Шағын бизнесте қызметкер ұрлығын қалай болдырмауға болады

Қызметкер ұрлығы - шағын бизнес тап болатын ең қымбатқа түсетін және ең көп кедергі келтіретін тәуекелдердің бірі. Сыртқы қылмыстан айырмашылығы, ішкі ұрлық көбіне байқалмай, біртіндеп және ақшаға, тауар қорына, жүйелерге және құпия жазбаларға қол жеткізе алатын адамдар тарапынан жасалады. Жақсы жаңалық - сауатты жалдау, мықты ішкі бақылау және тұрақты қадағалау бұл тәуекелді айтарлықтай азайта алады.

Бұл нұсқаулықта қызметкер ұрлығының қалай болатыны, қандай ескерту белгілеріне назар аудару керек және шағын бизнес ақша, мүлік пен құпия ақпаратты қорғау үшін қандай практикалық қадамдар жасай алатыны түсіндіріледі.

Қызметкер ұрлығы қалай көрінеді

Қызметкер ұрлығы тек кассадан ақшаны алып қоюмен шектелмейді. Ол көптеген түрде болуы мүмкін, соның ішінде:

• Ақша тіркелмей тұрып бөліп алу
• Тауарды, жабдықты немесе кеңсе керек-жарағын алып кету
• Компанияның кредит карталарын немесе шығын шоттарын теріс пайдалану
• Жалақыны немесе үстеме жұмыс жазбаларын бұрмалау
• Қайтаруларды, жеңілдіктерді немесе жою операцияларын қолдан жасау
• Құпия клиенттік немесе іскерлік ақпаратты тарату
• Компания жүйелерін жеке пайда үшін пайдалану

Көп жағдайда ұрлық «мүмкіндік» шешімінен басталады. Бір тапсырма бақылаусыз қалады, бір процесс тым оңай айналып өтеді немесе бақылаудағы әлсіздік ұрлықты төмен тәуекелді етіп көрсетеді. Басқа жағдайларда сенімді қызметкер қаржылық қысым, реніш немесе жұмыс орнындағы нашар мәдениет салдарынан ұрлық жасауы мүмкін.

Неліктен шағын бизнестер осал

Ірі компаниялар тәуекелді көптеген басқару және комплаенс деңгейлері арқылы бөле алады. Шағын бизнес әдетте мұндай мүмкіндікке ие емес. Бір қызметкер сату, депозит, қойма есебі және құжаттарды қатар жүргізуі мүмкін, бұл теріс пайдалануға оңай мүмкіндік тудырады.

Шағын бизнестер формалды рәсімдердің орнына көбіне сенімге сүйенеді. Бұл сенім құнды, бірақ ол құжаттандырумен, міндеттерді бөлуімен және тұрақты тексерумен бекітілуі керек. Ұрлықты азайту үшін компанияға күрделі қауіпсіздік жүйесі қажет емес. Оған тәртіпті негізгі бақылаулар қажет.

Жақсырақ жалдаудан бастаңыз

Алдын алу алғашқы жұмыс күнінен бұрын басталады. Мұқият жалдау адал емес мінез-құлық тарихы бар адамдарды жұмысқа алудың ықтималдығын азайтады.

Өтінім деректерін тексеріңіз

Жұмыс тәжірибесін, лауазым атауларын, білімді және ұсынымдарды тексеріңіз. Жылтыр түйіндеме әрқашан дұрыс деп ойламаңыз. Рөл үшін маңызды болса, күндер мен міндеттерді растаңыз.

Маңызды ұсынымдарды сұраңыз

Сенімділік, адалдық және жұмыс әдеттері туралы пікір бере алатын ұсыным берушілермен сөйлесіңіз. Бір реттік пікірге емес, қалыптасқан үлгіге назар аударыңыз. Бұлыңғыр, айналма жауап беретін немесе бірізді емес үміткерге қосымша тексеріс қажет болуы мүмкін.

Қажет болған жағдайда тексерістерді қарастырыңыз

Рөлге байланысты қылмыстық тексеріс немесе кредиттік тексеріс орынды әрі заңды болуы мүмкін. Қолма-қол ақшамен жұмыс істеу, бухгалтерия, сатып алу, жалақы немесе құпия ақпаратқа қол жеткізу бар қызметтер ерекше назарды қажет етеді. Кез келген тексеру процесі тиісті федералдық, штаттық және жергілікті заңдарға сай болуын қамтамасыз етіңіз.

Жауапкершілікке бейім адамдарды жалдаңыз

Техникалық дағдылар маңызды, бірақ мінез-құлық та маңызды. Ашық сөйлесетін, жауапкершілікті мойындайтын және рәсімдерді түсінетін үміткерлерді іздеңіз. Бақылауды қабылдай алатын қызметкерлер көбіне сезімтал қызметтерге жақсырақ сәйкес келеді.

Анық жазбаша саясат жасаңыз

Қызметкерлерден не күтілетінін және ережелер бұзылса не болатынын білуі тиіс. Жазбаша саясат бейресми күтілімдерді орындалатын стандарттарға айналдырады.

Саясатыңыз мыналарды қамтуы керек:

• Адалдық және этикалық мінез-құлық
• Қолма-қол ақшамен жұмыс істеу ережелері
• Қор мен мүлікті пайдалану
• Құпиялылық және деректерді қорғау
• Шығын мен өтемақы рәсімдері
• Күдікті бұзушылықтар туралы хабарлау
• Бұзушылықтар үшін салдарлар

Әр қызметкерден саясатты жазбаша түрде оқып, қол қоюын талап етіңіз. Бұл растау басынан бастап күтілімдерді нақтылап, кейін түсінбеушілікті азайтады.

Мүмкіндігінше міндеттерді бөліңіз

Ұрлықтың алдын алудың ең күшті жолдарының бірі - бір қызметкерге процестің толық бақылауын бермеу.

Мысалы:

• Ақшаны қабылдайтын адам депозиттерді салыстырып тексеретін жалғыз адам болмауы керек
• Шоттарды енгізетін адам төлемдерді мақұлдайтын жалғыз адам болмауы керек
• Қорға тапсырыс беретін адам оны қабылдайтын жалғыз адам болмауы керек
• Жалақыны өңдейтін адам жалақы өзгерістерін мақұлдайтын жалғыз адам болмауы керек

Тіпті шағын командада да екінші жұп көз үлкен айырмашылық жасай алады. Егер бизнес міндеттерді толық бөлуге тым шағын болса, тапсырмаларды кезектестіріп, жазбаларды жүйелі түрде тексеріңіз.

Қолма-қол ақша мен төлем жүйелерін қорғаңыз

Қолма-қол ақша әсіресе осал, өйткені оны алып тастау оңай және бақылау әлсіз болса, ізі қиын анықталады.

Күнделікті салыстырып тексеруді қолданыңыз

Күн соңында қолдағы ақшаны тіркелген операциялармен салыстырыңыз. Айырмашылықтарды дереу тексеріңіз. Аз мөлшердегі, бірақ қайталанатын жетіспеушіліктер үлкен мәселенің белгісі болуы мүмкін.

Кассалар мен сейфтерге қолжетімділікті шектеңіз

Тек уәкілетті қызметкерлер ғана касса кодтарын, сейф комбинацияларын немесе дабыл кодтарын білуі тиіс. Рөлдер өзгерсе немесе қызметкер кетсе, қолжетімділікті өзгертіңіз.

Қайтаруларды, жоюларды және жеңілдіктерді тексеріңіз

Қайтарулардың немесе қолмен берілетін жеңілдіктердің тым көп болуы манипуляцияны көрсетуі мүмкін. Әр операцияға кім рұқсат бергенін бақылап, күмәнді үлгілерді қараңыз.

Қауіпсіз төлем рәсімдерін қолданыңыз

Мүмкін болса, карта және цифрлық төлемдерді ынталандырыңыз және төлем жүйелері бірегей кіру деректері мен аудит ізі арқылы қорғалғанына көз жеткізіңіз. Мүмкін болған сайын ортақ құпиясөздерді өшіріңіз.

Қор мен мүлікті мұқият қадағалаңыз

Қордың жоғалуы пайда маржасын байқатпай жеп қоюы мүмкін. Құралдар, ноутбуктар, тауарлар және керек-жарақтар да бақылауды қажет етеді.

Дәл жазбаларды жүргізіңіз

Қор, сатып алулар, тасымалдар және есептен шығарулар туралы нақты уақыттағы жазбаны сақтаңыз. Санақтарды белгіленген кесте бойынша салыстырып отырыңыз.

Күтпеген тексерістер жасаңыз

Кездейсоқ қор тексерістері болжамды тексерістерге қарағанда тиімдірек. Олар ұрлықты уақытпен немесе манипуляциямен жасыруды қиындатады.

Құнды заттарды белгілеңіз

Жабдық пен мүлікті таңбалаңыз, сонда заттарды бақылау оңайырақ және қайта сату қиынырақ болады. Әсіресе құнды активтер үшін сериялық нөмірлерді тіркеп, жауапты тұлғаны бекітіңіз.

Сақтау орындарына қолжетімділікті шектеңіз

Әр қызметкерге әр қойма, әр сақтау сөресі немесе құлыпталған шкаф қажет емес. Қолжетімділік жұмыс міндетіне сай болуы керек.

Бизнес деректері мен құпия ақпаратты қорғаңыз

Қызметкер ұрлығы әрқашан физикалық бола бермейді. Құпия ақпараттың да құны бар, әсіресе клиенттік тізімдер, баға деректері, жеткізуші келісімшарттары және операциялық рәсімдер.

Жүйелік қолжетімділікті бақылаңыз

Қызметкерлерге тек өз жұмысына қажет қолжетімділікті беріңіз. Жұмыс тоқтаған кезде қолжетімділікті дереу жойыңыз.

Бірегей пайдаланушы аккаунттарын қолданыңыз

Ортақ кіру деректері кім жазбаны өзгерткенін немесе файлды көшіргенін анықтауды қиындатады. Мүмкін болған сайын әр қызметкердің жеке аккаунты болуы керек.

Қызметкерлерді құпиялылыққа үйретіңіз

Клиент деректері, бизнес жазбалары және ішкі құжаттар жеке пайда үшін қолданылмайтынын немесе компаниядан тыс таратылмайтынын нақты айтыңыз.

Ескерту белгілеріне назар аударыңыз

Бір ғана мінез-құлық ұрлықты дәлелдемейді, бірақ үлгілер қосымша назар аударуға негіз бола алады. Жиі кездесетін ескерту белгілері:

• Түсініксіз жетіспеушіліктер немесе қайталанатын есеп қателері
• Демалыс алудан немесе өз міндетін басқаға беруден бас тарту
• Бір процесті шамадан тыс бақылау
• Табысына сәйкес келмейтін өмір салты өзгерістері
• Құжат сұралғанда қорғанысқа көшу
• Рәсімдерге немесе қадағалауға жиі шағымдану
• Жоғалған түбіртектер, шоттар немесе қор жазбалары

Бұл белгілерді айыптау ретінде емес, тексеру үшін белгі ретінде қолданыңыз. Мақсат - фактілерді растау, асығыс қорытынды жасамау.

Тұрақты аудит жүргізіңіз

Тұрақты аудиттер ұрлықтың алдын алудағы ең тиімді құралдардың бірі, өйткені олар бұзушылықтардың анықталу ықтималдығын арттырады.

Аудиттер мыналарды қамтуы мүмкін:

• Қолма-қол ақшаны салыстырып тексеру
• Қор санағы
• Жалақыны тексеру
• Жеткізуші төлемдерін растау
• Шығын есептерін аудиттеу
• Қолжетімділік журналдарын қарау

Аудиттер пайдалы болуы үшін үлкен немесе формалды болуы шарт емес. Маңыздысы - тұрақтылық. Қызметкерлер жазбалар тексерілетінін білсе, ұрлықты жасыру мүмкіндігі азаяды.

Хабарлау арнасын құрыңыз

Қызметкерлер күдікті мінез-құлықты көбіне басшылықтан бұрын байқайды. Егер оларда алаңдаушылықты қауіпсіз хабарлайтын жол болмаса, мәселе айлар бойы хабарланбай қалуы мүмкін.

Қызметкерлерге мәселелерді құпия және кек қайтарусыз хабарлауға мүмкіндік беретін тәртіп орнатыңыз. Адал хабарлауды ынталандырып, шағымдарға жедел жауап беріңіз.

Күдікті ұрлыққа тез әрекет етіңіз

Егер ұрлыққа күдік болса, мұқият әрі жедел әрекет етіңіз.

1. Құжаттарды, журналдарды және цифрлық жазбаларды сақтап қойыңыз
2. Тергеу туралы кім білетінін шектеңіз
3. Тиісті операциялар мен қолжетімділік тарихын тексеріңіз
4. Негізгі фактілер жиналғаннан кейін ғана куәлардан жауап алыңыз
5. Әрекет етпес бұрын компания саясаты мен қолданылатын заңды сақтаңыз
6. Қажет болса, жергілікті құқық қорғау органдарына хабарласыңыз

Сыбысқа немесе толық емес дәлелге сүйеніп ашық қарсыласудан аулақ болыңыз. Асығыс әрекет моральға зиян келтіруі, тергеуді әлсіретуі немесе заңдық тәуекел тудыруы мүмкін.

Дұрыс мәдениет орнатыңыз

Алдын алу тек бақылаулармен шектелмейді. Ол мәдениетке де байланысты. Бизнес ашық, бірізді және әділ болғанда қызметкерлер ұрлыққа азырақ барады.

Күшті мәдениетке мыналар кіреді:

• Анық күтілімдер
• Әділ ауысым және жалақы тәжірибелері
• Ережелерді біркелкі қолдану
• Құрметті басқару
• Жауапкершілік туралы тұрақты байланыс

Компания рәсімдерді маңызды деп санаса, қызметкерлер де солай қабылдайды.

Қорытынды ойлар

Қызметкер ұрлығы - шынайы қауіп, бірақ ол міндетті емес. Шағын бизнестер мұқият жалдау, саясатты құжаттау, міндеттерді бөлу, қолжетімділікті шектеу, жазбаларды аудиттеу және ескерту белгілеріне жылдам жауап беру арқылы тәуекелді азайта алады.

Ең тиімді стратегия - бір ғана бақылау емес. Бұл ұрлықты қиын, көзге түсетін және пайдасыз ететін бақылаулар жүйесі.

Бизнесті нөлден құрып жатқан құрылтайшылар үшін дәл осындай ойлау тәсілі компанияны құру мен комплаенске де қолданылады. Zenind АҚШ-тағы бизнес иелеріне мықты негіз қалыптастыруға көмектеседі, сондықтан олар өсімге көбірек сеніммен назар аудара алады.