Корпоративно решение: какво представлява и кога бизнесът ви има нужда от него

Корпоративното решение е официален запис на решение, взето от съвета на директорите или от акционерите на една компания. То документира одобрение на важни бизнес действия, помага да се установи ясна правомощност и създава следа от документи, която може да подпомогне съответствието с изискванията, банковите операции, данъчните цели и управлението.

За много собственици на бизнес решенията не са част от ежедневната дейност. Но когато на компанията ѝ се наложи да упълномощи важно действие, едно решение става от съществено значение. То превръща вътрешното решение в ясен писмен запис, който показва кой е одобрил какво, кога е било одобрено и на какво основание.

Какво е корпоративно решение?

Корпоративното решение е писмен документ, който записва решение, взето от съответните лица с право на вземане на решения в една корпорация. В повечето случаи това означава съветът на директорите. В някои ситуации действието трябва да бъде одобрено от акционерите.

Решението обикновено включва:

• Името на компанията
• Датата на заседанието или на писменото съгласие
• Конкретното действие, което се одобрява
• Имената на лицата, които гласуват или подписват
• Окончателното решение или упълномощаване
• Полета за подпис или потвърждение за писмено одобрение

Решението не е просто формалност. То потвърждава, че компанията е спазила собствените си правила и че решението е било взето правилно.

Защо корпоративните решения са важни

Корпоративните решения служат за няколко важни цели:

• Показват, че компанията е действала чрез надлежно правомощие
• Създават надежден запис за бъдеща справка
• Помагат да се разграничат бизнес решенията от личните решения на собствениците
• Подпомагат банкови, кредитни и инвеститорски документи
• Могат да помогнат да се намалят споровете дали дадено действие е било надлежно упълномощено
• Демонстрират добро корпоративно управление

За корпорациите тази документация може да бъде особено важна при работа с банки, държавни органи, кредитори, инвеститори, счетоводители или юристи.

Кога бизнесът има нужда от решение

Не всяко бизнес решение изисква корпоративно решение. Рутинното ежедневното управление обикновено не се нуждае от такова. Решенията са по-чести, когато компанията взема важно, нетипично или правно значимо решение.

Примери включват одобряване на:

• Откриване или промяна на бизнес банкова сметка
• Кандидатстване за заем или кредитна линия
• Издаване на дялове или одобряване на промени в капитала
• Избиране или замяна на длъжностни лица или директори
• Влизане в значими договори
• Покупка, продажба или прехвърляне на съществени активи
• Промяна на учредителните документи на компанията
• Одобряване на сливания, придобивания или значими преструктурирания
• Упълномощаване на данъчни избори или счетоводни промени
• Влизане в договори за наем или финансиране, които изискват формално одобрение

Някои компании могат да използват решения и за вътрешни въпроси, например за упълномощаване на конкретен служител или длъжностно лице да действа от името на компанията.

Решения на съвета на директорите срещу решения на акционерите

Съществуват два често срещани вида корпоративни решения.

Решения на съвета на директорите

Решенията на съвета на директорите се приемат от борда на директорите. Те обикновено обхващат управленски и надзорни въпроси, които попадат в правомощията на съвета.

Примери:

• Одобряване на нова корпоративна банкова сметка
• Упълномощаване на заем
• Назначаване на длъжностни лица
• Одобряване на издаване на акции
• Приемане на вътрешна бизнес политика

Решения на акционерите

Решенията на акционерите се приемат от акционерите. Те обикновено се използват за важни въпроси, свързани със собствеността или структурата, които изискват одобрение от акционерите съгласно учредителните документи на компанията или приложимото щатско право.

Примери:

• Избиране на директори
• Одобряване на сливане
• Изменение на устава на дружеството
• Одобряване на прекратяване в определени случаи
• Упълномощаване на определени промени в собствеността

Точните правила зависят от устава, вътрешните процедури и приложимото право на щата.

Какво трябва да съдържа едно корпоративно решение

Силното решение трябва да бъде ясно, конкретно и пълно. То трябва да оставя малко място за объркване по-късно.

Поне включете следното:

1. Информация за компанията

Посочете пълното юридическо име на корпорацията и, ако е полезно, щата на учредяване.

2. Дата и данни за заседанието

Запишете датата на заседанието, писменото съгласие или другия метод на одобрение.

3. Предложеното действие

Опишете действието с точен език. Избягвайте неясни формулировки.

4. Правомощие за действие

Посочете длъжностното лице, директора или представителя, който е упълномощен да изпълни решението.

5. Формулировка на одобрението

Направете ясно, че решението е било одобрено от надлежния орган, който взема решения.

6. Подписи

Добавете полета за подпис или потвърждение за писмено съгласие от упълномощените лица.

Как да изготвите корпоративно решение

Изготвянето на решение обикновено е просто, но точността е важна.

Стъпка 1: Потвърдете кой има правомощия

Проверете устава, споразуменията на собствениците, акционерните споразумения или други управляващи документи, за да определите кой може да одобри действието.

Стъпка 2: Определете ясно решението

Опишете действието така, че да няма съмнение какво се одобрява.

Стъпка 3: Добавете основните подробности

Включете датата, името на компанията, нивото на правомощие и всички свързани подробности, като номера на сметки, лимити на транзакции или имена на длъжностни лица, ако е необходимо.

Стъпка 4: Прегледайте за съответствие

Уверете се, че решението съответства на вътрешните правила на компанията и не противоречи на щатското право или на други фирмени документи.

Стъпка 5: Получете одобрение

Нека съответните директори или акционери гласуват, подпишат или по друг начин дадат съгласие по начина, изискван от процедурите на компанията.

Стъпка 6: Съхранявайте го с фирмените документи

Пазете подписаното решение сред официалните документи на корпорацията, за да може да бъде използвано при нужда по-късно.

Често срещани грешки, които да избягвате

Много бизнеси изпитват затруднения, защото решението е твърде неясно или се съхранява неправилно. Внимавайте за следните грешки:

• Използване на неформално одобрение по имейл, когато е необходимо официално решение
• Пропускане на правилната одобряваща група
• Липса на конкретно действие, което се упълномощава
• Забравяне да се подпише или датира документът
• Неспазване на решението с фирмените записи
• Одобряване на действие, което противоречи на учредителните документи на компанията
• Използване повторно на общ шаблон без адаптиране към конкретното решение

Решението винаги трябва да отразява реалното действие, което бизнесът предприема.

Примери за корпоративни решения в практиката

Ето няколко практически примера за това кога може да се използва решение:

• Корпорация одобрява откриване на разплащателна сметка и упълномощава конкретно длъжностно лице да подписва банкови документи.
• Съветът упълномощава компанията да заеме средства и залага определени активи на компанията като обезпечение.
• Акционерите одобряват промяна в капиталовата структура на компанията.
• Директорите назначават нов президент или касиер.
• Компанията одобрява покупка на оборудване над определен паричен праг.

Във всеки случай решението документира действието и правомощието, на което се основава.

Как корпоративните решения подпомагат съответствието

Добрите записи имат значение. Корпоративните решения помагат на бизнеса да покаже, че важните решения са били взети правилно и в съответствие с вътрешната му структура на управление.

Това може да бъде полезно при:

• Откриване или поддържане на банкови сметки
• Отговаряне на проверки при кредитори или инвеститори
• Подготовка за данъчни декларации или одити
• Доказване на правомощие при спор по договор
• Актуализиране на фирмени записи след голяма промяна

За развиващите се бизнеси официалната документация е част от това да останат организирани и надеждни.

Добри практики за собствениците на бизнес

За да поддържате обработката на решения ефективна и надеждна, следвайте тези добри практики:

• Използвайте последователен формат на решение
• Адаптирайте всяко решение към конкретното действие
• Записвайте одобрението незабавно след гласуването или съгласието
• Съхранявайте решенията заедно с другите корпоративни документи
• Преглеждайте управляващите документи преди важни одобрения
• Използвайте точен език вместо общи формулировки
• Актуализирайте записите винаги когато има промени в длъжностните лица, директорите или собствеността

Малко структура сега може да предотврати объркване по-късно.

Къде се вписва Zenind

За основателите и собствениците на малък бизнес задачите по съответствие могат бързо да се натрупат. Zenind помага на собствениците на бизнес да останат организирани с подкрепа за учредяване и текущо съответствие, което улеснява управлението на записите и формалностите, които корпорациите изискват.

Независимо дали учредявате нова компания или поддържате съществуваща, доброто водене на документи, правилната документация и навременните действия за съответствие подпомагат дългосрочната стабилност на бизнеса.

Финален извод

Корпоративното решение е официалният писмен запис на важно фирмено решение. То помага да се докаже правомощие, подпомага съответствието и създава яснота за банки, инвеститори, кредитори и вътрешни заинтересовани страни.

Ако вашата корпорация взема важно решение, правилно изготвеното решение често е подходящият начин да го документирате. Когато се колебаете, прегледайте управляващите документи и се уверете, че процесът на одобрение отговаря на изискванията на компанията.