miễn thuế và các giao dịch đủ điều kiện khác.

Lưu trữ hồ sơ tốt là điều thiết yếu. Hãy sắp xếp chứng nhận theo khách hàng, nhà cung cấp và loại giao dịch để bạn có thể chứng minh việc miễn thuế nếu tiểu bang kiểm tra sổ sách sau này.

Người bán trên sàn thương mại điện tử và doanh nghiệp ecommerce

Nhiều nhà sáng lập cho rằng nền tảng sàn thương mại điện tử tự động giải quyết việc tuân thủ thuế bán hàng. Nhưng thực tế không phải vậy.

Nếu bạn bán qua Amazon, Etsy hoặc một sàn nào khác, bạn vẫn cần biết liệu doanh nghiệp của mình có phải đăng ký tại New York hay không. Tùy vào vai trò của bạn, sàn có thể thu và nộp thuế cho các giao dịch được hỗ trợ trên nền tảng, nhưng bạn vẫn có thể cần đăng ký và nộp tờ khai nếu doanh nghiệp đáp ứng quy định về nhà cung cấp.

Vì vậy, người bán ecommerce nên xem xét cả doanh số trực tiếp lẫn doanh số trên sàn cùng lúc. Phân tích tuân thủ dựa trên toàn bộ doanh nghiệp, chứ không chỉ dựa trên nền tảng thanh toán.

Cách lưu hồ sơ để thực sự bảo vệ bạn

Kiểm toán thuế bán hàng thường trở nên khó khăn hơn khi hồ sơ không đầy đủ. New York yêu cầu tài liệu chi tiết, bao gồm:

• số tiền thuế bán hàng đã thu
• giá trị của từng giao dịch và hóa đơn, biên nhận hoặc phiếu bán hàng hỗ trợ
• hàng trả lại, khoản ghi có và các điều chỉnh
• khu vực pháp lý nơi giao dịch hoặc giao hàng diễn ra
• chứng nhận miễn thuế cho các giao dịch bán miễn thuế
• chứng nhận miễn thuế cho các giao dịch mua đủ điều kiện được miễn thuế

Lưu trữ hồ sơ tốt không chỉ dành cho kiểm toán. Nó còn giúp bạn phát hiện sai mức thuế, nhận diện hàng hóa chịu thuế sớm và tránh lỗi khi kê khai.

Những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp mới

Những sai lầm thường gặp nhất thì đơn giản, nhưng có thể tốn kém:

• đăng ký quá muộn
• dùng sai mức thuế theo khu vực pháp lý
• cho rằng tất cả dịch vụ đều được miễn thuế
• quên nộp tờ khai khi không thu được thuế
• bỏ qua doanh số trên sàn thương mại điện tử khi kiểm tra hiện diện kinh tế
• không lưu giữ chứng nhận miễn thuế
• nhầm thuế bán hàng với thuế thu nhập

Nếu tránh được những sai lầm này từ sớm, quy trình thuế bán hàng của bạn sẽ dễ duy trì hơn nhiều.

Zenind hỗ trợ như thế nào

Nếu bạn هنوز ở giai đoạn thành lập, hãy hoàn tất cấu trúc pháp lý trước khi xây dựng quy trình thuế. Đăng ký thuế bán hàng tách biệt với việc thành lập LLC hoặc công ty, nhưng hai bước này nên nằm trong cùng một danh sách chuẩn bị ra mắt.

Zenind giúp các nhà sáng lập thiết lập pháp nhân một cách rõ ràng để họ có thể chuyển sang giai đoạn tuân thủ vận hành với ít trở ngại hơn. Khi công ty của bạn đã được thành lập, bạn có thể tập trung vào việc sản phẩm hoặc dịch vụ của mình có kích hoạt nghĩa vụ thuế bán hàng, đăng ký và kê khai hay không.

Danh sách kiểm tra thuế bán hàng New York cho nhà sáng lập mới

Sử dụng danh sách này như điểm khởi đầu:

• xác nhận sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có chịu thuế hay không
• kiểm tra xem doanh nghiệp của bạn có hiện diện vật lý hoặc hiện diện kinh tế tại New York hay không
• xin Certificate of Authority trước khi thực hiện bán hàng chịu thuế
• áp dụng đúng mức thuế theo khu vực pháp lý cho từng giao dịch
• thu thập chứng nhận miễn thuế khi cần thiết
• nộp tờ khai đúng hạn, kể cả khi không phát sinh thuế phải nộp
• lưu giữ sổ sách, hóa đơn và hồ sơ hỗ trợ chi tiết
• thường xuyên rà soát doanh số trên sàn thương mại điện tử và hoạt động giao hàng ngoài tiểu bang

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần giấy phép thuế bán hàng nếu tôi chỉ bán trực tuyến không?

Có thể. Bán hàng trực tuyến vẫn có thể tạo ra nghĩa vụ thuế bán hàng tại New York nếu bạn có hiện diện vật lý, đáp ứng ngưỡng hiện diện kinh tế hoặc đủ điều kiện khác theo quy định của tiểu bang.

Tôi có phải tính thuế bán hàng cho mọi dịch vụ không?

Không. New York chỉ đánh thuế một số dịch vụ cụ thể, nhưng nhiều dịch vụ khác vẫn được miễn. Bạn nên xác nhận chính xác nhóm dịch vụ trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.

Điều gì xảy ra nếu tôi thu thuế bán hàng trước khi có Certificate of Authority?

Điều đó có thể tạo ra vấn đề tuân thủ nghiêm trọng. New York có thể áp dụng phạt nếu bạn thực hiện bán hàng chịu thuế trước khi đăng ký hợp lệ.

Tôi có phải nộp tờ khai nếu kỳ này không có doanh số không?

Có, nếu bạn đã đăng ký và vẫn đang hoạt động trong kỳ đó. New York yêu cầu nộp tờ khai ngay cả khi không có doanh số chịu thuế hoặc không có thuế phải nộp.

Làm sao tôi biết mức thuế chính xác cần tính?

Hãy sử dụng công cụ tra cứu khu vực/thuế suất của New York theo địa chỉ. Mức thuế phù hợp phụ thuộc vào nơi hàng được giao đến, chứ không chỉ nơi doanh nghiệp của bạn đặt trụ sở.

Kết luận

Thuế bán hàng New York có thể quản lý được khi bạn chia nó thành đúng các bước: xác định mặt hàng chịu thuế, đăng ký trước khi bắt đầu thu thuế, tính đúng mức thuế, kê khai đúng lịch và lưu giữ hồ sơ thật tốt.

Đối với doanh nghiệp mới, thời điểm tốt nhất để xây dựng quy trình này là trước giao dịch đầu tiên. Điều đó đặc biệt đúng nếu bạn đang thành lập LLC hoặc công ty, bán hàng trực tuyến hoặc giao hàng vào nhiều khu vực pháp lý của New York.