Paliwanag sa Corporate Resolutions: Ano ang mga Ito at Kailan Kailangan ng Iyong Negosyo ang Isa

Ang corporate resolution ay isang pormal na tala ng opisyal na pasya na ginawa ng board of directors o mga shareholder ng isang kumpanya. Idinodokumento nito ang pag-apruba sa mahahalagang aksyon ng negosyo, tumutulong magtatag ng malinaw na awtoridad, at lumilikha ng paper trail na maaaring sumuporta sa mga pangangailangan sa compliance, pagbabangko, buwis, at pamamahala.

Para sa maraming may-ari ng negosyo, hindi bahagi ng pang-araw-araw na operasyon ang mga resolution. Ngunit kapag kailangan ng kumpanya na pahintulutan ang isang mahalagang aksyon, nagiging mahalaga ang isang resolution. Ginagawa nitong malinaw at nakasulat na tala ang isang panloob na pasya na nagpapakita kung sino ang nag-apruba ng ano, kailan ito inaprubahan, at sa ilalim ng anong awtoridad.

Ano ang Corporate Resolution?

Ang corporate resolution ay isang nakasulat na dokumento na nagtatala ng pasya na ginawa ng mga angkop na tagapagpasya sa isang korporasyon. Sa karamihan ng kaso, ibig sabihin nito ay ang board of directors. Sa ilang sitwasyon, kailangang aprubahan muna ng mga shareholder ang aksyon.

Karaniwang kasama sa resolution ang:

• Pangalan ng kumpanya
• Petsa ng pagpupulong o written consent
• Tiyak na aksyong inaprubahan
• Mga pangalan ng mga bumoto o lumagda
• Panghuling pasya o awtorisasyon
• Mga linya para sa pirma o kumpirmasyon ng nakasulat na pag-apruba

Hindi lang pormalidad ang isang resolution. Kinukumpirma nito na sinunod ng kumpanya ang sarili nitong mga tuntunin at ang pasya ay ginawa nang maayos.

Bakit Mahalaga ang Corporate Resolutions

May ilang mahahalagang layunin ang corporate resolutions:

• Ipinapakita nito na kumilos ang kumpanya sa pamamagitan ng tamang awtoridad
• Lumilikha ito ng maaasahang tala para sa hinaharap na sanggunian
• Tinutulungan nitong ihiwalay ang mga desisyon ng negosyo sa personal na desisyon ng may-ari
• Sinusuportahan nito ang dokumentasyon para sa pagbabangko, pagpapautang, at mga investor
• Makakatulong itong mabawasan ang alitan tungkol sa kung awtorisado ba ang isang aksyon
• Ipinapakita nito ang maayos na corporate governance

Para sa mga korporasyon, maaaring lalo itong mahalaga kapag nakikipag-ugnayan sa mga bangko, ahensya ng estado, nagpapautang, investor, accountant, o mga legal na propesyonal.

Kailan Kailangan ng Negosyo ng Resolution

Hindi lahat ng desisyon sa negosyo ay nangangailangan ng resolution. Karaniwan, ang mga rutinang pang-araw-araw na desisyon sa pamamahala ay hindi nito kailangan. Mas madalas ginagamit ang mga resolution kapag ang kumpanya ay gumagawa ng mahalaga, hindi pangkaraniwan, o may legal na bigat na desisyon.

Kasama sa mga halimbawa ang pag-apruba sa:

• Pagbubukas o pagbabago ng business bank account
• Pag-aapply para sa loan o line of credit
• Pag-isyu ng shares o pag-apruba ng mga pagbabago sa equity
• Paghalal o pagpapalit ng mga officer o director
• Pagpasok sa malalaking kontrata
• Pagbili, pagbebenta, o paglilipat ng mahahalagang asset
• Pagbabago ng mga governing document ng kumpanya
• Pag-apruba sa merger, acquisition, o malalaking reorganisasyon
• Pagbibigay ng awtorisasyon para sa mga tax election o accounting changes
• Pagpasok sa mga lease o financing arrangement na nangangailangan ng pormal na pag-apruba

May ilang kumpanya na gumagamit din ng mga resolution para sa mga internal na desisyon, tulad ng pagbibigay-awtorisasyon sa isang partikular na empleyado o opisyal na kumilos sa ngalan ng kumpanya.

Board Resolutions vs. Shareholder Resolutions

May dalawang karaniwang uri ng corporate resolution.

Board Resolutions

Ang board resolutions ay ipinapasa ng board of directors. Karaniwang sumasaklaw ang mga ito sa mga desisyon sa pamamahala at pangangasiwa na nasa ilalim ng awtoridad ng board.

Mga halimbawa:

• Pag-apruba ng bagong corporate bank account
• Pagbibigay-awtorisasyon sa loan
• Paghirang ng mga officer
• Pag-apruba ng stock issuance
• Pagpapatibay ng business policy

Shareholder Resolutions

Ang shareholder resolutions ay ipinapasa ng mga shareholder. Karaniwang ginagamit ang mga ito para sa mahahalagang desisyon tungkol sa pagmamay-ari o istruktura na nangangailangan ng pag-apruba ng mga shareholder alinsunod sa mga governing document ng kumpanya o sa batas ng estado.

Mga halimbawa:

• Paghalal ng mga director
• Pag-apruba ng merger
• Pag-amyenda ng articles of incorporation
• Pag-apruba ng dissolution sa ilang pagkakataon
• Pagbibigay-awtorisasyon sa ilang pagbabago sa pagmamay-ari

Nakadepende ang eksaktong mga patakaran sa bylaws ng korporasyon, mga pamamaraang sinusunod nito, at naaangkop na batas ng estado.

Ano ang Dapat Isama sa Corporate Resolution

Dapat malinaw, tiyak, at kumpleto ang isang mahusay na resolution. Dapat nitong mabawasan ang anumang kalituhan sa hinaharap.

Sa minimum, isama ang mga sumusunod:

1. Impormasyon ng kumpanya

Ilahad ang buong legal na pangalan ng korporasyon at, kung kapaki-pakinabang, ang estado ng pagkakatatag.

2. Petsa at detalye ng pagpupulong

Itala ang petsa ng pagpupulong, written consent, o iba pang paraan ng pag-apruba.

3. Ipinapanukalang aksyon

Ilarawan ang aksyon sa eksaktong wika. Iwasan ang malabong pananalita.

4. Awtoridad na kumilos

Tukuyin ang officer, director, o kinatawang awtorisadong magsagawa ng pasya.

5. Wika ng pag-apruba

Gawing malinaw na ang resolution ay inaprubahan ng tamang lupon na gumagawa ng pasya.

6. Mga pirma

Isama ang mga linya para sa pirma o acknowledgment ng written consent para sa mga awtorisadong partido.

Paano Gumawa ng Corporate Resolution

Karaniwang simple ang paggawa ng resolution, ngunit mahalaga ang katumpakan.

Hakbang 1: Alamin kung sino ang may awtoridad

Suriin ang bylaws ng kumpanya, operating agreement, shareholder agreement, o iba pang governing document upang matukoy kung sino ang maaaring mag-apruba sa aksyon.

Hakbang 2: Tukuyin nang malinaw ang pasya

Isulat ang aksyon sa paraang walang pagdududa kung ano ang inaprubahan.

Hakbang 3: Idagdag ang mahahalagang detalye

Isama ang petsa, pangalan ng kumpanya, antas ng awtoridad, at anumang kaugnay na detalye tulad ng account number, limitasyon sa transaksyon, o pangalan ng officer kung naaangkop.

Hakbang 4: Suriin para sa compliance

Tiyaking tumutugma ang resolution sa mga panloob na tuntunin ng kumpanya at hindi sumasalungat sa batas ng estado o sa iba pang dokumento ng kumpanya.

Hakbang 5: Kumuha ng pag-apruba

Ipasagawa sa tamang mga director o shareholder ang boto, pirma, o iba pang uri ng consent ayon sa hinihingi ng mga pamamaraan ng kumpanya.

Hakbang 6: Iimbak kasama ng mga tala ng kumpanya

Itago ang nilagdaang resolution kasama ng opisyal na mga tala ng korporasyon upang maberipika ito kapag kinakailangan.

Mga Karaniwang Pagkakamaling Dapat Iwasan

Maraming negosyo ang nagkakaproblema dahil masyadong malabo ang resolution o mali ang pag-iimbak nito. Mag-ingat sa mga pagkakamaling ito:

• Paggamit ng hindi pormal na email approval kapag kailangan ang pormal na resolution
• Pagkabigong tukuyin ang tamang grupong nag-aapruba
• Hindi pagsasama ng tiyak na aksyong pinapahintulutan
• Pagkalimot na pirmahan o lagyan ng petsa ang dokumento
• Hindi pag-iingat ng resolution kasama ng mga tala ng kumpanya
• Pag-apruba ng aksyong sumasalungat sa governing document ng kumpanya
• Paggamit muli ng generic na template nang hindi inaangkop sa tunay na pasya

Dapat laging tumutugma ang resolution sa tunay na aksyong ginagawa ng negosyo.

Mga Halimbawa ng Corporate Resolutions sa Praktika

Narito ang ilang praktikal na halimbawa kung kailan maaaring gumamit ng resolution:

• Inaprubahan ng isang korporasyon ang pagbubukas ng checking account at pinahintulutan ang isang partikular na officer na lumagda sa mga dokumento ng bangko.
• Pinahintulutan ng board ang kumpanya na umutang at isinangla ang ilang asset ng kumpanya bilang collateral.
• Inaprubahan ng mga shareholder ang pagbabago sa capital structure ng kumpanya.
• Nagtalaga ang mga director ng bagong president o treasurer.
• Inaprubahan ng kumpanya ang pagbili ng kagamitan na lampas sa isang tiyak na halaga ng dolyar.

Sa bawat kaso, idinedokumento ng resolution ang aksyon at ang awtoridad sa likod nito.

Paano Sinusuportahan ng Corporate Resolutions ang Compliance

Mahalaga ang maayos na mga tala. Tumutulong ang corporate resolutions sa isang negosyo na ipakita na ang mahahalagang pasya ay ginawa nang maayos at naaayon sa internal na istruktura ng pamamahala nito.

Makakatulong iyon kapag:

• Nagbubukas o nagpapanatili ng mga bank account
• Sumasagot sa due diligence ng lender o investor
• Naghahanda para sa mga tax filing o audit
• Pinatutunayan ang awtoridad sa isang hindi pagkakaunawaan sa kontrata
• Nag-a-update ng mga tala ng kumpanya pagkatapos ng malaking pagbabago

Para sa mga lumalagong negosyo, bahagi ng pagiging organisado at kapani-paniwala ang pormal na dokumentasyon.

Pinakamahuhusay na Kasanayan para sa Mga May-ari ng Negosyo

Upang maging episyente at maaasahan ang paghawak sa mga resolution, sundin ang mga pinakamahusay na kasanayan na ito:

• Gumamit ng pare-parehong format ng resolution
• Iayon ang bawat resolution sa tiyak na pasya
• Irekord ang pag-apruba agad pagkatapos ng boto o consent
• Itago ang mga resolution kasama ng iba pang corporate record
• Suriin ang governing document bago ang mahahalagang pag-apruba
• Gumamit ng tumpak na pananalita sa halip na malalawak na paglalarawan
• I-update ang mga tala tuwing may pagbabago sa mga officer, director, o pagmamay-ari

Ang kaunting istruktura ngayon ay maaaring makaiwas sa kalituhan sa hinaharap.

Saan Umaangkop ang Zenind

Para sa mga founder at maliliit na may-ari ng negosyo, mabilis na dumarami ang mga gawain sa compliance. Tinutulungan ng Zenind ang mga may-ari ng negosyo na manatiling organisado sa pamamagitan ng suporta sa formation at patuloy na compliance, na nagpapadali sa pamamahala ng mga tala at pormalidad na kailangan ng mga korporasyon.

Magpapatayo ka man ng bagong kumpanya o magpapanatili ng umiiral na negosyo, ang maayos na recordkeeping, tamang dokumentasyon, at napapanahong compliance actions ay sumusuporta sa pangmatagalang katatagan ng negosyo.

Pangwakas na Mensahe

Ang corporate resolution ay ang pormal na nakasulat na tala ng isang mahalagang pasya ng kumpanya. Nakakatulong itong patunayan ang awtoridad, sumusuporta sa compliance, at lumilikha ng kalinawan para sa mga bangko, investor, lender, at mga internal na stakeholder.

Kung ang iyong korporasyon ay gagawa ng mahalagang pasya, madalas na ang isang maayos na ginawa at malinaw na resolution ang tamang paraan upang idokumento ito. Kapag may pagdududa, repasuhin ang mga governing document at tiyaking tumutugma ang proseso ng pag-apruba sa mga kinakailangan ng iyong kumpanya.