Paano Pigilan ang Pagnanakaw ng Empleyado sa Isang Maliit na Negosyo

Ang pagnanakaw ng empleyado ay isa sa mga pinaka-mabigat na gastos at pinaka-nakakagambalang panganib na maaaring harapin ng isang maliit na negosyo. Hindi tulad ng krimen mula sa labas, ang panloob na pagnanakaw ay madalas na nangyayari nang tahimik, sa paglipas ng panahon, at mula sa mga taong mayroon nang access sa pera, imbentaryo, mga sistema, at sensitibong tala. Ang mabuting balita ay ang matalinong pagkuha ng empleyado, matitibay na internal controls, at pare-parehong pagbabantay ay maaaring lubos na magpababa ng panganib.

Ipinaliliwanag ng gabay na ito kung paano nangyayari ang pagnanakaw ng empleyado, ang mga babalang palatandaan na dapat bantayan, at ang mga praktikal na hakbang na maaaring gawin ng maliliit na negosyo upang maprotektahan ang cash, ari-arian, at kumpidensyal na impormasyon.

Ano ang Tunay na Anyo ng Pagnanakaw ng Empleyado

Hindi lamang pagkuha ng pera sa cash register ang pagnanakaw ng empleyado. Maaari itong magkaroon ng maraming anyo, kabilang ang:

• Pagsipsip ng pera bago ito mairekord
• Pagkuha ng paninda, supplies, o kagamitan
• Maling paggamit ng company credit card o expense account
• Pagmanipula ng payroll o overtime records
• Peke o hindi totoong refund, diskwento, o pagkansela ng transaksyon
• Pagbabahagi ng kumpidensyal na impormasyon ng customer o negosyo
• Paggamit ng mga sistema ng kumpanya para sa personal na pakinabang

Sa maraming kaso, nagsisimula ang pagnanakaw bilang desisyong dulot ng pagkakataon. Naiwang walang nagbabantay ang isang gawain, napakadaling lampasan ng isang proseso, o may kahinaan sa mga kontrol kaya pakiramdam ay mababa ang panganib ng pagnanakaw. Sa ibang sitwasyon, maaaring magnakaw ang isang pinagkakatiwalaang empleyado dahil sa pinansyal na pressure, hinanakit, o mahinang kultura sa lugar ng trabaho.

Bakit Mahina ang Maliliit na Negosyo

Ang malalaking kumpanya ay puwedeng ipamahagi ang panganib sa maraming antas ng pamamahala at pagsunod. Karaniwang hindi ito magagawa ng maliliit na negosyo. Maaaring hawakan ng isang empleyado ang sales, deposits, imbentaryo, at mga tala, na lumilikha ng madaling pagkakataon para sa pang-aabuso.

Mas malamang din na umasa ang maliliit na negosyo sa tiwala sa halip na pormal na mga proseso. Mahalaga ang tiwalang iyon, pero dapat itong suportahan ng dokumentasyon, paghihiwalay ng mga tungkulin, at regular na pagsusuri. Hindi kailangan ng kumpanya ng komplikadong security system para mabawasan ang pagnanakaw. Kailangan nito ng disiplinadong pangunahing mga kontrol.

Magsimula sa Mas Mahusay na Mga Praktika sa Pagkuha

Nagsisimula ang pag-iwas bago pa ang unang araw ng trabaho. Ang maingat na pagkuha ay nagpapababa sa tsansang makakuha ng mga taong may kasaysayan ng hindi tapat na asal.

Beripikahin ang mga detalye ng aplikasyon

Suriin ang history ng trabaho, mga job title, edukasyon, at mga reference. Huwag ipagpalagay na tama ang maayos na mukhang aplikasyon. Kumpirmahin ang mga petsa at responsibilidad kapag mahalaga ang mga iyon sa tungkulin.

Humingi ng mga angkop na reference

Kausapin ang mga reference na makakapagbigay ng puna tungkol sa pagiging maaasahan, integridad, at mga gawi sa trabaho. Hanapin ang mga pattern sa halip na iisang opinyon lang. Ang kandidatong malabo, umiwas sa sagot, o hindi pare-pareho ay maaaring mangailangan ng masusing pagsusuri.

Isaalang-alang ang background check kung naaangkop

Depende sa tungkulin, maaaring naaangkop at legal ang criminal background check o credit check. Ang mga tungkuling may kinalaman sa paghawak ng cash, bookkeeping, pagbili, payroll, o access sa kumpidensyal na impormasyon ay nangangailangan ng dagdag na pag-iingat. Siguraduhing sumusunod ang anumang screening process sa angkop na pederal, pang-estado, at lokal na batas.

Mag-hire para sa pananagutan

Mahalaga ang teknikal na kasanayan, pero mahalaga rin ang karakter. Hanapin ang mga kandidatong malinaw makipag-usap, tumatanggap ng pananagutan, at nakauunawa ng mga proseso. Ang mga empleyadong komportable sa pagbabantay ay kadalasang mas angkop sa sensitibong posisyon.

Gumawa ng Malinaw na Nakasulat na Polisiya

Kailangang malaman ng mga empleyado kung ano ang inaasahan at ano ang mangyayari kapag nilabag ang mga patakaran. Ginagawa ng nakasulat na polisiya na pormal at maipapatupad ang mga dating hindi pormal na inaasahan.

Dapat saklawin ng iyong polisiya ang:

• Katapatan at etikal na asal
• Mga tuntunin sa paghawak ng cash
• Paggamit ng imbentaryo at ari-arian
• Pagiging kumpidensyal at proteksyon ng data
• Mga proseso para sa gastusin at reimbursement
• Pag-uulat ng pinaghihinalaang maling gawain
• Mga kahihinatnan ng paglabag

Hilingin sa bawat empleyado na basahin at pirmahang kinikilala ang polisiya sa nakasulat na paraan. Nakakatulong ang pagkilalang iyon upang maitakda ang inaasahan mula sa unang araw at mabawasan ang kalituhan sa bandang huli.

Hatiin ang mga Tungkulin Kapag Posible

Isa sa pinakamalalakas na paraan para pigilan ang pagnanakaw ay ang hindi pagbibigay sa iisang empleyado ng buong kontrol sa isang proseso.

Halimbawa:

• Ang taong tumatanggap ng cash ay hindi dapat siyang nagre-reconcile din ng deposits nang mag-isa
• Ang taong nag-e-encode ng mga bill ay hindi dapat siya rin ang tanging nag-aapruba ng bayad
• Ang taong nag-o-order ng imbentaryo ay hindi dapat siya rin ang tanging tumatanggap nito
• Ang taong nagpo-proseso ng payroll ay hindi dapat siya rin ang tanging nag-aapruba ng mga pagbabago sa payroll

Kahit sa maliit na team, malaking tulong ang ikalawang pares ng mata. Kung masyadong maliit ang negosyo para sa ganap na paghihiwalay ng mga tungkulin, i-rotate ang mga gawain at regular na suriin ang mga tala.

Protektahan ang Cash at mga Sistema ng Pagbabayad

Lalong madaling maapektuhan ang cash dahil madali itong alisin at mahirap i-trace kapag mahina ang mga kontrol.

Gumamit ng pang-araw-araw na pagre-reconcile

Ihambing ang cash na hawak sa mga naitalang transaksyon sa pagtatapos ng bawat araw. Siyasatin agad ang anumang hindi tugma. Ang maliliit ngunit paulit-ulit na kakulangan ay maaaring senyales ng mas malaking problema.

Limitahan ang access sa mga register at safe

Tanging mga awtorisadong empleyado lamang ang dapat nakakaalam ng mga code ng cash drawer, kumbinasyon ng safe, o alarm code. Palitan ang access kapag nagbago ang tungkulin o umalis ang empleyado.

Suriin ang mga refund, void, at diskwento

Ang mataas na bilang ng refund o manual na diskwento ay maaaring magpahiwatig ng manipulasyon. Subaybayan kung sino ang nag-apruba ng bawat transaksyon at suriin ang mga hindi pangkaraniwang pattern.

Gumamit ng ligtas na proseso sa pagbabayad

Hikayatin ang card at digital payments kung angkop, at tiyaking protektado ang mga payment system gamit ang natatanging login at audit trail. I-disable ang shared password hangga't maaari.

Maingat na Subaybayan ang Imbentaryo at Ari-arian

Maaaring tahimik na kainin ng pagkawala ng imbentaryo ang profit margin. Kailangan ding lagyan ng kontrol ang mga tool, laptop, paninda, at supplies.

Panatilihin ang tumpak na mga tala

Magtago ng real-time na tala ng stock, pagbili, paglipat, at write-off. Regular na i-reconcile ang bilang ayon sa iskedyul.

Magsagawa ng random na pagsusuri

Mas epektibo ang mga biglaang pagsusuri ng imbentaryo kaysa sa mga predictable na pagsusuri. Mas mahirap nitong maitago ang pagnanakaw sa pamamagitan ng timing o manipulasyon.

Markahan ang mga mataas ang halaga na item

Lagyan ng label ang kagamitan at ari-arian upang mas madaling ma-track at mas mahirap maibenta muli. Para sa lalo nang mahahalagang asset, itala ang mga serial number at italaga kung sino ang may pananagutan sa pag-iingat.

Limitahan ang access sa mga storage area

Hindi kailangang magkaroon ng access ang bawat empleyado sa bawat supply room, shelf ng warehouse, o nakakandadong cabinet. Dapat tumugma ang access sa mga tungkulin sa trabaho.

Protektahan ang Data ng Negosyo at Kumpidensyal na Impormasyon

Ang pagnanakaw ng empleyado ay hindi palaging pisikal. May halaga rin ang kumpidensyal na impormasyon, lalo na ang mga listahan ng customer, pricing data, kontrata sa supplier, at mga operational procedure.

Kontrolin ang access sa sistema

Bigyan lamang ang mga empleyado ng access na kailangan nila para magawa ang kanilang trabaho. Agad na bawiin ang access kapag natapos ang employment.

Gumamit ng natatanging user account

Ang shared login ay nagpapahirap matukoy kung sino ang nagbago ng mga tala o kumopya ng mga file. Dapat magkaroon ng sariling account ang bawat empleyado hangga't maaari.

Sanayin ang mga empleyado tungkol sa pagiging kumpidensyal

Linawin na ang data ng customer, mga tala ng negosyo, at mga internal na dokumento ay hindi maaaring gamitin para sa personal na pakinabang o ibahagi sa labas ng kumpanya.

Bantayan ang mga Babalang Palatandaan

Walang iisang kilos ang patunay ng pagnanakaw, pero ang mga pattern ay maaaring magbigay-katwiran sa mas masusing pagbabantay. Kabilang sa karaniwang babalang palatandaan ang:

• Hindi maipaliwanag na kakulangan o paulit-ulit na error sa rekord
• Pagtangging magbakasyon o payagan ang iba na humawak ng mga tungkulin
• Labis na kontrol sa iisang proseso
• Mga pagbabagong sa pamumuhay na hindi tugma sa kita
• Depensibong reaksyon kapag hinihingi ang dokumentasyon
• Madalas na reklamo tungkol sa mga proseso o pagbabantay
• Nawawalang resibo, invoice, o rekord ng imbentaryo

Gamitin ang mga senyal na ito bilang panawagan para sa pagsusuri, hindi bilang akusasyon. Ang layunin ay beripikahin ang mga katotohanan, hindi agad humantong sa konklusyon.

Mag-audit nang Regular

Ang regular na audit ay isa sa pinakamabisang panlaban sa pagnanakaw dahil pinapataas nito ang posibilidad na matuklasan ang mga hindi regularidad.

Maaaring kabilang sa audit ang:

• Pagsusuri ng cash reconciliation
• Pagsusuri ng imbentaryo
• Pagsusuri ng payroll
• Beripikasyon ng bayad sa supplier
• Audit ng expense report
• Pagsusuri ng access log

Hindi kailangang malaki o pormal ang audit para maging kapaki-pakinabang. Ang mahalaga ay ang pagiging pare-pareho. Kapag alam ng mga empleyado na sinusuri ang mga tala, lumiit ang pagkakataong maitago ang pagnanakaw.

Bumuo ng Reporting Channel

Madaling mapansin ng mga empleyado ang kahina-hinalang kilos bago pa ito mapansin ng pamunuan. Kung wala silang ligtas na paraan para mag-ulat ng alalahanin, maaaring hindi na maipaalam ang mga problema sa loob ng maraming buwan.

Lumikha ng proseso na magpapahintulot sa mga empleyado na mag-ulat ng mga isyu nang kumpidensyal at walang paghihiganti. Hikayatin ang tapat na pag-uulat at tumugon agad sa mga alalahanin.

Kumilos Agad sa Pinaghihinalaang Pagnanakaw

Kung may pinaghihinalaang pagnanakaw, kumilos nang maingat at agad.

1. Panatilihin ang mga dokumento, log, at digital record
2. Limitahan kung sino ang nakakaalam ng imbestigasyon
3. Suriin ang mga nauugnay na transaksyon at history ng access
4. Makipagpanayam sa mga saksi pagkatapos munang makalikom ng pangunahing mga katotohanan
5. Sundin ang polisiya ng kumpanya at ang naaangkop na batas bago kumilos
6. Makipag-ugnayan sa lokal na law enforcement kung naaangkop

Iwasan ang komprontasyon batay sa tsismis o hindi kumpletong ebidensiya. Ang padalus-dalos na tugon ay maaaring makasira sa morale, makompromiso ang imbestigasyon, o lumikha ng legal na panganib.

Itakda ang Tamang Kultura

Hindi lang kontrol ang tungkol sa pag-iwas. Kultura rin ito. Mas malamang na hindi magnakaw ang mga empleyado kapag ang negosyo ay transparent, pare-pareho, at makatarungan.

Ang malakas na kultura ay kinabibilangan ng:

• Malinaw na inaasahan
• Makatarungang iskedyul at mga gawi sa pagbabayad
• Pare-parehong pagpapatupad ng mga patakaran
• Marespeto at maayos na superbisyon
• Regular na komunikasyon tungkol sa pananagutan

Kapag sineseryoso ng kumpanya ang mga proseso, mas malamang na ganoon din ang gawin ng mga empleyado.

Pangwakas na Kaisipan

Ang pagnanakaw ng empleyado ay isang tunay na banta, pero hindi ito maiiwasang mangyari. Maaaring pababain ng maliliit na negosyo ang panganib sa pamamagitan ng maingat na pagkuha, pagdodokumento ng mga polisiya, paghahati ng mga tungkulin, paglilimita ng access, pag-audit ng mga tala, at mabilis na pagtugon sa mga babalang senyal.

Ang pinakamatibay na estratehiya ay hindi iisang kontrol. Ito ay isang sistema ng mga kontrol na ginagawang mahirap, halata, at hindi kapaki-pakinabang ang pagnanakaw.

Para sa mga founder na bumubuo ng negosyo mula sa simula, ganito rin ang pag-iisip na naaangkop sa formation at compliance. Tinutulungan ng Zenind ang mga may-ari ng negosyo sa U.S. na maglatag ng matibay na pundasyon upang makapagpokus sila sa paglago nang mas may kumpiyansa.