10 Business Phrases na Dapat Palitan ng Mga Founder para sa Mas Malinaw at Mas Propesyonal na Pagsulat

Ang malinaw na business writing ay isang competitive advantage. Kahit nagla-launch ka man ng LLC, namamahala ng corporation, o humahawak ng customer communication para sa isang lumalaking startup, ang mga salitang pipiliin mo ay humuhubog kung paano titingnan ng mga tao ang negosyo mo. Ang mensaheng diretso, pulido, at tao ang dating ay nakakapagbuo ng tiwala. Ang mensaheng magulo, masyadong pormal, o malabo ay puwedeng magdulot ng kalituhan sa mismong sandaling kailangan ang kaliwanagan.

Para sa mga bagong may-ari ng negosyo, ang pagsusulat ay hindi lang suportang kasanayan. Bahagi ito ng paraan mo ng pagbebenta, pagpapaliwanag, pagkumpirma, at pagresolba. Bawat email sa kliyente, bawat internal memo, bawat note sa vendor, at bawat follow-up message ay may sinasabi sa mga mambabasa tungkol sa kumpanya mo. Kapag ang sulat mo ay tunog luma o matigas, maaaring mas mahirap katrabaho ang negosyo mo kaysa sa tunay na sitwasyon.

Lalong mahalaga ito para sa mga founder at small business team na sabay-sabay na humahawak ng incorporation, compliance, operations, at customer service. Kapag mabilis ang galaw mo, madaling bumalik sa mga pariralang mukhang pormal pero hindi nagdadagdag ng halaga. Ang resulta ay sulat na generic imbes na kumpiyansa ang dating.

Sa ibaba, makikita mo ang 10 karaniwang parirala na nagpapahina sa business writing, kasama ang mas mabubuting alternatibo at praktikal na gabay sa pagpili ng wikang sumasalamin sa isang moderno at mapagkakatiwalaang kumpanya.

Bakit mahalaga ang malinaw na business writing

Nakakatulong ang matibay na pagsulat sa negosyo sa ilang paraan:

• Nakababawas ito ng hindi pagkakaintindihan.
• Nakatutulong ito sa mga customer na kumilos nang mas mabilis.
• Pinapakita nito na organisado at kredible ang kumpanya mo.
• Nakatitipid ito ng oras para sa team mo.
• Pinapaganda nito ang tono ng mahihirap na usapan.

Para sa isang may-ari ng kumpanya, ang kaliwanagan ay hindi lang usaping istilo. Bahagi ito ng operational efficiency. Habang mas malinaw mong naipapahayag ang mga polisiya, timeline, susunod na hakbang, at inaasahan, mas kaunti ang kailangang palitang mensahe.

Kaya ang pagpapalit ng lumang parirala ay hindi lang exercise sa estilo. Isa rin itong paraan para gawing mas madaling basahin at mas madaling pagkatiwalaan ang komunikasyon mo.

1. “Please be advised”

Karaniwan ang pariralang ito sa pormal na email at abiso, pero madalas nagdaragdag lang ito ng distansya nang walang dagdag na impormasyon.

Sa halip na isulat:

Please be advised that your payment is overdue.

Subukan ang:

Your payment is overdue.

O, kung kailangan ng mas banayad na tono:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

Hindi bastos ang direktang pagsusulat kapag ito ay magalang. Sa karamihan ng business setting, mas gusto ng mga mambabasa ang maikling pangungusap na malinaw na nagsasabi kung ano ang nangyayari.

2. “Kindly”

Ang “kindly” ay madalas tunog luma o sobrang seremonyal sa modernong business communication. Sa maraming pagkakataon, mas simple at natural ang “please.”

Sa halip na:

Kindly review the attached document.

Gamitin ang:

Please review the attached document.

Pareho ang mensahe, pero mas malinis at mas kontemporaryo ang dating. Para sa mga founder na nakikipag-ugnayan sa customer, vendor, o partner, mas epektibo kadalasan ang natural na wika kaysa sa sobrang pinong pananalita.

3. “Please do not hesitate to contact me”

Sumikat ang pariralang ito dahil magalang ang tunog, pero naging ganoon na ito kadalasang ginagamit kaya nagiging generic. Kaunti lang ang naidadagdag nito at maaari nitong gawing formulaic ang mensahe mo.

Sa halip na:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

Subukan ang:

If you have questions, please contact me.

O:

Reach out if you need anything.

Mas mainit ang dating ng mas maikling parirala dahil parang totoong tao ang nagsasalita. Mahalaga iyon kapag sinusubukan mong bumuo ng professional pero approachable na brand voice.

4. “Under separate cover”

Lumang paraan ito ng pagsasabi na may ipapadalang hiwalay. Sa praktika, kadalasan hindi na ito kailangan.

Sa halip na:

The signed agreement is being sent under separate cover.

Gamitin ang:

The signed agreement is being sent separately.

O:

I will send the signed agreement in a separate email.

Dapat malinaw agad ang delivery method sa modernong business communication. Kung nagpapadala ka ng dokumento sa email, koreo, o courier, sabihin ito nang diretso.

5. “Enclosed please find”

Matigas ang pariralang ito at kadalasan ay redundant. Kung nag-a-attach ka ng file o naglalagay ng dokumento, alam na ng mambabasa na ibinibigay mo iyon.

Sa halip na:

Enclosed please find our updated operating agreement.

Gamitin ang:

Attached is our updated operating agreement.

O:

I have attached our updated operating agreement.

Kung pisikal na package ang ipinapadala mo, puwede pa ring gumamit ng tuwirang parirala:

Included with this letter is the signed form.

Ang layunin ay bawasan ang hadlang sa pagbasa. Hindi dapat mahirapan ang mambabasa na intindihin kung nasaan ang dokumento o bakit ito naroon.

6. “Above referenced” o “above captioned”

Pinipilit ng mga pariralang ito na balikan pa ng mambabasa ang ibang bahagi ng mensahe para maintindihan ang ibig mong sabihin. Nakakagulo iyon sa daloy at nagdadagdag ng hindi kailangang effort.

Sa halip na:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

Gamitin ang:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

O maging mas tiyak pa:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

Mas madaling intindihin ang specificity. Nakakatulong din ito kapag na-forward ang email mo, hinanap sa susunod, o binasa nang out of order. Dapat maintindihan ng mambabasa ang paksa nang hindi naghahanap sa buong mensahe.

7. “Please note that”

Madalas ipinapahiwatig ng pariralang ito na may mahalagang impormasyon na susunod, pero maaari nitong pahabain nang hindi kailangan ang pangungusap. Sa maraming kaso, puwede mo na lang sabihin ang katotohanan.

Sa halip na:

Please note that the filing deadline is next Monday.

Gamitin ang:

The filing deadline is next Monday.

Kung gusto mong idiin ang kahalagahan, gumamit ng formatting o structure imbes na filler words. Halimbawa:

Important: The filing deadline is next Monday.

O:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

Ang punto ay bigyan ng babala ang mambabasa, hindi ipahayag na binabalaan mo siya.

8. “Respectfully” sa maling konteksto

Maaaring angkop ang “respectfully” sa napakapormal na setting, pero madalas itong tunog masyadong matigas para sa karaniwang business message, lalo na kapag ginagamit bilang pangwakas o pampalambot ng pagtutol.

Sa halip na:

Respectfully, we cannot approve your request.

Gamitin ang:

We cannot approve your request at this time.

Kung kailangang manatiling magalang ang tono, umasa sa istruktura ng pangungusap kaysa sa seremonyal na salitang pambukas o pamparaos. Nakikita ang respeto sa kalidad ng paliwanag mo, hindi sa dekoratibong wika.

9. “I am forwarding this to you” kapag “sending” lang ang kailangan

Sa email, may tiyak na kahulugan ang “forwarding”: pagpasa ng mensahe o file na orihinal na natanggap mula sa iba. Sa ibang konteksto, ginagamit ito ng mga tao kapag ang ibig lang talaga nila ay “sending.” Nakakapaghatid iyon ng kalituhan.

Sa halip na:

I am forwarding the invoice to you.

Gamitin ang isa sa mga ito kung naaangkop:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

Piliin ang pandiwang tumutugma sa aktuwal mong ginagawa. Mas madaling pagkatiwalaan ang komunikasyong tumpak ang mga pandiwa.

10. “Yours very truly” at iba pang luma nang pangwakas

Patuloy pa ring lumalabas ang tradisyunal na pangwakas sa ilang industriya, pero marami sa mga ito ay tunog luma na. Kung sumusulat ka para sa customer, vendor, o partner sa modernong business context, mas mainam kadalasan ang mas simpleng pangwakas.

Sa halip na:

Yours very truly,

Gamitin ang:

Sincerely,

O:

Best,

O:

Thank you,

Ang pinakamainam na pangwakas ay nakadepende sa relasyon at layunin ng mensahe. Ang maikli at natural na pangwakas ay karaniwang mas kumpiyansa ang dating kaysa sa pormal na pariralang kabilang sa ibang panahon.

Paano makabubuo ang mga founder ng mas malinaw na style sa pagsulat

Magandang simula ang pagpapalit ng ilang mahihinang parirala, pero ang malinaw na pagsulat ay tungkol talaga sa mga gawi. Kung gusto mong mas propesyonal ang tunog ng business communication mo, ituon ang pansin sa mga prinsipyong ito.

Gumamit ng maiikling pangungusap kung maaari

Mas madaling basahin ang maiikling pangungusap, lalo na sa mobile devices. Ginagawa rin nitong mas malinaw at mas determinado ang dating ng mensahe mo.

Ikumpara ang dalawang bersyon na ito:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

Mas madaling unawain ang ikalawang bersyon at mas mahirap itong ma-misread.

Unahin ang pangunahing punto

Huwag itago sa gitna ng mahabang talata ang request, deadline, o update. Simulan sa mahalagang impormasyon.

Halimbawa:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

Pinahahalagahan ng mga mambabasa ang paglalagay ng buod muna.

Gumamit ng tiyak na pangngalan at pandiwa

Ang mga salitang tulad ng “thing,” “matter,” at “information” ay maaaring magpahina ng sulat kung madalas gamitin. Ang malinaw na pagsulat ay gumagamit ng eksaktong termino.

Sa halip na:

We need to review the thing you sent.

Gamitin ang:

We need to review the operating agreement you sent.

Nakababawas ang tiyak na wika sa palitan ng paalala at nagpapamukhang mas organisado ang kumpanya mo.

Bawasan ang mga filler word

Mas tumitibay ang maraming business sentence kapag inalis ang mga salitang hindi kailangan tulad ng:

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

Hindi ibig sabihin nito na dapat malamig o parang robot ang tono mo. Ibig sabihin nito ay dapat may silbi ang bawat salita.

Iayon ang tono sa sitwasyon

Ang mahusay na business writer ay hindi pareho ang tunog sa bawat mensahe. Hindi dapat magkapareho ang tono ng payment reminder, welcome note, at compliance notice.

Halimbawa:

• Maaaring maging magiliw at nakaaengganyo ang welcome message.
• Dapat malinaw at propesyonal ang compliance reminder.
• Dapat kalmado at factual ang dispute response.

Ang tono ay isang business decision. Nakaaapekto ito sa paraan ng pag-unawa ng mga tao sa mensahe mo at sa nararamdaman nila tungkol sa brand mo.

Isang simpleng editing checklist para sa business email

Bago magpadala ng mahalagang email, suriin ito gamit ang checklist na ito:

• Malinaw ba ang pangunahing punto sa unang isa o dalawang pangungusap?
• Naalis ko na ba ang mga lumang o sobrang pormal na parirala?
• Kailangan ba ang bawat pangungusap?
• Nasabi ko ba nang eksakto kung ano ang kailangan ko mula sa mambabasa?
• Propesyonal pero tao pa rin ba ang tono?
• Maiintindihan pa rin ba ang mensaheng ito kung mabilis lang basahin?

Kung may sagot na hindi sa alinman dito, i-revise muna bago magpadala.

Bakit ito mahalaga para sa mga bagong may-ari ng negosyo

Kapag naglolo-launch ka ng kumpanya, bawat detalye ay nakakadagdag sa kredibilidad mo. Ang formation documents mo, customer service email, internal note, at follow-up message ay bahagi ng karanasang nabubuo ng mga tao tungkol sa negosyo mo.

Ang maayos na kumpanya ay hindi kailangang magsalita nang engrande. Kailangan nitong magtunog malinaw, maaasahan, at madaling katrabaho.

Kaya madalas na ang simpleng pagsulat ang pinakamahusay na pagsulat. Ipinapakita nito na nirerespeto mo ang oras ng mambabasa. Nakababawas ito ng kalituhan. Tinutulungan nito ang kumpanya mo na magmukhang mas may kakayahan at mas tumutugon.

Kung nagtatayo ka ng bagong negosyo, maging ito man ay LLC, corporation, o nonprofit, ang mga gawi sa komunikasyon na ginagawa mo ngayon ang huhubog sa takbo ng kumpanya mo sa hinaharap. Sinusuportahan ng malinaw na pagsulat ang mas magagandang desisyon, mas malinis na proseso, at mas matibay na relasyon sa mga customer at partner.

Pangwakas na pag-iisip

Ang magandang business writing ay hindi tungkol sa pagpapakitang-impress. Tungkol ito sa paggawa ng komunikasyon na madaling intindihin.

Sa pagpapalit ng mga luma, pormal, o masyadong mahabang parirala ng plain English, pinatitibay mo ang mensahe mo at pinapalakas mo ang kredibilidad ng negosyo mo. Nalalapat ito kung nagpapadala ka man ng compliance reminder, kumukumpirma ng filing, tumutugon sa customer, o nakikipag-ugnayan sa vendor.

Ang pinakamahusay na business writing ay diretso, magalang, at madaling sundan. Kung ang isang pangungusap ay hindi nakatutulong sa mambabasa na umusad, malamang kailangan itong paikliin, gawing mas simple, o alisin.

Para sa mga lumalaking kumpanya, araw-araw na may balik ang disiplinang ito.