Как да предотвратите кражби от служители в малък бизнес

Кражбите от служители са сред най-скъпоструващите и най-обезпокоителните рискове, с които може да се сблъска малък бизнес. За разлика от външната престъпност, вътрешната кражба често се случва тихо, с течение на времето, и от хора, които вече имат достъп до пари, инвентар, системи и чувствителни записи. Добрата новина е, че разумният подбор на персонал, силният вътрешен контрол и постоянният надзор могат значително да намалят риска.

Това ръководство обяснява как се случват кражбите от служители, кои са предупредителните знаци, за които да следите, и какви практични стъпки могат да предприемат малките бизнеси, за да защитят парите, имуществото и поверителната информация.

Как изглежда кражбата от служител

Кражбата от служител не се ограничава само до вземане на пари от касата. Тя може да приема много форми, включително:

• Прибиране на пари преди те да бъдат отчетени
• Вземане на стоки, консумативи или оборудване
• Неправомерно използване на фирмени кредитни карти или разходни сметки
• Манипулиране на записи за заплати или извънреден труд
• Фалшифициране на възстановявания, отстъпки или анулирания
• Споделяне на поверителна клиентска или бизнес информация
• Използване на фирмени системи за лична облага

В много случаи кражбата започва като решение, основано на „възможност“. Някаква задача е оставена без надзор, процес е твърде лесен за заобикаляне или слабост във вътрешния контрол прави кражбата да изглежда с нисък риск. В други ситуации доверен служител може да краде поради финансов натиск, негодувание или лоша работна култура.

Защо малките бизнеси са уязвими

Големите компании могат да разпределят риска между много нива на управление и съответствие. Малките бизнеси обикновено не могат. Един служител може да отговаря за продажби, вноски, инвентар и записи, което създава лесни възможности за злоупотреба.

Малките бизнеси също по-често разчитат на доверие вместо на формални процедури. Това доверие е ценно, но трябва да бъде подкрепено с документация, разделение на задълженията и редовен преглед. На една компания не ѝ е нужна сложна система за сигурност, за да намали кражбите. Нужни са ѝ дисциплинирани основни контроли.

Започнете с по-добри практики при наемане

Превенцията започва преди първия работен ден. Внимателният подбор намалява шансовете да наемете хора с история на нечестно поведение.

Проверявайте данните в кандидатурата

Проверявайте трудовата история, длъжностите, образованието и препоръките. Не приемайте, че добре подготвената кандидатура е точна. Потвърждавайте датите и отговорностите, когато те са важни за ролята.

Търсете подходящи препоръки

Говорете с хора, които могат да коментират надеждността, почтеността и работните навици. Търсете модели, а не единични мнения. Кандидат, който е неясен, уклончив или непоследователен, може да изисква по-задълбочена проверка.

Обмислете проверки на миналото, когато е уместно

В зависимост от длъжността, проверка на криминално минало или кредитна проверка може да бъде уместна и законна. Ролите, свързани с работа с пари, счетоводство, покупки, заплати или достъп до поверителна информация, заслужават допълнително внимание. Уверете се, че всеки процес на проверка спазва приложимите федерални, щатски и местни закони.

Наемайте с акцент върху отчетността

Техническите умения са важни, но характерът също. Търсете кандидати, които общуват ясно, поемат отговорност и разбират процедурите. Служителите, които приемат надзора спокойно, често са по-подходящи за чувствителни позиции.

Създайте ясна писмена политика

Служителите трябва да знаят какво се очаква от тях и какво се случва при нарушение на правилата. Писмената политика превръща неформалните очаквания в приложими стандарти.

Вашата политика трябва да обхваща:

• Честност и етично поведение
• Правила за работа с каса
• Използване на инвентар и фирмени активи
• Поверителност и защита на данните
• Процедури за разходи и възстановяване на суми
• Докладване на подозирано нарушение
• Последици при нарушения

Изисквайте от всеки служител да прочете и да потвърди писмено политиката. Това потвърждение помага да се поставят очакванията от първия ден и намалява объркването по-късно.

Разделяйте задълженията, когато е възможно

Един от най-силните начини за предотвратяване на кражби е да не се дава на един служител пълен контрол върху даден процес.

Например:

• Човекът, който приема пари, не бива да е единственият, който сверява вноските
• Човекът, който въвежда фактури, не бива да е единственият, който одобрява плащанията
• Човекът, който поръчва инвентар, не бива да е единственият, който го приема
• Човекът, който обработва заплати, не бива да е единственият, който одобрява промените по заплатите

Дори в малък екип втори поглед може да има голямо значение. Ако бизнесът е твърде малък за пълно разделение, редувайте задачите и преглеждайте редовно записите.

Защитавайте парите и платежните системи

Парите в брой са особено уязвими, защото е лесно да бъдат отнети и трудно да бъдат проследени, ако контролите са слаби.

Извършвайте ежедневни сверки

Сравнявайте наличните пари с отчетените транзакции в края на всеки ден. Незабавно проверявайте разминаванията. Малки, повтарящи се липси могат да сигнализират за по-голям проблем.

Ограничете достъпа до каси и сейфове

Само упълномощени служители трябва да знаят кодовете на касовите чекмеджета, комбинациите на сейфовете или кодовете на алармите. Променяйте достъпа при смяна на длъжности или при напускане на служител.

Преглеждайте възстановявания, анулирания и отстъпки

Високият брой възстановявания или ръчни отстъпки може да показва манипулация. Следете кой е одобрил всяка транзакция и преглеждайте необичайните модели.

Използвайте сигурни платежни процедури

Насърчавайте картови и дигитални плащания, когато е уместно, и се уверете, че платежните системи са защитени с уникални входни данни и следи за одит. Където е възможно, премахвайте споделените пароли.

Следете внимателно инвентара и имуществото

Загубите на инвентар могат тихо да изяждат печалбите. Инструментите, лаптопите, стоките и консумативите също се нуждаят от контрол.

Поддържайте точни записи

Водете актуален запис на наличностите, покупките, трансферите и отписванията. Сверявайте количествата по редовен график.

Правете внезапни проверки

Случайните проверки на инвентара са по-ефективни от предвидимите. Те затрудняват прикриването на кражби чрез времево съобразяване или манипулация.

Маркирайте високостойностните вещи

Етикетирайте оборудването и имуществото, така че предметите да са по-лесни за проследяване и по-трудни за препродажба. За особено ценни активи записвайте серийните номера и определяйте отговорност за съхранението.

Ограничете достъпа до складови помещения

Не всеки служител трябва да има достъп до всяко складово помещение, рафт в склада или заключен шкаф. Достъпът трябва да съответства на служебните задължения.

Защитете бизнес данните и поверителната информация

Кражбата от служител не винаги е физическа. Поверителната информация също има стойност, особено списъци с клиенти, ценови данни, договори с доставчици и оперативни процедури.

Контролирайте достъпа до системите

Давайте на служителите само достъпа, който им е необходим, за да вършат работата си. Премахвайте достъпа незабавно при прекратяване на трудовото правоотношение.

Използвайте индивидуални потребителски акаунти

Споделените логини затрудняват установяването кой е променил записи или е копирал файлове. Всеки служител трябва да има собствен акаунт, когато това е възможно.

Обучавайте служителите за конфиденциалност

Направете ясно, че клиентските данни, бизнес записите и вътрешните документи не могат да се използват за лична облага или да се споделят извън компанията.

Следете за предупредителни знаци

Нито едно отделно поведение не доказва кражба, но моделите могат да оправдаят по-внимателно наблюдение. Често срещани предупредителни знаци са:

• Необясними липси или повтарящи се грешки в записите
• Отказ да се ползва отпуск или други хора да поемат задълженията
• Прекомерен контрол върху един процес
• Промени в начина на живот, които не съответстват на доходите
• Защитна реакция при поискване на документация
• Чести оплаквания от процедури или надзор
• Липсващи касови бележки, фактури или инвентарни записи

Използвайте тези знаци като повод за проверка, а не за обвинения. Целта е да се установят фактите, а не да се правят прибързани заключения.

Извършвайте редовни одити

Редовните одити са един от най-ефективните възпиращи фактори срещу кражби, защото увеличават шанса нередностите да бъдат открити.

Одитите могат да включват:

• Преглед на касови сверки
• Инвентарни проверки
• Проверки на заплатите
• Потвърждаване на плащания към доставчици
• Одити на разходни отчети
• Преглед на логове за достъп

Одитите не трябва да са големи или формални, за да бъдат полезни. Важна е последователността. Когато служителите знаят, че записите се проверяват, възможността за прикриване на кражби намалява.

Изградете канал за подаване на сигнали

Служителите често забелязват подозрително поведение преди ръководството. Ако нямат безопасен начин да докладват притеснения, проблемите могат да останат нередокладвани с месеци.

Създайте процес, който позволява на служителите да съобщават за проблеми поверително и без риск от ответни действия. Насърчавайте честното докладване и реагирайте своевременно на сигналите.

Реагирайте бързо при съмнение за кражба

Ако се подозира кражба, действайте внимателно и своевременно.

1. Запазете документи, логове и цифрови записи
2. Ограничете кръга на хората, които знаят за разследването
3. Прегледайте съответните транзакции и историята на достъпа
4. Интервюирайте свидетели едва след като сте събрали основните факти
5. Следвайте фирмената политика и приложимото право, преди да предприемете действия
6. При необходимост се свържете с местните органи на реда

Избягвайте конфронтации, основани на слухове или непълни доказателства. Прибързаната реакция може да навреди на морала, да компрометира разследването или да създаде правен риск.

Поставете правилната култура

Превенцията не е само въпрос на контрол. Тя е и въпрос на култура. Служителите са по-малко склонни да крадат, когато бизнесът е прозрачен, последователен и справедлив.

Силната култура включва:

• Ясни очаквания
• Справедливо планиране и практики за заплащане
• Последователно прилагане на правилата
• Уважително ръководство
• Редовна комуникация за отчетност

Когато една компания се отнася сериозно към процедурите, служителите са по-склонни да направят същото.

Заключителни мисли

Кражбите от служители са реална заплаха, но не са неизбежни. Малките бизнеси могат да намалят риска, като наемат внимателно, документират политики, разделят задълженията, ограничават достъпа, извършват одити и реагират бързо на предупредителни знаци.

Най-ефективната стратегия не е един контрол. Тя е система от контроли, които правят кражбата трудна, видима и неизгодна.

За основателите, които изграждат бизнес от нулата, същото мислене важи и за учредяването и съответствието. Zenind помага на собствениците на бизнес в САЩ да изградят стабилна основа, за да могат да се съсредоточат върху растежа с по-голяма увереност.