10 วลีทางธุรกิจที่ผู้ก่อตั้งควรเปลี่ยน เพื่อให้การเขียนชัดเจนและเป็นมืออาชีพมากขึ้น

การเขียนธุรกิจที่ชัดเจนคือความได้เปรียบทางการแข่งขัน ไม่ว่าคุณจะกำลังก่อตั้ง LLC บริหาร corporation หรือดูแลการสื่อสารกับลูกค้าของสตาร์ทอัพที่กำลังเติบโต คำที่คุณเลือกใช้ย่อมส่งผลต่อภาพลักษณ์ที่ผู้คนมีต่อธุรกิจของคุณ ข้อความที่ตรงไปตรงมา เรียบร้อย และเป็นธรรมชาติสามารถสร้างความไว้วางใจได้ ขณะที่ข้อความที่รก เป็นทางการเกินไป หรือคลุมเครืออาจทำให้เกิดความสับสนในจังหวะที่ความชัดเจนสำคัญที่สุด

สำหรับเจ้าของธุรกิจรายใหม่ การเขียนไม่ใช่แค่ทักษะสนับสนุน แต่เป็นส่วนหนึ่งของวิธีที่คุณขาย อธิบาย ยืนยัน และแก้ไข ทุกอีเมลที่ส่งถึงลูกค้า บันทึกภายในองค์กร โน้ตถึงผู้ขาย และข้อความติดตามผล ล้วนบอกอะไรบางอย่างเกี่ยวกับบริษัทของคุณ หากการเขียนของคุณฟังดูเก่าหรือแข็งทื่อ ธุรกิจของคุณอาจดูร่วมงานด้วยยากกว่าความเป็นจริง

สิ่งนี้สำคัญเป็นพิเศษสำหรับผู้ก่อตั้งและทีมธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องจัดการการจดทะเบียนบริษัท การปฏิบัติตามข้อกำหนด การดำเนินงาน และการบริการลูกค้าไปพร้อมกัน เมื่อคุณกำลังทำงานอย่างรวดเร็ว เป็นเรื่องง่ายที่จะเผลอใช้วลีที่ฟังดูเป็นทางการแต่ให้คุณค่าน้อย ผลลัพธ์คือการเขียนที่ดูทั่วไปแทนที่จะดูมั่นใจ

ด้านล่างคือ 10 วลีที่ใช้กันบ่อยซึ่งทำให้การเขียนธุรกิจอ่อนลง พร้อมทางเลือกที่ดีกว่าและคำแนะนำเชิงปฏิบัติสำหรับการเลือกภาษาที่สะท้อนภาพของบริษัทสมัยใหม่ที่น่าเชื่อถือ

ทำไมการเขียนธุรกิจที่ชัดเจนจึงสำคัญ

การเขียนที่ดีช่วยธุรกิจของคุณได้หลายด้าน:

• ลดความเข้าใจผิด
• ช่วยให้ลูกค้าลงมือทำได้เร็วขึ้น
• ทำให้บริษัทของคุณดูเป็นระเบียบและน่าเชื่อถือ
• ประหยัดเวลาของทีม
• ปรับโทนของการสนทนาที่ลำบากให้ดีขึ้น

สำหรับเจ้าของบริษัท ความชัดเจนไม่ใช่เรื่องความสวยงาม แต่คือประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ยิ่งคุณสื่อสารนโยบาย กรอบเวลา ขั้นตอนถัดไป และความคาดหวังได้ชัดเจนเท่าไร คุณก็ยิ่งต้องแลกเปลี่ยนข้อความไปมาน้อยลงเท่านั้น

นั่นคือเหตุผลที่การแทนที่วลีล้าสมัยไม่ใช่แค่การปรับสไตล์ แต่เป็นวิธีทำให้การสื่อสารของคุณอ่านง่ายขึ้นและน่าเชื่อถือขึ้น

1. “Please be advised”

วลีนี้พบได้บ่อยในอีเมลและประกาศที่เป็นทางการ แต่โดยมากมันเพียงสร้างระยะห่างโดยไม่ได้เพิ่มข้อมูล

แทนที่จะเขียน:

Please be advised that your payment is overdue.

ลองใช้:

Your payment is overdue.

หรือหากต้องการโทนที่นุ่มนวลกว่า:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

การเขียนที่ตรงไปตรงมาไม่ใช่การหยาบคาย หากยังคงให้ความเคารพ ในบริบทธุรกิจส่วนใหญ่ ผู้อ่านมักชอบประโยคสั้น ๆ ที่บอกชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้น

2. “Kindly”

“Kindly” มักฟังดูเก่า หรือเป็นทางการเกินไปในการสื่อสารธุรกิจสมัยใหม่ ในหลายกรณี การใช้ “please” จะเรียบง่ายและเป็นธรรมชาติกว่า

แทนที่จะใช้:

Kindly review the attached document.

ให้ใช้:

Please review the attached document.

ความหมายเหมือนเดิม แต่โทนดูสะอาดและร่วมสมัยกว่า สำหรับผู้ก่อตั้งที่สื่อสารกับลูกค้า ผู้ขาย หรือพาร์ตเนอร์ ภาษาที่เป็นธรรมชาติมักได้ผลดีกว่าภาษาที่ฟังดูสูงส่งเกินไป

3. “Please do not hesitate to contact me”

วลีนี้ได้รับความนิยมเพราะฟังสุภาพ แต่เมื่อใช้แพร่หลายมากจนเกินไป มันก็อาจดูทั่วไปและไม่ค่อยมีพลัง มันไม่ได้เพิ่มคุณค่าอะไรมาก และอาจทำให้ข้อความของคุณดูเป็นแม่แบบ

แทนที่จะเขียน:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

ลองใช้:

If you have questions, please contact me.

หรือ:

Reach out if you need anything.

วลีที่สั้นกว่ามักให้ความรู้สึกอบอุ่นกว่า เพราะฟังเหมือนสิ่งที่คนจริง ๆ จะพูด นั่นสำคัญเมื่อคุณพยายามสร้างแบรนด์เสียงที่ดูเป็นมืออาชีพแต่เข้าถึงง่าย

4. “Under separate cover”

วลีนี้เป็นวิธีเก่าที่ใช้บอกว่าสิ่งหนึ่งจะถูกส่งแยกต่างหาก ในทางปฏิบัติ มันมักไม่จำเป็น

แทนที่จะเขียน:

The signed agreement is being sent under separate cover.

ให้ใช้:

The signed agreement is being sent separately.

หรือ:

I will send the signed agreement in a separate email.

การสื่อสารธุรกิจสมัยใหม่ควรบอกวิธีการส่งให้ชัดเจน หากคุณกำลังส่งเอกสารทางอีเมล ทางไปรษณีย์ หรือทางขนส่ง ให้ระบุไปตรง ๆ

5. “Enclosed please find”

วลีนี้ฟังแข็งและมักซ้ำซ้อน หากคุณแนบไฟล์หรือใส่เอกสารไว้แล้ว ผู้อ่านก็เข้าใจอยู่แล้วว่าคุณกำลังส่งสิ่งนั้นให้

แทนที่จะเขียน:

Enclosed please find our updated operating agreement.

ให้ใช้:

Attached is our updated operating agreement.

หรือ:

I have attached our updated operating agreement.

หากคุณกำลังส่งพัสดุจริง ๆ ก็ยังใช้ถ้อยคำที่ตรงไปตรงมาได้:

Included with this letter is the signed form.

เป้าหมายคือการลดแรงเสียดทาน ผู้อ่านไม่ควรต้องพยายามเดาว่าเอกสารอยู่ที่ไหนหรือส่งมาเพื่ออะไร

6. “Above referenced” หรือ “above captioned”

วลีเหล่านี้บังคับให้ผู้อ่านต้องย้อนกลับไปดูส่วนอื่นของข้อความเพื่อทำความเข้าใจว่าคุณหมายถึงอะไร ซึ่งทำให้จังหวะการอ่านสะดุดและเพิ่มภาระโดยไม่จำเป็น

แทนที่จะเขียน:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

ให้ใช้:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

หรือจะระบุให้ชัดยิ่งขึ้น:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

การระบุให้เฉพาะเจาะจงช่วยให้เข้าใจง่ายขึ้น และยังช่วยเมื่ออีเมลของคุณถูกส่งต่อ ถูกค้นหาในภายหลัง หรือถูกอ่านแบบไม่เรียงลำดับ ผู้อ่านควรเข้าใจเรื่องหลักได้โดยไม่ต้องไล่หาจากทั้งข้อความ

7. “Please note that”

วลีนี้มักเป็นสัญญาณว่ากำลังจะมีข้อมูลสำคัญตามมา แต่ก็อาจทำให้ประโยคดูยืดโดยไม่จำเป็น ในหลายกรณี คุณสามารถบอกข้อเท็จจริงไปตรง ๆ ได้เลย

แทนที่จะเขียน:

Please note that the filing deadline is next Monday.

ให้ใช้:

The filing deadline is next Monday.

หากต้องการเน้นความสำคัญ ให้ใช้การจัดรูปแบบหรือโครงสร้างแทนการใส่คำฟุ่มเฟือย เช่น:

Important: The filing deadline is next Monday.

หรือ:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

ประเด็นคือการดึงความสนใจของผู้อ่าน ไม่ใช่การบอกว่าคุณกำลังดึงความสนใจของผู้อ่าน

8. “Respectfully” ในบริบทที่ไม่เหมาะสม

“Respectfully” อาจเหมาะในบริบทที่เป็นทางการมาก ๆ แต่บ่อยครั้งมันฟังแข็งเกินไปสำหรับข้อความธุรกิจทั่วไป โดยเฉพาะเมื่อใช้เป็นคำปิดท้ายหรือใช้เพื่อทำให้อีกฝ่ายอ่อนลงในการโต้แย้ง

แทนที่จะเขียน:

Respectfully, we cannot approve your request.

ให้ใช้:

We cannot approve your request at this time.

ถ้าต้องการให้ยังคงสุภาพ ให้พึ่งพาโครงสร้างประโยคมากกว่าคำลงท้ายเชิงพิธีการ ความเคารพแสดงออกผ่านคุณภาพของคำอธิบาย ไม่ใช่ผ่านถ้อยคำประดับ

9. “I am forwarding this to you” เมื่อ “sending” ก็พอ

ในอีเมล “forwarding” มีความหมายเฉพาะ คือการส่งต่อข้อความหรือไฟล์ที่ได้รับมาจากคนอื่น แต่ในบริบทอื่น ผู้คนมักใช้คำนี้ทั้งที่จริงต้องการแค่จะบอกว่า “ส่ง” ซึ่งอาจทำให้สับสน

แทนที่จะเขียน:

I am forwarding the invoice to you.

ให้ใช้หนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้ตามความเหมาะสม:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

เลือกคำกริยาที่ตรงกับสิ่งที่คุณกำลังทำจริง ๆ ถ้อยคำที่แม่นยำทำให้การสื่อสารของคุณน่าเชื่อถือขึ้น

10. “Yours very truly” และคำลงท้ายที่ล้าสมัยอื่น ๆ

คำลงท้ายแบบจดหมายดั้งเดิมยังคงพบได้ในบางอุตสาหกรรม แต่หลายคำฟังดูโบราณไปแล้ว หากคุณกำลังเขียนถึงลูกค้า ผู้ขาย หรือพาร์ตเนอร์ในบริบทธุรกิจสมัยใหม่ การใช้คำลงท้ายที่เรียบง่ายกว่ามักจะดีกว่า

แทนที่จะเขียน:

Yours very truly,

ให้ใช้:

Sincerely,

หรือ:

Best,

หรือ:

Thank you,

คำลงท้ายที่เหมาะที่สุดขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์และเป้าหมายของข้อความ คำลงท้ายที่สั้นและเป็นธรรมชาติมักให้ความรู้สึกมั่นใจกว่าถ้อยคำทางการที่มาจากอีกยุคหนึ่ง

วิธีที่ผู้ก่อตั้งจะสร้างสไตล์การเขียนที่ชัดเจนขึ้น

การแทนที่วลีที่ไม่แข็งแรงเพียงไม่กี่คำเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่จริง ๆ แล้วการเขียนที่ชัดเจนคือเรื่องของพฤติกรรม หากคุณต้องการให้การสื่อสารทางธุรกิจของคุณฟังดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ให้โฟกัสที่หลักการต่อไปนี้

ใช้ประโยคสั้นเมื่อทำได้

ประโยคสั้นอ่านง่ายกว่า โดยเฉพาะบนมือถือ และยังทำให้ข้อความดูมีความหนักแน่น

เปรียบเทียบสองเวอร์ชันนี้:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

เวอร์ชันที่สองประมวลผลง่ายกว่าและมีโอกาสถูกอ่านผิดน้อยกว่า

วางประเด็นหลักไว้ก่อน

อย่าซ่อนคำขอ กำหนดเวลา หรือข้อมูลอัปเดตไว้กลางย่อหน้ายาว ๆ ให้เริ่มด้วยข้อมูลสำคัญก่อน

ตัวอย่าง:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

ผู้อ่านจะรู้สึกดีกว่าเมื่อได้อ่านสรุปก่อน

ใช้คำนามและคำกริยาที่เฉพาะเจาะจง

คำอย่าง “thing,” “matter,” และ “information” อาจทำให้การเขียนอ่อนลงถ้าใช้บ่อยเกินไป การเขียนที่ชัดเจนใช้คำที่เฉพาะเจาะจง

แทนที่จะเขียน:

We need to review the thing you sent.

ให้ใช้:

We need to review the operating agreement you sent.

ภาษาที่เฉพาะเจาะจงช่วยลดการแลกข้อความไปมา และทำให้บริษัทของคุณดูมีระบบมากขึ้น

ตัดคำฟุ่มเฟือยออก

ประโยคทางธุรกิจจำนวนมากจะดีขึ้นเมื่อคุณลบคำที่ไม่จำเป็นออก เช่น:

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรเขียนแบบเย็นชาเหมือนหุ่นยนต์ แต่มันหมายความว่าทุกคำควรทำงานของมันให้คุ้มค่า

ปรับโทนให้เหมาะกับสถานการณ์

นักเขียนธุรกิจที่ดีไม่ได้ใช้โทนเดียวกันทุกข้อความ ข้อความต้อนรับ การแจ้งเตือนการชำระเงิน และประกาศเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนด ไม่ควรมีโทนเหมือนกันทั้งหมด

ตัวอย่าง:

• ข้อความต้อนรับสามารถฟังดูเป็นมิตรและให้กำลังใจได้
• การแจ้งเตือนเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนดควรชัดเจนและเป็นมืออาชีพ
• การตอบโต้ข้อพิพาทควรสงบและเป็นข้อเท็จจริง

โทนเสียงคือการตัดสินใจทางธุรกิจ มันมีผลต่อวิธีที่ผู้คนตีความข้อความของคุณและความรู้สึกที่มีต่อแบรนด์ของคุณ

เช็กลิสต์ง่าย ๆ สำหรับการแก้ไขอีเมลธุรกิจ

ก่อนส่งอีเมลสำคัญ ลองตรวจด้วยเช็กลิสต์นี้:

• ประเด็นหลักชัดเจนในหนึ่งหรือสองประโยคแรกหรือไม่
• ฉันลบวลีที่ล้าสมัยหรือเป็นทางการเกินไปแล้วหรือยัง
• ทุกประโยคจำเป็นหรือไม่
• ฉันบอกชัดเจนหรือไม่ว่าต้องการให้ผู้อ่านทำอะไร
• โทนยังดูเป็นมืออาชีพแต่เป็นมนุษย์อยู่หรือไม่
• ถ้าอ่านเร็ว ๆ ข้อความนี้ยังเข้าใจได้หรือไม่

หากคำตอบข้อใดข้อหนึ่งคือไม่ ให้แก้ไขก่อนส่ง

ทำไมเรื่องนี้จึงสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจรายใหม่

เมื่อคุณกำลังก่อตั้งบริษัท รายละเอียดทุกอย่างล้วนส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของคุณ เอกสารการจดทะเบียน อีเมลบริการลูกค้า โน้ตภายใน และข้อความติดตามผล ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์ที่ผู้คนมีต่อธุรกิจของคุณ

บริษัทที่บริหารดีไม่จำเป็นต้องฟังดูยิ่งใหญ่ แต่ต้องฟังดูชัดเจน น่าเชื่อถือ และทำงานด้วยง่าย

นั่นคือเหตุผลที่การเขียนแบบเรียบง่ายมักเป็นการเขียนที่ดีที่สุด มันแสดงว่าคุณให้เกียรติเวลาของผู้อ่าน ช่วยลดความสับสน และทำให้บริษัทของคุณดูมีความสามารถและตอบสนองได้ดีขึ้น

หากคุณกำลังสร้างธุรกิจใหม่ ไม่ว่าจะเป็น LLC corporation หรือ nonprofit นิสัยการสื่อสารที่คุณสร้างขึ้นตั้งแต่ตอนนี้จะเป็นตัวกำหนดวิธีการดำเนินงานของบริษัทในภายหลัง การเขียนที่ชัดเจนช่วยสนับสนุนการตัดสินใจที่ดีกว่า กระบวนการที่เรียบร้อยกว่า และความสัมพันธ์ที่แข็งแรงขึ้นกับลูกค้าและพาร์ตเนอร์

ความคิดส่งท้าย

การเขียนธุรกิจที่ดีไม่ใช่การทำให้ตัวเองดูน่าประทับใจ แต่มันคือการทำให้การสื่อสารเข้าใจได้อย่างไม่ต้องพยายาม

เมื่อคุณแทนที่วลีที่ล้าสมัย เป็นทางการ หรือยืดเยื้อ ด้วยภาษาแบบธรรมดา คุณจะทำให้ข้อความของคุณแข็งแรงขึ้นและธุรกิจของคุณดูน่าเชื่อถือมากขึ้น สิ่งนี้ใช้ได้ไม่ว่าคุณจะส่งการแจ้งเตือนเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนด ยืนยันการยื่นเอกสาร ตอบลูกค้า หรือประสานงานกับผู้ขาย

การเขียนธุรกิจที่ดีที่สุดคือการเขียนที่ตรงไปตรงมา สุภาพ และลงมือทำต่อได้ง่าย หากประโยคใดไม่ได้ช่วยให้ผู้อ่านก้าวต่อไป ก็อาจถึงเวลาที่ต้องทำให้สั้นลง ทำให้ง่ายขึ้น หรือลบทิ้ง

สำหรับบริษัทที่กำลังเติบโต วินัยเช่นนี้ให้ผลตอบแทนทุกวัน